Samenvatting second opinion scope en kosten spoorzone rijen
Tekst van het document
SCOPE EN KOSTEN SPOORZONE RIJEN SECOND OPINION
Eindrapport Definitieve versie d.d. 15 juli 2022
Samenvatting AT Osborne is gevraagd een second opinion uit te voeren op de (ontwikkeling van) de scope en de kosten van het project Spoorzone Rijen. De second opinion is in korte tijd uitgevoerd op basis van een documentstudie van ca. 80 documenten, 11 interviews en een validatiesessie. Deze (management)samenvatting is opgebouwd aan de hand van de drie hoofdthema’s die centraal staan in het onderhavige rapport, aangevuld met de belangrijkste aspecten uit onze slotbeschouwing en advies.
Deel 1: Inzicht in ontwikkeling scope en kosten vanaf Voorkeursalternatief 2019 >
>
>
Bij de aanvang van het project Spoorzone Rijen wordt er een integrale benadering voor de problematiek gekozen. De afzonderlijke problemen blijken niet zelfstandig oplosbaar en financierbaar. Op bestuurlijk niveau heeft dit geresulteerd in een Bestuursovereenkomst (BOK) tussen het ministerie, de provincie en de gemeente waarin afspraken (incl. financiering) voor het integrale project Spoorzone Rijen zijn vastgelegd. Deze integrale benadering is bij de verdere uitwerking echter niet volledig doorgevoerd en vastgehouden. Zo is er geen totaaloverzicht van de integrale scope, kostenramingen en – inschattingen zijn gefragmenteerd en ontbreekt een integrale kostenraming. Verbetering is mogelijk en nodig op de beheersing, bewaking en besluitvorming van (mutaties op) de scope. De BOK bevat geen kosten, maar afspraken over financiering. De BOK bevat geen expliciete afspraken ten aanzien van de financiering van de organisatiekosten van de BOK-partners. Hier is momenteel discussie over en er leven verschillende interpretaties van de afspraken. Het budget dat beschikbaar werd gesteld uit de BOK (€ 42,95 miljoen, prijspeil 2019) was lager dan de P85-waarde van de raming die destijds bekend was (€ 47,08 miljoen, pp. 2019).
>
De kostenraming ten tijde van de BOK was € 47,1 miljoen (pp. 2019) en is op dit moment € 67,5 miljoen (pp. juli 2021). De kostentoename kan in hoofdlijnen als volgt worden verklaard:
> > > > >
Ontbreken van gemeentelijke organisatiekosten: € 8,6 miljoen Ontwikkeling gemeentelijke scope (incl. vastgoed): € 1,9 miljoen Ontwikkeling ProRail-scope incl. toename engineering: € 2,8 miljoen Correctie naar prijspeil juli 2021: € 3,8 miljoen Alle onderdelen naar P85 (raming ten tijde van BOK was slechts gedeeltelijk op P85 waarde): € 3,3 miljoen > Correctie naar prijspeil april 2022 resulteert in een toename van € 7,2 mln. (totaal € 74,7 mln.) Deel 3: Invulling ambities middels Herzien Voorkeursalternatief 2021 > In algemene zin is de projectscope te beschouwen als een logische invulling van de projectambities om de doorstroming en veiligheid van de spoorzone Rijen te verbeteren. We hebben geen scopeonderdelen gevonden die in dit kader onlogisch en onwenselijk zijn, met uitzondering van de invulling van de ‘auto-te-gast-tunnel’ waarbij nader onderzocht dient te worden wat nut en noodzaak is om doorgang van auto’s en brandweer te faciliteren. >
De mogelijkheden tot aanvullende versoberingen en optimalisaties van de (fysieke) projectscope zijn relatief beperkt. Er is nagenoeg geen scope die geschrapt kan worden of kan worden geoptimaliseerd zonder dat dit leidt tot aantasting van functionaliteit en meerwaarde van het project.
>
Wel zien wij een mogelijkheid tot een effectievere en efficiëntere projectaansturing, projectorganisatie en governance, hetgeen waarschijnlijk resulteert in (significant) lagere organisatiekosten.
Deel 2: Beschouwing vigerende kostenraming
Slotbeschouwing en advies
>
De vigerende kostenraming betreft geen integrale kostenraming die volgens de SSK-systematiek is doorgerekend. Een integrale kostenraming van de totale opgave ontbreekt. Het integrale beeld ontstaat door diverse losse ramingen en inschattingen te combineren, waarbij gecorrigeerd dient te worden op o.a. dubbellingen, hiaten, prijspeilen, P-waarden.
>
>
De verschillende kostenramingen sluiten in algemene zin goed aan bij de projectscope. Met uitzondering van enkele hiaten en aandachtspunten is de gehele projectscope geraamd.
‘Integraliteit’ is het sleutelwoord. Er is momenteel onvoldoende sprake van integraliteit op diverse onderdelen waar dit wel verwacht mag worden. Onze adviezen richten zich dan ook voornamelijk op het verbeteren van de integraliteit op diverse aspecten: richt de projectaansturing en project governance opnieuw in, overweeg om één integrale projectorganisatie samen te stellen, maak een duidelijke scheiding en rolverdeling tussen de projectorganisatie en de opdrachtgever, stel een integrale kostenraming op, volledig in de SSK systematiek doorgerekend. Zorg voor een integrale aanpak en beheersing van scope, risico’s en planning.
>
De gemeentelijke organisatiekosten zijn verklaarbaar maar omvangrijk, en waren ten tijde van het ondertekenen van de BOK niet opgenomen in de kostenraming. De totale organisatiekosten van ProRail én de gemeente zijn ongebruikelijk hoog als deze kosten worden afgezet tegen de voorziene bouwkosten. Optimalisatie van de organisatie, aansturing en governance van het project is mogelijk en kan leiden tot een effectievere en efficiëntere organisatie waardoor lagere totale organisatiekosten mogelijk zijn.
>
Er is momenteel geen effectieve en functionele governance ingericht voor de bewaking en sturing op de afspraken in de BOK. Hierover dienen afspraken te worden gemaakt en vastgelegd.
> Er is een actualisatie c.q. vernieuwing nodig van de (afspraken in de) Bestuursovereenkomst. De financiering is niet meer toereikend. Er dienen duidelijke afspraken gemaakt te worden over de taken, verantwoordelijkheden en risicoallocatie van alle betrokken partijen. >
Voorwaarde is wel dat alle stakeholders overeenstemming bereiken over aanvullende financiering 15!juli!2022 met een voor elke partij passende en acceptabele afspraken t.a.v. taken, verantwoordelijkheden en risicoverdeling. Hier ligt de sleutel tot een duurzame en toekomstbestendige oplossing voor de samenwerking en de integrale projectopgave.
2