RV Instellingsbesluit agendacommissie

RAADSVOORSTEL Commissie: Zaaknummer:

Raadsvergadering: Portefeuillehouder: Programma:

15 juni 2026 Burgemeester Alssema Bestuur en ondersteuning

Voorstel instellingsbesluit agendacommissie

1. Voorgesteld besluit 1. een agendacommissie in te stellen met ingang van 1 april 2026; 2. de taken, samenstelling en werkwijze van de agendacommissie vast te stellen overeenkomstig hetgeen daaromtrent in dit raadsvoorstel is opgenomen; 3. de werking van de agendacommissie na één jaar te evalueren; 4. op basis van deze evaluatie te beoordelen of de taken, bevoegdheden en werkwijze van de agendacommissie alsnog in een afzonderlijke verordening dienen te worden vastgelegd; 5. volgende leden van de agendacommissie te benoemen:  de heer P. van Laerhoven  de heer P. Laban  mevrouw A. Krol  mevrouw M. van der Meer  de heer J. Graumans  de heer D. Alssema, als adviseur 2. Eerdere besluitvorming Niet van toepassing 2. Samenvatting In 2025 is de gemeenteraad gestart met het traject Raad in Positie, met als doel de raad beter in positie te brengen. Als onderdeel van dit traject is geconcludeerd dat de instelling van een agendacommissie hieraan een belangrijke bijdrage kan leveren. Voorgesteld wordt de agendacommissie eerst voor een periode van één jaar in te stellen via een instellingsbesluit. Deze periode biedt ruimte om ervaring op te doen met de werkwijze van de commissie en deze waar nodig bij te stellen. De opgedane ervaringen worden vervolgens benut bij het opstellen en vaststellen van een definitieve Verordening Agendacommissie. Voorstel 4.

Inleiding Om de raad beter in positie te brengen, wordt voorgesteld een agendacommissie in te stellen. Dit instellingsbesluit biedt ruimte om gedurende een jaar ervaring op te doen met de werkwijze van de commissie, voorafgaand aan de vaststelling van een definitieve verordening. 5. Doel De agendacommissie heeft als doel de raad beter in positie te brengen door zorg te dragen voor een transparante, voorspelbare en doelmatige planning van de werkzaamheden van de raad, met ondersteuning van de griffie. De commissie ondersteunt de raad bij het organiseren en voorbereiden van de besluitvorming en draagt bij aan een efficiënte behandeling van onderwerpen. Zaaknummer:

6. Opdracht aan agendacommissie Om dit doel te bereiken heeft de agendacommissie de volgende taken en bevoegdheden: 1. Het opstellen van een jaarschema voor alle vergaderingen en overige activiteiten waarbij de raad betrokken is. 2. Het voorbereiden van de agenda's van de raad en commissies en het plannen van overige raadsactiviteiten, zoals werkbezoeken en beeldvormende bijeenkomsten. 3. Het beoordelen en behandelen van agenderingsverzoeken van fracties, raadsleden, het college en de organisatie. 4. Het zorgdragen voor een begeleidende memo bij iedere geagendeerde bijeenkomst, waarin in ieder geval de aanleiding, het doel en de vorm van de bijeenkomst worden beschreven. 5. Het aanwijzen van een voorzitter voor iedere te agenderen bijeenkomst, met uitzondering van bijeenkomsten waarin de besluitvormende raadsvergadering plaatsvindt. 6. Het doen van voorstellen aan de raad voor de afhandeling van ingekomen stukken. 7. Het bewaken van de kwaliteit, tijdigheid en volledigheid van de aanlevering van vergaderstukken. 8. Het teruggeven van vergaderstukken aan de indiener als deze niet voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen of niet tijdig of volledig zijn aangeleverd. 9. Het adviseren over de wijze waarop voorstellen in de commissie en/of de raad worden behandeld. De agendacommissie heeft een voorbereidende en adviserende rol.

De uiteindelijke besluitvorming over de agenda en de behandeling van voorstellen blijft voorbehouden aan de raads- en commissieleden. 6. Risico’s en kanttekeningen Niet van toepassing. 7. Alternatieven De huidige werkwijze kan worden voortgezet. De agendavoorbereiding blijft dan onderdeel van de bestaande structuur van raad en griffie, via het presidium en reguliere afstemming. Een andere optie is om direct een Verordening Agendacommissie vast te stellen, zonder eerst te werken met een instellingsbesluit. De taken en werkwijze liggen dan meteen juridisch vast. Wel is er dan minder ruimte om eerst ervaring op te doen in de praktijk. 8. Lasten, baten en dekking Niet van toepassing. 10. Duurzaamheid en inclusie Niet van toepassing. 11. Relatie ABG-Organisatie Niet van toepassing. 12. Communicatie en vorm van participatie De communicatie over de agendacommissie is in eerste instantie gericht op de gemeenteraad, college en de ambtelijke organisatie. Afspraken en werkwijze worden binnen deze groepen gedeeld en afgestemd.

Zaaknummer:

De openbare communicatie vindt plaats via de jaarlijkse planning en agenda’s van de raad, zodat de vergaderingen en activiteiten inzichtelijk zijn voor inwoners. 13. Vervolg Na het besluit van de raad start de agendacommissie met haar werkzaamheden volgens het instellingsbesluit. De griffie ondersteunt bij de uitvoering. Na één jaar wordt de werkwijze van de agendacommissie geëvalueerd. Op basis daarvan wordt bekeken of aanpassing nodig is en of een verordening wordt opgesteld.

Het presidium van de gemeente Gilze en Rijen

M.J. Geerts Griffier

D.A. (Derk) Alssema burgemeester

Zaaknummer:

Agendapunt Vergadering 15 juni 2026 DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN; besluit: 1. een agendacommissie in te stellen met ingang van 1 april 2026; 2. de taken, samenstelling en werkwijze van de agendacommissie vast te stellen overeenkomstig hetgeen daaromtrent in dit raadsvoorstel is opgenomen; 3. de werking van de agendacommissie na één jaar te evalueren; 4. op basis van deze evaluatie te beoordelen of de taken, bevoegdheden en werkwijze van de agendacommissie alsnog in een afzonderlijke verordening dienen te worden vastgelegd; 5. volgende leden van de agendacommissie te benoemen:  de heer P. van Laerhoven  de heer P. Laban  mevrouw A. Krol  mevrouw M. van der Meer  de heer J. Graumans  de heer D. Alssema, als adviseur

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 15 juni 2026 DE RAAD VOORNOEMD, de griffier,

de voorzitter,

M.J. Geerts

D.A. Alssema

Zaaknummer: