RV Huisvesting ambtelijke organisatie ABG

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering:

Afdeling

13 februari 2023

Agendapunt:

Directie ABG

Portefeuillehouder: Programma:

Wethouder Scheifes

Voorstel tot Huisvesting ambtelijke organisatie ABG

Voorgesteld besluit

1. In te stemmen met een, door het ABG-bestuur te voteren, voorbereidingskrediet van € 1.000.000 t.b.v. huisvesting van de ambtelijke organisatie ABG; 2. In te stemmen met het voornemen om het nieuwe ABG-kantoor op de voormalige hockeyvelden in Gilze en Rijen te realiseren. Eerdere besluitvorming 11 oktober 2021, gemeenteraad: 1. Uitgangspunten voor het ontwerpvoorstel voor de huisvesting van de ABG-organisatie vaststellen met inachtneming van de uitleg en visie van het ABG-bestuur zoals vervat in de memo d.d. 13 juli 2021; 2. Vaststellen dat met het voorgaande beslispunt stap 2. (“tolpoort 2”) van het Procesvoorstel Huisvesting ABG-organisatie is afgerond; 3. Instemmen met de in dit voorstel beschreven planning voor stap 3.

Samenvatting Vanaf oktober 2021 is voortvarend gewerkt aan de volgende fase van de huisvesting ambtelijke organisatie ABG. Alle voorbereidende studies zijn afgerond, waaronder de huisvestingsvisie ABG en het programma van eisen nieuwe ABG-kantoor. Ook voor de bestuurszetels zijn studies verricht dan wel in uitvoering genomen. Voor AC en GR zijn scenariostudies opgesteld waarover besluitvorming inmiddels loopt dan wel begin 2023 mogelijk is. Voor BN gaat het niet om de keuze voor een nieuwe bestuurszetel, maar om herontwikkeling/herbestemming van de huidige kantoorlocatie (de bestuurszetel blijft in het bestaande pand). Het is nu mogelijk om de volgende fase in te treden, die van het maken van een voorlopig en definitief ontwerp voor het nieuwe ABG-kantoor. Hiervoor is een voorbereidingskrediet nodig van 1.000.000 euro, dit is inclusief 0.2 miljoen voor inzet ambtelijke projectleider nieuwbouw ABG. Wanneer het definitief ontwerp gereed is dan kan op grond daarvan het besluit worden genomen voor een GO, dat wil zeggen: de aanbesteding voor de bouw kan starten. Omdat het om een substantiële investering gaat, voor zowel de nieuwbouw ABG-kantoor als de huisvesting van de bestuurszetels, is in dit voorstel ruime aandacht gegeven aan de Zaaknummer: 1002121

financiële kaders, om met de kennis van nu een zo goed mogelijk inzicht te geven in de voorgenomen plannen. Daardoor is het mogelijk om het voorstel voor een voorbereidingskrediet in de gehele context te kunnen beschouwen. In het raadsvoorstel tot het daadwerkelijk opdracht verstrekken voor realisatie van het ABGkantoor zullen de investeringskredieten en exploitatielasten definitief worden gepresenteerd en meer gedetailleerd worden onderbouwd. Echter zijn op hooflijnen de belangrijkste cijfers nu bekend. Zodra het voorbereidingskrediet beschikbaar is gesteld zal het proces van aanbesteding van het ontwerpteam worden gestart en zullen ook de processen voor verwerving van de grond (voor de beoogde locatie van de voormalige hockeyvelden in Rijen) en de benodigde ruimtelijke procedures worden voorbereid. Voorstel Inleiding

Al geruime tijd wordt gesproken over de noodzaak om de ambtelijke organisatie van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen in één gebouw te huisvesten. Op basis van een extern rapport, dat in 2021 is uitgebracht, heeft het ABG-bestuur nog in 2021 een aantal uitgangspunten opgesteld voor een duurzame samenwerking tussen de drie gemeenten, waaronder een gemeenschappelijke huisvesting voor de ambtelijke organisatie. De maatschappelijke en bestuurlijke opgaven waarvoor de gemeenten staan stellen nieuwe, andere- eisen aan de ambtelijke organisatie. De dienstverlening digitaliseert in toenemende mate, de opgaven in met name het ruimtelijke en sociale domein vereisen projectmatig en ook programmatisch werken, maar ook een integrale benadering en aanpak via multidisciplinair werken. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken stelt eisen aan de werkomgeving. Het werken in drie gebouwen op drie verschillende locaties belemmert een integrale werkwijze. Nog los van het ongemak en ook het productieverlies door reistijden van medewerkers. De drie gemeenteraden hebben in oktober 2021 ingestemd met de door het ABG-bestuur voorgestelde uitgangspunten. Met het aanvaarden van de uitgangspunten in 2021 is fase 2 in het proces afgesloten. Vanaf oktober 2021 is gewerkt aan het uitwerken van de uitgangspunten die betrekking hebben op het totaal van de huisvestingsopgaven.

Enerzijds betreft dat de toekomstige huisvesting van de ambtelijke organisatie, anderzijds de (her)huisvesting van de bestuurszetel inclusief publieke dienstverlening per gemeente. Het eerste is geschied onder leiding van het ABG-bestuur, het tweede onder verantwoordelijkheid van de onderscheiden colleges van B en W. Steeds is gezamenlijk opgetrokken. Want beide dossiers functioneren als communicerende vaten. Zaaknummer: 1002121

De gemeenteraden zijn via informatiebijeenkomsten op de hoogte gehouden van de stappen die in het proces van bovengenoemde uitwerking zijn gezet. Wij hechten aan een goede informatievoorziening aan en betrokkenheid van de gemeenteraden, nu maar ook het in verdere verloop van het proces. Argumenten 1.1 De voorbereidingen voor het nieuwe ABG-kantoor zijn nu dermate ver gevorderd dat een opdracht voor het opstellen van een ontwerpplan kan worden gegeven. Dat ontwerpplan bestaat uit: een voorlopig ontwerp, een definitief ontwerp en een technisch ontwerp. Op basis van deze documenten kan en zal de aanbesteding voor nieuwbouw plaatsvinden. De externe voorbereidingskosten zijn afgerond 800.000 euro. Dit omvat alle kosten die noodzakelijk zijn om bovengenoemde producten te vervaardigen. Anders gezegd: alle werkzaamheden tot aan het moment van de start van de daadwerkelijke aanbesteding. Daarnaast dient binnen de ambtelijke organisatie een projectleider te worden aangesteld, die het gehele proces (intern) begeleid. Deze kosten -inclusief interne projectkosten- bedragen 200.000 euro, tot aan de fase van de aanbesteding. Binnen de organisatie zal overigens -binnen de bestaande formatie- tijd moeten worden vrijgemaakt voor het ondersteunen en begeleiden van dit proces. 1.2 Er zijn een visie op werken en een ruimtelijk programma van eisen opgesteld.

Het ABG-bestuur heeft het bureau HEVO (gevestigd te ’s-Hertogenbosch), dat veel ervaring heeft met huisvesting van overheidsorganisaties, gevraagd om samen met de organisatie ABG een huisvestingsvisie op te stellen. Een visie die voldoet aan de eisen van deze tijd, in termen van duurzaamheid, kwaliteit en waarin het tijd- en plaats onafhankelijk werken centraal staat. Nadat het ABG-bestuur de huisvestingsvisie heeft vastgesteld is door HEVO -in overleg met onze ambtelijke organisatie- een ruimtelijk en functioneel programma van eisen (PvE) voor het ABGkantoor opgesteld. En wordt binnenkort (1e kwartaal 2023) ook het technisch programma van eisen opgeleverd. Dit is een nadere technische uitwerking van het PvE. Huisvestingsvisie en het ruimtelijk, functioneel programma van eisen zijn, als bijlage, ter kennisneming bijgevoegd. Visie en het ruimtelijk programma van eisen maken het mogelijk nu een volgende stap te zetten, namelijk het verstrekken van een opdracht voor het opstellen van een uitgewerkt ontwerpplan voor het kantoor van de ABG-organisatie. Op basis daarvan kan dan de definitieve opdracht voor de daadwerkelijke realisatie te zijner tijd worden verstrekt.

1.3 Drie gemeenten maken keuzes over hun bestuurszetels Op basis van de gemeenteraden in 2021 vastgestelde uitgangspunten hebben de drie colleges van B en W opdracht gegeven voor het opstellen van een programma van eisen voor de (nieuw) te realiseren bestuurszetel in hun gemeente. (notabene: de gemeenten Alphen-Chaam en Gilze en Rijen aan het bureau HEVO en de gemeente Baarle-Nassau aan het bureau BBN). De stand van zaken met betrekking tot de ontwikkeling van de bestuurszetels is als volgt: Alphen-Chaam In december 2022 heef de gemeenteraad van Alphen-Chaam het voorstel locatiekeuze nieuwe bestuurszetel besproken. Een aantal nadere dan wel aanvullende vragen is door de Zaaknummer: 1002121

gemeenteraad gesteld, dat thans nader wordt uitgewerkt in verband met de finale besluitvorming. Gilze en Rijen Gilze en Rijen heeft op basis van een opgesteld programma van eisen een scenariostudie naar de verschillende mogelijkheden verricht. Er zijn twee scenario’s uitgewerkt, één voor nieuwbouw en één voor het blijven op de huidige locatie (met twee varianten: één in het oude en één in het nieuwe deel daarvan). In februari 2023 zal het college van B en W de gemeenteraad vragen een uitspraak te doen c.q. keuze te maken op basis van de uitgewerkte scenario’s. Het college heeft inmiddels ook een opdracht gegeven om een eerste marktoriëntatie te doen voor de mogelijkheden voor herbestemming dan wel herontwikkeling van de vrijkomende ruimte op de huidige locatie, die niet nodig is voor de bestuurszetel. Baarle-Nassau Het college van B en W van Baarle-Nassau heeft uitgesproken de bestuurszetel op de huidige locatie van het gemeentehuis te willen handhaven en heeft opdracht gegeven een studie te verrichten naar mogelijkheden voor herontwikkeling ten aanzien van de vrijkomende ruimte. In de verdere uitwerking worden de onderscheiden programma’s van eisen van ABG-kantoor en bestuurszetels op elkaar afgestemd, waardoor er ook voor de toekomst sprake is van de gewenste flexibiliteit in functies.

Die afstemming zal plaatsvinden in samenspraak met de verschillende gebruikers van de gebouwen. Op deze wijze is het mogelijk en ook verantwoord om nu vanuit een integrale benadering, ook synchroon in de tijd, een bestuurlijk besluit te nemen over zowel huisvesting ABG-kantoor als bestuurszetels. Hierdoor wordt fase 3 in het proces afgerond. 1.4 De stap van 3 naar 2 locaties kan worden gezet Bij het vaststellen van de uitgangspunten voor huisvesting in oktober 2021 hebben de gemeenteraden ingestemd met het principe van een packagedeal. Dat wil zeggen: in de periode van 2022-2025 gaan we van drie naar twee kantoren voor de ambtelijke organisatie en vanaf 2026 beschikken we over één gezamenlijke, ambtelijke huisvesting. In de afgelopen maanden is onderzocht of het -organisatorisch en technisch- mogelijk is om in de loop van 2023 terug te gaan van drie naar twee kantoren. Het antwoord daarop is positief. Concentratie van de gehele organisatie op twee locaties (Baarle-Nassau en Gilze en Rijen) is mogelijk. De éénmalige kosten van deze concentratie worden geraamd op een bedrag van circa 150.000 euro. Deze éénmalige uitgaven zullen ten laste van de reguliere, beschikbare huisvestingslasten ABG-organisatie voor 2023 worden gebracht.

Die zullen daardoor licht stijgen in 2023; mocht hierdoor het reguliere, beschikbare budget eventueel overschreden worden, dan zal via de P&Ccyclus hiervan melding worden gemaakt aan het ABG-bestuur. In het licht van de concentratie van drie naar twee is ook het door de drie gemeenteraden in 2021 aanvaarde uitgangspunt 14 van belang. Kort gezegd: mocht Alphen-Chaam in de periode 2023 – 2025 eventueel, tijdelijke extra kosten moeten maken in verband met de noodzakelijke tijdelijke huur van ruimte voor bestuurszetel en publieke dienstverlening, dan worden die kosten door de drie partijen gezamenlijk gedragen. 2.1 Deze locatie is geschikt en beschikbaar Zaaknummer: 1002121

In de gemeente Gilze en Rijen is een geschikte locatie voor nieuwbouw van kantoor voorhanden, hetgeen het proces van voorbereiding en realisatie zeer bespoedigt. Wil het nieuwe kantoor, zoals gesteld door het ABG-bestuur, in het eerste kwartaal van 2026 de deuren daadwerkelijk kunnen openen is het op korte termijn beschikbaar hebben van een locatie een belangrijke (rand)voorwaarde. De beoogde locatie betreft de voormalige hockeyvelden in Rijen. Deze grond is al in eigendom van de gemeente Gilze en Rijen. Op basis van de uitgangspunten in de door de gemeenteraad vastgestelde grondnota van de gemeente Gilze en Rijen zal aankoop plaatsvinden. Voornoemde locatie is gunstig gelegen qua bereikbaarheid en dienstverlening, zeker ook ten opzichte van de bestaande openbaar vervoervoorzieningen. Dit is één van de door het ABGbestuur en met ook de ambtelijke organisatie gestelde vertrekpunten voor de toekomstige huisvesting van het ABG-kantoor. 2.2 Duidelijkheid over de locatie is gewenst Daar komt bij dat de architect c.q. het ontwerpteam een concrete locatie nodig heeft voor het maken van een passend ontwerp (met name voor de relatie tussen de gebouwde en ongebouwde omgeving). Duidelijkheid nu over de locatie maakt het ook mogelijk om de noodzakelijke procedures in het kader van de ruimtelijke ordening tijdig op te starten.

Het bestemmingsplan zal namelijk moeten worden gewijzigd (huidige bestemming is sport), hetgeen de nodige tijd vergt. Risico’s en kanttekeningen De herontwikkeling/herbestemming van delen van het huidige gemeentehuis zijn nog onzeker Alternatieven Tijdens de radeninformatieavond op 20 september is in Gilze en Rijen de vraag gesteld of het een optie is om het huidige gemeentehuis te verbouwen en daarin de ABG-organisatie onder te brengen. Het antwoord op deze vraag is als volgt: technisch gezien, dat wil zeggen qua m2, zou het denkbaar zijn. Het huidige gemeentehuis omvat circa 5.900 m2 en het ABG-kantoor vergt ruim 5.000 m2. Echter, door de beperkingen van de constructie van het monumentale deel in het huidige gebouw zal een belangrijk deel van de overmaat in m2 nodig zijn om de kantoorfunctie volwaardig in te passen. Daarmee kan de bestuurszetel Gilze en Rijen (circa 1.400 m2) dan niet in het huidige gemeentehuis blijven en dient elders in de gemeente te worden gerealiseerd. De kosten in verband met verbouwing van het huidige gemeentehuis tot ABG-kantoor worden geraamd op een bedrag van 15.3 miljoen euro. Dit afgezet tegen de investering van een geheel nieuw kantoor, dat voldoet aan alle eisen van duurzaamheid en het op eigentijdse manier van werken, van 17.2 miljoen euro.

Uit een oogpunt van toekomstwaarde van het gebouw als en met name het optimaal kunnen functioneren van de ambtelijke organisatie kiest het ABG-bestuur nadrukkelijk voor nieuwbouw. In financieel opzicht is het verschil tussen verbouw en nieuwbouw feitelijk marginaal. Lasten, baten en dekking Het investeringsbedrag Het bedrag van 1.000.000 euro is exclusief het verwerven en bouwrijp maken van de grond die nodig is voor het nieuwe kantoor. De benodigde footprint voor het nieuwe kantoor is 6.370 m2; het bruto vloeroppervlak (BVO) van het nieuwe kantoor sec is 5.023 m2. Het totale investeringsbedrag, inclusief btw, voor het nieuwe kantoor is afgerond 17.2 miljoen euro. Zaaknummer: 1002121

Hierin is een bedrag van afgerond 1.3 miljoen euro begrepen voor het aankopen van grond en het bouwrijp maken daarvan. (Toelichting: voor het aankopen van de grond is gerekend met een voor deze regio gebruikelijk tarief van 175 euro per m2; 6370m2 x 175 euro is 1.114.750 euro.) In de investering van 17.2 miljoen euro is ook een bedrag van afgerond 400.000 euro begrepen voor de openbare inrichting van c.q. rond het nieuwe kantoorgebouw. De exploitatie In de huidige situatie betalen de gemeenten voor de onderhouds- en kapitaallasten van de 3 kantoren (= bestuur en ambtelijke organisatie) nu een bedrag van afgerond 521.000 euro per jaar: Alphen-Chaam € 128.000

Baarle-Nassau € 113.000

Gilze en Rijen € 280.000

ABG € 521.000

Bij nieuwbouw zal er sprake zijn van een bedrag van afgerond 925.000 euro per jaar (exclusief bestuurs- en publieksfunctie). Toelichting:  

De kapitaallasten zijn in totaal nu 241.000 euro en die stijgen naar 775.000 euro. De onderhoudslasten zijn nu 280.000 euro en die dalen naar 150.000 euro.

Doorbelasting aan de gemeenten vindt plaats op basis van de reguliere, vastgestelde verdeelsleutel, conform het model “Betalen en Genieten”. De doorbelasting voor het nieuwe ABG-kantoor aan de gemeenten op grond van bovenstaande cijfers is als volgt: Alphen-Chaam € 228.000 (24,6%)

Baarle-Nassau € 199.000 (21,6%)

Gilze en Rijen € 498.000 (53,8%)

ABG € 925.000

Nadrukkelijk wordt hierbij opgemerkt dat de totale onderhouds- en kapitaallasten van 925.000 euro enkel voor het nieuwe ABG-kantoor (excl. de bestuurs- en publieksfunctie) zijn. De gemeenten moeten er rekening mee houden dat de totale huisvestingslasten hoe dan ook zullen stijgen ten opzichte van de huidige lasten voor bestuur en ambtelijke organisatie. Met hoeveel is op dit moment niet te zeggen, dat hangt namelijk af van de definitieve keuze die de gemeenten maken voor hun bestuurszetel. Hierbij dient ook nog de volgende opmerking te worden gemaakt. De gemeenten dragen het financiële risico waar het gaat om de herbestemming van de bestaande huisvesting of delen daarvan. Dit geldt ook voor eventuele tijdelijk dubbele huisvestingslasten zolang de herbestemming nog niet daadwerkelijk is gerealiseerd. Ter toelichting: Voor ieder jaar dat de bestaande gebouwen nog in bezit maar niet (meer) in gebruik zijn door de ambtelijke organisatie en/of (ook) nog geen herbestemming hebben zullen de jaarlijkse lasten zeer aanzienlijk zijn. Er is dus een duidelijke prikkel om de bestaande gebouwen -na vertrek van de ambtelijke organisatie- zo snel mogelijk af te stoten dan wel te herbestemmen.

Zaaknummer: 1002121

Duurzaamheid en inclusie De huidige huisvestiging van de ABG-organisatie voldoet niet aan de duurzaamheidseisen van de toekomst. Het streven is om een Energie Neutraal Gebouw te realiseren. Dit maakt onderdeel uit van de verdere uitwerking. Ook houden we bij de verdere uitwerking rekening met inclusie. Relatie tot ABG-organisatie Het ABG-bestuur is opdrachtgever van het project ambtelijke huisvesting ABG-organisatie. Communicatie en vorm van participatie Een communicatieplan, voor in- en externe communicatie, is in concept gereed. Wanneer de colleges en de gemeenteraden een positief besluit hebben genomen zal onder andere via intranet en een persbericht daaraan aandacht worden gegeven. Belanghebbenden zullen worden geconsulteerd bij de inrichting van het nieuwe gebouw en de openbare omgeving daarvan. Vervolg Nadat de gemeenteraden in februari 2023 positief hebben beslist zal opdracht worden gegeven voor het opstellen van een voorlopig en daarna definitief ontwerpplan. De gebruikers van het nieuwe gebouw zullen hierbij actief betrokken worden. Het definitief ontwerp zal naar verwachting in het vierde kwartaal van 2023 gereed zijn voor bestuurlijke besluitvorming, dat wil zeggen de gemeenteraden zullen gevraagd worden een investeringskrediet beschikbaar te stellen.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN GILZE EN RIJEN J.A.G.M. (José) van Aaken D.A. (Derk) Alssema Secretaris burgemeester

Bijlage(n) :

-

Rapportage Visie op werken (rapportage van HEVO); Ruimtelijk en functioneel Programma van Eisen (rapportage van HEVO); VI.PNG, overzichtskaart van de locatie voormalige hockeyvelden in Gilze en Rijen.

Zaaknummer: 1002121

Agendapunt Vergadering d.d. 13 februari 2023 DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. 1002121;

gelet op het bepaalde in; besluit:

1. In te stemmen met een, door het ABG-bestuur te voteren, voorbereidingskrediet van € 1.000.000 t.b.v. huisvesting van de ambtelijke organisatie ABG; 2. In te stemmen met het voornemen om het nieuwe ABG-kantoor op de voormalige hockeyvelden in Rijen te realiseren.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 13 februari 2023 DE RAAD VOORNOEMD, de griffier,

de voorzitter,

S. van Dijk

D.A. Alssema

Zaaknummer: 1002121