RIB personele capaciteit en krapte arbeidsmarkt 19042022

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

Gemeenteraad

Van

College van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder Vermorken

Onderwerp

Personele capaciteit en krapte op de arbeidsmarkt

Datum collegevergadering

19 april 2022

Behandelend medewerker

René Wiersema

Zaaknummer

397169

RIB-Nummer

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Inleiding In de raadsvergadering van 7 maart 2022 is gesproken over knelpunten bij de personele capaciteit van de Gemeenschappelijke regeling ABG-organisatie. Ons college heeft toegezegd u schriftelijk te informeren over de probleemstelling en oplossingsrichtingen. Deze raadsinformatiebrief is daartoe opgesteld.

2. Inhoudelijk

2.1. Wat is het probleem? In de kern is deze vraag te beantwoorden met: er is meer werk dan dat er menskracht beschikbaar is. De vraag naar producten (en daarmee grondstoffen en goed personeel) neemt nog steeds toe. Dit is het gevolg van de coronacrisis en de toenemende economische groei in Nederland (en vele andere landen). Veel inwoners beschikken over (meer) middelen om te bouwen of andere ideeën te kunnen verwezenlijken; ook is de vraag naar fysieke uitbreiding van bedrijven fors toegenomen. Daar bovenop speelt de problematiek van woningnood in Nederland; ook hier is een grote behoefte aan bouwen. Door de oorlog in Oekraïne zal deze behoefte op korte termijn verder toenemen. De onbalans in de economie zal daarmee naar verwachting langer aanhouden en grotere onzekerheden met zich meebrengen. Een bouwproces begint al in een vrij vroeg stadium bij de lokale overheid vanwege de benodigde (Omgevings)vergunningen. Het aantal principeverzoeken en aanvragen om Omgevingsvergunning is fors toegenomen ten opzichte van de tijd vóór de Coronacrisis. We verwijzen hiervoor ook naar de te verschijnen gemeentelijke jaarrekening 2021, waarin de extra inkomsten voor leges Omgevingsvergunningen (WABO) zullen worden verantwoord. Daarnaast hebben we in 2021 verschillende malen melding gemaakt van personele krapte in het brede ruimtelijk domein. 1

De nasleep van de coronacrisis maakt dat veel bedrijven en instellingen (waaronder de ABGorganisatie) kampt met medewerkers in quarantaine. Dat verschilt uiteraard per dag en hoewel de meeste medewerkers zich niet ziekmelden en doorwerken, beïnvloedt dit de inzetbaarheid. Er is binnen de organisatie nauwelijks capaciteit beschikbaar om verzuim op te vangen, dus wordt op kritische functies of bij langdurige uitval ingehuurd. Alhoewel het ziekteverzuim laag is doordat medewerkers zich verantwoordelijk en betrokken voelen, is het budget voor vervanging bij ziekte niet toereikend. Hiervoor is in de recente planning & control documenten van de ABG-organisatie reeds uw aandacht gevraagd. Normaliter betekent bovenstaande dat er geschikt personeel gevonden moet worden om het extra werk te kunnen verrichten. Echter, in de huidige arbeidsmarkt en toenemende vergrijzing is geschikt en direct inzetbaar personeel erg moeilijk te vinden. Ook niet op inhuurbasis. Onze excentrische ligging in Nederland helpt daarbij niet mee. Daarnaast vertrekken medewerkers die hun positie juist nu makkelijker kunnen verbeteren of dichterbij huis kunnen werken; er is immers overal werk. Bovendien willen we tijd en ruimte bieden aan bestaande medewerkers om zich te kunnen ontwikkelen en om nieuwe, soms onervaren medewerkers goed te begeleiden. Die tijd ontbreekt in toenemende mate.

Het probleem speelt in de zgn. primaire processen en projecten, maar ook in onze ondersteuning/bedrijfsvoering (zoals communicatie, financiën, P&O, juridische zaken). Samenvattend: de rek is eruit. Er is op diverse taakonderdelen sprake van een (te) hoge werkdruk en de continuïteit van de reguliere dienstverlening en het implementeren van nieuwe wet- en regelgeving komt hiermee onder druk te staan. Laat staan dat er ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling voor medewerkers of het realiseren van (extra) politieke wensen en ambities. Bovenstaande situatie is overigens geen lokaal probleem en ook niet het gevolg van het ABGconstruct. Immers: het probleem speelt bij nagenoeg alle gemeenten en ambtelijke organisaties in Nederland. En ook buiten het publieke domein is er een groot tekort aan geschikt personeel. We schatten in dat de geschetste situatie geen kortdurend probleem (maanden) is, maar van langere aard (jaren). Dat is ongewenst: het leidt tot verminderde dienstverlening en ontevredenheid bij inwoners, bestuur en medewerkers.

2.2. Wat willen we bereiken? We willen de beschikbare capaciteit en werkvoorraad beter met elkaar in balans brengen. Dat bestaande medewerkers energie houden en gemotiveerd blijven en dat nieuwe medewerkers graag bij de ABG komen werken. In een krappe arbeidsmarkt willen we ons beter onderscheiden en een aantrekkelijke[r] werkgever zijn en blijven. Verder willen we de (beperkt) beschikbare ambtelijke uren zo efficiënt mogelijk inzetten. Daarbij willen we tevens voldoende tijd hebben om ontwikkelingen in de nabije toekomst (bijvoorbeeld de Omgevingswet) zo goed mogelijk in te passen, zodat we klaar zijn voor de toekomst.

2

2.3. Wat doen we eraan? a. Waardering vergroten en blijven uiten voor onze medewerkers en hen te betrekken bij de ontwikkeling van de ABG Zeker, waardering zit soms in salaris. Dat betekent dat we voor sommige functies vaker een hoger salaris betalen dan dat deze volgens ons functie/loongebouw (gebaseerd op het systeem HR21) is gewaardeerd. Dat doen we door sommige functies te herwaarderen en te plaatsen in een hogere schaal. Of door een zogenaamde arbeidsmarkttoelage toe te kennen. De continuïteit van dienstverlening en de situatie op de arbeidsmarkt maken dit noodzakelijk. Wanneer we dit doen, kan dit leiden tot scheve ogen op de werkvloer: verschillende medewerkers worden voor dezelfde werkzaamheden verschillend betaald. Daarom heeft het ABG-bestuur recent opdracht gegeven aan de directie met een advies te komen over de primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden en eventueel benodigde bijstelling daarvan. Ook spreken wij regelmatig onze waardering uit en reiken frequent kleinere blijken van waardering (bijvoorbeeld een cadeaubon) uit. Belangrijk daarbij is dat de medewerker zich gehoord voelt. Dat vraagt duidelijke communicatie en uitlegbare beslissingen waar medewerkers op voorhand in meegenomen worden. Dat doen we door op teamniveau te communiceren en medewerkers te betrekken bij vraagstukken op afdelingsniveau of organisatiebrede vraagstukken.

Daarnaast voert de directie regelmatig zeer constructief overleg met de Ondernemingsraad. Op deze wijze zijn we ook met ons nieuwe ABG-bedrijfsplan 2022 – 2024 aan de slag. b. Ontwikkelmogelijkheden bieden We zijn bezig de ABG-academie te herinrichten en bieden ruime mogelijkheden voor opleidingen. We proberen medewerkers steeds meer zelf op te leiden. Daarnaast benutten we steeds vaker de interne doorgroeimogelijkheden voor medewerkers die ´op zoek zijn naar een nieuwe uitdaging´. Aandacht voor opleiding en ontwikkeling moet wel mogelijk zijn binnen de beschikbare uren en concurreert aldus met regulier werk om schaarse capaciteit. c. Blijvend en soms op nieuwe manieren zoeken naar nieuwe medewerkers We werken zeer actief aan het verbeteren van onze arbeidsmarktcommunicatie en ons imago. Denk hierbij niet alleen aan de een eigentijdse en moderne benadering van onze arbeidsmarkt bij wervingen (“Helemaal ABG”), maar ook aan de geschikte wervingskanalen die we gebruiken en de wijze waarop we die gebruiken. We verwijzen u graag naar onze nieuwe werken-bij-website. Ook het meer inzetten van referrals (het actief benaderen van potentiële kandidaten in onze netwerken om te solliciteren naar een bepaalde functie) is succesvol. Steeds vaker vragen we (goede) inhuurkrachten om bij ons in dienst te komen. Dat is soms succesvol.

Doordat we inhuurkrachten via slimme regionale samenwerking inhuren, is er geen afkoopsom verschuldigd na een relatief korte inhuurperiode.

3

Ook proberen we op andere wijzen goede medewerkers te vinden. Zo hebben we een gespecialiseerd bureau gevraagd te ‘headhunten’ voor de moeilijk vervulbare vacatures in het fysieke domein. d. Benadrukken van het unieke karakter van ABG en daarbij positiviteit uitstralen In onze arbeidsmarktcommunicatie zetten we meer in op het unieke karakter van de ABGorganisatie en de ABG-gemeenten. Je kunt bij ABG werken in een uniek gebied, met een vliegbasis, internationale enclaves en exclaves, een AZC, met een groot Spoorzone-programma, met heel afwisselde kernen met uiteenlopende problematiek, een groot en gevarieerd buitengebied etc.. Het werkgebied van de drie gemeenten heeft unieke kenmerken die we nog beter kunnen benutten bij onze arbeidsmarktcommunicatie. Medewerkers werken voor drie colleges; dat is (zeker wanneer de opvattingen uiteenlopen) niet altijd eenvoudig, maar levert vaak een uitdagende klus op. Wij willen meer profileren dat dit een extra inhoudelijke dimensie geeft aan het werken voor de drie ABG-gemeenten. Daarbij helpt het vanzelfsprekend wanneer de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en de ABG-organisatie positief in het nieuws komen. Een goede uitstraling en blijven werken aan ons imago draagt bij aan een succesvolle werving.

Dat is een verantwoordelijkheid van alle betrokkenen bij de ABG-organisatie: bestuur, directie, medewerkers, colleges en gemeenteraden. e. Een duidelijke richting geven aan de koers van de ABG en met enthousiasme te laten zien waarvoor we staan en waarvoor we gaan. We leggen op dit moment de laatste hand aan ons ABG-plan voor de periode 2022 - 2024. Dit (bedrijfs)plan geeft invulling aan onze visie en moet medewerkers houvast geven waar de ABG nu precies voor staat. Wat is nu het “kloppende hart” van onze organisatie? Bovendien brengt het plan focus aan waar we de komende jaren vooral aan willen werken. f.

Planmatiger werken

Op dit moment wordt binnen de afdelingen Sociaal Beleid en Ruimtelijke Ontwikkeling nadrukkelijk gewerkt aan het nóg planmatiger werken. Het zgn. IPM-model wordt hiervoor gebruikt; dat biedt inzicht in de werkvoorraad maar ook in de onderlinge afhankelijkheden van processen. Wanneer het inzicht is vergroot, wordt ook de invloed erop vergroot en zijn we beter in staat om realistischer te plannen en efficiënter met de beschikbare tijd om te gaan. Daarnaast hebben we in 2021 een groot deel van de organisatie getraind in projectmatig werken. Deze werkwijze gaan we de komende tijd verder inbedden in de organisatie. Dit vraagt ook om goed opdrachtgeverschap vanuit o.a. gemeenteraden, colleges en ABG-bestuur, waarbij de randvoorwaarden om een project uit te kunnen voeren ook ingevuld (moeten) worden. Tot slot is het van belang om de werkvoorraad en prioriteiten door middel van afdelingsplannen beter op elkaar af te stemmen. Wanneer bijvoorbeeld een woningbouwproject prioriteit heeft, dan moet er ook prioriteit gegeven worden aan aanverwante projecten, zoals de herinrichting van wegen die aansluiten op nieuwe de woonbuurt.

g. Toesnijden en herverdelen van taken 4

Nu medewerkers met specifieke vakkennis steeds schaarser zijn, proberen we door middel van zgn. jobcarving deze medewerkers nog efficiënter in te zetten. Het idee is eenvoudig: alle kleine deeltaken op het gebied van administratie worden gebundeld en brengen we bij een algemeen opgeleide administratieve kracht onder. Dat bespaart tijd van de specialist zodat zij/hij zich kan richten op de taken waarvoor specifieke vakkennis nodig is. Dit vraagt eenmalig extra inregeltijd, maar we zijn er van overtuigd dat dit langere termijn bijdraagt aan het beter benutten van schaarse specialisten. h. Samenwerking met andere gemeenten Het geschetste probleem is geen lokaal ABG-vraagstuk. Het speelt in alle gemeenten en in veel sectoren buiten het openbaar bestuur. Dat betekent dat we nadrukkelijker moeten samenwerken. Daarom trachten we meer taken regionaal (in zowel de regio Hart van Brabant als de regio WestBrabant) op te pakken en proberen ook binnen de ABG vaker tot één oplossing te komen voor 3 gemeenten. Zo veel als mogelijk harmoniseren, standaardiseren en synchroniseren van beleid en uitvoering in en tussen de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen spaart tijd. i.

Sturen op meer pragmatiek

Men is door de jaren heen soms gewend de zaken aan te pakken zoals dat nu eenmaal afgesproken is. Wij vragen medewerkers steeds nadrukkelijker om de vraag te stellen of het ook op een eenvoudigere manier kan. j.

Het bestuur in staat stellen prioriteiten te stellen

Ondanks bovenstaande blijft er meer werk over dan onze medewerkers aan kunnen. Dat betekent dat er keuzes gemaakt moeten worden. De ABG-organisatie legt dit soort keuzes voor aan de colleges van de drie gemeenten, die daarover met de raden in gesprek kunnen gaan. Een voorbeeld was het memo over de capaciteit bij de afdeling Ruimtelijke ontwikkeling, welke op 30 november 2021 is besproken in de raadscommissie Ruimte. k. Verwachtingen bij onze inwoners scherper stellen Inwoners verwachten een dienstverlening die past in de tijd waarin we leven: snel en accuraat. Met name die snelheid is op dit moment niet altijd te leveren. Dat betekent dat we inwoners op voorhand duidelijk moeten maken dat het langer duurt dan men wenst of gewend is. We gaan daarom nadrukkelijk communiceren wat inwoners mogen verwachten van de doorlooptijd van bijvoorbeeld een verzoek.

3. Procedureel

5

We verwachten dat bovenstaande acties bijdragen aan het zoveel als mogelijk terugdringen van de genoemde knelpunten. Deze knelpunten worden hiermee niet opgelost. We moeten immers reëel zijn dat de huidige arbeidsmarkt op dit moment oplossingsrichtingen beperken en moeilijk wendbaar is. Ook omdat het geen unieke uitdaging is voor de ABG-organisatie. We houden u van deze problematiek op de hoogte via de kaders en begroting van de ABGorganisatie en bij de gemeentelijke Perspectiefnota’s, begrotingen en Turaps.

Bijlage(n): -

6