RIB nav motie M2021-13 optimalisatie website gemeente Gilze en Rijen

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

Gemeenteraad

Van

College van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder Vermorken

Onderwerp

Motie M2021-13 inzake website gemeente Gilze en Rijen

Datum collegevergadering

12 oktober 2021

Behandeld medewerker

Vera van der Steen

Zaaknummer

358633

RIB-Nummer

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------In de raadsvergadering van 12 juli jl. heeft u met motie M2021-13 verzocht om u met de begroting 2022 te informeren of, en zo ja, hoe de website van de gemeente Gilze en Rijen versneld kan worden geoptimaliseerd en wat hiervan de financiële gevolgen zijn. Er is geconstateerd dat de website een belangrijk middel is om alle inwoners van de gemeente Gilze en Rijen te informeren. Daarbij moet de website toegankelijk zijn voor mensen met een functiebeperking, bijvoorbeeld door middel van een voorleesfunctie. Informatie moet makkelijk te vinden zijn en eenvoudig geformuleerd. Hierbij reageren we op de in de motie genoemde zaken. Toegankelijkheid en Digitoegankelijkheid Het afgelopen jaar is de website twee keer getest op de vereisten vanuit de WCAG 2.1 niveau AA (Web Content Accessibility Guidelines). Het toevoegen van een voorleesfunctie was daarbij geen vereiste. Doordat blinden en slechtzienden in de regel zelf over voorleesapparatuur beschikken, is ervoor gekozen aan de huidige website geen voorleesfunctie toe te voegen, aangezien vernieuwing van de website voor volgend jaar gepland staat. Vooral PDF-bestanden en bijvoorbeeld Notubiz/Raadsinformatie zijn nog niet digitoegankelijk en moeilijk zo te maken.

De komende maanden onderzoeken wij op welke wijze we dit (toch) kunnen uitvoeren. Wat betreft taalgebruik is het vertrekpunt Heldere Taal op B1-niveau. Dit wordt toegepast, maar is in de praktijk soms lastig uitvoerbaar, denk hierbij aan verordeningen en wetteksten. Voor het vinden van informatie staat de zoekfunctie centraal. Daarbij is recent een speciale pagina aangemaakt voor producten die onze inwoners eenvoudig online kunnen aanvragen, zoals een Verklaring Omtrent Gedrag (‘Zelf online regelen’). Het evalueren en aanpassen van de teksten van de huidige website aan het gewenste taalniveau hoeft niet te wachten op de implementatie van een nieuwe website, maar is een continu proces waar nu al aan gewerkt wordt.

Al dan niet versneld optimaliseren Vanuit de ABG-organisatie gaan we voor vernieuwing of optimalisatie van de drie gemeentewebsites in één keer. Dit uit zowel beheer- als kostenoogpunt. Daarnaast wordt aldus voorkomen dat één gemeente het grootste deel van het risico draagt voor tegenvallers in het implementatietraject. Voordat de sites gebouwd kunnen worden, moet een aantal uitgangspunten geharmoniseerd worden vastgesteld – gekoppeld aan de bestuurlijke besluitvorming in de drie gemeenten – waaronder:  ambitieniveau digitoegankelijkheid;  ambitieniveau meertaligheid;  handhaven concept Toptaken of hiervan afwijken. Daarnaast moet helder zijn of en hoe we moeten aanbesteden. Het vooronderzoek naar bovenstaande punten wordt binnenkort ABG-breed gestart. Daarbij willen we ook gebruikersonderzoek doen onder inwoners om inzicht te krijgen in hun informatiebehoefte en wensen ten aanzien van de websites. Als besluitvorming over bovenstaande punten heeft plaatsgevonden, vergt de technische bouw van nieuwe websites een doorlooptijd van minimaal zes maanden, exclusief ontwikkelen, laten goedkeuren en doorvoeren van de vormgeving en exclusief redactie van nieuwe, toegankelijke teksten. De benodigde tijd voor contentaanpassing en -migratie en het digitoegankelijk maken van PDF-bestanden komt daar nog bovenop.

Anders zouden we moeten gaan voor de 1:1 migratie van teksten van de huidige site, waarmee we niet de optimalisatieslag maken die wordt gevraagd. Uitgaande van één beheerorganisatie, goede voorbereidingen en voldoende capaciteit is versnellen voor gemeente Gilze en Rijen op inhoudelijke gronden niet realistisch. Financiële gevolgen In de ABG-begroting is opgenomen dat de websites in 2023 worden vernieuwd. Hiermee kunnen we medio 2022 starten qua voorbereiding. Dit budget alsook de benodigde begeleidingscapaciteit zijn op dit moment niet beschikbaar. Voor een indicatie van de kosten komt de huidige websiteontwikkelaar op zo’n € 60.000 voor ontwikkeling, implementatie en beheer en hosting van de website. Daarbij uitgaande van één beheeromgeving met de andere twee gemeenten. Hiernaast gaan we uit van de inhuur van een projectleider voor de drie websites. Bij versnelling van dit proces is er meer projectleiding nodig, omdat de doorlooptijd langer is. Dat betekent dat deze kosten geheel bij de gemeente Gilze en Rijen terecht komen. We schatten hiervoor € 40.000 aan extra kosten. Doordat meerdere websystemen tegelijkertijd bijgehouden moeten worden, dient er ook extra formatie ingezet te worden voor het beheer in de ABG-organisatie. Uitgaande van een half jaar eerdere oplevering, gaan we uit van rond de 200 uren extra. Dit is een extra kostenpost van plm. € 18.000.

De totale kosten voor Gilze en Rijen zouden daarmee uitkomen op € 128.000. Conclusie Onze ambitie is ook op dit punt te harmoniseren in ABG-verband. Qua voorbereidingen (geharmoniseerd vaststellen strategische uitgangspunten, uitvoeren klantonderzoek, aanbesteden), benodigde externe en interne begeleidingscapaciteit, inrichting (één beheeromgeving) en financiën is het niet realistisch de bouw en lancering van de website voor Gilze en Rijen in de planning naar voren te halen. Wel voeren we tussentijdse verbeterslagen door in de huidige site, met name ten aanzien van leesbaarheid, het taalniveau en de kwaliteit van de digitale dienstverlening.