Rapportage Onderzoek artikel 213a beheer en onderhoud openbare ruimte Gilze en Rijen 2021

Inhoudsopgave Samenvatting........................................................................................................................................... 3 1.

Onderzoek beheer en onderhoud openbare ruimte Gilze en Rijen ................................................ 4 1.1 Aanleiding voor het onderzoek ..................................................................................................... 4 1.2 Doel en aanpak van het onderzoek ............................................................................................... 4 1.3 Onderzoeksvragen......................................................................................................................... 4 1.4 Afbakening..................................................................................................................................... 5 1.5 Begrippenkader ............................................................................................................................. 5 1.6 Het gebruikte materiaal ................................................................................................................ 5

2.

Analyse beheer en onderhoud openbare ruimte Gilze en Rijen ..................................................... 6 2.1 Beheer en onderhoud openbare ruimte ....................................................................................... 6 2.2 Wijze van financieren .................................................................................................................... 7 2.3 Exploitatiebudgetten openbare ruimte......................................................................................... 7 2.4 Investeringsbudgetten openbare ruimte ...................................................................................... 8

3. Kwaliteitsborging en -beheersing ...................................................................................................... 10 3.1 Inspecties, schouwen en monitoring openbare ruimte .............................................................. 10 4. Conclusie artikel 213a onderzoek beheer openbare ruimte ............................................................. 12 5. Aanbevelingen ................................................................................................................................... 14

2

Samenvatting Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet verricht het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hen gevoerde bestuur. Ditmaal is onderzoek verricht naar de doelmatige en doeltreffende inzet van de beschikbare middelen voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Aanleiding hiervoor is achterstallig onderhoud op diverse locaties in de gemeente, veroorzaakt door een stagnatie in de uitvoering van met name projecten. Hierdoor ervaren veel bewoners overlast, dit leidt tot veel meldingen en klachten. Met dit onderzoek proberen we de oorzaken van stagnatie te achterhalen om vervolgens met gerichte maatregelen de ontstane achterstand met prioriteit weg te werken. Het beheer en onderhoud is verdeeld in dagelijks en planmatig onderhoud. Dagelijks onderhoud Het dagelijks of klein onderhoud is voldoende efficiënt geregeld, medewerkers zijn goed op de hoogte van de lokale situatie en hierdoor goed in staat om op operationeel niveau beslissingen te nemen. Ook het bomenonderhoud wordt op basis van lokale kennis uitgevoerd. Jaarlijks dient 20% van het bomenbestand te worden geïnspecteerd, dit wordt niet gehaald. De uit de inspectie voortkomende onderhoudsmaatregelen worden net als het overige onderhoud vooral operationeel uitgezet.

De gemeente loopt geen veiligheidsrisico momenteel, maar er is wel sprake van een oplopende onderhoudsachterstand waardoor het risico voor de gemeente toeneemt. Bij team Buitendienst heeft een langere periode het tactisch niveau ontbroken doordat de functie teamleider langere tijd vacant was. Monitoring waarmee inzicht en overzicht wordt verkregen over zowel de inhoudelijke als de financiële voortgang heeft daardoor nauwelijks plaatsgevonden, met als gevolg dat tijdige bijsturing en/of terugkoppelingen over de stand van zaken beperkt is gebeurd. Dagelijks onderhoud is voldoende efficiënt is geregeld, de beschikbare budgetten worden doelmatig en doeltreffend ingezet. Planmatig onderhoud De meerjarenonderhoudsplanning van de investeringsprojecten is voor 65% gehaald waardoor sprake is van onderuitputting van het investeringsbudget. Verschillende oorzaken liggen hier aan ten grondslag: zo vragen omvangrijke en complexe projecten (waaronder wijkgerichte projecten) een integrale belangenafweging en meer bewonersparticipatie en kennen daardoor een veel langere voorbereidingstijd dan sectorale projecten. Daarnaast was sprake van personele onderbezetting om al het werk ‘weg te zetten’ en vragen procedures meer tijd dan voorheen. Er is laat ingegrepen, bijgestuurd en opgeschaald. De investeringskredieten voor de openbare ruimte worden voor 65% benut.

Aanbeveling Om een ontwikkeling in gang te zetten of een verbetering door te voeren is een gestructureerde aanpak wenselijk, bijvoorbeeld met behulp van de PDCA-cyclus. Hierbij is het echt belangrijk om verbeteringen stap voor stap te implementeren en te borgen alvorens weer nieuwe verbeteringen in gang te zetten. Beleids- en beheerplannen en project- en capaciteitsplanning vormen tezamen het kwalitatieve en kwantitatieve kader. Hiermee creëer je overzicht en inzicht waardoor gerichte aanen bijsturing gedurende de jaarcyclus kan plaatsvinden. Op deze wijze ontstaat een proces van continu verbeteren. Geadviseerd wordt een verbeterplan voor de afdeling Openbare Ruimte op te stellen met hierin een overzichtelijk en concreet stappenplan met bijbehorende maatregelen. Op deze manier kan de afdeling groeien naar een toekomstbestendige afdeling die in staat is om flexibel en proactief om te gaan met in- en externe ontwikkelingen.

3

1. Onderzoek beheer en onderhoud openbare ruimte Gilze en Rijen 1.1 Aanleiding voor het onderzoek Op grond van artikel 213a van de Gemeentewet verricht het college periodiek onderzoek naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur. De nadere regels over dit onderzoek zijn vastgelegd in de ‘Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid gemeente Gilze en Rijen’. Hierin staat dat de gemeente jaarlijks onderzoek verrichten naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van minimaal één thema. De resultaten van het onderzoek worden vastgelegd in een rapport. Het rapport bevat een analyse van de onderzoeksresultaten, conclusies en aanbevelingen. Het rapport wordt door het college vastgesteld en, na vaststelling, ter kennisname toegezonden aan de raad. De verantwoordelijk portefeuillehouder en gemeenteraad van Gilze en Rijen zijn niet tevreden over de uitvoering van het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Het laatst vastgestelde Kwaliteitsplan Openbare Ruimte dateert van 2015. In februari 2019 is een nieuw kwaliteitsplan gemaakt, maar uiteindelijk niet vastgesteld. Besloten is enkel de budgetten voor dagelijks onderhoud te verhogen met € 200.000. Het beleggen van het beheer van de openbare ruimte en de uitvoering van het dagelijks, cyclisch, klein, groot onderhoud is over meerdere afdelingen georganiseerd.

1.2 Doel en aanpak van het onderzoek Onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Het college heeft dit onderzoek uitgevoerd in het kader van onze ‘verordening doelmatigheid en doeltreffendheid’. Daarmee is het een zogenoemd ‘213a-onderzoek’, refererend aan betreffend artikel in de Gemeentewet. Aanpak en doel van het onderzoek Het onderzoek is ingestoken vanuit een objectieve, beschouwende weergave van de benutting van de beschikbare middelen voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte. Conform de richtlijnen in onze ‘Verordening doelmatigheid en doeltreffendheid’ bevat het onderzoeksrapport onder andere conclusies en aanbevelingen. Deze hebben wij opgenomen in hoofdstuk 3 en 4 van voorliggend rapport.

1.3 Onderzoeksvragen De centrale vraag in dit onderzoek is: “Worden de beschikbare middelen voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte doelmatig en doeltreffend ingezet?”. Deze centrale vraag is uitgewerkt in een aantal deelvragen: a. Welke middelen, exploitatie en kredieten, zijn beschikbaar voor de openbare ruimte en op welke manier worden deze middelen aangewend? b. Op welke manier worden civiel- en cultuurtechnische projecten gepland, voorbereid en uitgevoerd en in hoeverre draagt dit bij aan een optimale benutting van de beschikbare budgetten; c. Op welke manier wordt het klein en groot onderhoud (al dan niet multidisciplinair en in combinatie met ruimtelijke ontwikkelingen) uitgevoerd en draagt dit bij aan de realisatie van een efficiënte en effectieve instandhouding dan wel vernieuwing van de openbare ruimte? d. In welke mate zijn beschikbare voorzieningen en reserves toereikend voor rehabilitatie van objecten of voorzieningen in de openbare ruimte? 4

1.4 Afbakening Bij dit onderzoek wordt gekeken naar de vakgebieden groen, wegen, openbare verlichting, water/riolering en speelvoorzieningen. We kijken naar de inzet van de beschikbare middelen, financieel en personeel, en de resultaten hiervan. Organisatorische bevindingen die van invloed zijn op het doelmatig en doeltreffend werken worden als aandachtspunten benoemd, maar niet verder uitgewerkt. Inzicht in de doelmatigheid en doeltreffendheid van de beschikbare middelen voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte verkrijgen wij door het afnemen van interviews en gesprekken en door de huidige werkmethodes te inventariseren en te analyseren. Het rapport is opgesteld in de periode maart – juni 2021, de ontvangen financiële overzichten dateren van maart 2021 en betreffen de jaren 2019 – 2020.

1.5 Begrippenkader In voorliggend rapport hanteren wij de volgende begrippen en uitleg daarvan: • •

Doelmatigheid het realiseren van bepaalde prestaties met een zo beperkt mogelijke inzet van middelen. Doeltreffendheid de mate waarin de gewenste prestaties en de beoogde maatschappelijke effecten van het beleid ook daadwerkelijk worden behaald.

1.6 Het gebruikte materiaal Bij aanvang van het onderzoek is een gesprek gevoerd met de afdelingsmanager Openbare ruimte, de coördinator cluster Leefomgeving en met de verantwoordelijke portefeuillehouder. Na dit gesprek zijn diverse relevante beleidsdocumenten over het beheer van de openbare ruimte opgevraagd en bestudeerd. Vervolgens zijn met diverse medewerkers gesprekken gevoerd om meer duidelijkheid te krijgen over het verkregen materiaal. In de laatste fase van het onderzoek is nogmaals met het management van de afdeling Beheer en Onderhoud Openbare Ruimte gesproken om de voorlopige bevindingen te bespreken en te toetsen aan de aanbevelingen van de artikel 213a-audit en het daaruit voortvloeiende verbeterplan.

5

2. Analyse beheer en onderhoud openbare ruimte Gilze en Rijen Het ambtelijk samengaan van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen in 2016 heeft aanzienlijke gevolgen gehad voor de betrokken organisaties. De drie gemeentes zijn verschillend van omvang en hebben elk hun eigen organisatiecultuur. Het samenvoegen is hierdoor geen sinecure: processen moeten worden geharmoniseerd, werkprocedures op elkaar afgestemd en de ambtelijke organisatie moet zich gaan zetten. Ook voor de colleges en raden heeft de samenvoeging gevolgen. Bij de start van de ambtelijke samenwerking is de gezamenlijke ambitie vastgelegd en zijn kernwaarden (vertrouwen, nabijheid en eigenaarschap) geformuleerd. In het bedrijfsplan 2019 – 2021 zijn deze kernwaarden vervolgens omgezet in organisatiedoelen en concrete doelstellingen. Het monitoren van geleverde prestaties via de planning en control cyclus is één van de concrete doelstellingen en is essentieel om de doorgemaakte ontwikkelingen te volgen, te borgen en eventueel bij te sturen. De afdeling Openbare Ruimte bestaat met ingang van 1 januari 2020 uit een cluster Leefomgeving en een team Buitendienst.

2.1 Beheer en onderhoud openbare ruimte Gemeenten bepalen zelf wanneer onderhoud van de openbare ruimte noodzakelijk is. Hierbij is slechts in beperkte mate sprake van (landelijke) regelgeving. Zo is er landelijke regelgeving voor de veiligheid van speeltoestellen en bepaalt de Gemeentewet dat de gemeenten verantwoordelijk zijn voor het onderhoud van de gemeentelijke wegen. In deze wet zijn echter geen nadere kwaliteitseisen of normen opgenomen voor beheer en onderhoud. Wel heeft het CROW (een landelijk kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) een landelijk meet- en waarderingssysteem ontwikkeld voor het beheer van de openbare ruimte. Hierin zijn kwaliteitsnormen en kwaliteitsniveaus opgenomen. De ABG-gemeenten (dus ook Gilze en Rijen) werken met de CROW-normen en hebben deze normen opgenomen in kaderstellende beleidsnota’s voor het onderhoud van de openbare ruimte. Gradaties van onderhoud Bij het onderhouden van de openbare ruimte wordt in zijn algemeenheid onderscheid gemaakt tussen vier gradaties, te weten: • Klein onderhoud (of dagelijks onderhoud): Het kenmerk van klein onderhoud is het uitvoeren van kleinschalige ingrepen c.q. reparaties en het betreft repeterende onderhoudsmaatregelen die lokaal, over een beperkt gedeelte van de openbare ruimte worden uitgevoerd, zoals onkruidbestrijding/vuilverwijdering.

De maatregelen zijn deels preventief en deels correctief om de openbare ruimte in goede staat te houden. Klein onderhoud vindt plaats op basis van een reguliere planning en naar aanleiding van inspecties en/of op basis van meldingen. • Groot onderhoud: Het groot onderhoud kenmerkt zich door grotere en meer structurele maatregelen aan het bestaande areaal. Groot onderhoud bestaat uit maatregelen die een groter gedeelte van de openbare ruimte beslaan en planmatig worden uitgevoerd met als doel de voorziening weer op het gewenste kwaliteitsniveau te brengen en de levensduur van de voorziening te verlengen. Denk hierbij aan het zogenaamde overlagen van asfalt of vormsnoei van bomen. Het groot onderhoud wordt veelal gestuurd vanuit het 6

•

•

beheersysteem waarbij op basis van inspecties de werkelijke beeldkwaliteit wordt bepaald en mede aan de hand daarvan beheerplannen (en meerjarenplanning) worden opgesteld. Groot onderhoud heeft een lage frequentie (“eens in de zoveel jaar”). Vervangingen: Vervangingen kenmerken zich door het één op één vervangen van óud voor nieuw’. Elementen in de openbare ruimte die aan het eind van hun technische levensduur zijn en waarvan de kwaliteit niet meer middels groot onderhoud op de gewenste onderhoudskwaliteit kan worden gebracht, dienen te worden vervangen. Reconstructies: Bij een reconstructie wordt het bestaande areaal niet één op één vervangen, maar wordt het opnieuw ingericht. Een reconstructie gaat bij voorkeur gepaard met een bredere (integrale) multidisciplinaire aanpak van de openbare ruimte. Reconstructies zijn veelal het gevolg van veranderende (maatschappelijke) behoefte en/of ontwikkelingen dan bij het ontwerp waren voorzien.

2.2 Wijze van financieren Klein en groot onderhoud worden doorgaans gefinancierd uit exploitatiebudgetten, terwijl vervangingen en reconstructies worden opgenomen in een investeringsprogramma. Daarmee worden de lasten voor vervangings- en reconstructieprojecten ‘gekapitaliseerd’ en afgeschreven over meerdere jaren. In het jaar van de investering drukt deze daardoor niet in volle omvang op de begroting. Daar staat tegenover dat in de jaren na de investering over het algemeen nog sprake is van kapitaallasten voor investeringen uit eerdere jaren en dat de totale kosten voor de investering toenemen door rentelasten. Het aantal jaren dat een investering drukt op de begroting hangt af van de gehanteerde afschrijvingstermijn. Een langere afschrijvingstermijn leidt tot lage jaarlijkse kapitaallasten, maar deze lasten houden langer aan. Binnen de ABG-gemeenten wordt niet gewerkt met vervangingsinvesteringen voor bijvoorbeeld groenvoorzieningen en bomen. Vervangingsinvesteringen worden aangewend om afgeschreven objecten zoals plantsoenvakken of bomenrijen te vernieuwen, hiermee wordt kapitaalvernietiging voorkomen en wordt het vastgestelde kwaliteitsniveau behouden.

2.3 Exploitatiebudgetten openbare ruimte Taakveld Begroting 2019/2020 Openbare verlichting € 87.680 Onkruidbestrijding verhardingen € 365.648 Onderhoud wegen € 1.291.657 Speelvoorzieningen € 114.106 Groenonderhoud € 1.583.560 Totaal € 3.442.651 Tabel 1 Exploitatiebudgetten Openbare Ruimte – maart 2021.

Realisatie 2019/2020 € 79.710 € 404.570 € 1.216.572 € 105.557 € 1.567.495 € 3. 268.347

De exploitatiebudgetten zijn bestemd voor klein en groot onderhoud van de openbare ruimte en liggen voor een deel vast in (meerjarige) contracten met derden zoals bijvoorbeeld het maaibestek en het bestek onkruidbestrijding op verhardingen. Hierdoor is het niet mogelijk om gedurende de looptijd van de contracten te schuiven met deze budgetten. Naast (meerjarige) contracten worden verschillende taken (bijvoorbeeld bomenonderhoud, klein onderhoud bestratingen) uitgevoerd door eigen personeel. 7

Hier is sprake van enige fluctuatie. De stratenmakersploeg is de afgelopen twee jaar niet continu bezet is geweest, waardoor de inzet variabel is geweest. Hierdoor is een onderhoudsachterstand ontstaan voor wat betreft kleine reparaties aan met name verhardingen. Om te voorkomen dat er een te grote onderhoudsachterstand zou ontstaan, is in de loop van 2020 een inhaalslag uitgevoerd waarbij een deel van het onderhoudswerk extern is uitgevoerd. In de praktijk betekent dit dat er binnen het beschikbare budget een verschuiving is geweest tussen uitbesteed werk en onderhoud wegen, het totaalbudget is wel aangewend waarvoor het bedoeld is (wegenonderhoud). Voor het bomenonderhoud in Gilze en Rijen is ca. € 59.000 beschikbaar (ondergebracht bij budget groenonderhoud), bedoeld voor inspectie en onderhoud. De werkzaamheden noodzakelijk om de veiligheid te waarborgen (en voortkomend uit de BoomVeiligheidControle) zijn uitgevoerd door de eigen bomenploeg. Naast veiligheidssnoei wordt op basis van jarenlange praktijkervaring bepaald welke gebieden ‘aan de beurt’ zijn voor reguliere onderhoudsmaatregelen, waarbij zoveel mogelijk gebiedsgericht wordt gewerkt. Het totale beschikbare budget wordt hierbij aangewend. De bomenploeg werkt ABG-breed, waarbij in Gilze en Rijen overwegend de eigen bomenploeg wordt ingezet.

Als gevolg van de vacante teamleidersfunctie ontbreekt bij team Buitendienst het tactisch aansturingsniveau. Hierdoor is nauwelijks vooruit gekeken over het gehele jaar, inhoudelijk maar ook voor wat betreft de besteding van de budgetten. De afdelingsmanager heeft dit hiaat samen met de coördinatoren zo goed en zo kwaad als het ging opgevuld. Hierbij lag de focus op het continueren van alle onderhoudswerkzaamheden en niet op het (door)ontwikkelen van het team.

2.4 Investeringsbudgetten openbare ruimte projecten Verkeersmaatregelen Vijf Eiken Aanpassing 3 kruispunten Raadhuisplein Rijen Aanpassing Alphenseweg fase 1 en 2 Marga Klompé 30 km/u gebied Rec. Heuvel-Alphenseweg (2020) 30 km/u gebied Rijen noord west (2020) Fietsvoorziening Gilze – Riel (2020) Rec. Bisschop de Vetplein (2020) Fietsvoorziening Kapelstraat (2020) Rec. Lange Wagenstraat Rec. Hengelstraat (2020) Fietsvoorziening Biestraat Gilze (2020) Duurzame herinr. Rijen Noord-Oost Burg. V. Poppelstraat (2020) Keijenbijters (2020) Verv. Voet-/fietsbrug Broekdijk Verv. drie evenementenkasten Maatregelen bomen Veenstraat (2020) Herplantplicht n.a.v. kap bomen Veenstraat Groenwerkzaamheden Mollebos Kwaliteitsgroen Ridderstraat Riool herinr. Gouberg Gilze Riolering 2e fase Alphenseweg Overstortvoorziening Wolfheide Rijen Korte term. Maatr. Wateroverlast Rijen

Begroot 2019/2020 € 35.000 € 316.000 € 990.000 € 159.200 € 50.000 € 353.000 € 80.000 € 425.000 € 25.000

€ 45.012 € 35.000 € 12.500

Restant 2019/2020 € 27.023 € 34.686 -€ 126.559 -€ 4.932 € 1.261 € 60.619 € 45.743 € 200.216 € 8.841 -€ 2.053 -€ 209 -€ 446 € 54.252 -€ 44.789 € 41.966 € 10.023 € 4.259

Status G G G G U V V U U G G G V G G V U

€ 58.380 € 40.000 € 159.500 € 118.000 € 250.000 € 138.500

€ 16.719 € 5.238 € 137.380 € 44.592 € 250.000 € 30.716

U U V V U V

€ 201.185

Totaal

Tabel 2 overzicht kredieten d.d. maart 2021.

€ 5.351.837 € 1.738.095 V= in voorbereiding U= in uitvoering G= Gereed

8

De investeringskredieten worden aangevraagd voor het uitvoeren van vervanging en reconstructie van de openbare ruimte. In het wegenbeheersplan is een meerjarenplanning 2018 – 2022 opgenomen, gebaseerd op de uitkomsten van de weginspectie 2018. Deze meerjarenplanning is in 2019 aangepast waarbij enkele “losse” locaties zijn samengevoegd tot gebiedsgerichte projecten (voortkomend uit het kwaliteitsplan Openbare ruimte waarin is vermeld dat wijken met een verouderde inrichting moeten worden vernieuwd en waar tegelijkertijd de boomwortelopdruk wordt aangepakt zodat hier de beoogde onderhoudskwaliteit kan worden bereikt). In de praktijk is de planning van de investeringsprojecten voor 2/3 gehaald en is sprake van onderuitputting voor 1/3 van het investeringsbudget. Ambities binnen projecten en investeringen hebben meer tijd gevraagd dan gepland. Soms door de omvang en complexiteit van deze grotere projecten (vragen meer integrale belangenafweging en meer bewonersparticipatie), soms omdat de benodigde capaciteit ontbreekt om al het werk ‘weg te zetten’ en soms omdat procedures meer tijd vragen dan gepland. Hierdoor resteert er jaarlijks investeringsbudget en is risico op opeenhoping van projecten. Belangrijk om te vermelden is ook de impact van Corona het afgelopen jaar.

Door alle maatregelen was het niet mogelijk om fysieke bewonersbijeenkomsten te houden voor de verschillende projecten. Het zoeken naar alternatieve digitale participatievormen heeft tijd gekost en was voor sommige projecten geen goed alternatief. Ook dit heeft gezorgd voor vertraging bij de projecten. In 2020 is extra capaciteit aangetrokken om de projecten op te pakken, maar dit betekent niet dat de achterstand volledig is weggewerkt. De voorbereidingen zijn na het aantrekken van projectleiders in gang gezet. Hieronder valt bijvoorbeeld Rijen Noord oost, een meerjarig, complex en uitgebreid project. Hiervoor is voorbereidingskrediet aangevraagd, maar nog geen uitvoeringskrediet. Dit wordt m.i.v. 2022 aangevraagd en zal in totaal ca. vier jaar duren.

9

3. Kwaliteitsborging en -beheersing Binnen de afdeling Openbare Ruimte wordt gebruik gemaakt van een beheersysteem waarin op basis van areaalgegeven en (financiële) kengetallen de kosten van het onderhoud worden begroot. Beheersystemen zijn flexibel: onderhoudsniveaus kunnen worden bijgesteld, areaal kan worden toegevoegd of verwijderd en de basis van kengetallen kan gemeentespecifiek worden aangepast. Gegevens uit het beheersysteem zijn input voor beheerplannen en begroting en kunnen worden gebruikt bij de feitelijke uitvoering van onderhoudswerkzaamheden. Dit betekent dat het belangrijk is om dit systeem (Obsurv) up to date te houden: mutaties en revisies regelmatig verwerken en beheermaatregelen actualiseren. Hiervoor is capaciteit nodig. Als dit onvoldoende gebeurt, is de basis onbetrouwbaar en daarmee ook de financiële onderbouwing voor het beheer en onderhoud.

3.1 Inspecties, schouwen en monitoring openbare ruimte Om resultaten te meten en ontwikkelingen te kunnen volgen, vinden inspecties en schouwen plaats van de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden. Op basis van de uitkomsten van deze inspecties en schouwen wordt een planning opgesteld, wordt de uitvoering bijgestuurd of worden de noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden uitgevoerd. Voor wegen, bomen en speelvoorzieningen is inspectie een wettelijke verplichting i.v.m. veiligheid van de (weg)gebruikers; het schouwen van het groenonderhoud en onkruidbestrijding op verhardingen is o.a. van belang om te toetsen of de afgesproken kwaliteit wordt gehaald. En op basis van de bomeninspectie worden de onderhoudsmaatregelen en inzet van materieel en menskracht van de bomenploeg bepaald. Weginspecties De wegen binnen de gemeente Gilze en Rijen zijn conform beleid tweejaarlijks visueel geïnspecteerd. De te treffen noodzakelijke onderhoudsmaatregelen zijn opgenomen in een maatregelenoverzicht. Indien uit de inspectie naar voren komt dat groot onderhoud noodzakelijk is, worden deze locaties toegevoegd aan de meerjarenplanning wegen. Eenvoudige (kortdurende) onderhoudsmaatregelen zijn uitgevoerd door een eigen stratenmakersploeg. In verband met interne overplaatsing hebben deze werkzaamheden in 2020 lang stilgelegen, waardoor de hiervoor gereserveerde middelen niet volledig zijn aangewend.

In de 2e helft 2020 was de ploeg weer op volle sterkte en is maximaal ingezet op het wegwerken van de ontstane onderhoudsachterstand.

10

Boomveiligheidscontrole Zowel de BoomVeiligheidsControle (BVC) als het bomenonderhoud wordt grotendeels uitgevoerd door de eigen bomenploeg. Deze bomenploeg functioneert sinds 2019 voor geheel ABG en wordt aangestuurd door de coördinator buitendienst. Het totaal beschikbare budget van de drie gemeenten is samengevoegd, hiervoor worden alle noodzakelijke maatregelen voortkomend uit de BVC uitgevoerd. Gestreefd wordt naar een inspectie van ca 20% (3000 – 5000 te inspecteren bomen per jaar) van het totale areaal. In 2020 is dit echter niet gehaald; dit betekent dat in de toekomst een extra inspanning zal moeten worden gepleegd om verdere achterstand te voorkomen. De oorzaak van het achterblijven van de inspectie is dat de bomenploeg pas kort operationeel is, volop in ontwikkeling is en kennis en ervaring moet gaan opbouwen over de kwaliteit van het bomenbestand. Inspectie speelvoorzieningen De jaarlijkse inspectie van speeltoestellen wordt door eigen medewerkers uitgevoerd. Op basis van deze inspectie worden onderhoudsmaatregelen uitgevoerd eveneens door de eigen buitendienst. De beschikbare budgetten zijn hiervoor toereikend voor de drie gemeenten en worden hiervoor ook aangewend. Er is beperkt budget beschikbaar voor het vervangen van afgeschreven speeltoestellen (€ 30.000). Op basis van de levensduur bepalen de medewerkers welke toestellen vervangen moeten worden.

In verband met de vervanging van enkele grote speelplekken op termijn, verwachten medewerkers dat het huidige budget ontoereikend is. Hiervoor zal t.z.t. aanvullend krediet moeten worden aangevraagd. De onderhouds- en vervangingsmiddelen worden volledig en op de juiste manier ingezet. Schouwen groenonderhoud en onkruidbestrijding op verhardingen. De openbare ruimte wordt op basis van beeldkwaliteit onderhouden waarbij in de periode maart t/m oktober metingen zijn uitgevoerd in de openbare ruimte van Gilze en Rijen om de kwaliteit te beoordelen. In het rapport Beeldkwaliteit Gilze en Rijen 2020 zijn de resultaten van deze metingen opgenomen. Uit de rapportage 2020 komt naar voren dat met name in de A-gebieden de kwaliteit niet wordt gehaald terwijl dit wel opgenomen is in de diverse onderhoudscontracten. Om de kwaliteit in de A-gebieden te verbeteren, zijn in het rapport verschillende aanbevelingen opgenomen. Op twee onderdelen zijn extra onderhoudsrondes geadviseerd: onkruid verwijderen uit beplanting (opgenomen in contract en verantwoordelijkheid van aannemer) en het reinigen van meubilair (banken en afvalbakken, nog niet uitgevoerd i.v.m. beschikbare middelen). In de B-gebieden vragen onkruid verwijderen uit beplanting en het verwijderen van stamschot rondom bomen extra aandacht.

Voor onkruid in beplanting is daarnaast geadviseerd om de technische staat van de plantvakken in beeld te brengen en een plan om deze vakken te renoveren. Dit omdat deze plantvakken afgeschreven zijn en met normaal onderhoud niet meer op het afgesproken kwaliteitsniveau te onderhouden zijn. Het reguliere onderhoudsbudget is hiervoor niet toereikend; voor deze groenrenovaties (vervanging en/of herinrichting) zal separaat krediet moeten worden aangevraagd. Zolang deze aanpassingen niet hebben plaatsgevonden, zal het behalen van de gevraagde kwaliteit onder druk blijven staan.

11

4. Conclusie artikel 213a onderzoek beheer openbare ruimte De centrale vraag in dit onderzoek is: “Worden de beschikbare middelen voor het beheer en onderhoud van de openbare ruimte doelmatig en doeltreffend ingezet?”. Welke middelen, exploitatie en kredieten, zijn beschikbaar voor de openbare ruimte en op welke manier worden deze middelen aangewend? Voor het onderhoud van de openbare ruimte is in totaal € 3.442.651 beschikbaar voor klein en groot onderhoud (exploitatie) en € 5.351.837 beschikbaar voor vervanging en reconstructies. De middelen voor het klein en groot onderhoud zijn volledig aangewend voor het onderhoud van de openbare ruimte. De investeringskredieten zijn voor 65% aangewend voor vervangings- en reconstructieprojecten conform de meerjarenplanning. Op welke manier worden civiel- en cultuurtechnische projecten gepland, voorbereid en uitgevoerd en in hoeverre draagt dit bij aan een optimale benutting van de beschikbare budgetten? Zowel planmatig als projectmatig werken is minder goed ontwikkeld. Een integrale en complete projectplanning aangevuld met een capaciteitsraming is niet beschikbaar. Dit betekent dat er geen compleet overzicht en inzicht is in de op te pakken projecten en dat niet bekend is wie voor welk project en wanneer moet worden ingezet.

Er is onvoldoende capaciteit beschikbaar voor deze integrale afstemming (niet alle formatieplaatsen zijn ingevuld) waardoor projecten op de meerjarenplanning vertraging oplopen. Er is laat ingegrepen, bijgestuurd en opgeschaald (meer capaciteit ingehuurd): 65% van de investeringen is gerealiseerd. Op welke manier wordt het klein en groot onderhoud (al dan niet multidisciplinair en in combinatie met ruimtelijke ontwikkelingen) uitgevoerd en draagt dit bij aan de realisatie van een efficiënte en effectieve instandhouding dan wel vernieuwing van de openbare ruimte? Het dagelijks en groot onderhoud van de openbare ruimte wordt op basis van ervaring en lokale kennis uitgevoerd: deels via onderhoudscontracten, deels door eigen personeel. Het monitoren van geleverde prestaties voortkomend uit de contracten wordt door externen uitgevoerd, periodiek wordt hiervan een rapportage opgeleverd. Het monitoren van de eigen werkzaamheden wordt door de medewerkers incidenteel zelf gedaan. Resultaten van deze monitoring worden beperkt verantwoord in bijvoorbeeld Obsurv. Het analyseren van de gegevens en gericht verbeteringen doorvoeren vinden beperkt plaats waardoor geen vernieuwing plaatsvindt. Ook worden inspectiegegevens nog niet overal gebruikt voor het inplannen van onderhoudswerkzaamheden.

Data uit het beheersysteem wordt onvoldoende gebruikt voor het plannen van de werkzaamheden en voor het afleggen van verantwoording van geleverde prestaties. Algemeen kan worden geconcludeerd dat het werk in de basis efficiënt wordt uitgevoerd, maar dat het zeker effectiever kan. In welke mate zijn beschikbare voorzieningen en reserves toereikend voor rehabilitatie van objecten of voorzieningen in de openbare ruimte? Op basis van de beschikbare informatie is de conclusie dat de beschikbare middelen toereikend zijn voor het lange termijn onderhoud van verhardingen. De bestemmingsreserve onderhoud verhardingen volstaat om de wegen op een acceptabel onderhoudsniveau te houden. Voor groen en bomen zijn echter geen vervangingsbudgetten beschikbaar terwijl dit wel noodzakelijk is om het gewenste kwaliteitsniveau te bereiken en te behouden. Voor een onderbouwing hiervan verwijzen wij naar het Kwaliteitsplan openbare ruimte (en Basis in beeld), besproken in raadsvergadering d.d. 6 mei 2019. 12

Conclusie samengevat: In de gemeente Gilze en Rijen wordt over het algemeen op een traditionele manier gewerkt (vanuit de techniek geredeneerd), de afdeling Openbare Ruimte is overzichtelijk en kent korte lijnen. Doorgaans weten medewerkers welke werkzaamheden wanneer moeten worden uitgevoerd, vooral omdat een aantal medewerkers al langere tijd werken voor de gemeente Gilze en Rijen. De medewerkers zijn goed op de hoogte van de lokale situatie. Hierdoor zijn medewerkers goed in staat om op operationeel niveau beslissingen te nemen. De conclusie is dat dagelijks en groot onderhoud voldoende efficiënt is geregeld, maar dat het effectiever kan worden uitgevoerd door optimale benutting van het beheersysteem. De beschikbare budgetten worden doelmatig en doeltreffend ingezet, ondanks dat niet voor alle disciplines een beheerplan aanwezig is. De investeringskredieten voor de openbare ruimte worden voor 65% benut. In hoofdstuk 5 zijn aanbevelingen opgenomen voor verbetering van de benutting van de investeringskredieten.

13

5. Aanbevelingen Om een ontwikkeling in gang te zetten of een verbetering door te voeren is een gestructureerde aanpak wenselijk. Hierbij kan de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act-cyclus) als hulpmiddel worden ingezet, dit om processen te verbeteren en de kwaliteit te verhogen. Belangrijk is dat de gehele cyclus wordt doorlopen, zodat verbeteringen of veranderingen ook daadwerkelijk worden geborgd alvorens met een volgende verbetering aan de slag te gaan. Beleids- en beheerplannen vormen het kader waarbinnen keuzes worden gemaakt en besluiten worden genomen en zijn hierdoor het uitgangspunt voor alle werkzaamheden. De organisatie kwalitatief en kwantitatief op orde hebben kan alleen als je overzicht en inzicht hebt in werk en beschikbare capaciteit. Ten slotte, verbeteringen doorvoeren gebeurt op basis van meetbare resultaten voortkomend uit monitoring, inspecties maar ook bijvoorbeeld uit projectevaluaties. Op deze wijze ontstaat een proces van continu verbeteren. Hieronder is op de hierboven genoemde items wat dieper ingegaan. Verbeterplan afdeling Openbare Ruimte Geef aan de afdeling Openbare Ruimte de opdracht om een verbeterplan voor de afdeling op te stellen waarin een aanpak wordt beschreven om de basis op orde te brengen: formatie, organisatie, systemen, procedures etc.

Zorg dat processen, procedures en systemen optimaal worden geharmoniseerd, zodat effectiever kan worden gewerkt. Maak een verbeterplan waarin verschillende sporen worden uitgewerkt waarlangs de afdeling zich kan ontwikkelen. Een voorbeeld hiervan is hieronder weergegeven.

14

Beleids- en beheerplannen De afdeling Openbare Ruimte is volop in ontwikkeling op veel fronten, zowel in- als extern. De afgelopen twee jaar is veel tijd en energie gestopt om de formatie op orde te brengen, zodat de afdeling in staat is om haar verantwoordelijkheid te nemen en haar taken uit te voeren. Naast de formatie is aandacht besteed aan het op orde brengen van data. Het gaat hierbij om gegevens met betrekking tot het areaal (hoeveelheden, kwaliteit) noodzakelijk om te komen tot een goede onderhoudsprogrammering en om de juiste managementinfo te verzamelen. Ten slotte is geïnvesteerd in de ontwikkeling van projectmatig werken zoals het werken met projectopdrachten, projectstarts en een interdisciplinaire afweging. Voor Gilze en Rijen zijn binnen de diverse Beleidsplannen disciplines beleids- en beheerplannen Integraal of per HIOR = vastgesteld, maar deze zijn niet allemaal IBOR = product InrichtingingsOnderhoudsmeer actueel. Door de snelle kwaliteit kwaliteit (maatschappelijke) ontwikkelingen zijn verschillende plannen gedateerd (bijvoorbeeld groenstructuurplan, Beheerplannen speelruimteplan en landschapsbeleidsplan) waardoor maatwerk moet worden geleverd per project/activiteit wat veel tijd kost.

Beleids- en beheerplannen zijn belangrijke bouwstenen om te komen tot een structurele, planmatige aanpak van het Uitvoeringsprogramma beheer en onderhoud van de openbare ruimte en zijn instrumenten voor het college, management en medewerkers om met de goede dingen bezig te zijn. Actualisatie biedt de mogelijkheid om o.a. ontwikkelingen en innovaties op het gebied van klimaat en duurzaamheid beleidsmatig in te passen. Project- en capaciteitsplanning Vanuit de verschillende disciplines worden onderhoudsprojecten opgestart. Voor de meeste projecten is wegbeheer initiatiefnemer, voor enkele andere is rioolbeheer of groen initiatiefnemer. Een planmatige afstemming van alle projecten is belangrijk: door de uitvoeringsprogramma’s wegen, riolering, groen en andere disciplines op elkaar af te stemmen kunnen projecten waar meerdere onderhoudsmaatregelen moeten worden getroffen in één project worden aangepakt (bijvoorbeeld asfalt vervangen en riolering vervangen). Het eindresultaat van deze planmatige afstemming is een integrale meerjarenprojectenplanning waarbij steeds vier jaar vooruit wordt gekeken. Een integrale aanpak vraagt om planning waarbij niet alleen projecten in tijd worden weergegeven maar waar ook de bijbehorende te leveren capaciteit per discipline wordt opgenomen.

Waar mogelijk ook in samenhang met de planning van RO-projecten, omdat verschillende medewerkers voor zowel RO- als OR-projecten als adviseur optreden. Hierdoor worden vroegtijdig capaciteitsknelpunten zichtbaar waardoor tijdige bijsturing kan plaatsvinden. Door een integrale planning (projecten en capaciteit) wordt inzichtelijk welke projecten wanneer worden opgepakt en uitgevoerd. Nieuwe initiatieven, wensen of verzoeken kunnen altijd worden toegevoegd, maar door te werken met bijvoorbeeld een afwegingsmatrix worden de consequenties voor de overige projecten transparant weergegeven.

15

Monitoring en kwaliteitsborging via Obsurv Zoals eerder beschreven beschikt de gemeente over een beheersysteem (Obsurv) waarin het complete areaal openbare ruimte binnen de gemeente is opgenomen. Met Obsurv is het mogelijk om onderhoudsmaatregelen, maar ook meerjarenplanningen op te stellen. Ook is het mogelijk om de onderhoudsvoortgang van bijvoorbeeld bomenonderhoud te volgen via Obsurv. Om het hiervoor te kunnen inzetten zal het gebruik van het systeem moeten worden geïntensiveerd. Momenteel is het gebruik beperkt tot enkele medewerkers (zij doen dit naast andere werkzaamheden). Een voorbeeld van hoe Obsurv kan worden ingezet is voor het bomenonderhoud. Het is mogelijk om de resultaten van de bomeninspectie in Obsurv in te lezen, zodat vanuit Obsurv een overzicht kan worden gegenereerd met alle onderhoudsmaatregelen. Via het beheersysteem is het vervolgens mogelijk om de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden in te lezen, zodat de voortgang van de uitvoering te volgen is en altijd een actueel overzicht hiervan beschikbaar is. Afwijkingen in positieve en negatieve zin zijn hierdoor snel te overzien waardoor tijdige bijsturing kan plaatsvinden. Van deze mogelijkheid wordt nu nog geen gebruik gemaakt.

16