Raadsvoorstel Verordening regelement van orde gemeenteraad en raadscommissie Gilze en Rijen 2023

RAADSVOORSTEL Commissie Middelen: Raadsvergadering: Cluster:

5 juni 2023 19 juni 2023 Griffie

Agendapunt: Portefeuillehouder:

Alssema

Voorstel tot het vaststellen van de ‘Verordening Reglement van Orde gemeenteraad en raadscommissies Gilze en Rijen 2023’

1. Voorgesteld besluit 1. De ‘Verordening Reglement van Orde gemeenteraad en raadscommissies Gilze en Rijen 2023’ vast te stellen. 2. De ‘pilot nieuwe vergaderstructuur’, zoals besloten in de raadsvergadering van 7 maart 2022, af te ronden. 2. Eerdere besluitvorming  13 juli 2015: Raadsvoorstel vaststellen verordening op de raadscommissies gemeente Gilze en Rijen 2015  7 maart 2022: Raadsvoorstel pilot nieuwe vergaderstructuur  21 november 2022: Raadsvoorstel reglement van orde gemeenteraad Gilze en Rijen 2022 3. Samenvatting Op 7 maart 2022 heeft de raad het raadsvoorstel ‘Pilot nieuwe vergaderstructuur’ aangenomen. In de pilot staat een werkwijze van de raad(scommissies) beschreven die afwijkt van de werkwijze die is vastgelegd in het Reglement van Orde van de gemeenteraad (2016, 2022) en de Verordening op de raadscommissies (2015). Kort na de invoering van de pilot vonden de gemeenteraadsverkiezingen plaats en veranderde de samenstelling van de raad. Afgelopen jaar is de pilot geëvalueerd. In aanvulling op de eerder voorgenomen evaluatie, is hierbij ook aandacht besteed aan het inventariseren van de behoeften van de nieuwe raads- en commissieleden. Deze evaluatie en inventarisatie hebben, aangevuld met adviezen vanuit de griffie en het presidium, geleid tot het voorliggende reglement van orde van de gemeenteraad en haar raadscommissies.

Voorstel 4. Inleiding Op 4 november 2019 heeft de gemeenteraad van Gilze en Rijen de motie 'Verbeteren werkwijze en bespreken omgangsvormen gemeenteraad'1 aangenomen, waarmee is besloten een werkgroep aan te stellen met als opdracht voorstellen te doen voor bestuurlijke ontwikkeling, waaronder de omgangsvormen en de werkwijze van de gemeenteraad. In navolging van de motie heeft de raad op 7 maart 2022 het raadsvoorstel ‘Pilot nieuwe vergaderstructuur’ 2 aangenomen. Na ruim een half jaar met de nieuwe vergaderstructuur te hebben gewerkt, is de pilot eind 2022 geëvalueerd. Binnen deze evaluatie zijn raads- en commissieleden middels een enquête en enkele interviews bevraagd over hun ervaringen binnen de pilot. In deze bevraging zijn ook de aanvullende behoeften van de kort daarvoor geïnstalleerde raads- en commissieleden geïnventariseerd. 1 2

Motie ‘Verbeteren werkwijze en bespreken omgangsvormen gemeenteraad’ Notitie ‘Pilot nieuwe vergaderstructuur’

Deze evaluatie en inventarisatie zijn, samen met de adviezen vanuit de griffie, verwerkt tot een nieuwe reglement van orde voor zowel de gemeenteraad als de raadscommissies. Het voorgestelde reglement van orde tracht een duurzame opvolger van het Reglement van Orde van de gemeenteraad (2016, 2022) en de Verordening op de raadscommissies (2015) te zijn, waarin binnen de wettelijke kaders en opgaven naar een zo breed mogelijke consensus is gestreefd. Bij het opstellen van het reglement van orde is in het bijzonder aandacht besteed aan een zestal waarden die moeten bijdragen aan het functioneren van de raad en de raadscommissies, te weten: efficiëntie, transparantie, rolduidelijkheid, toegankelijkheid, representativiteit en legitimiteit. De belangrijkste wijzigingen zijn:  Vorm: o de samenvoeging van het Reglement van Orde van de gemeenteraad (2015, 2022) en de Verordening op de raadscommissies (2016);  Inhoud: o de invulling van de eerste en twee termijn; o de harmonisering van de artikelen in het Reglement van Orde van de gemeenteraad (2015, 2022) en de Verordening op de raadscommissies (2016); o de implementatie van de wetswijziging van 1 april 2023 inzake het geheimhoudingshoofdstuk binnen de Gemeentewet; o de omgang met wijzigingen binnen fracties. 5.

Argumenten  De nieuwe verordening legt de als positief ervaren elementen, die voort zijn gekomen uit de evaluatie van de vergaderstructuur, vast;  De nieuwe verordening zorgt ervoor dat de raad van Gilze en Rijen weer een verordening heeft die aansluit op de eisen binnen de actuele wetgeving;  De samenvoeging van het Reglement van Orde van de gemeenteraad en de Verordening op de raadscommissies zorgt ervoor dat alle procedures en afspraken op één plek kunnen worden geraadpleegd.  De afstemming van de afspraken en procedures binnen de verschillende gremia, draagt bij aan transparanter proces, waarbij men intern en extern weet wat er verwacht kan worden van het proces.  De nieuwe verordening draagt bij aan een goede borging van de waarden ‘efficiëntie’, ‘transparantie’, ‘rolduidelijkheid’, ‘toegankelijkheid’, ‘representativiteit’ en ‘legitimiteit’.  De nieuwe verordening sluit aan bij de ambities van de raad. 6. Kanttekeningen Het opstellen van een reglement van orde is een complex proces waarbij, voor zover de wetgever daar ruimte voor laat, verschillende belangen en meningen moeten worden afgewogen en in overweging genomen. Bij het opstellen van het voorliggende reglement van orde is dan ook gestreefd naar een zo breed mogelijke consensus.

Het is belangrijk om te beseffen dat de omstandigheden voortdurend veranderen en het reglement van orde hier, net als bij specifieke incidentele behoeften, niet altijd volledig in kan voorzien. Als de omstandigheden dit verlangen, kan het reglement van orde op passende wijze worden vernieuwd. De scope van de evaluatie van de pilot beperkte zich niet tot het reglement van orde. De overige, niet aan de verordening gerelateerde onderdelen van de evaluatie worden later dit jaar behandeld door de Werkgroep Omgangsvormen en Werkwijze Raad. De Werkgroep Omgangsvormen en

Werkwijze Raad bereidt n.a.v. de evaluatie en de behandeling ervan in de werkgroep, een eigen advies voor. 7. Alternatieven Binnen de wettelijke kaders zijn er, afhankelijk van de ambities van de raad, verschillende alternatieven mogelijk. 8. Lasten, baten en dekking De invoering van de ‘Verordening Reglement van Orde gemeenteraad en raadscommissies 2023’ brengt geen financiële lasten noch baten met zich mee. 9. Relatie tot ABG-organisatie Iedere gemeenteraad binnen de ABG-organisatie gaat over zijn eigen reglement van orde. De invoering van de ‘Verordening Reglement van Orde gemeenteraad en raadscommissies 2023’ heeft geen gevolgen op de samenwerking met de andere ABG-gemeenteraden noch binnen de ABGorganisatie. 10. Vervolg Planning:  Mei 2023: Publicatie verordening De verordening wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd en treed één dag na publicatie in werking.  Q2 2023: Werkgroep Omgangsvormen en Werkwijze Raad De werkgroep komt bijeen om de overige, niet aan de verordening gerelateerde onderdelen van de evaluatie te bespreken. Enkele voorbeelden hiervan zijn de raadsontmoetingen, het commissievoorzitterschap en de werkdruk onder raads- en commissieleden. Naar aanleiding van de evaluatie en de bijeenkomst stelt de werkgroep een advies op voor de raad.  Q3 2023: Advies werkgroep Het advies van de werkgroep wordt verwacht aan het begin van Q3 2023.

S. (Saskia) van Dijk Griffier

Bijlage(n) : 1. Verordening Reglement van Orde gemeenteraad en raadscommissies Gilze en Rijen 2023 2. Een evaluatie van de vergaderstructuur van de gemeenteraad van Gilze en Rijen: ‘Meer dan een prima basis?!’ 3. Notitie pilot nieuwe vergaderstructuur (07 maart 2022) 4. Reglement van orde gemeenteraad Gilze en Rijen 2022 5. Verordening op de raadscommissies Gilze en Rijen 2015 6.

Agendapunt Vergadering d.d. 19 juni 2023

DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN; gezien het voorstel van het presidium van 15 mei 2023;

gelet op het bepaalde in artikel 16 en 82 van de Gemeentewet; besluit:

1. De ‘Verordening Reglement van Orde gemeenteraad en raadscommissies Gilze en Rijen 2023’ vast te stellen. 2. De ‘pilot nieuwe vergaderstructuur’, zoals besloten in de raadsvergadering van 7 maart 2022, af te ronden.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 19 juni 2023 DE RAAD VOORNOEMD, de griffier,

de voorzitter,

S. van Dijk

D.A. Alssema