Raadsvoorstel Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning V1604

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering : Behandelend medewerker: Cluster:

19 mei 2024

Agendapunt:

…

Sander Jennissen

Portefeuillehouder:

Burgemeester Alssema

Griffie

Programma:

1. Bestuur en ondersteuning

Afdeling

Griffie

Voorstel tot het vaststellen van de Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning 2024

1. Voorgesteld besluit 1. De Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning Gilze en Rijen 2024 vast te stellen, met terugwerkende kracht per 1 januari 2024; 2. Structureel een bedrag van €14.000,00 ten behoeve van de fractieondersteuning, te verwerken in de eerste turap van 2024. 2. Eerdere besluitvorming  22-12-2003: Voorstel tot het vaststellen van de Verordening op de ambtelijke bijstand en op de fractieondersteuning 2003;  19-06-2023: Voorstel tot het vaststellen van Reglement van orde gemeenteraad en raadscommissies Gilze en Rijen 2023. 3. Samenvatting Met de voorgestelde aanpassing van de Verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning wordt de (verouderde) vigerende verordening voor wat betreft de ambtelijke bijstand in overeenstemming gebracht met de werkwijze zoals deze al enkele jaren in de praktijk wordt toegepast. Op het punt van de fractieondersteuning veranderen er een aantal zaken zodat de fracties beter worden gefaciliteerd in de mogelijkheid om zich individueel en als fractie te ontplooien op het gebied van de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken. De verordening kent een andere opbouw dan zijn voorganger, omdat de voorliggende verordening, met uitzondering van het deel dat betrekking heeft op de fractieondersteuning, gebaseerd is op de modelverordening van de VNG.

Voorstel 4. Inleiding De huidige verordening dateert van 2003, waarmee deze verordening na ruim 20 jaar enige aandacht behoefde. De voorliggende verordening gaat uit van de meest recente modelverordening van de VNG uit 2019, de behoeften van het presidium met betrekking tot het aanstellen van fractieondersteuners en de scholingsbehoeften van de fracties welke naar voren zijn gekomen in de raadsmonitor die eind 2023 door de raadsleden is ingevuld. De nieuwe verordening heeft als doel de actuele afspraken te borgen en de fracties beter in staat om de kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taken uit te voeren. 5. Ambtelijke bijstand Het deel van de verordening dat betrekking heeft op de regeling van de ambtelijke bijstand is op inhoud nagenoeg gelijk gebleven aan de verordening uit 2003. De bescheiden afwijkingen zijn aanvullingen op basis van de procedures zoals deze al geruime tijd worden toegepast. 6. Fractieondersteuning Ten opzichte van de vorige verordening zijn de volgende elementen uitgebreid dan wel toegevoegd:  Fractieondersteuners (art. 6 en art. 7 lid 2 sub b)  Recht op financiële bijdrage (art. 7)  Besteding financiële bijdrage (art. 9 lid 2 sub e)  Declaraties (art. 10) Fractieondersteuners De voorliggende verordening biedt fracties de mogelijkheid om fractieondersteuners aan te stellen.

Onder ‘fractieondersteuner’ wordt verstaan ‘een persoon die werkzaamheden verricht voor één van de fracties of groepen uit de raad en door de betreffende fractie of groep bij de griffier formeel is aangemeld zijnde fractieondersteuner’. Recht op financiële bijdrage De financiële bijdrage kent drie onderdelen: het algemene fractiebudget, het scholingsbudget en het budget voor fractieondersteuners.  Het algemene fractiebudget is geïndexeerd naar een bedrag van €1.500,00 per volledig kalenderjaar.  Het scholingsbudget is opgebouwd uit een vast en een variabel deel. Het vaste deel bedraagt €300,00 per volledig kalenderjaar, het variabele deel €200,00 per raadslid per volledig kalenderjaar. Hierdoor heeft iedere fractie minimaal €500,00 per kalenderjaar beschikbaar om te voorzien in haar scholingsbehoeften. Dit bedrag kan worden aangevuld uit het algemene fractiebudget.  Het budget voor fractieondersteuner bedraagt €600,00 per volledig kalenderjaar. Dit budget gaat uit van maximaal één persoon die werkzaamheden verricht voor een fractie. De fractieondersteuner ontvangen een vrijwilligersvergoeding van €50,00 per maand. Besteding financiële bijdrage Om de kans op toekomstige onduidelijkheden over de declarabiliteit van bepaalde gemaakte kosten te verkleinen, is in bijlage van de verordening een normenkader opgenomen.

Declaraties In de nieuwe verordening is opgenomen dat de gemaakte declarabele kosten afhankelijk van de voorkeur van de fractie per kwartaal of per jaar kan worden gedeclareerd. Daarnaast wordt in de

2

nieuwe verordening beschreven wat de termijn voor het indienen van de declaraties is en welke processtappen er zijn bij de beoordeling van de declaraties. 7. Argumenten Artikel 33 van de Gemeentewet bepaalt dat de raad en elk van zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand en dat de in de raad vertegenwoordigde groeperingen (de fracties) recht hebben op ondersteuning. Met betrekking tot de ambtelijke bijstand en de ondersteuning van fracties moet de raad een verordening vaststellen die ten aanzien van de ondersteuning regels over de besteding en de verantwoording bevat. Met deze verordening wordt hieraan uitvoering gegeven. 8. Risico’s en kanttekeningen n.v.t. 9. Alternatieven Binnen de wettelijke kaders zijn er, afhankelijk van de ambities van de raad, verschillende alternatieven mogelijk. 10. Lasten, baten en dekking Op basis van de voorliggende begroting en de huidige samenstelling van de gemeenteraad worden de uitgaven voor de fractieondersteuning begroot op een bedrag van €21.000,00 per kalenderjaar. Het huidige budget bedraagt €7.000,00 per kalenderjaar. Omdat binnen het budget van de griffie geen dekking beschikbaar is voor de overige €14.000,00, dient een bedrag van €14.000,00 per jaar te worden verwerkt in de eerste turap 2024. 11. Communicatie Na vaststelling zal op de gebruikelijke wijze bekendmaking van de verordening plaatsvinden. 12.

Vervolg De verordening wordt op de gebruikelijke wijze gepubliceerd en treed één dag na publicatie, met terugwerkende kracht per 1 januari 2024, in werking.

PRESIDIUM VAN DE GEMEENTERAAD VAN GILZE EN RIJEN S. (Saskia) van Dijk griffier

Bijlage(n) :

D.A. (Derk) Alssema burgemeester

1. Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning Gilze en Rijen 2024 2. Verordening op de ambtelijke bijstand en op de fractieondersteuning 2003

3

Agendapunt … Vergadering d.d. 19 mei 2024 DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN; gezien het voorstel van het presidium d.d. 4 april 2024;

besluit: 1. De Verordening Ambtelijke Bijstand en Fractieondersteuning Gilze en Rijen 2024 vast te stellen, met terugwerkende kracht per 1 januari 2024; 2. Structureel een bedrag van €14.000,00 ten behoeve van de fractieondersteuning, te verwerken in de eerste turap van 2024. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 19 mei 2024 DE RAAD VOORNOEMD, de griffier,

de voorzitter,

S. van Dijk

D.A. Alssema

4