raadsvoorstel vaststellen nota inkoop en aanbestedingsbeleid 2021 ABG gemeenten

GEMEENTE

G I (,

en$en

RAADSVOORSTEL

Raadsvergadering

19 juli2O2L

Agendapunt:

10

Behandelend medewerker: Cluster: Afdeling

Rick Roovers

Portefeuillehouder

wethouder Vermorken

lnkoop

Programma

0

Financiën & Control

Voorstel tot vaststellen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2021

1. Samenvatting Aonleiding: Het huidige lnkoop- en Aanbestedingsbeleid van de ABG-organisatie en drie ABG-gemeenten stamt uit 2017. Deze beleidsnota is inmiddels gedateerd en sluit niet meer aan op de actuele wet- en regelgeving. Daarnaast zien we steeds duidelijker de beweging dat inkoop niet een op zichzelf staand proces is. Het gaat niet uitsluitend om het verwerven van het Werk, de Levering of de Dienst, maar ook om het behalen van een breder rendement door bij te dragen aan de (integrale) bestuurlijke doelstellingen en ambities. Deze elementen zijn nadrukkelijk in het nieuwe beleid verwerkt. Bij de actualisatie is rekening gehouden met het verminderen van administratieve lasten voor zowel leveranciers als de ambtelijke organisatie.

Gevroogde beslissing: de nota "lnkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 ABG-gemeenten" vast te stellen Beoogd effect: Een professioneel lnkoop- en Aanbestedingsbeleid helpt ons om een doelmatig inkoper te zijn. Dat draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft ook zichtbare verbeteringen van de

kwaliteit van opdrachten: onder meer door efficiënte en innovatieve oplossingen te stimuleren. Bovendien biedt het aanbestedingsbeleid mogelijkheden om in bredere zin een bijdrage te leveren aan gemeentelijke doelstellingen. 2. Onderbouwing, aanpak, uitvoering

ln 2O2O is door de gemeente Gilze en Rijen een artikel 213a onderzoek uitgevoerd naar aanbestedingen in haar gemeente. ln het rapport staan negen aanbevelingen die als basis hebben gediend voor dit nieuwe beleid. Samengevat gaat het om: a) De verplichting tot betrokkenheid van een inkoopadviseur bij aanbestedingstrajecten; b) De borging van een sluitende interne controle op aanbestedingen (registratie, bevoegdheden, dossiervorming, ra pportage); c) De aanpassing van de drempelbedragen voor nationaal openbare aanbestedíngen; d) De zorg (vooral bij complexe en meerjarige aanbestedingen) voor een goede balans in de gunningscriteria en waakzaamheid op mogelijke neveneffecten van gunning op basis van laagste prijs; e) Het werken met raamcontracten (bijvoorbeeld met lokale ondernemers). Bij het opstellen van het lnkoop en Aanbestedingsbeleid hebben alle negen aanbevelingen een plaats gekregen. Het voorstel bevat ook zaken die zien op de uitvoering. Hoewel strikt formeel dit de bevoegdheid van het College raakt, willen we een integraal document aan uw raad aanbieden. RS21.00073 Zaaknumme r:318219

Ten opzichte van het voorgaande lnkoop- en Aanbestedingsbeleid (20t7-2O2O) zijn de belangrijkste

wijzigingen: 1. Een offensiever lnkoop- en Aanbestedingsbeleid wat kan leiden tot meer ruimte voor lokale ondernemers. Het offensieve karakter van het aanbestedingsbeleid komt tot uitdrukking in de verhoogde drempelbedragen (in rood de drempelbedragen conform lnkoop- en Aa n bested i ngsbeleid 2OL7 -2020) en ee n motivatieve rpl ichti ng:

Drempelbedrag, exclusief BTW

Te hanteren aanbestedingsvorm

Leveringen en diensten o Tot € 70.000,-

a

Enkelvoudig onderhands, indien > € 30.000,- met motivatie (*1) Meervoudig onderhands, indien > €

a

125.000,- met motivatie (*1) Nationaal openbaar (*2)

a

Europese Aanbested

a

Enkelvoudig onderhands, indien > € 75.000,- met motivatie (*L) Meervoudig onderhands, indien > €

a

(€ 25.000,-)

r

Van € 70.000,- tot € 150.000,(€ 25.000,- tot € 125.000,-)

r Van € 150.000,- tot Europese drempel o Vanaf de Eu se drempel Werken a

Tot € 150.000,(€ 25.000,-)

a

Van € L50.000,- tot € 3.000.000,(€ 50.000,- tot € 1.000.000,-) Van € 3.000.000,- tot de EuroPese

a

drempel Vanaf de Europese drempel

a

a

1.500.000,- met motivatie (*1)

Sociale- en specifieke diensten o Tot € 70.000,-

a

Nationaal openbaar

a

Europese Aanbesteding

a

Enkelvoudig onderhands, indien > € 30.000,- met motivatie (*1) Meervoudig onderhands, indien > €

(€ 50.000,-)

o Van € 70.000,- tot € 350.000,-

a

125.000,- met motivatie (*L)

(€ 50.000,- tot € 350.000,-)

r

Vanaf € 350.000,- tot de Europese

drempel

o Vanaf de Europese drempel

a

NationaalOpenbaar

r

Euro

Aanbesteding

Bovenstaande bedragen ziin ofgeleid van de op dit moment geldende regelgeving, met name de vigerende Gids Proportionaliteit en de Europese drempelbedragen. Vanuit de regelgeving vindt periodiek een oonpossing ptaats van de verschillende drempelbedragen. De bedrogen in bovenstoande tobetworden in die gevallen oangepost oon de nieuwe regelgeving. (*7) lndien geen steekhoudende motivotie gegeven kon worden, kies don de eerstvolgende'hogere' aanbestedingsvorm. (*2) uitzondering hierop zijn de sociale- en specifieke diensten zools vernoemd onder bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU. Zie hiervoor noder 3.70.

2

Door het verruimen van de drempelwaarden is het voor de gemeente (of ABG-organisatie) mogelijk om meer aanbestedingen via een meervoudig onderhandse uitvraag in de markt te zetten. Concreet betekent dit dat de gemeente bij de meervoudig onderhandse procedure altijd een lokale ondernemer (zie 1-.3 begrippen en definities) uitnodigt (zie paragraaf 4.7). Zo krijgen lokale en regionale ondernemers meer kans om mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten. Uitzondering hierop zijn opdrachten die dermate gespecialiseerd zijn dat op voorhand reeds duidelijk is dat er geen ondernemer in de regio te vinden is die de opdracht zonder een significant groter risico, conform de gestelde specificaties uit kan voeren. 2. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, waaronder o.a. Social Return on lnvestment (SROI), Duurzaamheid en Fairtrade, hebben een prominentere plaats gekregen in het inkoop- en aa nbestedingsbeleid (pa ragrafen 4.2 t/ m a.6). 3. Op verschillende plaatsen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn symbolen opgenomen. Deze symbolen duiden op specifieke, belangrijke informatie. Daarmee kunnen de aanbestedende vakafdelingen duidelijkere en betere afwegingen maken bij de verschillende aanbestedingen (zie als voorbeeld paragraaf 4.9). 4. Daarnaast zijn rollen, taken en bevoegdheden duidelijker verwoord (zie hoofdstuk 5). 3. Alternatieven

Het periodiek actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is noodzakelijk om aan de laatste wet- en regelgeving te voldoen. Daarnaast geeft een lokaal inkoop- en aanbestedingsbeleid duidelijkheid over hoe er lokaalwordt ingekocht (de aanbestedingswetgeving laat immers ruimte voor lokale inkleuring). Ook in het kader van de rechtmatigheidstoetsing heeft het inkoop- een aanbestedingsbeleid een functie (mede in het kader van de accountantscontrole). Ergo, het niet vaststellen van een lokaal inkoop- en aanbestedingsbeleid is geen optie. 4. Lasten, baten en dekking lnvestering: Aan het vaststellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn geen kosten verbonden. Opleiding en training geschiedt door het lnkoopbureau West-Brabant die dit'om niet'aanbieden. Eenmalige kosten: Het opstellenvan het inkoqpbeleid vallen onder de reguliere werkzaamheden van de ABGorganisatie en het lnkoopbureau :

Structurele kosten: Het nieuwe inkoopbeleid kent geen structurele kosten. Dekking: Niet van toepassing, zie bovenstaande.

5. Duurzaamheid De ABG-organisatie en ABG-gemeenten hebben zich als doelgesteld om zoveel als mogelijk

duurzaam in te kopen. ln het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid is doelstelling verwoord in de paragrafen 4.2 tot en met 4.6. Bij het opstellen van programma's van eisen of het opstellen van een aanbestedingsleidraad dienen onderwerpen als Fairtrade of Social Return on lnvestment dus steeds afgewogen te worden. Hierdoor leveren de ABG-organisatíe en ABG-gemeenten een directe bijdrage (inzet inkoopkracht) aan een betere wereld. Maar ook indirect door het vervullen van een voorbeeldfunctie van de gemeente in het maatschappelijk verkeer. Ook marktpartijen pleiten in toenemende mate voor ambitieus duurzaam inkoopbeleid dat bijdraagt aan een versnelling en verdieping van de verduurzaming en ínnovatie.

3

6. Commissiebehandeling De commissiebehandeling heeft niet tot aanpassing van dit voorstel geleid

7. Relatie ABG-Organisatie Het voorgestelde lnkoop- en Aanbestedingsbeleid202l is identiek voor de drie ABG-gemeenten en de ABG-organisatie. Deze harmonisatie is essentieel om op een doelmatige en rechtmatige manier aan te besteden vanuit de ABG-organisatie. 8. Risico's De ABG-organisatie en ABG-gemeenten kiezen ervoor een offensieve, ondernemende aanbestedingsstrategie te hanteren. We nemen de ruimte om procedures te hanteren die volgens de Gids proportionaliteit oranje tot de grens van rood zijn. lndien de opdrachtwaarde in het oranje valt, geldt echter wel een motivatieplicht. Deze motivatie moet vanuit de vakafdelingen wel worden nagekomen. De motivatie wordt ter instemming voorgelegd aan het college of het ABG-bestuur. Afstemming met de inkoopadviseur over de motivatie is verplicht. Daarmee wordt dit risico zoveel

mogelijk afgedekt. 9. Vervolg

Planning: Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal in werking treden op het moment dat alle 4 de entiteiten binnen de ABG-organisatie dit beleid hebben vastgesteld. Het nieuwe beleid geldt voor nieuwe inkoop- en aa nbestedingstrajecten. Communicotie: Extern wordt in overleg met de afdeling Communicatie een persbericht opgesteld. De strekking van dit bericht is dat met het nieuwe ABG-brede lnkoop- en Aanbestedingsbeleid er meer ruimte komt voor lokaal ondernemerschap en dat daarnaast de thema's duurzaamheid en SROI een duidelijker plaats hebben gevonden in het beleid. We brengen het nieuwe lnkoop- en Aanbestedingsbeleid ook onder de aandacht van de lokale ondernemersverenígingen ten behoeve van hun leden.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN GILZE EN RIJEN

R.M. (René)Wiersema secretaris

D.A. (Derk)Alssema

burgemeester

Biitage(n): 7) lnkoop- en Aanbestedingsbeleid 2021

4

I *o v

-2a zt Raad d.d. I stemming zonder hoofdelijke is besloten conform ontwerP-raadsbesluit