Raadsvoorstel uitbreiding griffie

RAADSVOORSTEL Commissie: Afdeling: Zaaknummer:

Griffie

Raadsvergadering: Portefeuillehouder: Programma:

24 maart 2025 Werkgeverscommissie Bestuur en ondersteuning

Voorstel tot uitbreiding van de griffie

1. Voorgesteld besluit 1. De formatie van de griffie uit te breiden met: a. Raadsadviseur/plaatsvervangend griffier, 36 uur, 1 fte, aanloopschaal 10 met eindschaal 11 (nieuw) b. Raadsadviseur, 4 uur, 0.12 fte, schaal 10 (uitbreiding bestaande functie) c. Griffiemedewerker, 4 uur, 0.12 fte, schaal 8 (uitbreiding bestaande functie) 2. De kosten voor de uitbreiding te verwerken in de 1e tussentijdse rapportage 2025. 2. Eerdere besluitvorming  Begroting 2022: Om een toekombestendige griffie te realiseren is de formatie van de griffie uitgebreid met de functie van een raadsadviseur. Ook is voorzien in structureel opleidingsbudget. 3. Samenvatting De werkgeverscommissie van de gemeenteraad van Gilze en Rijen stelt voor de formatie van de griffie uit te breiden vanwege een structureel hoge werkdruk, het vertrek van een tijdelijke raadsadviseur en de toenemende complexiteit van raadswerkzaamheden. Het voorstel omvat de aanstelling van een nieuwe raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en uitbreiding van bestaande functies. De uitbreiding moet de raad beter ondersteunen en de werkdruk binnen de griffie verlagen.

Voorstel 4. Inleiding Dit voorstel komt voort uit de noodzaak om de formatie van de griffie uit te breiden. Er zijn vier belangrijke redenen die deze uitbreiding rechtvaardigen: 1. Vertrek van een tijdelijke raadsadviseur per 1 april aanstaande De raadsadviseur vervulde tijdelijk extra uren binnen de griffie, naast reguliere raadsondersteuning met name gericht op projecten. Het vertrek betekent een vermindering van de beschikbare capaciteit, waardoor structurele ondersteuning noodzakelijk wordt. 2.

Huidige werkdruk De griffiemedewerkers werken structureel meer uren dan gecontracteerd. De werkdruk is hoog en er is sprake van continue piekbelasting. Dit heeft gevolgen voor de duurzaamheid en continuïteit van de werkzaamheden.

Zaaknummer:

3.

Verwachte toekomstige ontwikkelingen binnen de bezetting van de griffie De ondersteuning van de gemeenteraad wordt steeds complexer. Nieuwe werkstromen en taken vereisen een bredere en meer flexibele bezetting om de kwaliteit van de ondersteuning te waarborgen. Om de continuïteit van de griffie te waarborgen en een aantrekkelijke werkgever blijven is nu strategische voorbereiding nodig.

4.

De griffie wil de raad beter bedienen De raad heeft behoefte aan meer strategische ondersteuning, een betere informatievoorziening en een bredere invulling van de kaderstellende rol. Dit vraagt om een versterking van de griffie om aan deze verwachtingen te voldoen.

5. Argumenten 1.1 De huidige capaciteit en functieverdeling voldoet niet meer. De formatie (capaciteit en functieverdeling) van de griffie van de gemeente Gilze en Rijen is al enige tijd onderwerp van gesprek in de werkgeverscommissie. De formatie bestaat uit 1 fte griffie, 0,88 fte raadsadviseur en 0,67 fte griffiemedewerker. Daarnaast is tijdelijk een raadsadviseur voor 0,67 fte toegevoegd aan de griffie. Op dit moment komt de griffie niet toe aan de gewenste functieverdeling. De griffier is niet alleen eindverantwoordelijk, maar ondersteunt ook procesmatig, waardoor strategische taken onder druk staan. De raadsadviseur heeft onvoldoende ruimte voor inhoudelijke ondersteuning en moet daarnaast procesmatige taken uitvoeren. Hierdoor blijft er te weinig capaciteit over om de raad optimaal te ondersteunen. De administratieve en organisatorische taken liggen grotendeels bij de griffiemedewerker, maar ook hier is onvoldoende ruimte voor vernieuwing. De aanleiding voor het gesprek over de formatie is tweeledig: 1. de benodigde en gevraagde ondersteuning van de gemeenteraad; 2. de werkdruk binnen de griffieorganisatie. De nieuwe griffier is bij haar aantreden in december 2024 gevraagd om de ondersteuning aan de gemeenteraad en de werkdruk van de griffie onderbouwd in beeld te brengen. Dit is gedaan door het onderscheiden van drie werkstromen: 1.

werkzaamheden gerelateerd aan de vergadercyclus; 2. projecten (denk hierbij aan handen uit de mouwen, evaluatie verordening burgerinitiatieven, het ontwikkeltraject van de vergaderstructuur); en 3. overige werkzaamheden (denk hierbij aan werkgroep kwaliteitsbevordering BBV, implementatie Office365, inwerkprogramma nieuwe medewerkers ambtelijke organisatie, werkzaamheden tussen/voor de ABG-gemeenten, en actualiteiten die acuut aandacht vragen). Uit de analyse blijkt dat de huidige formatie voldoende is om de administratieve werkzaamheden voor de vergadercyclus uit te kunnen voeren, maar dat de huidige formatie onvoldoende is om projecten te kunnen draaien, invulling te geven aan de overige werkzaamheden en de inhoudelijke ondersteuning gedurende de vergadercyclus. Als gevolg hiervan werken alle medewerkers van de griffie structureel meer uren dan gecontracteerd, er is sprake van een continue piekbelasting. Dit in een situatie waarin tijdelijk 0,67 fte extra beschikbaar was die werd ingevuld door een raadsadviseur welke werd ingezet op raadsondersteuning en projecten. Daarnaast zijn er verschillende ABG-brede overstijgende taken zoals de begeleiding van de verbindingscommissie en afstemming over bijvoorbeeld verkiezingen.

Zaaknummer:

De continuïteit van de griffie komt, bijvoorbeeld bij ziekte of ontslag van een medewerker, direct onder druk te staan. Kijkend naar de toekomst wordt hier nadrukkelijk aandacht voor gevraagd. Ook hier moet op geanticipeerd worden. 1.2 De raad heeft in de afgelopen raadsperiode een belangrijke doorontwikkeling gemaakt. De formatie van de griffie moet hierop worden aangepast. De griffier heeft ook een analyse gemaakt van de positionering en werkwijze van de raad in relatie tot de gewenste ondersteuning vanuit de griffie. De raad heeft zich deze raadsperiode verder ontwikkeld, dat blijkt onder andere uit het volgende:  De raads- en commissieleden weten de griffie beter te vinden met specifieke vragen die passen bij de invulling van hun rol;  De raad agendeert zelf sinds 2023 steeds actiever door middel van oplegnotities;  De raadsleden zijn toegankelijker geworden zodat de belangen van inwoners goed gehoord en besproken worden en vertaald worden naar voorstellen en beleid. Daarnaast zijn een aantal duidelijk wensen van de raad zichtbaar:  De raad wil door middel van een strategische raadsagenda zelf meer regie voeren over de agenda van de raad en hier duidelijk in prioriteren;  De informatievoorziening van de raad vindt grotendeels plaats door een schriftelijke vragenronde.

Het beter benutten van raadsinformatieavonden kan bijdragen aan een efficiënter werkende raad; en  De raad wil een beweging maken van een controlerende en volksvertegenwoordigende raad naar een raad die ook zijn kaderstellende rol tot wasdom laat komen. De positieve en gewenste ontwikkelingen maken dat er een groter beroep wordt gedaan op de griffie. 1.3 Met de werkgeverscommissie zijn in het voortraject vier uitgangspunten besproken voor uitbereiding van de griffie. Dit voorstel voorziet hierin. Uitgangspunten uitbreiding formatie: 1. De ondersteuning van de gemeenteraad bevindt zich op een voor de raad gewenst niveau; 2. De ondersteuning past bij het takenpakket dat de gemeenteraad van Gilze en Rijen in het huidige tijdsgewricht heeft; 3. De ondersteuning past bij de door de raad gewenste rol van de griffier en de griffie; 4. De ondersteuning maakt dat de werkdruk voor en inzet van de griffiemedewerkers ook op lange(re) termijn aanvaardbaar is: bij griffiewerk hoort piekbelasting, maar hier moet hersteltijd tegenover staan. 1.4 Dit voorstel sluit aan bij landelijke ontwikkelingen. Griffies in Nederland zijn over het algemeen te klein om voldoende toegerust te zijn op het uitgebreidere en inhoudelijk ingewikkelder takenpakket dat de afgelopen jaren naar de raad (en daarmee naar de griffie is gekomen.

Ook op landelijk niveau wordt de discussie over de omvang van de griffie gevoerd. Rode draden hierin zijn dat de griffies in Nederland over het algemeen te klein zijn en ze onvoldoende toegerust zijn voor het uitgebreider en inhoudelijk ingewikkelder takenpakket dat de afgelopen jaren naar de raad (en daarmee naar de griffie) is toegekomen. Dat schaadt als eerste de positie van de raad, die hierdoor niet voldoende in positie wordt gebracht om zijn kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende rol te vervullen. Dit leidt op zijn beurt tot een zwakkere lokale democratie. Een ander gevolg is dat in de relatie tussen de raad en de griffie dit kan leiden tot aan de ene kant een onwenselijk hoge werkdruk bij de griffie, terwijl de raad aan de andere kant tegelijkertijd de indruk heeft maar half bediend te worden. Zaaknummer:

Een laatste rode draad in de landelijke discussie is ten slotte dat – zoals de Raad voor het Openbaar Bestuur het in 2020 verwoordde – decentrale volksvertegenwoordigers handelingsverlegen zijn om in zichzelf te investeren. In andere woorden: raden vinden het moeilijk om geld aan hun eigen noodzakelijke ondersteuning uit te geven. Veel griffies zijn de laatste tijd met deze ontwikkelingen aan de slag gegaan. Ook het ministerie van Binnenlandse zaken heeft aandacht voor een minimale bezetting bij griffies en pakt hier dit jaar een actieve rol in. Om een aantrekkelijke werkgever te blijven is het zaak om niet achter te blijven in deze ontwikkelingen. 6. Risico’s en kanttekeningen 1.1 De huidige arbeidsmarkt maakt invulling van de vacature mogelijk lastig. De krapte binnen het werkveld van griffies maakt het mogelijk lastig om een nieuwe raadsadviseur te vinden. Het is mogelijk dat de functie niet meteen na de eerste wervingsronde vervuld wordt. 1.2 Functiewaardering dient formeel nog plaats te vinden De nieuwe functie van raadsadviseur is nog niet ingepast in het functieboek en het salaris is daarom nog niet vastgesteld. De werkzaamheden van de nieuwe raadsadviseur worden zwaarder ingeschat dan die van de bestaande functie van raadsadviseur en e.e.a.

wordt voorgelegd aan ……voor inschatting van het niveau, waarbij de verwachting is dat de nieuwe functie in salarisschaal 11 kan komen. 7. Alternatieven N.v.t. 8. Lasten, baten en dekking Structurele kosten:  Raadsadviseur/plaatsvervangend griffier, 36 uur, 1 fte, aanloopschaal 10 met eindschaal 11 (nieuw): schaal 10 € 99.300, oplopend naar € 112.900 (eindschaal 11). Hierbij komt nog € 10.500 werkplekkosten (standaard voor nieuwe medewerkers)  Raadsadviseur, 4 uur, 0.12 fte, schaal 10 (uitbreiding bestaande functie): € 11.000  Ondersteuner, 4 uur, 0.12 fte, schaal 8 (uitbreiding bestaande functie): € 8.900 Voor een heel jaar is dit bij elkaar (inclusief werkplek) uitgaande van aanloopschaal 10 € 130.000 Per 1 juni betekent dit bij elkaar (inclusief werkplek) uitgaande van aanloopschaal 10 € 76.000 Per 1 juli betekent dit bij elkaar (inclusief werkplek) uitgaande van aanloopschaal 10 € 65.000 Binnen het budget van de griffie is geen dekking beschikbaar voor deze kosten, daarom dient dit te worden verwerkt in de 1e tussentijdse rapportage 2025. 9. Duurzaamheid en inclusie Wij streven naar een inclusieve griffie waar iedereen zich welkom voelt. In onze wervingsprocessen houden we rekening met biases om gelijke kansen te waarborgen. Onze vacatureteksten worden zorgvuldig opgesteld om inclusiviteit te bevorderen en vooroordelen te vermijden. 10.

Relatie tot ABG-Organisatie De medewerkers van de griffie, met uitzondering van de griffier, worden momenteel gedetacheerd vanuit de ABG-organisatie aan de gemeente Gilze en Rijen. De nieuwe raadsadviseur komt in dienst

Zaaknummer:

van de gemeente Gilze en Rijen. Voor de overige medewerkers van de griffie wordt dit op een later moment opgepakt. 11. Communicatie en vorm van participatie N.v.t. 12. Vervolg Planning: Na besluitvorming door de raad start de werving van een nieuwe raadsadviseur. NAMENS DE WERKGEVERSCOMMISSIE N.J.M. (Bart) van Enschot voorzitter werkgeverscommissie

Bijlage(n) :

M.J. Geerts secretaris werkgeverscommissie

-

Zaaknummer:

Agendapunt Vergadering d.d. 24 maart 2025 DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN; gezien het voorstel van de werkgeverscommissie gelet op het bepaalde in; besluit: 1. De formatie van de griffie uit te breiden met: a. Raadsadviseur/plaatsvervangend griffier, 36 uur, 1 fte, aanloopschaal 10 met eindschaal 11 (nieuw) b. Raadsadviseur, 4 uur, 0.12 fte, schaal 10 (uitbreiding bestaande functie) c. Griffiemedewerker, 4 uur, 0.12 fte, schaal 8 (uitbreiding bestaande functie) 2. De kosten voor de uitbreiding te verwerken in de 1e tussentijdse rapportage 2025.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 24 maart 2025 DE RAAD VOORNOEMD, de griffier,

de voorzitter,

M.J. Geerts

D.A. Alssema

Zaaknummer: