Raadsvoorstel tot aanwijzen plaatsvervangend griffier

RAADSVOORSTEL Behandelend medewerker: Cluster: Afdeling

Saskia van Dijk

Raadsvergadering: Portefeuillehouder:

19 december 2022 Presidium

Programma:

0. Bestuur en ondersteuning

Griffie

Voorstel tot aanwijzen plaatsvervangend griffiers

1. Voorgesteld besluit 1.

Mevrouw J.G. (Jolanda) Honcoop-van der Wulp en de heer H.C. (Herman) Veraart aan te wijzen als plaatsvervangend griffier in de gemeente Gilze en Rijen

2. Eerdere besluitvorming Aanwijzingsbesluit plaatsvervangend griffier 17-10-2022 3. Samenvatting Op 17 oktober heeft de raad de heer Jennissen aangewezen als plaatsvervangend griffier. Indien zowel de griffier als de plaatsvervangend griffier ziek of afwezig zijn is er geen vervanging. Om deze kwetsbaarheid te ondervangen en de voortgang van de raadsvergaderingen te waarborgen wordt voorgesteld de griffiers van de twee andere ABG-gemeenten aan te wijzen als plaatsvervangend griffier in Gilze en Rijen.

Voorstel 4. Inleiding Als de griffier afwezig is worden haar taken waargenomen door de plaatsvervangend griffier. Er is echter niets geregeld als de griffier en de plaatsvervangend griffier beide afwezig zijn. Dit voorstel voorziet hierin. 5. Argumenten 1.1 De raad regelt de vervanging van de griffier De gemeentewet schrijft voor dat in iedere vergadering van de gemeenteraad een griffier aanwezig is. Als de griffier afwezig is worden zijn taken waargenomen door de plaatsvervangend griffier. De raad regelt de vervanging van de griffier (art. 107d Gemeentewet). De vereisten waaraan de griffier moet voldoen zijn ook van toepassing op de degene die de griffier vervangt. 1.2 Achtervang is gewenst Tot nu toe is er niets geregeld voor het geval zowel de griffier als de plaatsvervangend griffier ziek of afwezig zijn. Om te voorkomen dat er dan ad hoc iets geregeld moet worden, wordt voorgesteld te voorzien in vervanging. Afgesproken is dat dat de griffiers van de drie ABG-gemeenten (AlphenChaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen) worden aangewezen als plaatsvervangend griffier in de andere ABG-gemeenten. Mocht dan de griffier én de plaatsvervangend griffier afwezig zijn dan kan onderlinge vervanging plaatsvinden.

1.3 Minder kwetsbaar door onderlinge vervanging Het voorstel is om de griffier van Alphen-Chaam (Jolanda Honcoop) en de griffier van Baarle-Nassau (Herman Veraart) aan te wijzen als plaatsvervangend griffier in Gilze en Rijen. De griffier van Gilze en Rijen (Saskia van Dijk) wordt dan aangewezen als plaatsvervangend griffier in Alphen-Chaam en Baarle-Nassau. Iedere ABG-griffier kan dan als het nodig is als plaatsvervangend griffier optreden in de andere twee gemeenten. 1.4 Vervanging kan soepel verlopen. Door het regulier overleg tussen de ABG-griffiers en afstemming van werkwijzen zijn de griffiers op de hoogte van het verloop van de raadsvergaderingen in de andere gemeenten. Bovendien zijn de griffiers voor de meeste raadsleden geen onbekenden, vanwege de contactmomenten en gezamenlijke bijeenkomsten met de drie raden. Dit maakt dan onderlinge vervanging soepel kan verlopen. 6. Risico’s en kanttekeningen Deze plaatsvervanging geldt primair voor de aanwezigheid tijdens een raadsvergadering. Mocht een van de griffiers uitvallen dan zal in die gemeente naar een passende oplossing worden gezocht om te continuïteit te waarborgen. 7. Alternatieven De raad zou kunnen besluiten de vervanging van de griffier anders te regelen. 8. Lasten, baten en dekking Niet van toepassing 9.

Relatie tot ABG-Organisatie Beide aan te wijzen plaatsvervangend griffiers zijn griffier in een ABG-gemeenten. Het is een voordeel dat de drie gemeenten samenwerken binnen dezelfde ambtelijke organisatie. 10. Communicatie en vorm van participatie Over dit raadsvoorstel zal op de gebruikelijke wijze worden gecommuniceerd. 11. Vervolg Nadat de raad heeft besloten tot het aanwijzen van de plaatsvervangend griffiers, kan er indien nodig snel in vervanging worden voorzien. Na besluitvorming zullen beide griffiers de eed/belofte afleggen in handen van de voorzitter.

HET PRESIDIUM S. van Dijk griffier

D.A. Alssema voorzitter

DE RAAD VAN DE GEMEENTE Gilze en Rijen;

gelezen het voorstel; gelet op artikel art. 107d Gemeentewet.

besluit: 1.

Mevrouw J.G. (Jolanda) Honcoop-van der Wulp en de heer H.C. (Herman) Veraart aan te wijzen als plaatsvervangend griffier in de gemeente Gilze en Rijen

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 19 december 2022 DE RAAD VOORNOEMD, de griffier,

de voorzitter,

S. van Dijk

D.A. Alssema