Raadsvoorstel Toekomstige huisvesting Bestuurszetel Gilze en Rijen

RAADSVOORSTEL Commissie Middelen Raadsvergadering: Cluster: Afdeling

30 januari 2023 13 februari 2023 Gebouwenbeheer Leefomgeving

Agendapunt: Portefeuillehouder: Programma:

Wethouder Scheifes bestuur en ondersteuning

Voorstel tot Toekomstige huisvesting Bestuurszetel in huidig gebouw

1. Voorgesteld besluit 1. Scenario 2, bestuurszetel in bestaand gebouw, verder uit te werken, waarbij de resultaten van de marktverkenning worden meegenomen. 2. Beschikbaar stellen van een voorbereidingskrediet van € 440.000,-- voor uitwerking van een voorlopig ontwerp.

2. Eerdere besluitvorming Op 11 oktober 2021 zijn door de gemeenteraad de Uitgangspunten voor het ontwerpvoorstel voor de huisvesting van de ABG-organisatie vastgesteld met inachtneming van de uitleg en visie van het ABG-bestuur, zoals vervat in de memo d.d. 13 juli 2021. In het ontwerpvoorstel zijn de volgende 5 stappen beschreven: 1. Er worden procesafspraken opgesteld en dit proces wordt vastgesteld door de drie gemeenteraden. 2. Alle wensen/eisen/no go’s/’toegeef-punten’ worden opgehaald bij de deelnemers (gemeenteraden/colleges/ABG-bestuur/directie/management en ondernemingsraad/medewerkers) om te komen tot een gezamenlijke ‘notitie van uitgangspunten’. Dit proces wordt door een externe begeleid. De notitie van uitgangspunten wordt door de gemeenteraden vastgesteld. 3. Op basis van de uitgangspunten wordt een ontwerpvoorstel opgesteld en vastgesteld, zodat dit uitgewerkt kan worden tot één eenduidig en concreet plan. 4. Er wordt een definitief voorstel voorgelegd en vastgesteld. 5. Het plan wordt uitgevoerd. Met dit raadsvoorstel wordt stap 3 van de bestuurszetel Gilze Rijen afgerond en kan stap 4 worden opgestart. 3. Samenvatting Er is besloten om op een nieuwe locatie in Gilze en Rijen, de centrale huisvestiging voor de ABGorganisatie te realiseren. Tevens is besloten om in iedere gemeente een bestuurszetel te realiseren. Hiervoor zijn de 5 processtappen afgesproken.

In oktober 2021 is stap 2 afgerond en is de voorbereiding op stap 3 ingezet. In deze stap neemt iedere gemeenteraad ook een besluit over de bestuurszetel, het huis van de democratie, van de eigen gemeente. In de bestuurszetel zijn de werk- en vergaderruimtes van het gemeentebestuur gehuisvest en ook wordt hier de publieksdienstverlening en trouwzaal opgenomen.

Zaaknummer: 1003273

Voor de bestuurszetel in Gilze en Rijen is een beknopt Programma van Eisen en Scenariostudie uitgewerkt. De gemeenteraad is via verschillende informatiebijeenkomsten (13 september en 30 november) op de hoogte gehouden van de stappen die in het proces van bovengenoemde uitwerking zijn gezet. Vanuit dit onderzoek is de conclusie dat de bestuurszetel in het huidige gebouw moet worden gerealiseerd (Scenario 2A en 2B). Op basis van de marktverkenning is bepaald dat in het huidige gemeentehuis, in aanvulling op de bestuurszetel een woonfunctie of een gedeelde zorgfunctie kan worden gerealiseerd. De verwachting is dat de opbrengsten voor het huidige gebouw nihil zijn. Om een zo efficiënt mogelijke invulling van de bestuurszetel in het huidige gebouw te realiseren dient in samenspraak met gegadigden een ontwerp uitgewerkt te worden van de bestuurszetel en een woon- of zorgfunctie. Voor deze verdere uitwerking is een voorbereidingskrediet nodig van 440.000 euro. Wanneer het Voorlopig Ontwerp gereed is dan kan op grond daarvan wordt de aanbesteding opgestart.

Voorstel 4. Inleiding Het College heeft het bureau HEVO gevraagd om een toekomstvisie te schetsen voor de bestuurszetel. HEVO heeft deze opdracht ook uitgevoerd voor het ABG-kantoor en voor de Bestuurszetel Alphen-Chaam. De werkzaamheden hebben geresulteerd in een beknopt ruimtelijk – functioneel Programma van Eisen inclusief een scenariostudie van de volgende scenario’s. Scenario 1: Nieuwbouw bestuurszetel op een nader te bepalen locatie. Scenario 2: Renovatie & verduurzaming huidige locatie en clustering. • Variant 2A: Behouden raadzaal op huidige locatie en clustering ruimteprogramma in het ‘oude gedeelte’ van het gebouw. (Huidig in oud) • Variant 2B: Verplaatsen raadzaal en alle voor de bestuurszetel benodigde ruimtes naar het ‘gedeelte uit 1999’ van het gebouw. (Huidig in nieuw) De scenariostudie aangevuld met een marktverkenning maakt het mogelijk om een besluit te nemen ten aanzien van de locatie voor de bestuurszetel. In dezelfde raadsvergadering wordt u ook een besluit gevraagd ten aanzien van het realiseren van huisvestiging t.b.v. de ABG-organisatie. Bestuurszetel De bestuurszetel zoals deze voorzien wordt bestaat uit de volgende elementen: • Huisvesting voor de gemeenteraad: raadzaal (tevens multifunctioneel als trouwzaal), (fractie)overlegruimten en werkruimte voor de griffie. • Huisvesting voor het college en de gemeentesecretaris.

• Huisvesting voor aan het college verwante diensten: bestuurssecretariaat en een beperkt aantal ambtelijke flexplekken. • De directe publieke dienstverlening voor de gemeente Gilze en Rijen: balies, spreekkamers (tevens multifunctioneel als trouwlocatie) en een beperkt aantal backofficewerkplekken.

Zaaknummer: 1003273

In de verdere uitwerking van het programma van eisen wordt de invulling van de bestuurszetel afgestemd op het ABG-kantoor met voldoende toekomstige flexibiliteit. De uitwerking wordt in samenspraak met de verschillende partijen vormgegeven en zal resulteren in een efficiënte toekomstbestendige huisvesting voor de bestuurszetel. Marktverkenning In aanvulling op de studie van HEVO is een marktverkenning gedaan. Hiervoor is een aantal lokale partijen benaderd. Ook is er gesproken met een burgerinitiatief. In de planuitwerking moeten de volgende punten nader worden onderzocht op haalbaarheid: - Integraal zorgcentrum, waarbij een oplossing wordt geboden aan het samenvoegen van de versnipperde zorg en voorgesorteerd wordt op het integrale zorg akkoord. - Woonfunctie, waarbij invulling wordt gegeven aan de brede woonbehoefte. In samenspraak met mogelijk geïnteresseerde partijen wordt verkend op welke wijze een woonprogramma inpasbaar is in het huidige gebouw. In het verlengde op de uitwerking van het ontwerp voor de bestuurszetel wordt onderzocht welke functie het beste kan worden opgenomen in het huidige gebouw. In hierop volgende ontwerpopdracht zal dit worden meegenomen.

5. Argumenten Op basis van de door HEVO uitgevoerde Multi Criteria analyse is het advies om de bestuurszetel in het huidige gebouw te huisvesten. Hierbij is het mogelijk dat er een combinatie van scenario 2A en 2B gerealiseerd wordt. De gedetailleerde onderbouwing is weergegeven in het rapport van HEVO. Op basis van de marktverkenning is de conclusie dat er voldoende mogelijkheden zijn om in aanvulling op de bestuurszetel een goede invulling te geven in het bestaande gebouw. Door een ontwerpteam wordt een efficiënte invulling uitgewerkt in het bestaande gebouw. Het uitgangspunt voor het ontwerpteam is de toekomstige invulling van het hele gebouw en alle mogelijkheden die het gebouw biedt om het anders in te richten. Het ontwerpteam onderzoekt hoe in het gebouw voor de gemeente een zo efficiënt mogelijke representatieve bestuurszetel kan worden gerealiseerd en de leegkomende ruimten zo optimaal mogelijk worden benut. Het ontwerpteam betrekt mogelijke gegadigden bij het onderzoek en de nadere uitwerking. De argumenten om te kiezen voor scenario 2 zijn: - Vanuit financieel perspectief is het blijven zitten in het huidige gebouw gunstig. - Vanuit representativiteit is scenario 2 gunstiger. - Sturen op het behoud van de monumentale waarde is goed realiseerbaar indien de bestuurszetel in het huidige gebouw wordt gehuisvest.

- Scenario 2 geeft goede mogelijkheden om in aanvulling op de bestuurszetel een optimale invulling te geven aan een aanvullend woon- en / of zorgprogramma. 6. Risico’s en kanttekeningen In de uitwerking dient rekening te worden gehouden met de mogelijke financiële impact van het achterblijvende leegstaande gebouw. In de verdere uitwerking wordt dit meegenomen. Ook wordt er snel een partner betrokken, die verantwoordelijk is voor de verdere uitwerking van het overige woon- en / of zorgprogramma.

Zaaknummer: 1003273

Financiële risico’s en onzekerheden a. Alle berekeningen zijn gebaseerd op de beschreven uitgangspunten en aannames in het rapport van HEVO. In de toekomstige praktijk kunnen deze anders/nadeliger uitpakken. b. Er bestaat een renterisico in verband met stijgende langlopende rente. Er is gerekend met 2% rente. c. Er bestaat een risico door stijgende bouwkosten. De investeringsbedragen zijn jaarlijks geïndexeerd met 6,4% in alle scenario’s. Onzekerheid planning a. Er is een afhankelijkheid met de voortgang van de voorbereiding en realisatie van het ABGkantoor. De planning is dat begin 2026 het ABG-kantoor gerealiseerd is, daarna kan pas gestart worden met de realisatie van de bestuurszetel. 7. Alternatieven Scenario 1: De bestuurszetel op een nieuwe locatie bouwen Dit scenario resulteert in de hogere initiële investeringskosten op basis van de scenariostudie. 8. Lasten, baten en dekking Totaal investeringskrediet (voorbereidings- en uitvoeringskrediet) De voorbereidingen voor de bestuurszetel zijn nu dermate ver gevorderd dat een opdracht voor het opstellen van een ontwerpplan kan worden gegeven. Dat ontwerpplan bestaat uit: de uitwerking van het Technisch Programma van Eisen, het opstellen van een Schetsontwerp en Voorlopig ontwerp. Op basis van hiervan zal de aanbesteding voor verbouwing plaatsvinden en wordt bepaald hoe de overruimte wordt ingevuld.

De externe voorbereidingskosten zijn afgerond 340.000 euro. Dit omvat alle kosten die noodzakelijk zijn om bovengenoemde producten te vervaardigen. Anders gezegd: alle werkzaamheden tot aan het moment van de start van de daadwerkelijke aanbesteding. Daarnaast dient binnen de ambtelijke organisatie een projectleider te worden aangesteld, die het gehele proces (intern) begeleidt. Deze kosten -inclusief interne projectkosten- bedragen 100.000 euro, tot aan de fase van de aanbesteding. Het voorbereidingskrediet is een onderdeel van de geraamde investeringskosten. De investering in variant 2 varieert van € 3,8 miljoen tot € 5,8 miljoen in de twee scenario’s. De omvang is afhankelijk van de ruimtes die binnen het bestaande gebouw moeten worden gerealiseerd. In aanvulling hierop zijn de leegstandskosten voor de achterblijvende locatie een mogelijk financieel risico. Incidentele kosten en opbrengsten: In het rapport van HEVO is op dit moment nog niet onderzocht hoeveel de incidentele baten en lasten bedragen. Te denken valt aan: - herontwikkelingskosten/ -opbrengsten; - afwaarderingsverliezen; bij het afstoten van huidige locaties hebben we mogelijk te maken met afwaarderingsverliezen.

Opbrengsten Het monumentale karakter van het gemeentehuis van Gilze en Rijen maakt het erg moeilijk of onmogelijk om in dit stadium een inschatting te maken van het opbrengstpotentieel of de ontwikkelpotentie. De marktconsultatie die nu plaatsvindt geeft globaal inzicht in de interesse die er mogelijk is voor het gebouw maar ook op basis daarvan kunnen geen bedragen genoemd worden. Zaaknummer: 1003273

Het monumentale karakter is hierin een lastig te duiden factor omdat inpassing van andere functies daardoor minder eenvoudig is. De ervaring uit andere projecten leert dat het opbrengstpotentieel van een dergelijk gebouw erg divers is maar zelden in ‘grote’ opbrengsten resulteert. Er zijn ook voorbeelden waar men uiteindelijk blij is als de boekwaarde weggestreept kan worden en het dossier met een gesloten beurs afgerond kan worden. Structurele kosten: De begrote exploitatiekosten boekjaar 2022 van het huidige gemeentehuis bedragen € 414.000. In het kader van Betalen en Genieten worden de exploitatielasten van de drie gemeenten bij elkaar opgeteld en via de reguliere verdeelsleutel verdeeld. De totale begrote exploitatiekosten voor boekjaar 2022 voor drie gemeenten bedragen € 843.000. Voor gemeente Gilze en Rijen bedraagt het verdeelpercentage 53,8% en het begrote bedrag voor Gilze en Rijen voor de huisvestingskosten € 454.000. De begrote exploitatielasten voor toekomstige jaren zijn bepaald op basis van de begrote exploitatielasten 2022. Tevens is tot oplevering centrale huisvesting Betalen & Genieten nog van toepassing. Dat betekent dat de kosten verdeeld worden via de verdeelsleutel.

Tabel 1: Specificatie structurele exploitatielasten (bestuurszetel + centrale huisvesting) Huidige situatie: Bestuurszetel + huisvesting ambtelijk apparaat € 454.000 € 454.000 Minimaal (2B) Maximaal (2A) Nieuwe situatie Bestuurszetel gemeente Gilze en Rijen € 282.000 € 461.000 Kapitaallasten* € 40.000 € 57.000 Centrale huisvesting ABG-organisatie (o.b.v. € 676.000 € 676.000 raming medio 2022) Totaal € 998.000 € 1.194.000 Verschil € 544.000 € 740.000 Dekking reeds opgenomen in Begroting 2023** € 365.000 € 365.000 Nog te voteren krediet / structurele lasten € 179.000 € 375.000 *HEVO rekent in haar overzichten met gemiddelde kapitaallasten over de looptijd. Wij gaan altijd uit van de werkelijke kapitaallasten in het 1 e jaar. Op die manier sluiten we aan bij onze begrotingscijfers. Dit leidt tot hogere kapitaallasten in het 1 e jaar en lagere kapitaallasten in het 40 e jaar dan waar HEVO mee rekent. Dit verschil bedraagt € 40.000 / € 57.000 in het 1 e jaar. ** Het voorbereidingskrediet kan worden gedekt uit de beschikbare middelen in de meerjarenbegroting 2023 tot en met 2025 (resp. € 100.000, € 200.000 en € 365.000).

9. Duurzaamheid en inclusie Het huidige gemeentehuis in Gilze en Rijen, voldoet niet aan de duurzaamheidseisen van de toekomst. Het streven is om een Energie Neutraal Gebouw te realiseren. Dit maakt onderdeel uit van de verdere uitwerking. Ook houden we bij de verdere uitwerking van de bestuurszetel rekening met inclusie.

Zaaknummer: 1003273

10. Relatie tot ABG-Organisatie Gelijktijdig met dit voorstel ‘toekomstige huisvestiging bestuurszetel Gilze Rijen in huidig gebouw’ wordt uw raad ook om een besluit tot huisvestiging ambtelijke organisatie ABG gevraagd. In februari 2021 is aan de drie ABG-gemeenteraden een stappenplan voorgelegd om te komen tot een adequate huisvesting voor de ABG-organisatie (Procesvoorstel huisvesting ABG-organisatie). Dit procesvoorstel is door alle drie gemeenteraden onderschreven. In september en oktober 2021 hebben de drie gemeenteraden de uitgangspunten voor de centrale huisvesting van de ABGorganisatie vastgesteld. Kort samengevat worden er drie bestuurszetels en een centrale huisvesting voor de ABG-organisatie gerealiseerd. De bestuurszetel van de gemeente Gilze en Rijen maakt hier onlosmakelijk deel van uit. Ook is er een afhankelijkheid ten aanzien van de planning van de nieuwbouw van het ABG-kantoor. Afhankelijk van de scenariokeuze zijn er tijdelijke voorzieningen benodigd. 11. Communicatie en vorm van participatie Bij de uitvoering van dit raadsbesluit betrekken we de ABG-organisatie en blijven we afstemming zoeken met andere betrokken partijen. 12. Vervolg Zodra het voorbereidingskrediet beschikbaar is gesteld, start het proces van aanbesteding van het ontwerpteam en krijgt de invulling van de leegkomende ruimten verder vorm.

In de verdere uitwerking worden belanghebbenden betrokken, middels informatiebijeenkomsten. In aanvulling hierop worden de betrokkenen in de vergunningenprocedures meegenomen. Na besluitvorming is het vervolg proces op hoofdlijnen als volgt: -

Begin 2024 – Voorlopig Ontwerp gereed. Eind 2024 – Selectie bouwteam partner gereed. 2027 - start realisatie in nauwe afstemming met het ABG-kantoor.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN GILZE EN RIJEN J.A.G.M. (José) van Aaken D.A. (Derk) Alssema Secretaris burgemeester

Bijlage(n) :

 

Bijlage 1:Rapport HEVO, Beknopt Programma van Eisen en Scenariostudie ref. nr. 1705501-0028.3.0 d.d. 10 januari 2023. Bijlage 2: Memo marktverkenning gemeentehuis Gilze en Rijen d.d. 10 januari 2023.

Zaaknummer: 1003273

Agendapunt Vergadering d.d. 13 februari 2023 DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. ;

gelet op het bepaalde in; besluit:

1. Scenario 2, bestuurszetel in bestaand gebouw, verder uit te werken, waarbij de resultaten van de marktverkenning worden meegenomen. 2. Beschikbaar stellen van een voorbereidingskrediet van € 440.000,-- voor uitwerking van een voorlopig ontwerp.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 13 februari 2023 DE RAAD VOORNOEMD, de griffier,

de voorzitter,

S. van Dijk

D.A. Alssema

Zaaknummer: 1003273