Raadsvoorstel pilot nieuwe vergaderstructuur

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering: Behandelend medewerker: Cluster: Afdeling

07 maart 2022 Saskia van Dijk

Agendapunt: Portefeuillehouder:

Burgemeester Alssema

Programma: Griffie

Raadsvoorstel pilot nieuwe vergaderstructuur

Voorgesteld besluit 1. Vanaf 16 maart 2022 te starten met een pilot voor een nieuwe vergaderwijze volgens de beschrijving in de notitie “pilot nieuw vergadermodel gemeenteraad Gilze en rijen”. 2. De pilot te starten met het huidige “verordening op de raadscommissies gemeente Gilze en Rijen 2015” en het “reglement van orde gemeenteraad Gilze en Rijen 2016” en daarvoor; a. de punten buiten beschouwing te laten die in de pilot zoals beschreven in de notitie “pilot nieuw vergadermodel gemeenteraad Gilze en Rijen” niet van toepassing zijn; b. de raadsontmoeting podium in te stellen, met de status van een commissie als bedoeld in artikel 82 Gemeentewet; 3. De werkgroep omgangsvormen en werkwijze raad de opdracht te geven: a. om voor de zomer 2022 een tussenevaluatie te houden en de uitkomsten te delen met het presidium. b. eind 2022 een evaluatie te houden en in de eerste raad van 2023 te komen met een aanpassing op de verordeningen waar de uitkomsten van de pilot in verwerkt zijn.

1. inleiding Op 4 november 2019 heeft de gemeenteraad van Gilze en Rijen de motie ‘Verbeteren werkwijze en bespreken omgangsvormen gemeenteraad’ aangenomen (Bijlage 1). Met deze motie heeft men besloten een werkgroep aan te stellen die tot taak heeft te komen met voorstellen voor bestuurlijke ontwikkeling omvattende onder meer de omgangsvormen en werkwijze van de gemeenteraad. De motie constateert o.a. dat de omgangsvormen en samenwerking in de gemeenteraad het afgelopen jaar gewijzigd zijn en verbetering behoeven. Verder geeft men in de overwegingen o.a. aan dat het belangrijk is om na te denken over de werkwijze van de commissies en verbeteringen aan te brengen in de wijze waarop de inwoners en andere stakeholders inbreng kunnen hebben bij raads- en commissievergaderingen. De raad verzoek hierbij een werkgroep in te stellen die met voorstellen voor bestuurlijke ontwikkeling komt omvattende onder meer de omgangsvormen en werkwijze van de gemeenteraad. Het presidium heeft de nieuwe griffier op 7 juni 2021 de opdracht gegeven met deze informatie aan de slag te gaan om te komen tot een advies op de ‘nieuwe vergaderstructuur’ Dit advies is op 27-09-2021 gepresenteerd aan het presidium en de leden van de werkgroep.

De werkgroep heeft de opdracht verder uitgewerkt. Middels een was-wordt lijst is gekeken naar draagvlak in de raad. Op 13-12-2021 heeft de werkgroep zijn werkzaamheden tan aanzien van de opdracht afgerond. De werkgroep blijft in werking om te evalueren en in 2023 te komen met een definitieve aanpassing van de verordeningen op de vergaderstructuur. Dit raadsvoorstel behelst de aanpassingen op de ‘vergaderstructuur’. Er is ook een advies gedaan over de cultuur in de raad. Deze wordt opgepakt met een heisessie begin 2022 maar is geen onderdeel van dit raadsvoorstel. 2. Argumenten  De raad heeft middels een motie geconcludeerd dat de omgangsvormen en samenwerking in de gemeenteraad gewijzigd zijn en verbetering behoeven.  De raad heeft middels een motie geconcludeerd dat het belangrijk is om na te denken over de werkwijze van de commissies en verbeteringen aan te brengen in de wijze waarop de inwoners en andere stakeholders inbreng kunnen hebben bij raads- en commissievergaderingen. Deze notitie geeft een wijziging op de huidige werkwijze en kan zorgen voor de beoogde verbetering. 3. Risico’s en kanttekeningen Er zijn geen risico’s te melden. 4. Alternatieven De raad kan ervoor kiezen om geen aanpassingen te testen in een pilot. De mogelijke verbeteringen ten aanzien van de omgangsvormen, samenwerking en betrekken inwoners en stakeholders blijven dan uit. 5.

Lasten, baten en dekking Iasten: Er zijn geen extra kosten voor dit raadsvoorstel. 6. Vervolg Planning:  Vasstellen pilot 07-03-2022  Pilot in werking vanaf 16-03-2022  Tussenevaluatie in presidium bespreken 05-09-2022  Eindevaluatie opmaken eind 2022  Raadsvoorstel aanpassen verordeningen januari 2023

S. van Dijk griffier Bijlage(n): 1. Motie verbeteren werkwijze en bespreken omgangsvormen gemeenteraad 04-11-2019 2. Notitie Pilot nieuwe vergaderstructuur Gilze en Rijen

Agendapunt Vergadering d.d. 7 maart 2022 DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN; gezien het voorstel van de griffier

gelet op het bepaalde in; besluit: 1. Vanaf 16 maart 2022 te starten met een pilot voor een nieuwe vergaderwijze volgens de beschrijving in de notitie “pilot nieuw vergadermodel gemeenteraad Gilze en rijen”. 2. De pilot te starten met het huidige “verordening op de raadscommissies gemeente Gilze en Rijen 2015” en het “reglement van orde gemeenteraad Gilze en Rijen 2016” en daarvoor; c. de punten buiten beschouwing te laten die in de pilot zoals beschreven in de notitie “pilot nieuw vergadermodel gemeenteraad Gilze en Rijen” niet van toepassing zijn; d. de raadsontmoeting “podium” in te stellen, met de status van een commissie als bedoeld in artikel 82 Gemeentewet; 3. De werkgroep omgangsvormen en werkwijze raad de opdracht te geven: c. om voor de zomer 2022 een tussenevaluatie te houden en de uitkomsten te delen met het presidium. d. eind 2022 een evaluatie te houden en in de eerste raad van 2023 te komen met een aanpassing op de verordeningen waar de uitkomsten van de pilot in verwerkt zijn.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 7 maart 2022 DE RAAD VOORNOEMD, de griffier,

de voorzitter,

S. van Dijk

D.A. Alssema

BIJLAGE 1