Raadsvoorstel overnemen conclusies en aanbevelingen rekenkamerrapport

RAADSVOORSTEL Commissie Middelen Raadsvergadering: Behandelend medewerker: Cluster: Afdeling

4 juli 2022 18 juli 2022 Michel Antens

Agendapunt: Portefeuillehouder: Programma:

Griffie

Presidium 0. Bestuur en ondersteuning

Voorstel tot overnemen van de conclusies en aanbevelingen uit het rekenkamerrapport ‘Externe inhuur binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid’

1. Voorgesteld besluit 1.

De conclusies en aanbevelingen uit het rekenkamerrapport ‘Externe inhuur binnen het inkoopen aanbestedingsbeleid’ over te nemen. 2. Het college opdracht te geven de aanbevelingen te implementeren.

2. Eerdere besluitvorming n.v.t. 3. Samenvatting De Rekenkamercommissie Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen heeft afgelopen periode onderzoek gedaan naar externe inhuur. De rekenkamer heeft onderzocht hoe doeltreffend en doelmatig de inhuur van externe medewerkers is binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en de GR ABG-organisatie. Op 19 mei 2022 is het onderzoeksrapport openbaar gemaakt. Op basis van de bevindingen worden vijf conclusies getrokken en doet de rekenkamer vijf aanbevelingen.

Voorstel 4. Inleiding In de periode oktober 2021 tot mei 2022 heeft de Rekenkamercommissie Alphen-Chaam, BaarleNassau en Gilze en Rijen onderzoek verricht naar externe inhuur. De centrale vraag bij dit onderzoek luidde: Hoe doeltreffend en doelmatig is de externe inhuur binnen het gelijkluidend inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en de GR ABG-organisatie met betrekking tot externe inhuur? Ten behoeve van het onderzoek heeft een documentanalyse plaatsgevonden en zijn interviews gehouden met wethouders, een vertegenwoordiging van de directie en medewerkers van de ABG-organisatie. Op basis van de bevindingen worden vijf conclusies getrokken en doet de rekenkamer vijf aanbevelingen. De raad wordt voorgesteld de conclusies en aanbevelingen over te nemen en het college opdracht te geven de aanbevelingen te implementeren. 5. Argumenten 1.1 Een goed inhuurproces doet er toe Gemeenten kunnen om verschillende redenen externe capaciteit inhuren, bijvoorbeeld vanwege ziekte, extra werkzaamheden, bestuurlijke prioriteiten of behoefte aan specialistische kennis. Met de tijdelijke inzet van externen is relatief veel geld gemoeid.

Zaaknummer: 402470

Het is daarom van belang dat het inhuurproces goed is ingericht en dat de inzet van externen bijdraagt aan de realisatie van de gemeentelijke doelen. Vanwege het belang van externe inhuur, heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar de doeltreffendheid en doelmatigheid van de invulling en uitvoering van de inhuur binnen het gelijkluidend inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en de Gemeenschappelijke Regeling (GR) ABG-organisatie. 1.2 De Rekenkamercommissie trekt een aantal conclusies Op basis van het onderzoek komt de rekenkamer tot de conclusie dat specifiek beleid ten aanzien van externe inhuur ontbreekt en dat uitvoeringskaders beperkt zijn vastgelegd. Monitoring is vooral financieel van aard. De gemeenteraden worden weliswaar regelmatig geïnformeerd over externe inhuur, maar kwalitatieve informatie ontbreekt. De gemeenten en ABG-organisatie huren relatief weinig in, maar wel structureel meer dan begroot. 1.3 De Rekenkamercommissie geeft een aantal aanbevelingen Uit de conclusies vloeien vijf aanbevelingen voort. Op de eerste plaats acht de rekenkamer het van belang dat op de korte termijn door de drie gemeenten kaders worden opgesteld om de bestaande praktijk te borgen.

Het opstellen van dergelijk beleid dient drie doelen; het dwingt tot een reflectie op de huidige uitgangspunten, codificeert de staande praktijk en maakt het makkelijker om ten aanzien van externe inhuur te sturen. Daarnaast wordt geadviseerd om de mogelijkheden te onderzoeken om de mate van externe inhuur nauwkeuriger te begroten. Om te voorkomen dat aanwezige kennis door personele wisselingen verloren gaat, is een van de aanbevelingen de uitvoeringskaders beter vast te leggen en te zorgen voor betere verslaglegging. Daarnaast is een completer beeld van de mate waarin en wijze waarop er binnen de organisatie extern wordt ingehuurd gewenst. Dit kan door externe inhuur op meer dan alleen financiële indicatoren te monitoren. Tot slot doet de rekenkamer de aanbeveling de informatievoorziening aan de gemeenteraden te versterken. Raadsleden kunnen dan beter beoordelen of de daadwerkelijke kosten van externe inhuur in verhouding staan tot de gepleegde inzet. Op termijn stelt het de raden ook in staat om geleverde prestaties af te meten aan het beleid ten aanzien van externe inhuur. Zo worden de gemeenteraden beter in staat gesteld om hun controlerende taak te vervullen. 2.1 Het college draagt zorg voor implementatie De aanbevelingen die de rekenkamer doet zijn primair gericht aan de ABG-organisatie.

Maar de aanbevelingen zijn ook gericht aan de drie gemeenten, omdat ze raken aan de manier waarop beleidsbesluiten ten uitvoer worden gebracht en gerealiseerd. Het is dan ook logisch dat het college wordt opgedragen om de aanbevelingen te implementeren. In de gezamenlijke bestuurlijke reactie van de colleges van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en het bestuur van de ABG-organisatie op het rapport wordt ingegaan op de aanbevelingen. Aangeven wordt dat men bereid is beleid te formuleren m.b.t. de externe inhuur van medewerkers en dat men de bestaande uitvoeringskaders wil beschrijven en zorgen voor een betere verslaglegging (aanbeveling 1 en 3). Met de aanbeveling om de mogelijkheden te onderzoeken om de mate van externe inhuur nauwkeuriger te begroten (aanbeveling 2) hebben de colleges meer moeite. Gesteld wordt dat het technisch zeer moeilijk realiseerbaar is als gevolg van de constructie met de gemeenschappelijke regeling en de daarbij behorende zeer lange doorlooptijden van kaders en begroting. Ten aanzien van de aanbeveling om de bestaande monitoringinstrumenten te verbreden met kwalitatieve indicatoren en het versterken van de informatievoorziening aan de gemeenteraden (aanbeveling 4 en 5) geven de colleges aan graag in gesprek te gaan met de raden over hun informatiebehoefte.

Op voorhand wordt voorgesteld om hierbij aan te sluiten bij de al bestaande contactmomenten inzake de managementletter en jaarrekeningcontrole.

6. Risico’s en kanttekeningen Niet van toepassing 7. Alternatieven De gemeenteraad kan besluiten om niet in te stemmen met (een deel van) de conclusies en/of aanbevelingen. De raad kan er bijvoorbeeld voor kiezen het rekenkamerrapport (slechts) voor kennisgeving aan te nemen. 8. Lasten, baten en dekking Niet van toepassing 9. Relatie tot ABG-Organisatie Alle producten en diensten aan de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen worden geleverd door de ABG-organisatie. De afzonderlijke gemeenten zelf hebben vrijwel geen medewerkers in dienst. In een onderzoek naar externe inhuur van medewerkers in deze gemeenten vervult de ABG-organisatie dan ook een centrale rol. 10. Communicatie en vorm van participatie Op 19 mei is het rekenkamerrapport openbaar gemaakt en naar de raden gezonden. 11. Vervolg Een vergelijkbaar raadsvoorstel wordt aan alle drie de raden voorgelegd. Na besluitvorming wordt van het college verwacht dat zij in een raadsinformatiebrief aangeven hoe de aanbevelingen zullen worden geïmplementeerd.

NAMENS HET PRESIDIUM VAN GILZE EN RIJEN

S. (Saskia) van Dijk griffier

Bijlage(n) :

Rekenkamerrapport ‘Externe inhuur binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid’

Agendapunt ......... Vergadering d.d. 18 juli 2022 DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN;

gezien het voorstel van het presidium (van de gemeente Gilze en Rijen);

besluit:

1. 2.

de conclusies en aanbevelingen uit het rekenkamerrapport ‘Externe inhuur binnen het inkoopen aanbestedingsbeleid’ over te nemen. het college opdracht te geven de aanbevelingen te implementeren

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 18 juli 2022 DE RAAD VOORNOEMD, de griffier,

de voorzitter,

S. van Dijk

D.A. Alssema

Zaaknummer: 402470