Raadsvoorstel Concept Klant-Eis-Specificatie (KES) Spoorzone

RAADSVOORSTEL Commissie Ruimte Raadsvergadering Cluster Afdeling Zaaknummer

:19september 2023 :2 oktober 2023 :Projecten :Ruimtelijke ontwikkeling :1038351

Agendapunt Portefeuillehouder

: :Wethouder Scheifes

Programma

:

Voorstel kennis nemen van en het geven van geen zienswijzen op de concept Klant-Eis-Specificatie (KES) Spoorzone Rijen. 1. Voorgesteld besluit 1. Kennis te nemen van de concept Klant-Eis-Specificatie (KES) Spoorzone Rijen. 2. Geen zienswijze in te brengen op de concept KES. 2. Eerdere besluitvorming Op 3 april 2023 heeft uw raad besloten tot een doorstart van het project Spoorzone Rijen. Het raadsbesluit is de basis voor verder ontwerpen en uitwerken van het ontwerp van de vernieuwde stationsomgeving. 3. Samenvatting Het ontwerpproces van de spoorzone Rijen is hervat na het raadsbesluit van 3 april 2023. De wijze van ontwerpen is gebaseerd op het proces van system enginering. Dit houdt in dat we vanuit een set van topeisen – die zijn afgeleid uit de projectdoelen – ontwerpen van een voorlopig ontwerp naar het niveau van een definitief ontwerp. Het definitieve ontwerp kunnen we vervolgens realiseren. . Deze set van topeisen wordt in de methodiek van Systems Engineering de Klant-Eis Specificatie (KES) genoemd. We komen ook vaak de Engelstalige benaming Client-Requirement-Specification (CRS) tegen. Met het vaststellen van deze KES gaan de eigenaren ervan – de “klant” – akkoord met het verder uitwerken van het ontwerp, en later realisatie, van het project vanuit deze vastgestelde set eisen.

Het college heeft kennis genomen van de concept KES en wil deze vrijgeven zodat de gemeenteraad en overige betrokkenen van de spoorzone deze eisen kunnen inzien en erop reageren, alvorens uw raad als kaderstellend orgaan KES kan vaststellen.

Voorstel 4. Inleiding De Klant-Eis-Specificatie (KES) vormt het startpunt van een beheerst ontwerp- en realisatieproces dat door middel van de methodiek van Systems-Engineering (SE) wordt opgezet. SE is een methodiek die oorspronkelijk uit de vliegtuigindustrie komt en die inmiddels binnen een scala van complexe projecten in het ruimtelijk domein wordt toegepast. Met het vaststellen van de KES maken we op het hoogste functionele niveau een vertaling van de projectdoelen (die vaak abstract van aard zijn) naar meer concreet hanteerbare eisen die de basis vormen voor het creëren van ontwerpoplossingen. Met de SE werkwijze kunnen we de logica van het ontwerpproces navolgbaar en transparant maken. Op verschillende manieren hebben we in de afgelopen jaren informatie verzameld om de KES op te stellen. Gevraagd en ongevraagd ontvingen we van omwonenden, organisaties, bedrijven,

Zaaknummer: 1038351

belangengroepen, professionals en deskundigen waardevolle vragen, oprechte zorgen, eisen en wensen voor de nieuwe stationsomgeving. Al die informatie hebben we gebruikt om de KES op te stellen. Waar nodig zochten we ook afstemming in de verdere uitwerking. Iedere eis in de KES kent een “eis-initiator”. In het geval van de spoorzone is dat ProRail of de gemeente. Over het algemeen kan je stellen dat deze “eis-initiator” de eigenaar is van de eis. Met andere woorden: een eis kan alleen maar gewijzigd worden als de eis-initiator daarmee instemt. Maar ook: De oplossing (=ontwerp èn realisatie) dient altijd te voldoen aan de eisen uit de KES. Dat is de afspraak. Het niet voldoen aan de afspraak leidt tot een afwijkingsprocedure die beheerst wordt afgewikkeld totdat KES en oplossing weer met elkaar in overeenstemming zijn. Dat kan leiden tot aanpassen KES (door de gemeenteraad) maar – en veel vaker het geval – ook tot aanpassen oplossing. Nadat de KES is vastgesteld, gebruiken we deze als toetssteen in het ontwerp- en realisatieproces. De ontwerpers vertalen deze KES naar voor de project relevante Systeem-Eis-Specificatie (SES) die voor de bouwers weer hanteerbaar zijn. Bij elke fase-overgang in het realisatieproces wordt aan de eisen uit de voorgaande fase getoetst (=verificatie) en wordt tevens beoordeeld of nog altijd aan de oorspronkelijke doelen wordt voldaan (=validatie).

Deze werkmethodiek creëert duidelijkheid en overzichtelijkheid en voorkomt onnodige verstoringen in het project. Het vaststellen van de KES betekent het “vastklikken” van de eisen en uitganspunten van het project op het hoogste functionele niveau. De eigenaren van de KES dienen deze daarom vast te stellen. Voor de gemeente-eisen in de KES is dat de gemeenteraad, namens de inwoners van Gilze en Rijen. 5. Argumenten Het vaststellen van de KES door de gemeenteraad leidt tot het beheersbaar uitvoeren van het project Spoorzone Rijen. Uit de inleiding is duidelijk geworden wat de rol en het belang is van de KES als vertrekpunt voor een beheerst werkproces 6. Risico’s en kanttekeningen Door het nu niet beschikbaar stellen van de concept KES voor de gemeenteraad in de eindfase van dit document wordt de raad niet tijdig en juist in positie gebracht. Het niet vaststellen van de KES kan worden beschouwd als een risico dat voortkomt uit het gebrek aan betrokkenheid en commitment bij de belangrijke stakeholders. Door niet vast te stellen laten we toe dat er onduidelijkheid blijft eisen en het ontwerpproces onoverzichtelijk is. 7. Alternatieven Niet van toepassing 8. Lasten, baten en dekking Investering: Aan dit voorstel zijn geen aparte financiële consequenties verbonden.

De KES is een vertaling van doelen en past binnen de reikwijdte van projectopdracht die met het raadsvoorstel van 3 april 2023 is vastgesteld. Het vaststellen van de KES draagt bij aan het creëren van financiële rust. Het voorkomt niet beheerste wijzigingsprocessen die altijd invloed hebben planning en personeelskosten. Eenmalige kosten: Geen specifieke eenmalige kosten (zie boven)

Zaaknummer: 1038351

Structurele kosten: Geen specifieke structurele kosten (zie boven)

Dekking: Het geheel van de kosten van de spoorzone past binnen de toegekende dekkingsbronnen binnen de gemeentebegroting, aangevuld met toegekende bijdragen van de Provincie en het Rijk. 9. Duurzaamheid en inclusie Duurzaamheids- en inclusie-eisen maken onderdeel uit van de concept KES. Nadat de KES is vastgesteld, maken deze onderdeel uit van de projectscope. 10. Relatie tot ABG-Organisatie Geen specifieke relatie 11. Communicatie en vorm van participatie Bewoners en stakeholders van dit project bieden we in september de gelegenheid om adviezen en voorstellen tot wijziging te geven. Daarnaast bieden we de gemeenteraad – als eis-eigenaar – met dit raadsvoorstel de gelegenheid om kennis te nemen van de concept KES en zodat hij zich een mening kan vormen over deze KES voorafgaand aan het vaststellen ervan. 12. Vervolg Na de inspraak en consultatie volgt de verwerking. Hierbij zal ook uw zienswijze (door middel van voorgestelde amendementen) worden betrokken, waarna de KES voor definitieve vaststelling naar de gemeenteraad aan uw raad wordt aangeboden.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN GILZE EN RIJEN P.A.M. (Monique) van Bavel D.A. (Derk) Alssema Secretaris burgemeester

Bijlage(n):

Concept CRS-KES Spoorzone Rijen

Zaaknummer: 1038351

Agendapunt Vergadering d.d. 2 oktober 2023 DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. 1038351;

gelet op het bepaalde in; besluit: 1. 2.

Kennis te nemen van de concept Klant-Eis-Specificatie (KES) Spoorzone Rijen. Geen zienswijze in te brengen op de concept KES.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 2 oktober 2023 DE RAAD VOORNOEMD, de griffier,

de voorzitter,

S. van Dijk

D.A. Alssema

Zaaknummer: 1038351