Raadsvoorstel aanvullend krediet sporthal Gilze

RAADSVOORSTEL Commissie Samenleving: Raadsvergadering: Cluster: Afdeling: Zaaknummer:

8 november 2023 20 november 2023 Projecten Ruimtelijke ontwikkeling 1044799

Agendapunt: Portefeuillehouder :

Wethouder Machielsen

Programma:

Voorstel tot beschikbaar stellen van een aanvullend uitvoeringskrediet van € 2.500.000 voor de bouw van een nieuwe sporthal in Gilze op de locatie “Achter de Tuintjes”.

1. Voorgesteld besluit 1. Een aanvullend uitvoeringskrediet te voteren van € 2,5 miljoen voor het project nieuwe sporthal Gilze (voormalig Achter de Tuintjes); 2. De afschrijvingslasten van dit krediet te dekken vanuit de exploitatiemiddelen die hiervoor zijn gereserveerd via de 2e turap 2023.

2. Eerdere besluitvorming  Juni 2017 – raadsbesluit – voorbereidingskrediet van € 50.000.  November 2019 – raadsbesluit – voorbereidingskrediet € 45.000.  Juli 2020 – raadsbesluit – onderdeel van de turap € 68.000.  December 2020 – collegebesluit – voorbereiding € 40.000.  Februari 2021 – raadsbesluit – uitvoeringskrediet € 4.112.000.  Januari 2022 – raadsbesluit – keuze voor nieuwbouw.  Juli 2022 – raadsbesluit – aanvullend uitvoeringskrediet € 5.938.000 waarmee het totale krediet op € 10.050.000 uitkomt voor de realisatie van een nieuwe sporthal inclusief buitenruimte, sloop van de bestaande hal en een tijdelijke blaashal.  Januari 2023 – collegebesluit – vaststellen definitief ontwerp voor de sporthal.

3. Samenvatting De huidige vertrouwde sporthal Achter de Tuintjes in Gilze is bijna 50 jaar oud en wordt gesloopt om plaats te maken voor een nieuwe, duurzame sporthal. Omdat scholen en verenigingen in de tussentijd een sporthal nodig hebben, is een tijdelijke hal geplaatst op sportpark Verhoven in Gilze. Alles is erop gericht om de nieuwe sporthal voor het sportseizoen 2025-2026 in gebruik te nemen. Het project was in voorbereiding toen in januari 2022 werd besloten om toch te gaan voor nieuwbouw. Op 18 juli 2022 is een krediet beschikbaar gesteld van in totaal € 10.050.000 voor de realisatie van een nieuwe sporthal inclusief buitenruimte, sloop van de bestaande hal en een tijdelijke blaashal. Personele wisselingen, de stijgende bouwprijzen, de langere doorlooptijd en de inmiddels gestarte exploitatie van de tijdelijke blaashal zijn aanleiding geweest het project op financieel gebied

Zaaknummer: 1044799

opnieuw in beeld te brengen. Hieruit kwam naar voren dat de te verwachte kosten hoger zijn dan eerder gedacht. Voor de verdere uitvoering van het project is nog een bedrag nodig van circa € 2,5 miljoen extra. Het college vraagt de gemeenteraad dit extra benodigd krediet te voteren en daarmee komt het totale budget op € 12.550.000.

Voorstel 4. Inleiding De huidige vertrouwde sporthal Achter de Tuintjes in Gilze is bijna 50 jaar oud en voldoet niet meer aan de huidige maatstaven. De sporthal wordt gesloopt om plaats te maken voor een nieuwe, duurzame sporthal. Ook de openbare ruimte rondom de sporthal wordt opnieuw ingericht. Omdat scholen en verenigingen in de tussentijd een sporthal nodig hebben, is een tijdelijke hal geplaatst op sportpark Verhoven in Gilze. Alles is erop gericht om de nieuwe sporthal voor het sportseizoen 20252026 in gebruik te nemen. De verdere uitwerking van de plannen en vertraging in het ontwerpproces leiden, in een tijd van hoge inflatie door snel stijgende kosten, tot hogere kosten voor deze noodzakelijke sportvoorziening in Gilze. 5. Argumenten 1.1 De stijgende bouwkosten en de vertraging kunnen we niet meer beïnvloeden. Er is een nieuwe doorrekening gemaakt van de te verwachten prijsstijgingen op basis van start bouw in het 2 e kwartaal van 2024 en dit is meegenomen in de nieuwe raming. 1.2 Het ontwerp van de sporthal is in januari 2023 vastgesteld door het college. Het ontwerp is uitgewerkt tot een technisch ontwerp en daarmee gereed voor aanbesteding. Nieuwe wijzigingen in het ontwerp zorgen voor vertraging en hogere kosten. Daarnaast voldoet het huidige ontwerp aan zo veel mogelijk wensen van de gebruikers en de eisen vanuit NOC-NSF.

1.3 Het is wenselijk de processen voort te zetten en de ingezette koers vast te houden. Wijzigingen in het proces leiden tot vertraging en extra kosten. 1.4 De post onvoorzien over het gehele project blijft gelijk. Daarnaast is er per onderdeel nog rekening gehouden met onvoorziene kosten. Op deze manier kunnen we door met het project en zijn we voorbereid op mogelijke tegenslagen.

6. Risico’s en kanttekeningen 1.1 De bouwkosten kunnen de komende tijd nog meer stijgen dan verwacht. We hopen dit binnen de post onvoorzien en de stelpost voor prijsstijgingen te kunnen opvangen. Om dit risico te beperken is een snelle start van de aanbesteding wenselijk. 1.2 Het bijstellen van de technische uitwerking van het ontwerp heeft tot vertraging in het proces en daarmee ook hogere kosten geleid. Een verdere vertraging kan leiden tot verlies van draagvlak en vertrouwen van de verenigingen en de omgeving. 1.3 Als de nu voorziene oplevering van de bouw vertraging oploopt, dienen de gebruikers langer gebruik te maken van de tijdelijke blaashal. Het langer huren van de units, de vloer en de verbruikskosten zorgen voor stijgende kosten binnen het project. Er is een post onvoorzien opgenomen voor de tijdelijke blaashal.

7. Alternatieven Gedurende het ontwerpproces is al veelvuldig gekeken naar alternatieven om het project binnen budget te kunnen realiseren. Op dit moment ligt er een ontwerp, zowel voor de sporthal als voor de buitenruimte dat voldoet aan het programma van eisen, de normen van NOC-NSF en de wensen van gebruikers en omwonenden. Wij zien geen mogelijkheden hier verdere bezuinigingen in door te Zaaknummer: 1044799

voeren zonder in te leveren op de kwaliteit. Als het al mogelijk is, gaat het om minimale bezuinigingen. Het uitwerken, opnieuw bespreken van dergelijke zaken kost uiteindelijk extra tijd en geld waardoor het voordeel niet meer opweegt tegen de bezuiniging.

8. Lasten, baten en dekking Investering: Historie Vanaf 2017 zijn meerdere voorbereidingskredieten beschikbaar gesteld voor de voorbereiding van het project “renovatie/nieuwbouw sporthal Achter de Tuintjes”. In totaal een bedrag van € 203.000. Oorspronkelijk was het de bedoeling om de sporthal te renoveren. Op 11 februari 2021 is een uitvoeringskrediet beschikbaar gesteld van € 4.112.000 voor de renovatie/nieuwbouw van de sporthal in Gilze. Het project was in voorbereiding toen in januari 2022 uw gemeenteraad besloot om te kiezen voor nieuwbouw. Dat hield in dat het project terug naar de tekentafel moest om de renovatieplannen om te zetten naar nieuwbouwplannen. Op 18 juli 2022 heeft u hiervoor een aanvullend krediet beschikbaar gesteld van € 5.938.000 bovenop het eerder beschikbaar gestelde krediet van € 4.112.000. Daarmee kwam het totale krediet op € 10.050.000 voor de realisatie van een nieuwe sporthal inclusief buitenruimte, sloop van de bestaande hal en een tijdelijke blaashal. Hieronder staat het overzicht op basis waarvan destijds het besluit is genomen. Raadsvoorstel 18 juli 2022 Bouwkundig Installaties Openbare ruimte Voorbereidingskosten Sportmaterialen Subtotaal bouw conform berekening externe partij

€ € € € € €

6.189.685 1.651.910 500.000 265.000 28.500 8.635.095

Tijdelijke sporthal € 250.000 Energiekosten tijdelijke sporthal € 150.000 Verharding t.b.v. tijdelijke sporthal € 200.000 Onvoorzien tijdelijke sporthal € 200.000 Verplaatsing horeca/biljartvereniging € 7.500 Subtotaal kosten tijdelijke maatregelen € 807.500

€ € € € € €

250.000 150.000 200.000 200.000 7.500 807.500

Extra impuls duurzaamheid (ENG gebouw) € 280.000 Prijsstijging door start bouw Q2 in 2023 € 310.000 Afronding € 17.405 Overig

€ € € €

280.000 310.000 17.405 607.405

Totaal investering

€

10.050.000

Actualisatie budget Op 31 januari 2023 hebben wij het definitief ontwerp voor de sporthal vastgesteld. Op dat moment was de veronderstelling dat de bouw- en installatiekosten van de nieuwbouw binnen het geraamde investeringsbedrag voor de nieuwbouw zouden blijven. De verwachte stijging van kosten voor de realisatie van de openbare ruimte van € 200.000 zou worden opgevangen binnen de post onvoorzien. Daarmee was op dat moment de verwachting dat het gehele project binnen het beschikbare budget gerealiseerd kon worden.

Zaaknummer: 1044799

Na bovengenoemd besluit is het definitief ontwerp verder uitgewerkt in een technisch ontwerp. In het voorjaar is op basis van dit laatste ontwerp een nieuwe doorrekening gemaakt, door een extern calculatiebureau, om de kosten te actualiseren. Daaruit bleek een stijging van de bouwkosten en op basis daarvan is het gehele project de afgelopen periode opnieuw financieel in beeld gebracht. Bij het opnieuw financieel in beeld brengen van het project bleek het in 2022 vastgestelde krediet niet voldoende om alle verwachte en reeds gemaakte kosten op te vangen. In onderstaande tabel staat het krediet van 18 juli 2022. Daarnaast de tot nu toe (1 oktober 2023) gemaakte kosten en de aangegane verplichtingen. Daarnaast staat het bedrag dat we nog verwachten uit te geven. Tot slot resulteert dit in een negatief saldo van € 2,5 miljoen. Onder de tabel staat een toelichting voor de posten die overschreden worden. Posten Interne kosten Tijdelijke sporthal Stichtingskosten Sloopkosten Losse inventaris Onvoorzien Totaal Totaal (afgerond)

Raadsbesluit 18 juli 2022 € 120.000 € 807.500 € 8.100.000 € 200.000 € 28.500 € 800.000 € 10.056.000 € 10.050.000

Werkelijk + verplichtingen € 140.000 € 927.500 € 600.000 € 20.000 €0 €0 € 1.687.500 € 1.650.000

Verwacht

Saldo

€ 260.000 € 230.000 € 9.400.000 € 180.000 € 28.500 € 800.000 € 10.898.500 € 10.900.000

-/- € 280.000 -/- € 350.000 -/- € 1.900.000 €0 €0 €0 € 2.530.000 -/- € 2.500.000

Voorbereidingskredieten (interne uren) Bij de vaststelling van het budget in juli 2022 is een bedrag opgenomen voor projectbegeleiding en interne uren in de uitvoeringsfase. De voorbereidingsfase heeft echter meer tijd in beslag genomen. Dit budget is daarmee opgegaan aan voorbereidingskosten. Hierdoor is er geen budget meer beschikbaar voor de begeleiding van de uitvoering. Voor de begeleiding van het project tot en met de oplevering na realisatie verwachten we nog een extra bedrag van circa € 280.000 nodig te hebben. Tijdelijke sporthal Sinds dit voorjaar is de tijdelijke sporthal in gebruik. Omdat het project langer duurt, moet de tijdelijke sporthal langer openblijven. Het kost € 180.000 extra om de tijdelijke hal tot en met juni 2025 open te houden. Dat is voor huur van de units, verbruikskosten en huur van het evenementenveld. Daarnaast krijgen we circa € 40.000 minder terug voor de sporthal dan vooraf gedacht en is geen rekening gehouden met het afbreken en opruimen van de tijdelijke blaashal en de inzet van personeel hiervoor. Dit kost circa € 55.000 extra. Tot slot hebben we een post onvoorzien gereserveerd van € 75.000. Al met al gaat het om een extra bedrag van rond de € 350.000 voor de tijdelijke blaashal. Stichtingskosten gebouw De stichtingskosten voor de nieuwbouw van de sporthal zijn de kosten die nodig zijn om de nieuwbouw te realiseren.

Dit zijn de bouw- en installatiekosten en bijkomende kosten voor bijvoorbeeld adviseurs en leges. Deze kosten zijn sinds het vastgestelde krediet toegenomen met circa € 1,6 miljoen. Deze toename komt enerzijds door reguliere prijsstijgingen en anderzijds door de langere doorlooptijd. De start van de bouw is nu te verwachten in het 2 e kwartaal van 2024. De extra kosten door prijsstijgingen en vanwege de langere doorlooptijd bedragen circa € 320.000.

Zaaknummer: 1044799

Daarnaast zijn er tijdens het ontwerpproces twee significante wijzigingen geweest. Naar aanleiding van een presentatie voor welstand is het ontwerp aangepast en in verband met brandveiligheid is de gehele constructie aangepast. Hier is veel extra werk in gaan zitten voor de diverse adviseurs. De wijzigingen in het ontwerp resulteren in een extra bedrag van totaal € 375.000 voor zowel de adviseurs als de uitvoeringskosten. De bijkomende kosten zijn vooral honoraria en leges. Door de gestegen bouwkosten stijgen de leges automatisch mee als percentage van de bouwkosten. Dit is € 50.000 extra ten opzichte van eerder begroot. Daarnaast is er nog een bedrag opgenomen van € 225.000 voor diverse honoraria tijdens de uitvoeringsfase. Belangrijke posten hierin zijn directievoering en toezicht tijdens de bouw (samen € 150.000) die eerder niet expliciet waren opgenomen in de begroting. De overige kosten van € 75.000 zijn toegerekend aan de actualisatie van de kosten van diverse adviseurs. Tot slot is nu een post onvoorzien opgenomen van 7,5% over de stichtingskosten voor onvoorziene zaken tijdens de bouw (€ 600.000). Stichtingskosten openbare ruimte Voor de uitvoering van de openbare ruimte is ook extra krediet nodig. In de kredietaanvraag van juli 2022 was een budget opgenomen van € 500.000. Uit de raming van oktober 2022 bleken de kosten circa € 700.000 te zijn.

Daarnaast is nog een post van € 65.000 gereserveerd voor een infiltratievoorziening en is een prijsstijging meegenomen van € 35.000 voor de latere start van de bouw. In totaal is dus € 300.000 extra nodig. In de tabel is de post onvoorzien opgenomen onder de stichtingskosten. Totaal Voor de verdere uitvoering van het project is nog een bedrag nodig van circa € 2,5 miljoen extra. Daarmee komt het totale budget op € 12.550.000. Binnen dit bedrag is in totaal 12% opgenomen voor onvoorzien dat neerkomt op een bedrag van circa € 1,5 miljoen. In het oorspronkelijke krediet was rekening gehouden met circa € 800.000 voor onvoorziene kosten (8%). Posten Interne kosten Tijdelijke sporthal Stichtingskosten Sloopkosten Losse inventaris Onvoorzien Totaal Totaal (afgerond)

Raadsbesluit 18 juli 2022 € 120.000 € 807.500

Extra krediet

Nieuw krediet

€ 280.000 € 350.000

€ 400.000 € 1.157.500

€ 8.100.000 € 200.000 € 28.500 € 800.000 € 10.056.000 € 10.050.000

€ 1.900.000 €0 €0 €0 € 2.530.000 € 2.500.000

€ 10.000.000 € 200.000 € 28.500 € 800.000 € 12.586.000 € 12.550.000

Eenmalige kosten: Er zijn géén eenmalige kosten binnen het project. Structurele kosten: Het extra uitvoeringskrediet van € 2,5 miljoen schrijven we af over een periode van 40 jaar. Dit betekent een bedrag aan extra afschrijvingslasten van € 62.500 per jaar. Het gedeelte dat is gerelateerd aan prijsstijgingen bedraagt circa € 355.000 (€ 320.000 stichtingskosten en € 35.000 Zaaknummer: 1044799

openbare ruimte). Deze afschrijvingslasten van circa € 8.900 per jaar komen ten laste van de stelpost indexeringen die al is opgenomen in de huidige begroting. Het resterende bedrag van € 53.600 is opgenomen in de 2e turap 2023, welke inmiddels door uw gemeenteraad is vastgesteld. Hiermee is dekking voor dit extra uitvoeringskrediet Bij het afsluiten van het project en krediet bepalen we de exacte kostenverdeling over de verschillende kostensoorten (en dus afschrijvingstermijnen) en passen we de begroting hierop aan. We verwerken dit in de reguliere P&C producten. Het betreft hier altijd een verschuiving van kosten in de jaren, nooit extra kosten! Dekking: Het voorstel is de afschrijvingslasten van dit krediet te dekken vanuit de exploitatiemiddelen die hiervoor zijn gereserveerd via de 2e turap 2023, die inmiddels is vastgesteld door uw gemeenteraad.

9. Duurzaamheid en inclusie Duurzaamheid Het uitgangspunt voor het ontwerp van de sporthal is ENG (Energie Neutraal Gebouw). Dit gaat dus een stap verder dan wat noodzakelijk is vanuit de geldende wetgeving sinds 1 januari 2021, namelijk BENG-eisen (Bijna Energie Neutraal Gebouw). Hierbij dient wel opgemerkt dat het in de huidige situatie nog niet mogelijk is om terug te leveren op het net omdat de sporthal gebruik gaat maken van een zware aansluiting. De verwachting is dat dit de komende jaren wordt aangepast en teruglevering ook op een grote aansluiting weer mogelijk gaat zijn. Inclusie Ervaringsdeskundigen op het gebied van inclusie zijn betrokken bij en hebben ook al input gegeven op het ontwerp van de buitenruimte en de sporthal.

10. Relatie tot ABG-Organisatie Deze herinrichting betreft een project specifiek voor de gemeente Gilze en Rijen. De ambtelijke kosten worden door de ABG organisatie doorbelast aan de gemeente Gilze en Rijen.

11. Communicatie en vorm van participatie Diverse partijen zoals verenigingen en omwonenden hebben input geleverd op de ontwerpen voor zowel de buitenruimte als de sporthal. De overige bewoners en partijen worden via nieuwsbrieven en mails op de hoogte gehouden. Indien de werkzaamheden buiten concreet worden zoals eerst de sloop en later de bouw informeren we de omgeving over de exacte planning en werkzaamheden.

12. Vervolg Planning: Op dit moment laten we de processen doorlopen zoals bedacht. Deze inhoudelijke voorbereiding past binnen het budget. Het nu stilleggen in afwachting van besluitvorming zorgt voor extra kosten en meer vertraging en is niet wenselijk. Het gaat om het proces om te komen tot sloop van het gebouw. Aannemers zijn uitgenodigd en half oktober is een prijs bekend voor de sloop van de oude sporthal Achter de Tuintjes. De uiteindelijke gunning en opdrachtverstrekking vindt plaats na besluitvorming door de raad.

Zaaknummer: 1044799

Momenteel lopen nog enkele procedures die van belang zijn voor de uiteindelijke nieuwbouw. Het gaat om de ruimtelijke procedure in het kader van het bestemmingsplan, een traject met Enexis voor de nieuwe elektra aansluiting van de sporthal en de procedure voor aanbesteding van de uitvoerende partijen voor de nieuwbouw. We verwachten deze trajecten allemaal in het voorjaar van 2024 af te ronden zodat start bouw kan plaatsvinden in het 2e kwartaal van 2024. We nemen als uitgangspunt 1 jaar bouwtijd waarmee de oplevering ergens in Q2 van 2025 zal zijn. Dit betekent dat we in elk geval het nieuwe sportseizoen 2025-2026 willen starten in de nieuwe sporthal. Dat betekent dat de tijdelijke blaashal tot en met eind juni 2025 blijft staan. Om zicht te houden op mogelijke onverwachte stijging van kosten en het continu in beeld willen hebben van ontwikkelingen en wijzigingen binnen projecten hebben we voor het vervolg van het project extra geïnvesteerd in projectbegeleiding en 'projectcontrol'.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN GILZE EN RIJEN P.A.M. (Monique) van Bavel D.A. (Derk) Alssema Secretaris burgemeester

Bijlage(n) :

Zaaknummer: 1044799

Agendapunt Vergadering d.d. 20 november 2023 DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN; gezien het voorstel van het college van burgemeester en wethouders nr. 1044799;

gelet op het bepaalde in; besluit: 1. Een aanvullend uitvoeringskrediet te voteren van € 2,5 miljoen voor het project nieuwe sporthal Gilze (voormalig Achter de Tuintjes); 2. De afschrijvingslasten van dit krediet te dekken vanuit de exploitatiemiddelen die hiervoor zijn gereserveerd via de 2e turap 2023.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 20 november 2023 DE RAAD VOORNOEMD, de griffier,

de voorzitter,

S. van Dijk

D.A. Alssema

Zaaknummer: 1044799