Raad in positie -infographic en actielijst

AGENDERING

D  oel: faciliteren van het proces om uiteindelijk tot besluitvorming te kunnen komen. De agendacommissie: - Prioriteert - Adviseert over de wijze van behandeling-besluitvorming - Toetst de kwaliteit van de stukken (niet inhoudelijk maar aan de hand van eisen en criteria die de raad heeft vastgesteld) - Ziet toe op tijdig aanleveren stukken

BEELDVORMENDE BIJEENKOMSTEN

D  oel: informatie op tafel krijgen. Raads- en commissieleden geven geen mening. Ze luisteren en stellen informatieve vragen. De beeldvorming kan in alle mogelijke soorten bijeenkomsten: een ronde-tafel-gesprek met (ervarings)deskundigen, een presentatie van een ambtenaar of een expert ‘van buiten’, een werkbezoek, een (beeld­ vormende) ‘tafeltjes-markt’, etc.

OORDEELSVORMING

D  oel: politiek-bestuurlijke vragen aan het college stellen en met elkaar in gesprek (fracties onder­ ling) door voorlopige standpunten te delen, argumenten uit te wisselen, steun te zoeken voor aanpassingen in de voorstellen. De oordeelsvorming gebeurt in de commissie.

BESLUITVORMING (RAADSVERGADERING)

D  oel: besluiten nemen door voor of tegen te stemmen, al dan niet voorafgegaan door een debat. Het debatteren en stemmen gebeurt in de raadsvergaderingen.

AGENDERING

De raad kan niet alle onderwerpen even uitvoerig bespreken, en dat hoeft ook niet. Sommige onderwerpen kunnen direct naar de besluitvorming. Soms is het juist wenselijk ruim de tijd te nemen om goed geïnformeerd met elkaar de discussie aan te gaan over keuzes en consequenties, om pas daarna een besluit te nemen.

AGENDACOMMISSIE

BEELDVORMING

OORDEELSVORMING

BESLUITVORMING

Een slagvaardige agendacommissie: is poortwachter en prioriteert. Dat prioriteren gebeurt idealiter aan de hand van een (bijvoorbeeld) jaarlijks vast te stellen ‘raadsagenda’. Met daarop de voor dat jaar meest belangrijke dossiers (de zogenoemde A-dossiers). is kwaliteitsbewaker en stuurt en toetst op de kwaliteit van de stukken. Voldoen die aan de eisen die de raad stelt, zitten er bijvoorbeeld alternatieven in een raadsvoorstel, zijn de consequenties en mogelijk onwenselijke gevolgen helder omschreven, etc. houdt de raad goed ‘in positie’ door te zorgen voor tijdige aanlevering van stukken. stuurt op een goede inrichting van het behandel- en besluitvormingsproces en zorgt dus in elk geval dat steeds het doel van bijeenkomsten helder is.

De griffie(r) heeft een belangrijke taak in het goed voorbereiden en ondersteunen van de agendacommissie.

B

1

O-B

2

B-O-B

3

B-B-O-B

4

B-O-O-B

5

Dit is een schematische weergave van een veelheid aan mogelijke besluitvormingsroutes. Zo’n route is niet altijd een rechte lijn naar besluit­ vorming. Soms gaat een stuk - bijvoorbeeld - van de oordeelsvorming terug naar de beeldvorming, en dan weer naar de oordeelsvorming.

1 B

2 O-B

Voorstel/stuk gaat direct naar de agenda van de raadsvergadering (ter besluitvorming/in stemming dus/de raadsvergadering).

Voorstel/stuk komt ter oordeelsvorming in de commissie en gaat dan door naar de besluitvorming (de raadsvergadering dus).

3 B-O-B

4 B-B-O-B

5 B-O-O-B

Voorstel/stuk gaat stapsgewijze door de drie fases heen: een beeld vormen (bijvoorbeeld een presentatie door meerdere deskundigen), een oordeel vormen (commissie-behandeling) en dan in debat of direct in stemming (in de raadsvergadering).

Voorstel/stuk volgt bijvoorbeeld deze route: een werk- of locatiebezoek waar informatie wordt verstrekt, daarna een presentatie door een aantal medewerkers uit de ambtelijke organisatie en daarna een oordeel vormen (commissiebehandeling) en dan in debat of direct in stemming (in de raadsvergadering).

Voorstel/stuk volgt bijvoorbeeld deze route: een presentatie door een aantal medewerkers uit de ambtelijke organisatie, daarna een consultatie op basis van een discussienotitie (in de commissie), daarna oordeelsvorming (wederom in de commissie) en dan in debat of direct in stemming (in de raadsvergadering).

AGENDERING

COLLEGE & ORGANISATIE

RAAD

AGENDACOMMISSIE

Werkvoorraad en voorlopige planning

Beeld

DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER

DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIERDOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER SIERDOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIERDOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER

DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIERDOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIERDOSSIER DOSSIERDOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER SSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIERDOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER SIERDOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIERDOSSIER DOSSIER SSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER SIERDOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER Q1 Q2 Q3 DOSSIER Q4 DOSSIERDOSSIER DOSSIER DOSSIERDOSSIER DOSSIERDOSSIER DOSSIER SSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIERDOSSIER DOSSIERDOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER

BESLUITVORMINGSPROCES

A-dossiers

DOSSIER

DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER

DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER DOSSIER De gehele raad selecteert DOSSIER DOSSIER DOSSIER

B O-B B-O-B B-B-O-B B-O-O-B

DOSSIER

een aantal belangrijke DOSSIER DOSSIER dossiers (hierDOSSIER A-dossiers DOSSIER DOSSIER DOSSIER genoemd). De raad wil voor die A-dossiers de besluitvormingsroute kunnen bepalen. De raad geeft de agendacommissie opdracht voor de uitwerking van de route (het besluitvormingsproces) en planning te zorgen.

De agendacommissie ziet erop toe dat elk dossier/elk voorstel een bijpassende behandel-of besluitvomingsroute krijgt. De A-dossiers krijgen een route onderin het stroomschema: met doorgaans een wat langere doorlooptijd dus en maatwerk voor wat betreft de stappen in de beeld- en oordeelsvorming.

Oordeel

Besluit

BEELDVORMENDE BIJEENKOMSTEN

ROLLEN – DOEN EN LATEN

DOEL Raads- en commissieleden ontvangen informatie om later in het besluitvormingsproces een standpunt te kunnen vormen en onderbouwen.

VORM Idealiter bepalen doel en inhoud de meest geschikte vorm: een presentatie door een medewerker of een (ervarings)deskundige, een werkbezoek, een rondetafelgesprek of expertmeeting, enzovoort. Soms is driekwartier voldoende, soms is anderhalf uur nodig. Er kunnen twee verschillende onderwerpen na elkaar worden gepland op dezelfde beeldvormende avond. Het kan efficiënter zijn om de beeldvorming (eerst) schriftelijk te doen, door middel van bijvoorbeeld een brief of video(presentatie).

Let op: in deze fase zijn inwoners en belanghebbenden (bijvoorbeeld: winkeliers, ondernemers, schoolbesturen, hulpverleners) belangrijke gesprekspartners voor de raad. • Laagdrempelig. • Tijdig (informatie kan echt worden meegewogen in afwegingen fracties). • Efficiënt – inwoners en belanghebbenden kunnen hun verhaal in een keer kwijt bij de gehele raad.

Raads- en commissieleden halen informatie op door vragen te stellen. Welke informatie hebben ‘we’ nog nodig om (in de commissie) tot een (voorlopig) standpunt te komen? Dat vraagt een tijdige en goede voorbereiding in onder meer de fractie(vergadering). Informatie die vooraf wordt rondgestuurd, wordt dus ook gelezen. Want ook voor beeldvormende vergaderingen geldt: (beeldvormende) vragen zoveel mogelijk schriftelijk vooraf! Tijdens de beeldvorming is er nadrukkelijk GEEN plaats voor meningen en opvattingen. Dat komt later, tijdens de commissie. Raads- en commissieleden VINDEN nog niets tijdens de beeldvorming. Zij spreken met andere woorden met vraagtekens, niet met uitroeptekens!

Ambtelijk medewerkers en (ervarings) deskundigen brengen niet-politiek gekleurde informatie, op basis van de behoefte van de raad zoals besproken in de agendacommissie. Presentaties worden vooraf toegestuurd. Zodat raadsen commissieleden goed voorbereid aan tafel zitten. Medewerkers en (ervarings)deskundigen luisteren aandachtig om de informatiebehoefte vanuit de raad scherp te krijgen. Vraaggericht informeren is de norm: niet de boodschap van de zender is het vertrekpunt maar de informatiebehoefte van de raads- en commissieleden moet steeds het vertrekpunt zijn. Er moet steeds voldoende tijd zijn voor vragen ‘vanuit de raad’.

Let op: Medewerkers en (ervarings) deskundigen halen in de beeldvorming geen meningen op bij de raads- en commissieleden. Met andere woorden: in deze fase is er GEEN ruimte voor consultatievragen of stellingen met als doel om raads- en commissieleden ‘alvast kleur te laten bekennen’.

Het college kan toehoorder zijn en/of feitelijke informatie brengen en vragen beantwoorden.

Ook voor de portefeuillehouders geldt dat in de beeld­ vorming geen ruimte is voor meningen en opvattingen. Het is niet de bedoeling om voorkeuren te peilen of politieke wensen op te halen. Dat kan eventueel in de volgende fase, in de commissie.

OORDEELSVORMING

DOEL

ROLLEN – DOEN EN LATEN

Raads- en commissieleden gaan met elkaar in gesprek. Zij geven hun (voorlopige) standpunt, onderbouwen dat en proberen anderen daarin mee te krijgen. Ook is er ruimte voor het stellen van politiekbestuurlijke vragen aan de portefeuillehouder(s).

Raads- en commissieleden komen tot een oordeel door in de commissie met elkaar de discussie aan te gaan, en indien nodig en wenselijk kan ook het college in die discussie betrokken worden.

Insprekers hebben tijdens de commissie gelegenheid hun zorgen en wensen in te brengen, in dienst van de oordeelsvorming van de raads- en commissieleden.

Het aankondigen van (mogelijke) moties en amendementen helpt om het goede gesprek te voeren over gewenste aanpassingen in het voorliggende voorstel en uitspraken over de koers.

De insprekers richten zich dus heel nadrukkelijk tot de raad: er is dus geen ruimte voor insprekers om vragen of opmerkingen aan het college te richten.

Let op: GEEN ruimte meer voor beeldvormende vragen dus!

VORM Politiek is een kwestie van kiezen. Dat betekent wikken en wegen, argumenten uitwisselen, en elkaar trachten te overtuigen. Dit gebeurt in Gilze en Rijen in de commissie. Vaak naar aanleiding van een raadsvoorstel (ingebracht door het college). Het kan ook naar aanleiding van een initiatiefvoorstel (vanuit de raad), een raadsinformatiebrief (van het college aan de raad) of een discussiestuk (kan van het college of de raad komen).

• Nogmaals: tijdens de commissies is er geen ruimte meer voor beeldvormende vragen. Die kunnen voorafgaand aan de commissie worden gesteld. • Fracties hoeven in de commissie niet deel te nemen aan de bespreking van elk agendapunt. • Een goede voorbereiding in de fractie helpt om selectief te zijn, zowel in het stellen van vragen als in de verdeling van tijd over de geagendeerde onderwerpen.

Portefeuillehouders geven zo gevraagd antwoord op politiek-bestuurlijke vragen. Idealiter beperkt de rol van het college zich tot het beantwoorden van de politiek-bestuurlijke vragen. Het oordeel over het (raads)voorstel en de wens dat aan te passen, is als aangegeven vooral een gesprek tussen de fracties.

Let op: De voorzitters helpen om ‘doelgericht’ te blijven (zorgen voor een juiste balans tussen de discussie onderling en politieke vragen aan het college) en treden op als er echt informatieve vragen worden gesteld.

Let op: De bespreking van ingekomen stukken is echt wat anders dan een bespreking van een raadsvoorstel.

Let op: Ook tijdens consultaties ligt de nadruk op het gesprek tussen de fracties. Het is bovendien belangrijk dat het college tot slot van zo’n consultatie conclusies trekt over datgene WAT het college dus ‘meeneemt’, en HOE de raad dat ‘terug gaat zien’.

BESLUITVORMING (RAADSVERGADERING)

ROLLEN – DOEN EN LATEN

DOEL Uiteindelijk wordt er gestemd: voor of tegen? Dit gebeurt in de raadsvergaderingen. Natuurlijk is er in die raadsvergadering nog ruimte om met elkaar in debat te gaan, in een poging de ander alsnog te overtuigen. Zo’n debat biedt alle fracties bovendien de mogelijkheid uit te leggen waarom ze voor of tegen stemmen. Dat is belangrijk: publiekelijk verantwoording afleggen, voor de inwoners en ‘de eigen achterban’ in het bijzonder. Het is belangrijk dat de raadsvergadering ook echt het sluitstuk is van het besluitvormingsproces. Dat betekent: • niet de commissie ‘dunnetjes’ over doen. • geen vragen meer stellen aan het college waarop het antwoord geen verschil meer gaat maken voor het stemgedrag. • idealiter zijn veel van de amendementen en moties die hier worden ingediend al (als voornemen) aangekondigd in de commissie en daar dus ook al besproken, zodat het debat erover in de raadsvergadering niet verzandt in vragen en onduidelijkheid over juridische en financiële haalbaarheid.

Let op: Alle informatie die nodig is om tot een besluit te komen is in de voorafgaande fases op tafel gekomen. De noodzaak vragen te stellen doet zich soms voor, maar is dus uitzondering en geen regel.

Raadsleden geven in het debat hun standpunt weer en dienen eventueel moties en amendementen in.

Het debat wordt gevoerd tussen de raadsleden/de fracties. Eventueel kan het college in deze fase nog om informatie en/of een reactie worden gevraagd. Het is belangrijk dat raadsleden/fracties duidelijk maken waarom ze voor of tegen gaan stemmen. Door middel van motie(s) en/of amendement(en) kunnen fracties proberen het voorstel aan te passen dan wel de koers te verleggen. De bijdrage in de raadsvergadering is geen kopie van die in de commissie, maar een verdieping daarvan.

Let op: Voor een goed debat en een welover­wogen besluit is het zaak – zo veel als mogelijk – moties en amendementen tijdig vooraf rond te sturen. Dus idealiter een vooraankondiging van moties en amendementen in de commissie en tijdig rondsturen voorafgaand aan de raadsvergadering.

Portefeuillehouders In principe zit het werk van de portefeuillehouders erop als het debat en de stemmingen over de raadsvoorstellen begint. Nadere informatie en een oordeel over moties en amendementen kan gevraagd worden aan het college.

Insprekers hebben ook tijdens de raadsvergadering gelegenheid hun wensen en/of bedenkingen in te brengen. Ook hier geldt dat insprekers zich richten tot de raad, niet tot het college.

Investeren in het besluitvormingsen vergaderproces In de periode september 2025 - januari 2026 is de raad tweemaal samengekomen om te investeren in het besluitvormings- en vergaderproces. Dat heeft geleid tot een aantal acties. Sommige van deze acties vragen om keuzes en nadere uitwerking. Het begin van een nieuwe raadsperiode is daarvoor een uitgelezen moment. Samen sterk van start! Dat betekent: raad en college samen, samen met onze medewerkers en niet in de laatste plaats samen met onze inwoners.

Acties - samen sterk van star t! 1

We werken met een raadsagenda die door de raad wordt vastgesteld. Daarop staan de belangrijkste dossiers voor de komende raadsperiode (A-dossiers), aangevuld met een jaarlijkse planning.

2

Er komt een slagvaardige agendacommissie die een stevige opdracht en dito mandaat krijgt om onder meer 1.) te prioriteren, 2.) te toetsen op de kwaliteit van de stukken/raadsvoorstellen/ agenderingsverzoeken, etc., 3.) te adviseren over de besluitvormingsprocessen (bijvoorbeeld OB, BOB, BBOB, etc.), 4.) te sturen op het naleven van afgesproken aanlevertermijnen voor stukken, etc.

3

Er komt een nieuwe behandelwijze voor de Raadsinformatiebrieven (Rib’s): doelgerichter en efficiënter. Voor inspiratie kijken we naar andere gemeenten. We gaan experimenteren met verschillende behandelwijzen.

4

Er komt een doorlopend train- en oefenprogramma met het oog op: welk gedrag en welke soort vragen in welke fase, goed gebruik instrumenten, etc.

We starten de agendacommissie met een duidelijke omschrijving, toetsingskader, en begeleiding. Er is hierbij ruimte voor ontwikkeling en tussentijdse evaluatie en bijsturen.

Alle raads- en commissieleden zijn zowel individueel als gezamenlijk verantwoordelijk voor het goede verloop van de bijeenkomsten.

5

Omdat de voorzitters een cruciale rol vervullen bij het sturen op het doel en wat dus wel/niet de bedoeling is, worden de voorzitters getraind om die belangrijke rol nog beter te kunnen vervullen.

6

Omdat het belangrijk is om toch vooral ook met elkaar (fracties onderling) het gesprek aan te gaan over keuzes en consequenties, investeren we in vaardigheden die nodig zijn om formeel en informeel samen te werken.

7

De beeldvorming’ vaker en beter benutten om informatie op te halen uit ‘de samenleving’. Daarom gaan we als raad vaker gezamenlijk ‘naar buiten’.

Investeren in een sterk gemeentebestuur is mensenwerk. Regels en structuren zijn onmisbaar, maar gedrag en samenspel zijn allesbepalend. Ons belangrijkste advies aan raad en college: zet direct vanaf het begin van de nieuwe bestuursperiode het gesprek voort over het samen investeren in een sterk gemeentebestuur. Benut daarbij deze actielijst en de infographic waarin het besluitvormings- en vergaderproces staat uitgeschreven.