projectplan herinrichting Wilhelminaplein Rijen

PROJECTPLAN

Herinrichting Wilhelminaplein Rijen

Opdrachtgever

Gemeente Gilze en Rijen

Opgesteld door

Wissing B.V., Hilke Batist i.s.m. Peter Rutgers

Status

Concept

Datum

22-7-2021

Projectfase

Initiatieffase

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

1

Inhoud 1. Managementsamenvatting

3

2. Inleiding

4

3. Definitie van de opgave

6

4. Visie op de opgave

8

5. Beoogd resultaat

9

6. Communicatie en participatieplan

10

7. Plan van Aanpak

12

8. Planning

15

9. Organisatie projectteam

16

10. Raming proceskosten extern

17

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

2

1.

Managementsamenvatting

In de huidige situatie vormt het Wilhelminaplein qua inrichting niet het ‘bruisende’ centrum van Rijen. Door herinrichting van het plein kan er een impuls worden gegeven aan de levendigheid van het dorp. Het plein is aan een transformatie toe om te voldoen aan de ruimtelijke en maatschappelijke vragen van de toekomst en aan te sluiten op het nieuw te ontwikkelen Centrumplan Rijen Oost. In dit projectplan wordt de opgave voor de herinrichting van het Wilhelminaplein in Rijen voor de definitiefase en ontwerpfase beschreven. Dit projectplan vormt de basis voor de uitvraag van offertes aan marktpartijen voor dit deel van de opgave. Het ontwerp voor de herinrichting van het Wilhelminaplein zal de gewenste (ruimtelijke) ontwikkeling van het plein in beeld brengen, met daarbij de technische uitwerking en een financiële raming van de stichtingskosten. Het ontwerp komt tot stand door middel van intensieve participatie op een passende wijze voor alle stakeholders. Het plein is het hart van het dorp en daarmee belangrijk voor vele gebruikers. Het ontwerp is klimaatadaptief, natuurinclusief, versterkt de levendigheid in het dorp en moet daarnaast natuurlijk goed bruikbaar zijn voor de verschillende gebruikers. De financiële raming van de stichtingskosten zorgt ervoor dat in beeld wordt gebracht of het plan haalbaar is.

Het is dé centrale plek in het centrum voor Rijen en daarom leeft het ook heel erg bij de inwoners en de politiek. Ook het proces dient daarom zorgvuldig ingericht te worden. Zowel inwoners, gebruikers als de politiek moeten meegenomen worden in de keuzes die worden gemaakt tijdens het proces. Zorgvuldige en intensieve participatie is daarom belangrijk door het proces heen, zodat het plan gedragen wordt door de participanten, die uiteindelijk de gebruikers zijn van het plein. In de Definitiefase wordt gestart met de participatie en wordt het Programma van Eisen opgesteld. Hiervoor is 1,5 maand gereserveerd. Het Programma van Eisen wordt door het College vastgesteld. In de Ontwerpfase wordt het ontwerp opgesteld, van schetsontwerp, naar voorlopig ontwerp tot definitief ontwerp. Hiervoor is 5 maanden gereserveerd. Het definitief ontwerp wordt door het College vastgesteld.

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

3

2.

Inleiding

In de huidige situatie vormt het Wilhelminaplein qua inrichting niet het ‘bruisende’ centrum van Rijen. Door herinrichting van het plein kan er een impuls worden gegeven aan de levendigheid van het dorp. Het plein is aan een transformatie toe om te voldoen aan de ruimtelijke en maatschappelijke vragen van de toekomst en aan te sluiten op het nieuw te ontwikkelen Centrumplan Rijen Oost. Aan de oostzijde van de Stationsstraat komt nieuwbouw van een supermarkt, appartementen en een horecagelegenheid. Naast de ruimtelijke verandering rondom het Wilhelminaplein is het wenselijk om bij de herinrichting in te spelen op de huidige problematiek van hittestress, wateroverlast en het gebrek aan biodiversiteit. Het plein is het hart van het dorp en daarmee belangrijk voor vele gebruikers. Daarom is het belangrijk dat het ontwerp tot stand komt door middel van intensieve participatie met inwoners, ondernemers en overige gebruikers. Ook is de wens omwonenden en inwoners van Rijen intensief te betrekken bij het traject om te komen tot een nieuw ontwerp voor het plein. Het Wilhelminaplein kent op dit moment een functionele inrichting met een afwerking die hoofdzakelijk bestaat uit bestrating. Het plein biedt ruimte voor de weekmarkt, evenementen en een terras voor horecavoorziening Smaak Lokaal.

Het plangebied voor deze opgave bestaat uit het huidige Wilhelminaplein, het nieuwe deel aan de oostzijde en een deel van de Stationsstraat.

Plangebied

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

4

Inhoud projectplan In dit projectplan wordt de opgave voor de herinrichting van het Wilhelminaplein in Rijen voor de definitiefase en ontwerpfase beschreven. Dit projectplan vormt de basis voor de uitvraag van offertes aan marktpartijen voor dit deel van de opgave. De vervolgfases: Voorbereidingsfase en realisatie- en nazorgfase worden na afronding van de ontwerpfase bezien in planning, benodigde werkzaamheden en besluitvorming. In dit projectplan beschrijven we de definitie van de opgave, waarin duidelijk wordt waar deze opgave precies over gaat, welke vragen er voor liggen en welke uitgangspunten van belang zijn voor de herinrichting. Ook wordt de visie van de gemeente op de opgave uiteengezet. In het 5 e hoofdstuk wordt beschreven welk resultaat wordt beoogd met deze opgave, oftewel wat is het eindproduct na afronding van de ontwerpfase. Omdat participatie een belangrijk onderdeel is van de opgave, is er een apart hoofdstuk over het communicatie- en participatieplan, waarna we in Plan van Aanpak het te doorlopen proces beschrijven. In de laatste drie hoofdstukken wordt de planning, het projectteam en de projectkosten beschreven.

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

5

3. Definitie van de opgave Ruimtelijke opgave Door de ontwikkeling van het Centrumplan Rijen Oost ontstaat er een nieuwe situatie die aanleiding is voor de herinrichting van het Wilhelminaplein. In deze herinrichting vormt de bestaande situatie en de herontwikkeling van het Centrumplan Rijen Oost het casco. De bebouwing vormt de rand van het plangebied, maar interactie met deze bebouwing is een belangrijk onderdeel van de opgave. De blinde gevels in het Centrumplan Rijen Oost zijn hierbij een kritiek punt dat meegenomen dient te worden in het ontwerp. De Stationsstraat blijft voor autogebruik toegankelijk, maar maakt onderdeel uit van het plein. Deze dubbelfunctie moet in het ontwerp op een passende wijze worden vormgegeven. De Stationsstraat wordt verkeersluw, waarbij de auto te gast is. De Stationsstraat wordt op de marktdagen afgesloten. De expeditie van de supermarkt vindt plaats vanaf de route achterlangs. Deze route tussen de Stationsstraat en Marijkestraat is naast expeditiestraat ook de toegang tot de parkeerplaats en kan bij afsluiting van de Stationsstraat ter hoogte van het plein gebruikt worden voor autoverkeer. Het deel van de Stationsstraat dat in de huidige situatie ook al afwijkend is ingericht, maakt onderdeel uit van de opgave. De markt dient ook in de nieuwe situatie op het Wilhelminaplein een plek te krijgen. De markt is één keer in de week.

Er dient ruimte te zijn voor 256 meter aan totale lengte voor de marktkramen. Op de dag dat er markt is, wordt de Stationsstraat ter hoogte van het plein afgesloten voor doorgaand verkeer. Ook voor evenementen dient ruimte beschikbaar te blijven op het plein. Bijvoorbeeld een ijsbaan of kermis en andere eenmalige of jaarlijkse evenementen. In de huidige situatie is het plein grotendeels verhard. Door de klimaatsverandering zorgt dit bij piekbuien voor wateroverlast en bij oplopende temperaturen in de zomer levert dit hittestress op. Deze overlast wordt naar verwachting in de toekomst steeds groter. Voor de herinrichting is een klimaatadaptieve inrichting het uitgangspunt. In het ontwerpproces moet duidelijk worden of dit onderdeel van de inrichting kan zijn, of dat er technische oplossingen voor het bergen van hemelwater nodig zijn. De beperkte hoeveelheid groen zorgt voor een beperkte biodiversiteit en ook dit draagt dus niet bij aan de problematiek van wateroverlast en hittestress. In de huidige situatie staat er een grote oude boom die helaas dood aan het gaan is en niet verplaatsbaar is. Bij de herinrichting van het plein is de toevoeging van groen zeer wenselijk, waardoor het plein klimaatadaptief en natuurinclusief wordt en de biodiversiteit wordt vergroot. De positionering van groenvakken op het plein kunnen sturing geven aan de verkeersstromen en gebruikers.

Het plein vormt een onderdeel van het groene lint door het centrum van Rijen, dit dient versterkt te worden. Let hierbij op de aanwezige en nieuw te creëren zichtlijnen. In de huidige situatie vormt het plein qua inrichting niet het ‘bruisende’ centrum. Door herinrichting van het plein kan er een impuls worden gegeven aan de levendigheid van het dorp. De inrichting moet uitnodigen tot ontmoeting en meer ruimte bieden voor verblijven. Voor terrassen behorende bij horeca, moet voldoende ruimte worden gereserveerd, ook bij eventuele toekomstige nieuwe horeca. Ontmoeting buiten de terrassen stimuleren is ook belangrijk. Hierbij dient onder andere rekening gehouden te worden met de wens voor schaduwplekken in de zomer. Daarnaast dient rekening te worden gehouden met specifieke inrichtingsvraagstukken, zoals verlichting, fietsparkeren (eventueel met elektrisch opladen), plaats voor deelscooters/- fietsen/ -steps, Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

6

afvalinzameling, evenementenkast, kerstverlichting en bekeken moet worden of er een mogelijkheid is voor het opnemen van een openbaar toilet (bij voorkeur in de omliggende gebouwen).

Participatie geïntegreerd in het proces Belangrijk onderdeel van de opdracht is dat het ontwerp tot stand komt door middel van participatie met de verschillende stakeholders. Deze participatie dient een integraal onderdeel te zijn in het proces. Daarbij is het belangrijk dat alle stakeholders op een voor hen passende manier worden betrokken. Per fase zal bepaald moeten worden of participatie passend is en daarbij wie op welke manier wordt betrokken. Aan de start van het project dient een stakeholdersanalyse gemaakt te worden.

Projectadviseur Voor het opstellen van een plan voor de herinrichting van het Wilhelminaplein in Rijen wordt een partij geselecteerd die zowel het ontwerp, de participatie, als de financiële doorrekening kan uitvoeren en begeleiden. Dit kan ook bestaan uit een samenwerking van meerdere partijen. In het vervolg van dit document noemen we deze partij(en) de Projectadviseur.

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

7

4.

Visie op de opgave

De opgave is het maken van een mooi plan voor het Wilhelminaplein op zorgvuldige wijze. Ruimtelijk dient het ontwerp zorgvuldig ingepast te worden in de omgeving, de aansluiting met de omliggende bebouwing is cruciaal. Maar juist ook de opgave om de verschillende gebruikers een plek te geven dient zorgvuldig te gebeuren. Het is dé centrale plek in het centrum voor Rijen en daarom leeft het ook heel erg bij de inwoners en de politiek. Ook het proces dient daarom zorgvuldig ingericht te worden. Zowel inwoners, gebruikers als de politiek moeten meegenomen worden in de keuzes die worden gemaakt tijdens het proces. Zorgvuldige en intensieve participatie is daarom belangrijk door het proces heen. Zodat het plan gedragen wordt door de participanten, die uiteindelijk de gebruikers zijn van het plein. Van belang is dat het in één keer goed gaat, zorgvuldig dus. Helaas zijn er in het verleden al meerdere plannen geweest die niet tot uitvoer zijn gebracht, waardoor de teneur in de samenleving wat negatief is. Deze negatieve sfeer moet worden omgebogen door een vloeiend, adequaat proces met als resultaat een haalbaar plan. Het enthousiasme dat wordt gecreëerd door de participatie moet vast worden gehouden en worden ingezet voor een mooi resultaat.

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

8

5.

Beoogd resultaat

Het ontwerp voor de herinrichting van het Wilhelminaplein zal de gewenste (ruimtelijke) ontwikkeling van het plein in beeld brengen, met daarbij de technische uitwerking en een financiële raming van de stichtingskosten. Het ontwerp komt tot stand door middel van intensieve participatie op een passende wijze voor alle stakeholders. Het plein is het hart van het dorp en daarmee belangrijk voor vele gebruikers. Het ontwerp is klimaatadaptief, natuurinclusief, versterkt de levendigheid in het dorp en moet daarnaast natuurlijk goed bruikbaar zijn voor de verschillende gebruikers waarbij expliciet aandacht wordt besteed aan inclusiviteit. De financiële raming van de stichtingskosten zorgt ervoor dat in beeld wordt gebracht of het plan haalbaar is. Het doel van de opgave voor de herinrichting van het Wilhelminaplein is: - Een integraal ontwerp voor het huidige Wilhelminaplein, het nieuwe deel van het plein in het Centrumplan Rijen Oost en de Stationsstraat; - Een klimaatadaptieve en natuurinclusieve inrichting, waarin ook de biodiversiteit wordt vergroot; - Impuls geven aan de levendigheid van het dorp.

Door meer ruimte te geven aan ontmoeting, verblijven en horeca; - Het betrekken van alle stakeholders op intensieve wijze bij het tot stand komen van het ontwerp; o Dit moet integraal zijn opgenomen door het gehele proces; o Op een passende manier per doelgroep; o Op een inspirerende manier. - Een financiële doorrekening van de stichtingskosten om de haalbaarheid van de herinrichting in beeld te hebben. De gemeente Gilze en Rijen wil voor iedereen een aantrekkelijke en veilige gemeente zijn, ongeacht iemands afkomst of achtergrond. Tijdens de gemeenteraadsvergadering van 12 juli 2021 vroegen meerdere politieke partijen aandacht voor de acceptatie van LHBTIQ+’ers (lesbisch, homoseksueel, biseksueel, transgender, intersekse, queer). De regenboogkleuren staan daarvoor symbool. Afgesproken is dat de regenboogkleuren een plek krijgen in de nieuwe inrichting van het Wilhelminaplein. Kunstbeleving willen we integraal onderdeel laten uitmaken van het nieuw in te richten plein. Voor de voorbereiding hiervan zullen we waar nodig en mogelijk de reguliere middelen met betrekking tot kunst en cultuur aanspreken.

Het uiteindelijke ontwerp dient een DO IPOR (Inrichtingsplan Openbare Ruimte) te zijn, waarin is opgenomen: - Integrale plankaart van de openbare ruimte met onderscheid in functies; - Profielen; - Materialisering; - Beplantingsplan; - Keuze meubilair; - Waterhuishoudkundige uitwerking; - Technische uitwerking (inclusief hoogteverloop, afwatering, materialisering); - Maatregelen klimaatadaptatie, natuurinclusieve, biodiversiteit, e.d.. Het DO IPOR dient als basis voor het schrijven van bestek na afronding.

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

9

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

10

6.

Communicatie en participatieplan

Onderdeel van de opgave is dat de Projectadviseur een communicatie- en participatieplan maakt. In voorbereiding hierop is in dit projectplan een eerste aanzet gemaakt. Hierin beschrijven we doel, strategie en aanpak van de participatie en communicatie bij de totstandkoming van herinrichtingsplan voor het Wilhelminaplein Rijen. Uitgangspunt is dat alle stakeholders en inwoners de kans krijgen zich over het plan uit te spreken. Het gaat tenslotte over de toekomst van het centrum van Rijen. Maar hoe zorg je ervoor dat iedereen op een passende manier input kan leveren?

Participatiedoelen Omdat het om het centrum van het dorp gaat, waar alle inwoners gebruik van maken en ook ondernemers onderdeel van uitmaken, willen we weten welke wensen, ideeën en aandachtspunten inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en andere stakeholders hebben. Meedenken, meepraten en meedoen zijn sleutelwoorden als het gaat om het betrekken van stakeholders en inwoners. Doel is: 1. 2. 3.

voor stakeholders en inwoners een zo goed mogelijk resultaat te bereiken door gebruik te maken van hun kennis (verstand), kunde (ervaring) en netwerken; stakeholders inzicht geven in en begrip voor de afwegingen die worden gemaakt; inwoners inzicht geven in de gemaakte keuzes en de afwegingen die gemaakt zijn.

Participatie is cruciaal voor een gedragen plan voor het Wilhelminaplein. Participatie is nodig om informatie, kennis, belangen en standpunten te delen. Belangrijk is om het in een vroegtijdig stadium in het proces op te nemen, zodat ideeën, alternatieven en verbetervoorstellen van partijen kunnen worden uitgewerkt en beoordeeld. Hiermee wordt het commitment van partijen voor de plannen in een later stadium vergroot. Belangrijk bij participatie is dat je alleen vragen stelt waarvan je met het antwoord echt iets kunt!

Participatie: Hoe dan? Om te weten hoe je de participatie vorm moet geven, moet je eerst duidelijk hebben Waarom je het doet en voor Wie, dan kan je bedenken Wat, Wanneer en Waar! Waarom participatie voor de herinrichting van het Wilhelminaplein? Voor het opstellen van het ontwerp voor de herinrichting van het Wilhelminaplein is het belangrijk zoveel mogelijk kennis uit de lokale gemeenschap te halen. Zowel bij de ondernemers als de inwoners van Rijen. We willen weten hoe het plein en de omgeving functioneert, wat kansen zijn en missers. Deze input kan gebruikt worden voor het maken van het plan. Daarnaast is het belangrijk om met betrokkenen te klankborden over de gemaakte keuzes om te komen tot het beste plan voor het Wilhelminaplein. Wie willen we betrekken bij de participatie? Bij de start van het proces zal er door de Projectadviseur een stakeholdersanalyse gemaakt moeten worden. Alle betrokkenen moeten in beeld zijn voordat gestart wordt met de participatie. De betrokkenen zijn te verdelen in verschillende doelgroepen. Het bureau doet een voorstel hoe ze de stakeholdersanalyse zullen uitvoeren. Naast de ondernemers en de inwoners zijn er specifieke organisaties of betrokkenen die we willen betrekken. Zoals benoemd in ieder geval de winkeliersvereniging, marktkooplui, NLGR, fietsersbond, Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

11

GRIC, maar wij kunnen ons voorstellen dat er in de stakeholdersanalyse nog meer professionals naar voren komen om deel te nemen aan de participatie. Daarnaast is het betrekken van de ambtenaren van de verschillende vakgebieden van belang. Maak gebruik van hun kennis om met elkaar de randvoorwaarden per vakgroep te bepalen. Natuurlijk dient ook de raad en het college in het proces te worden meegenomen.

Breng het onder de aandacht! Belangrijk voor goede participatie is dat iedereen die je wilt spreken ook op de hoogte is van de mogelijkheid om te participeren. Dit vraag om een brede communicatie. Zowel via de lokale pers zoals Ons Weekblad, via de gemeentelijke website, als ook de andere online kanalen van de gemeente, Facebook en Twitter. Waar nodig kan dit worden aangevuld met offline middelen, die direct ondersteunen aan het informeren over en het betrekken van stakeholders. Welke middelen dit zijn is aan de Projectadviseur. Naast de communicatie om deel te nemen, is het ook van belang om de gemeenschap op de hoogte te houden van het verloop van het proces en tussentijdse resultaten.

Participatievoorstel als unique selling point Het is aan de Projectadviseur om in zijn procesvoorstel de participatie een integraal onderdeel van het proces te maken. Hoe en wanneer deze participatie in het proces wordt opgenomen, dat is juist één van de facetten waar de Projectadviseur zich in kan onderscheiden. Hier dagen we de adviseurs uit om in hun aanbieding een creatief, interactief en integraal participatieproces op te nemen in het procesvoorstel.

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

12

7.

Plan van Aanpak

Het proces dat wordt doorlopen en de producten die worden gemaakt zullen leiden tot een zorgvuldig plan voor de herinrichting van het Wilhelminaplein, dat moet leiden tot een levendig en aantrekkelijk centrum van Rijen. Daarbij wordt benadrukt dat in een creatief en interactief proces de beste resultaten zijn te verwachten. Door het zetten van kleine stappen in het proces die telkens door de Projectadviseur met de gemeente en andere belanghebbende worden gedeeld, zodat het proces gezamenlijk kan worden doorlopen. Hierbij wordt de (financiële) haalbaarheid en beheerbaarheid constant in de gaten gehouden. Om te komen tot een plan voor de herinrichting van het Wilhelminaplein wordt, de onderstaande fasering voorgesteld voor de fases Definitiefase en Ontwerpfase:

Definitiefase Fase 1: Fase 2: Fase 3:

Startoverleg, stakeholdersanalyse, input Programma van Eisen (Analyse plangebied, relevant beleid etc.) Ophalen input stakeholders etc. Opstellen Programma van Eisen

Ontwerpfase Fase 4: Fase 5: Fase 6: Fase 7:

Schetsontwerp (eventueel participatie afhankelijk van voorstel) Voorlopig ontwerp (eventueel participatie afhankelijk van voorstel) Definitief ontwerp (eventueel participatie afhankelijk van voorstel) Besluitvorming vaststelling definitief ontwerp

Belangrijk is dat de participatie een integraal onderdeel is van het proces. Wanneer dit plaatsvindt in het proces, is afhankelijk van het voorstel van de Projectadviseur. Ook de terugkoppeling met college en raad moet onderdeel zijn van het communicatie- en participatievoorstel van de Projectadviseur. Belangrijk is dat ook zij gedurende het proces worden meegenomen in de planvorming.

Definitiefase Fase 1 Voordat het proces echt van start gaat, is het van belang om de planning en werkzaamheden met de Projectadviseur te bespreken en af te stemmen. Daarom wordt er gestart met een startoverleg. Voor de participatie is het cruciaal om een goede stakeholdersanalyse te doen, zodat alle betrokkenen in beeld zijn. Op basis van de stakeholdersanalyse door de Projectadviseur kan het participatievoorstel worden aangescherpt en exact worden bepaald hoe en wanneer de stakeholders in het proces worden betrokken. Ook worden de exacte overleg- en participatiemomenten vastgelegd. In deze fase wordt alle op het project betrekking hebbende informatie die binnen de gemeente beschikbaar is, aangeleverd aan de Projectadviseur. Hiermee kan gestart worden met het vullen van het Programma van Eisen.

Fase 2 In deze stap worden met de stakeholders de ontwikkelkansen van het Wilhelminaplein onderzocht. De participatie vormt een onderdeel van de analyse voor het opstellen van het Programma van Eisen, omdat co-creatie in dit stadium helpt om de analyse, en daarmee de opgave/ambities scherp te stellen. Hiermee worden de opgaven, de gewenste identiteit, de ambities en (on-)mogelijkheden scherper in beeld gebracht. Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

13

Daarom is het belangrijk om in gesprek te gaan met een breed spectrum aan stakeholders. Een creatieve en interactieve werkwijze is hiervoor gewenst. Hoe dit wordt gedaan is aan de Projectadviseur.

Fase 3 Alle verkregen informatie vanuit de inventarisatie bij de gemeente, analyse van het plangebied en participatie wordt verwerkt in een Programma van Eisen (PvE), dat de basis vormt voor de verdere planvorming. Dit PvE zal door het College worden vastgesteld. Van belang is dat ook de gemeentelijke vakafdelingen hun akkoord op het PvE geven.

Ontwerpfase Fase 4 Het schetsontwerp is de eerste vertaling van het PvE. Het geeft de structuur en identiteit weer en hoe de verschillende functies een plek krijgen op het plein. Het ontwerp van het plein zal naadloos afgestemd worden op de gebouwen, de relatie hiertussen is groot. De gebouwen vormen het casco, maar moeten ook logisch toegankelijk zijn vanaf het plein. Gestart wordt met 3 schetsmodellen voor de inrichting van het plein waarna in overleg gewerkt wordt naar 1 voorkeursmodel. De schetsmodellen en het voorkeursmodel worden door middel van visualisaties of referentiebeelden ondersteund. Overleg en participatie De schetsmodellen en voorkeursmodellen moeten met de projectgroep besproken worden. Ook participatie met stakeholders is in deze fase onderdeel van het proces. Hoe en wanneer de participatie een plek krijgt is afhankelijk van het voorstel van de Projectadviseur.

Fase 5 Het voorkeursmodel wordt verder uitgewerkt tot een Voorlopig Ontwerp (VO). Dit is een digitale, maatvaste tekening die de ruimtelijke structuur van het gebied vastlegt. Bij het opstellen hiervan wordt rekening gehouden met: - (beeld)kwaliteit en beleving van de leefomgeving; - logische structuur waarin groen, verkeerstromen, waterberging en verblijfsplekken de juiste plaats hebben; - verkeersoplossingen voor fiets, voetganger, auto en expeditieverkeer; - toegankelijkheid van de gebouwen rondom het plein en benodigde bijbehorende ruimte, zoals terrassen en uitstallingen van winkels; - relatie met de omgeving; - duurzaamheid, natuur & ecologie, energietransitie, klimaatbestendigheid, veiligheid, gezondheid en spelen; - materialisering en meubilair. Naast een plantekening worden er meerdere profielen gemaakt. In deze fase wordt ook een aanzet gedaan voor de waterberging, maaiveldhoogten en grondbalans.

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

14

Financiële haalbaarheid en technische maakbaarheid In deze fase wordt ook een eerste doorrekening gemaakt van de financiële haalbaarheid en technische maakbaarheid. Er wordt een raming opgesteld, waaruit aandachtspunten op financieel en technisch vlak blijken. Indien noodzakelijk wordt het plan aangepast. Overleg en participatie Het VO moet met de projectgroep besproken worden. Ook participatie met stakeholders is in deze fase onderdeel van het proces. Hoe en wanneer de participatie een plek krijgt is afhankelijk van het voorstel van de Projectadviseur.

Fase 6 Na inventarisatie van alle reacties op het Voorlopig Ontwerp kan een verdere technische uitwerking worden opgesteld in de vorm van een Definitief Ontwerp (DO). Dit is in principe het sluitstuk van dit deel van het proces. In deze fase wordt het ontwerp digitaal verder uitgewerkt en afgestemd op reacties vanuit de gemeente, de gebruikers, civieltechnische randvoorwaarden, kostenraming en eventuele wijzigingen in het Centrumplan Rijen Oost. Aanvullend aan het VO wordt in het DO ook opgenomen: - Onderzoek grondbalans; - Het vervaardigen van belangrijke principedetails met materiaalaanduiding; - Aangeven routes van alle verkeerstromen; - Het opstellen van een voorstel beplantings- c.q. bomenplan; - Materialenstaat (inclusief keuze straatmeubiliair); - Het maken van een eerste opzet voor een verlichtingsplan (te toetsen door leverancier). De waterbergingsopgave wordt in deze fase verder uitgewerkt. We maken geen rioleringsplan. Financiële haalbaarheid en technische maakbaarheid Op basis van het DO zal tevens een definitieve raming worden opgesteld. Op basis van deze raming kunnen eventuele aanpassingen nog nodig zijn. Overleg en participatie Het DO moet met de projectgroep besproken worden. Of participatie met stakeholders in deze fase wordt opgenomen is afhankelijk van het voorstel van de Projectadviseur.

Fase 7 Het Vast te stellen definitief ontwerp wordt door het college behandeld en dan ter vaststelling aangeboden aan de gemeenteraad.

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

15

8.

Planning

In deze opdracht worden de volgende 2 fases doorlopen. De start van het proces is afhankelijk van de realisatie van het Centrumplan Rijen Oost. Er kan dus nog geen startdatum worden gegeven, maar wel een globale doorlooptijd die nodig is voor dit proces en de verschillende stappen die hierin worden genomen.

Definitiefase – 1,5 maand In deze fase wordt onderzocht wat er moet gebeuren om het gewenste resultaat te bereiken. Hierbij wordt duidelijk wie de doelgroepen van het project zijn, welke wensen/eisen er aan het projectresultaat worden gesteld, wat er nodig is om van de huidige situatie naar de gewenste situatie te komen. - Detailplan voor de ontwerpfase – startoverleg projectgroep; - Stakeholdersanalyse; - Kick-off bijeenkomst participatie > Programma van Eisen; - Inventarisatie > Programma van Eisen. Beslisdocument Programma van eisen

Besluitvorming Vaststelling door College van B&W

Ontwerpfase – 5 maanden In deze fase wordt bepaald hoe het projectresultaat eruit komt te zien. - Participatie (geïntegreerd in het proces) - Gedetailleerd ontwerp, in de volgende stappen: o SO IPOR (1 maand); o VO IPOR + eerste doorrekening (2 maanden incl. gemeentelijk beoordeling); o DO IPOR + doorrekening (2 maanden incl. gemeentelijk besluitvorming). Beslisdocument Definitief Ontwerp

Besluitvorming Vaststelling door College van B&W en gemeenteraad

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

16

9.

Organisatie projectteam

Voor het project is er één gemeentelijke projectleider, die aanspreekpunt is voor de Projectadviseur en zorgt voor interne afstemming met de verschillende vakdisciplines en het college/de portefeuillehouder. Daarnaast wordt er een projectgroep opgericht waarmee regelmatig afstemming zal plaatsvinden. In deze projectgroep nemen deel: - Projectleider; - Bedrijfscontactfunctionaris (markt, winkels en horeca); - Beheer en openbare ruimte; - Leefomgeving - Verkeer; - Leefomgeving - Groen; - Leefomgeving - Civiele Techniek; - Leefomgeving - Riolering; - Leefomgeving - Verlichting; - Ontwikkelaar Centrumplan Rijen Oost; - Projectadviseur. Per overleg kan bepaald worden of de volledige projectgroep aanwezig is of een afvaardiging ervan. De gemeente heeft een kaderstellende en toetsende rol in het proces. Bij de start van het proces is het belangrijk alle randvoorwaarden op een rij te hebben en te delen als input voor het PvE. Goede afstemming met de verschillende vakdisciplines door het gehele proces over de gemaakte keuzes is cruciaal.

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

17

10.

Raming proceskosten extern

Voor deze opgave zal een Projectadviseur de meeste werkzaamheden uitvoeren. Om het benodigde budget voor deze opgave te reserveren is een raming van de externe projectkosten nodig. Hierbij zijn dus nog niet de interne projectkosten meegenomen. Het aantal benodigde uren van de interne medewerkers kan wel op basis van dit projectplan worden bepaald. Voor de totale opgave worden de volgende kosten geraamd: Opstellen Programma van Eisen (incl. inventarisatie informatie) Schetsontwerp Voorlopig ontwerp Definitief Ontwerp Participatie (stakeholdersanalyse en 10 bijeenkomsten) Overleg Projectgroep (8x) Financiële raming Proceskosten/onvoorzien Totaal € 66.000,-Wanneer er complexe waterhuishoudkundige oplossingen berekend en uitgewerkt moeten worden kan dit voor extra kosten zorgen, die op dit moment moeilijk in te schatten zijn omdat de aard van de ingrepen op dit moment niet te voorzien zijn. Als stelpost kan hiervoor rekening worden gehouden met € 2.000,-- tot € 5.000,--.

Projectplan Herinrichting Wilhelminaplein Rijen 21-1-2022

18