MEMO - Informatie huisvestingsonderzoek bestuurszetel Gilze en Rijen

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

www.hevo.nl

Memo ●●●●●●●●●●●●●●●

Aan Van Datum Referentie Betreft

Raadsfracties gemeente Gilze en Rijen Pim Bressers 26 juli 2022 1705501-0032.1.0 Informatie huisvestingsonderzoek bestuurszetel Gilze en Rijen

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●● ●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Geachte raadsfracties van de gemeente Gilze en Rijen, In juni van dit jaar hebben wij met u gesprekken gevoerd over het huisvestingsonderzoek dat wij momenteel uitvoeren naar de toekomstige bestuurszetel van de gemeente Gilze en Rijen. Wij kijken met een goed gevoel terug op de verschillende gesprekken die we met u hebben mogen voeren. Hieruit hebben we veel informatie op kunnen halen en een goed beeld kunnen vormen van wat u belangrijk vindt voor de toekomstige bestuurszetel van uw gemeente. Middels deze memo willen we u graag een beknopte terugkoppeling geven op de gevoerde gesprekken. In deze terugkoppeling maken wij geen verwijzingen naar uitspraken die door specifieke fracties gedaan zijn maar hebben wij getracht een samenvatting te maken die een goede weerspiegeling geeft van de gevoerde gesprekken en de rode draad die daaruit op te maken is. Zoals aan u toegelicht tijdens de gesprekken gebruiken wij deze input met name om het beknopte Programma van Eisen voor de bestuurszetel vorm te geven en de toetsingscriteria voor de verschillende scenario’s te beschrijven. Aan de hand van deze toetsingscriteria zullen de verschillende huisvestingsscenario’s objectief door ons worden beoordeeld. Hiermee krijgt u de objectieve en technische ingrediënten om uiteindelijk een afgewogen keuze te maken voor een bepaald huisvestingsscenario voor de bestuurszetel van Gilze en Rijen.

Daarnaast willen we u middels deze memo graag ook inzicht geven in het verdere proces richting afronding van het huisvestingsonderzoek. 1. Samenvatting gevoerde gesprekken Vanuit alle gesprekken die zijn gevoerd is het onmiskenbaar dat er grote waarde gehecht wordt aan het huidige gemeentehuis van Gilze en Rijen in de kern Rijen. Er wordt hierbij gesproken over de maatschappelijke en symbolische waarde van het gebouw die ook heeft geresulteerd in een gemeentelijk monumentale status. Deze waarde bevindt zich primair in het ‘oude gedeelte’ van het gebouw en niet in de latere uitbreiding uit 1999. Van daaruit kan op basis van de gesprekken de conclusie getrokken worden dat het gebouw op zichzelf in ieder geval behouden zou moeten blijven. Of deze per definitie de functie van ‘Bestuurszetel’ moet vervullen wordt door de fracties verschillend over gedacht. Er zijn fracties die zich duidelijk uitspreken over het feit dat de bestuurszetel hun inziens alleen gesitueerd kan zijn in het huidige gebouw. Andere fracties spreken zich wel uit over de waarde van het gebouw maar geven daarbij ook aan dat de afweging of deze gebruikt moet worden als bestuurszetel breder gemaakt zou moet worden, ook op basis van andere criteria zoals duurzaamheid, functionaliteit, kwaliteit en de financiële consequenties.

1705501-0032.1.0

Pagina 1 van 4

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Statenlaan 8

Postbus 70501

T +31 (0)73 6 409 409

info@hevo.nl

KvK Brabant 16029774

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

5223 LA 's-Hertogenbosch

5201 CB 's-Hertogenbosch

F +31 (0)73 6 410 118

ISO 9001-gecertificeerd

BTW 0011.60.461.B01

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

www.hevo.nl

Alle fracties zijn daarbij van mening dat een bestuurszetel laagdrempelig toegankelijk moet zijn voor alle inwoners van Gilze en Rijen, met name ook gelet op de dienstverlening aan de inwoners die hierin centraal plaatsvindt. Laagdrempelige toegankelijkheid is hierbij nadrukkelijk breder dan enkel goede bereikbaarheid. Duurzaamheid is een thema dat tegenwoordig niet meer weg te denken is uit huisvestingsonderzoeken. Dit wordt onderstreept door de raadsfracties van de gemeente Gilze en Rijen; als gemeente heb je een maatschappelijke voorbeeldfunctie, ook op het gebied van verduurzaming van het gemeentelijk vastgoed. Wel zijn er partijen die hierin verschil maken tussen een mogelijk nieuwbouw scenario en scenario’s waarin het huidige gemeentehuis gerenoveerd en verduurzaamd wordt. Bij een nieuwbouw scenario zijn alle fracties van mening dat er hoge duurzaamheidsambities zouden moeten zijn. Denk hierbij aan energieneutraliteit, gasloos (wettelijke verplichting), streven naar circulariteit, etc.. In scenario’s waarbij het huidige gemeentehuis gerenoveerd en verduurzaamd wordt mogen deze ambities van deze partijen anders liggen. Het hergebruiken van een gebouw is namelijk ook een vorm van duurzaamheid en ook dat kan gezien worden als voorbeeldfunctie, zeker omdat het een gebouw betreft met een monumentale status.

Hier zouden de duurzaamheidsambities dan ook veel meer moeten liggen op ‘het hoogst haalbare t.o.v. een verantwoorde investering’; ofwel een goede kosten en baten afweging. Hierbij zou het bereiken van energielabel C het minimale ambitieniveau moeten zijn, waarbij het wenselijke ambitieniveau meer ligt op het bereiken van een energielabel A. De bestuurszetel dient een kwalitatief goede ontmoetings- en werkomgeving zijn met een goed en gezond binnenklimaat en goede/moderne faciliteiten die horen bij de huidige tijd. Een bestuurszetel heeft ook een symbolische waarde en vormt het hart van de democratie van de gemeente Gilze en Rijen. Vanuit die gedachte zijn een aantal van de fracties dan ook van mening dat het publieksgedeelte, de raadzaal maar ook de werkomgeving van het college best ‘iets meer’ uit mag stralen. Het hoeft niet allemaal sober en doelmatig maar moet zeker ook voldoende representatief zijn. Alle fracties vinden het hierbij van belang dat er zoveel als mogelijk wordt ingezet op multifunctionaliteit van de ruimtes. Dit betreft zowel de vergaderruimtes als de (beperkte hoeveelheid) werkplekken die binnen de bestuurszetel gerealiseerd moeten worden. Ook voor de raadzaal geldt dat deze zoveel als mogelijk multifunctioneel inzetbaar zou moeten zijn en evenals in de huidige situatie ook goed inzetbaar is als trouwzaal.

Wel blijft de primaire functie van deze ruimte raadzaal. In het stadium dat de gesprekken gevoerd zijn werd het door de verschillende fracties als lastig gevonden om iets ‘te vinden’ van de financiële kaders van het huisvestingsonderzoek. Men begrijpt dat er geïnvesteerd moet worden. Ook als er geen bestuurszetel gerealiseerd zou worden zijn investeringen in het gemeentehuis noodzakelijk. Deze investering zal dan ook altijd kostenverhogend werken t.o.v. de huidige huisvestingslasten. Het is hierin met name van belang dat er een goede en toekomstbestendige investering gedaan wordt voor de langere termijn met een kwaliteitsniveau dat passend is voor de publieke dienstverlening. Wat betreft de functionaliteiten voor de gemeenteraad zijn de fracties over het algemeen van mening dat de huidige raadzaal prima voldoet en ook de gewenste uitstraling heeft. Er zijn aandachtspunten met betrekking tot de akoestiek, daglichttoetreding en het binnenklimaat maar over het algemeen is de ervaring positief. Ook de opstelling van de raad, in een ovaal met open einde, wordt als positief ervaren. Idealiter wordt er bij de toekomstige situatie rekening gehouden met de positie en looproutes

1705501-0032.1.0, d.d. 26 juli 2022

Pagina 2 van 4

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

www.hevo.nl

van het publiek om te voorkomen dat deze zich direct achter raadsleden bevinden, dat wordt in de praktijk als minder prettig ervaren. Het is daarbij van belang dat er binnen de bestuurszetel een mogelijkheid is voor informele ontmoeting na afloop van de raadsvergaderingen, dit om de binding tussen raadsleden te versterken en op een informele manier na te kunnen praten over de raadsvergadering en daarin gevoerde debatten. Daarnaast is er behoefte aan voldoende overlegruimten die gebruikt kunnen worden voor fractievergaderingen maar ook voor het ‘terugtrekken’ tijdens raadsvergaderingen. Het is hierbij nadrukkelijk wel de wens dat deze overlegruimten zoveel als mogelijk multifunctioneel gebruikt worden met bijvoorbeeld ook de ambtelijke organisatie, etc. 2. Huisvestingsscenario’s Tijdens het voeren van de gesprekken met de raadsfracties is reeds toegelicht dat het onderzoek enerzijds resulteert in een beknopt PvE voor de bestuurszetel en anderzijds in een scenariostudie. Voor deze scenariostudie wordt in ieder geval het scenario “nieuwbouw op een nader te bepalen locatie” uitgewerkt om als vergelijkingsscenario te fungeren. Daarnaast wordt het scenario “renovatie & verduurzaming huidig gemeentehuis” uitgewerkt. Vanwege de omvang, gewenste vrije overspanning, etc. is de raadzaal hierin een belangrijke bepalende factor.

Er heeft een globale inpassingsstudie plaatsgevonden en op basis daarvan zijn binnen dit scenario twee “sub-scenario’s” verder uitgewerkt. De eerste sub-variant is het behouden van de raadzaal op de huidige locatie en het clusteren van alle benodigde ruimtes daaromheen en op de 1e verdieping van de ‘oudbouw’. De tweede sub-variant is het verplaatsen van de raadzaal en alle benodigde ruimtes naar het ‘nieuwe gedeelte (1999)’ van het gebouw. Vanuit zowel de gesprekken als het gedane onderzoek zijn geen andere alternatieve locaties of huisvestingsscenario’s naar voren gekomen. Samenvattend worden onderstaande drie scenario’s verder uitgewerkt: • Scenario 1: Nieuwbouw bestuurszetel op een nader te bepalen locatie • Scenario 2: renovatie & verduurzaming huidig gemeentehuis in Rijen o Variant 2A: Behouden raadzaal op huidige locatie en clustering ruimteprogramma in het ‘oude gedeelte’ van het gebouw; o Variant 2B: Verplaatsen raadzaal en alle voor de bestuurszetel benodigde ruimtes naar het ‘gedeelte uit 1999’ van het gebouw; Op basis van de ambtelijke gesprekken en de gesprekken die gevoerd zijn met de raadsfracties is een toetsingskader opgesteld op basis waarvan de huisvestingsscenario’s onderling objectief getoetst worden.

Dit toetsingskader bestaat uit de volgende criteria, zonder onderlinge weging: • Ruimtelijke inpasbaarheid & functionaliteit • Kwaliteit • Aansluiten bij dienstverleningsvisie • Bereikbaarheid & toegankelijkheid • Duurzaamheid • Representativiteit & herkenbaarheid • Financiële kaders (zowel initiële investeringslasten als totaal jaarlijkse huisvestingslasten)

1705501-0032.1.0, d.d. 26 juli 2022

Pagina 3 van 4

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

www.hevo.nl

3. Vooruitblik planning onderzoek Onderstaand is globaal de planning opgenomen tot aan het moment dat de documenten gereed zijn om in het besluitvormingstraject opgenomen te worden. • • • • • • • •

18 juli – 3 september: uitwerken financiën en scenario-analyse tot concept rapportage. Woensdag 3 augustus: 17:00-18:00 mogelijkheid tot het stellen van vragen n.a.v. deze memo aan HEVO (via MS-Teams, link komt via Griffie) Week van 5 september: bespreken concept rapportage met de stuurgroep. Week van 5 september: aanpassen concept rapportage n.a.v. opmerkingen stuurgroep. Uiterlijk 12 september: Versturen definitieve rapportage huisvestingsonderzoek naar raadsfracties. Dinsdag 13 september: 19:30-21:00 Informatie bijeenkomst voor raadsfracties t.b.v. het stellen van technische vragen over de rapportage en het uitgevoerde onderzoek. Dinsdag 20 september: Gezamenlijke raadsbijeenkomst over de ambtelijke ABGhuisvesting. Deze avond staat niet in het teken van de afzonderlijke bestuurszetels. Na 20 september: Rapportage huisvestingsonderzoek in brengen in het ‘reguliere’ besluitvormingstraject van de gemeenteraad van Gilze en Rijen.

1705501-0032.1.0, d.d. 26 juli 2022

Pagina 4 van 4