Jaarverslag 2022 rkc AC BN GR def

Jaarverslag 2022 Rekenkamercommissie Alphen-Chaam, Baarle-Nassau, Gilze en Rijen

1

Colofon: Datum: 13 maart 2023

Voorzitter rekenkamercommissie & contactpersoon Dr. Sabine van Zuydam T. 06-33 04 94 68 E. sabine@necker.nl

2

Inhoudsopgave 1.

Doel en samenstelling van de rekenkamercommissie .......................................................................................... 4

2.

Jaarverslag 2022 ................................................................................................................................................... 6

3.

Financiële verantwoording ................................................................................................................................... 9

3

1. Doel en samenstelling van de rekenkamercommissie Sinds 2021 werken Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen samen in een gemeenschappelijke rekenkamercommissie. Doel van deze commissie is om een bijdrage te leveren aan (verbeteringen in) de kwaliteit van het gemeentebestuur. In de onderzoeken die de rekenkamercommissie doet, staan dan ook de thema’s doeltreffendheid en doelmatigheid van het gemeentelijk beleid centraal: •

Doeltreffendheid: heeft het gemeentebestuur bereikt wat het wilde bereiken?

•

Doelmatigheid: heeft het gemeentebestuur gedaan wat het moest doen en tegen zo laag mogelijke kosten?

Meer specifiek is de commissie belast met - en verantwoordelijk voor - de uitvoering, begeleiding en sturing van onderzoek volgens een door haarzelf vastgestelde onderzoeksopzet.

1.1. Samenstelling De raden van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen hebben gekozen voor een gemengd commissiemodel bestaande uit (burger)raadsleden, aangevuld met een externe voorzitter. Formeel gaat het om drie rekenkamerfuncties voor de afzonderlijke gemeenten, maar feitelijk werken deze drie functies als één orgaan in een gezamenlijke rekenkamercommissie. De externe voorzitter is aangesteld via detachering vanuit Necker. Hiervoor is een detacheringsovereenkomst getekend. De samenstelling van de rekenkamercommissie wat betreft de interne leden was in 2022 tot aan de gemeenteraadsverkiezingen als volgt: • • • • • •

Mevrouw D.J.C. Deckers (Didi), raadslid gemeente Alphen-Chaam (lid) De heer B.W.J. Kleiren (Björn), raadslid gemeente Alphen-Chaam (lid) De heer H.J.C.M. Jansen (Huub), commissielid gemeente-Baarle-Nassau (lid) De heer C.J. de Jong (Cees), commissielid gemeente-Baarle-Nassau (lid) De heer G.W.M. van Vugt (Frits), raadslid gemeente Gilze en Rijen (lid) De heer J.C.M. Wouters (Jac), raadslid gemeente Gilze en Rijen (lid)

Na de gemeenteraadsverkiezingen hebben zich enkele wijzigingen in de samenstelling voorgedaan. Sindsdien is de samenstelling voor wat betreft de interne leden als volgt: •

• • • • •

Mevrouw D.J.C. Deckers (Didi), raadslid gemeente Alphen-Chaam (lid) o Per 22 september 2022 is de heer L. Westra (Lammert), raadslid gemeente AlphenChaam tijdelijk benoemd als lid van de rekenkamercommissie ter vervanging van mevrouw Deckers. De heer N.J.A. Huismans (Niels), raadslid gemeente Alphen-Chaam (lid) De heer H.J.C.M. Jansen (Huub), raadslid gemeente-Baarle-Nassau (lid) De heer C.J. de Jong (Cees), raadslid gemeente-Baarle-Nassau (lid) De heer G.W.M. van Vugt (Frits), raadslid gemeente Gilze en Rijen (lid) De heer H.J.M. van Nistelrooij (Hans), raadslid gemeente Gilze en Rijen (lid)

4

Mevrouw S. (Sabine) van Zuydam is op 7 februari 2019 door de gemeenteraad van Alphen-Chaam, op 20 februari 2019 door de gemeenteraad van Baarle-Nassau en op 29 maart 2021 door de gemeenteraad van Gilze en Rijen benoemd tot externe voorzitter van de rekenkamercommissie.

5

2. Jaarverslag 2022 In dit jaarverslag doet de rekenkamercommissie verslag van haar werkzaamheden in 2022. Achtereenvolgens wordt het in 2022 gestarte, uitgevoerde en gepresenteerde onderzoek gepresenteerd en wordt een financiële verantwoording gegeven.

2.1. Onderzoek naar externe inhuur In 2021 heeft de rekenkamercommissie een rapport opgesteld over externe inhuur. De onderzoekswerkzaamheden zijn in het eerste kwartaal van 2022 afgerond en op 7 juni 2022 gepresenteerd aan de drie gemeenteraden. Met dit onderzoek biedt de rekenkamercommissie de raden inzicht in de doeltreffendheid en doelmatigheid van het gelijkluidende inkoop- en aanbestedingsbeleid, in het bijzonder de externe inhuur, van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en de ABG-organisatie. Daarbij had het onderzoek oog voor de kansen en uitdagingen die externe inhuur met zich meebrengt. Op basis van deze doelstelling was de volgende centrale vraag geformuleerd: Hoe doeltreffend en doelmatig is de externe inhuur binnen het gelijkluidend inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en de GR ABG-organisatie met betrekking tot externe inhuur?

2.1.1. Onderzoeksresultaten De rekenkamercommissie is in het onderzoek naar externe inhuur tot de volgende conclusies gekomen, die verder staan toegelicht in het rapport: 1) Specifiek beleid ten aanzien van externe inhuur ontbreekt; het inkoop- en aanbestedingsbeleid is beperkt relevant. 2) De gemeenten en ABG-organisatie huren relatief weinig in, maar wel structureel meer dan begroot. 3) Uitvoeringskaders zijn beperkt vastgelegd; het aanbestedingsmechanisme functioneert niet optimaal. 4) Monitoring is vooral financieel van aard; de beperkte verslaglegging zorgt voor kwetsbaarheden. 5) De gemeenteraden worden regelmatig geïnformeerd over externe inhuur; kwalitatieve informatie ontbreekt. Gegeven deze conclusies constateert de rekenkamercommissie dat zij strikt genomen de vraag hoe doeltreffend en doelmatig de externe inhuur is binnen het gelijkluidende inkoop- en aanbestedingsbeleid niet heeft kunnen vaststellen., vanwege het ontbreken van gegevens. Op basis van deze conclusies doet de rekenkamer de volgende aanbevelingen: 1) 2) 3) 4) 5)

Formuleer beleid voor de externe inhuur van medewerkers. Onderzoek mogelijkheden om de mate van externe inhuur nauwkeuriger te begroten. Beschrijf bestaande uitvoeringskaders en zorg voor een betere verslaglegging. Verbreed bestaande monitoringinstrumenten met kwalitatieve indicatoren. Versterk de informatievoorziening aan de gemeenteraden.

6

2.1.2. Opvolging In alle drie de gemeenten hebben de gemeenteraden besloten de conclusies en aanbevelingen over te nemen en het college opdracht te geven de aanbevelingen te implementeren.

2.2. Doorwerkingsonderzoek naar dienstverlening In 2018 heeft de Rekenkamercommissie Alphen-Chaam/Baarle-Nassau een onderzoek naar dienstverlening uitgevoerd. Dit rapport is in februari 2019 aan de raden gezonden. Het onderzoek heeft zich zowel op dienstverlening waarbij het eerste contact via ‘klassieke’ kanalen verliep, als de dienstverlening die via digitale kanalen tot stand kwam, gefocust. Dit onderzoek heeft in beide gemeenten geleid tot vier aanbevelingen. Deze aanbevelingen richtten zich bijvoorbeeld op het verder concretiseren van de visie op dienstverlening (wanneer zijn raden en colleges nu echt tevreden?) en het op orde brengen van de monitoring van de servicenormen die zijn vastgelegd in het (herziene) kwaliteitshandvest. De rekenkamercommissie is benieuwd in hoeverre deze aanbevelingen doorwerking hebben gekregen en welke lessen hieruit kunnen worden getrokken voor raden, colleges, de ABGorganisatie en de rekenkamercommissie zelf. Ondanks dat Gilze en Rijen in 2018 nog niet deelnam aan de gemeenschappelijke rekenkamercommissie, en dus niet betrokken was in het onderzoek destijds, is het waarschijnlijk dat de aanbevelingen uit de rapporten voor Alphen-Chaam en Baarle-Nassau ook voor Gilze en Rijen relevant waren en wellicht ook daar effect hebben gehad gezien de samenwerking van de drie gemeenten in de ABG-organisatie.

Uit het onderzoek in 2018 kwam bijvoorbeeld naar voren dat de drie gemeenten in 2015 een gezamenlijke visie op dienstverlening hebben geformuleerd en dat de uitvoering van de dienstverlening ook in ABGverband werd opgepakt. Deze achtergrond maakt het interessant om ook voor Gilze en Rijen te onderzoeken in hoeverre de aanbevelingen uit het rekenkameronderzoek daar effect hebben gehad. Op basis van deze doelstelling zijn de volgende centrale vragen geformuleerd: Hoe is aan (de aanbevelingen van) het rekenkameronderzoek naar dienstverlening (2018/2019) opvolging gegeven door de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau en hoe is dat te begrijpen? In hoeverre en hoe heeft (/hebben de aanbevelingen van) het rekenkameronderzoek naar dienstverlening (2018/2019) ook opvolging gekregen in de gemeente Gilze en Rijen en hoe is dat te begrijpen?

2.2.1. Onderzoekswerkzaamheden Op 29 november 2022 vond het startgesprek plaats met de ambtelijk contactpersoon voor dit onderzoek. In dit startgesprek zijn de onderzoeksopzet en het informatieverzoek doorgenomen. Op 14 december 2022 ontvingen de onderzoekers de gevraagde documenten van de griffiers van de drie gemeenten. De documenten van de ABG-organisatie zijn ontvangen op 28 december 2022. Op 18 januari 2023 hebben interviews plaatsgevonden met twee medewerkers van de ABG-organisatie en met de drie griffiers van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Als gevolg van de interviews zijn nog een aantal documenten nagezonden door de twee medewerkers van de ABG-organisatie en de griffier van Gilze en Rijen. Op basis van de documentanalyse en de interviews zijn de conclusies en aanbevelingen geformuleerd. In 2023 wordt dit onderzoek verder afgerond en aangeboden en gepresenteerd aan de gezamenlijke gemeenteraden. Vervolgens zal beraadslaging en besluitvorming daarover in elk van de drie afzonderlijke raden plaatsvinden.

7

2.3. Onderzoek naar de energietransitie Duurzaamheid is een speerpunt in de raads- en coalitieakkoorden van de drie gemeenten AlphenChaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Een van de meest in het oog springende doelstellingen op dit vlak is dat de drie gemeenten in 2050 regionaal energieneutraal en klimaatbestendig willen zijn. Het realiseren van deze ambitie is een complexe opgave, omdat de gemeenten op dit terrein in grote mate afhankelijk zijn van andere partijen. Denk hierbij aan het Rijk en de Provincie wat betreft windenergie, de Regio's West-Brabant en Hart van Brabant op het gebied van mobiliteit, maar ook bedrijven, woningcorporaties en burgers. Daarnaast vergt de energietransitie een lange adem, wat maakt dat het realiseren van deze doelstelling gevoelig kan zijn voor vele externe ontwikkelingen. Gezien de complexiteit is het belang van overzicht, onderlinge afstemming en integraal werken groot. Op basis van bovenstaande formuleert de rekenkamercommissie een tweeledige doelstelling voor dit onderzoek: 1) inzicht te bieden in waar de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen staan in het realiseren van hun ambities in de energietransitie en 2) het identificeren van succesfactoren en knelpunten op dit vlak. Het verduurzamen van de gemeenten is een grote uitdaging en de problematiek die hierin speelt is ingewikkeld.

Ontwikkelingen op dit gebied volgen elkaar in hoog tempo op en het is vaak lastig oorzaak en gevolg aan elkaar te koppelen. Ook het beleid is nog volop in ontwikkeling. Terughoudendheid is daarom gepast en dit onderzoek heeft dan ook niet een klassiek karakter van achteraf evalueren of doelstellingen zijn gerealiseerd. Het schetst juist een tussentijds verkennend beeld van de stand van zaken en in hoeverre het te verwachten is dat de gemeenten hun doelstellingen gaan bereiken. In het licht van het voorgaande heeft de rekenkamer de volgende hoofdvraag geformuleerd: Waar staan de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen in het realiseren van hun ambities voor de energietransitie, wat zijn succesfactoren en knelpunten en wat zijn kansen voor de toekomst, en hoe vervullen de gemeenteraden hun rol op dit thema?

2.3.1. Onderzoekswerkzaamheden De onderzoekswerkzaamheden zijn aangevangen in december 2022. Het onderzoek begon met een startgesprek op 1 december 2022. In dit gesprek is de onderzoeksdoelstelling toegelicht en aangescherpt. Ook hebben de onderzoekers kenbaar gemaakt welke informatie en documenten zij wensten te ontvangen voor het onderzoek. Kort hierna ontvingen de onderzoekers de gevraagde documenten. De onderzoekswerkzaamheden bestonden uit een documentanalyse en interviews. De eerste weken van het onderzoek zijn besteed aan het bestuderen van de opgevraagde documenten. Begin januari 2023 zijn interviews afgenomen met de portefeuillehouders van de drie gemeenten. Ook is er een interview gehouden met twee vertegenwoordigers van de ambtelijke organisatie. Eind januari en begin februari hebben de onderzoekers hun bevindingen tot dusver geduid in gesprekken met afvaardigingen van de drie gemeenteraden. Ook hebben de onderzoekers een gesprek gevoerd met een vertegenwoordiger van energiecoöperatie Energie Gilze en Rijen. In 2023 wordt dit onderzoek verder afgerond en aangeboden en gepresenteerd aan de gezamenlijke gemeenteraden. Vervolgens zal beraadslaging en besluitvorming daarover in elk van de drie afzonderlijke raden plaatsvinden.

8

3. Financiële verantwoording Ieder jaar stellen de gemeenteraden elk € 7.500 beschikbaar voor de rekenkamercommissie. Het totale budget komt daarmee op € 22.500 per jaar. Een klein deel van het budget is bestemd voor de instandhouding van de rekenkamercommissie (voorzitterschap, jaarverslag en communicatie). In 2022 (met een uitloop in 2023) heeft de rekenkamercommissie de onderzoeken naar dienstverlening en de energietransitie uitgevoerd. In 2020 en 2021 is het onderzoeksbudget dat resteerde van de voormalige Rekenkamercommissie Alphen-Chaam en Baarle-Nassau en dat was bestemd voor een effectmeting, gespaard. De onderzoeken van de rekenkamercommissie die in aanmerking zouden komen voor een effectmeting waren nog te recent afgerond om goede uitspraken over de opvolging van de aanbevelingen te kunnen doen. Het gespaarde bedrag is toegevoegd aan het onderzoeksbudget en gereserveerd voor een effectmeting naar een van de eerder door de voormalige rekenkamercommissie uitgevoerde onderzoeken. De verdeling van het budget voor 2022 was als onderstaand. Het budget voor de genoemde onderzoeken en de instandhouding van de rekenkamercommissie is als zodanig besteed. Het gespaarde budget 2021 vanuit de voormalige Rekenkamercommissie Alphen-Chaam en Baarle-Nassau is benut voor het doorwerkingsonderzoek naar het rapport over dienstverlening.

De gemeente Gilze en Rijen heeft daarvoor aanvullend € 4.350,- ter beschikking gesteld. Budget 2022

Budget in €

Budget per gemeente in €

Budget 2022

22.500

7.500

8.700

4.350

Gespaard 2020 & 2021 (toegevoegd aan onderzoeksbudget voor Alphen-Chaam en Baarle-Nassau)

Aanvullend rekenkamerbudget Gilze en Rijen

4.350

Totaal

35.550

11.850

9

Uitgaven 2022

%

Uitgaven in €

Uitgaven per gemeente in €

Onderzoek doorwerking rekenkamerrapport dienstverlening

37%

13.000

4.333

Onderzoek Energietransitie

49%

17.300

5.767

Instandhouding rekenkamercommissie 2022 (o.a. vergaderingen, opstellen shortlist, jaarverslag)

15%

5.250

1.750

Totaal

100%

35.550

11.850

10