concept-verslag raadscommissie Middelen d.d. 4 juli 2022

Verslag naar aanleiding van de openbare vergadering van de raadscommissie Middelen, gehouden op maandag 4 juli 2022 voorzitter: griffier: leden:

tevens aanwezig:

de heer D. van Loenhout mevrouw K. van Andel (plaatsvervangend griffier) de dames J. Frankemölle en G. Multem, de heren M. van Beijsterveldt, R. Bousché-Leeflang, G. Koenen, J. Manders, A. van Mook, H. van Nistelrooij, B. Rops, J. Schiphuis, A. Schelfhorst, G. Sterenborg, W. van Trier, G. van Vugt de heren D. Alssema (burgemeester) en M. Scheifes (wethouder)

1. Opening en mededelingen De voorzitter opent de vergadering om 19.30 uur en heet alle aanwezigen en kijkers welkom. Het wordt een vrij korte vergadering. Het is de laatste vergadering voor het zomerreces. Vastgesteld wordt dat er geen mededelingen zijn. 2. Inventarisatie spreekrecht Er hebben zich geen insprekers gemeld. 3. Vaststellen definitieve agenda De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld. 4. Verslag vergadering raadscommissie Middelen d.d. 30 mei 2022 + actielijst De voorzitter geeft aan dat het verslag wat uitgebreider is dan men gewend is. Dat komt omdat er een externe notulist is ingehuurd. Of het de volgende keer weer zo is, is nog niet bekend. Afgesproken was de notulen zo beknopt mogelijk houden. De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. Dan de actiepuntenlijst. De voorzitter stelt vast dat de actiepunten 280 en 292 al behandeld moeten zijn. De raadsinformatiebrieven (RIB’s) zijn onderweg. Wellicht is er nog een toelichting. Burgemeester Alssema meldt met betrekking tot actiepunt 292 het conceptrapport eind vorige week ontvangen te hebben. Naar verwachting wordt het eindrapport samen met de RIB voor het reces naar de raad gestuurd. De voorzitter ziet dat bij actiepunt 293 geen datum vermeld staat.

Kan wethouder Scheifes daarin voorzien? Wethouder Scheifes antwoordt dat er in de actiepunt staat dat men erop terugkomt bij de ABG-begroting, de gemeentelijke perspectiefnota (PN) en de gemeentelijke begroting. In die zin is het actiepunt van een datum voorzien. De voorzitter stelt vast dat er geen verdere opmerkingen of vragen over de actielijst zijn. Daarmee is die vastgesteld. 5. Raadsvoorstel tot het overnemen van de conclusies en aanbevelingen uit het rekenkamerrapport ‘Extern’ inhuur binnen het inkoop- en aanbestedingsbeleid De voorzitter start met de eerste termijn. Er is een aantal technische vragen bij dit onderwerp gesteld. De antwoorden kunnen in de beraadslagingen worden meegenomen. De RKC heeft het rapport toegelicht tijdens een ABG-radeninformatiebijeenkomst. Mochten er nog technische vragen komen, dan zal men die door leiden naar de RKC. Die zullen door de voorzitter van de RKC beantwoord worden. De heer Van Vugt meldt de technische vragen en de antwoorden daarop niet vermeld staan op de website. De voorzitter stelt vast dat er kennelijk sprake is van een omissie. Vragen en antwoorden komen zo snel mogelijk naar de commissieleden. Wethouder Scheifes geeft een aanvulling. Hij meldt dat er technische vragen zijn gesteld. Met de beantwoording is iets niet helemaal goed gegaan.

Er waren twee vragen van het CDA over het tijdpad en over het onderlinge contact met beide andere gemeenten van ABG over het onderwerp.

1

Het is daarom nog lastig om aan te geven wat het tijdpad wordt. Wanneer de gemeente een besluit genomen heeft, wordt het ABG-bestuur gevraagd om daar zo snel mogelijk uitvoering aan te geven. De voorzitter geeft aan dat nu de inhoudelijke behandeling van het agendapunt volgt. De eerste termijn voor vragen aan de portefeuillehouder en zonder interrupties. In de tweede termijn kan er een onderling debat plaatsvinden. De heer Van Trier meldt dat het RKC-rapport een helder beeld geeft van de inhuur van externen door de ABG-organisatie. Externe inhuur is nodig in verband met krapte op de arbeidsmarkt en ziekteverzuim. Dossiers moeten wel afgehandeld worden. Deze inhuur is echter geen duurzame oplossing. De ABGorganisatie zet vol in om openstaande vacatures in te vullen, maar het blijft lastig om mensen aan te trekken. Ondanks deze situatie is het van belang dat er beleid komt om die externe inhuur te reguleren. De beleidspunten vormen dan ook de belangrijkste aanbevelingen van het rapport. Spreker onderschrijft de conclusies en aanbevelingen uit het rapport. Zijn fractie neemt ze over en geeft het college opdracht de aanbevelingen te implementeren. De heer Van Vugt spreekt eveneens over een duidelijk rapport. Het geeft helder de stand van zaken weer. Het geeft ook aan dat er nog heel veel niet gemonitord wordt.

De vraag over de doeltreffendheid van de inhuur kan daardoor niet beantwoord worden. Echter, door de conclusies zijn de belangrijkste punten op een rij gezet. Hij kan dan ook instemmen met de aanbevelingen. Nog een paar vragen voor de wethouder. Bij aanbeveling 3 gaat het eigenlijk over twee zaken, naast wat men direct kan lezen moet ook het aanbestedingsmechanisme goed beschreven gaan worden. Kan de wethouder zich hierin vinden? Het college heeft aangegeven dat aanbeveling 2 technisch moeilijk te realiseren is. Graag op dit punt een nadere uitleg. De heer Sterenborg is van mening dat er goed werk geleverd is. Hij kan meegaan met de conclusies en aanbevelingen. Nog wel een vraag over de kennisborging. Is het een idee om naast de externe inhuur een interne medewerker te plaatsen die meekijkt en meedenkt over het proces? Dat draagt ook bij aan de continuïteit van kennis wanneer de externe wegvalt. De heer Van Beijsterveldt onderschrijft het rapport, de conclusies en aanbevelingen. De heer Schelfhorst constateert dat de hoofdvraag van het onderzoek, is de inhuur doeltreffend en doelmatig, niet echt beantwoord wordt. Tegelijkertijd lijkt er niets verkeerd te gaan. De wel getrokken conclusies met de daaruit voortvloeiende aanbevelingen zijn helder. Een uitzondering is aanbeveling 2.

Hij is het eens met de reactie van de ABG-directie dat het ondoenlijk is om inhuur beter te begroten. Met deze toevoeging kan hij instemmen met het raadsvoorstel. De heer Manders heeft het rapport met belangstelling doorgenomen. Een paar zaken wil hij graag naar voren brengen. Belangrijk is te lezen dat de ABG maar beperkt gebruik maakt van externe inkoop. Belangrijk, omdat in de raad herhaaldelijk gesuggereerd is dat de inkoop te groot zou zijn. Ten tweede vindt hij de reactie van het college op het rapport matig. Er wordt vooral financieel gericht gemonitord. Dat is kwantitatief sturen, terwijl de financiële grip lastig is. Hoe kan men op voorhand inschatten wat financieel de inkoop kost, wanneer een beschrijving van wat men zoekt ontbreekt. Kwaliteit is ook lastig te beschrijven. Wat verstaat de raad eronder? Hoe denken de andere raden over kwaliteit? Hoe wil de wethouder het onderwerp kwaliteit gaan bespreken in deze raad? Aan de andere fracties voor de tweede termijn de vraag wat de definitie van kwaliteit is. De heer Rops stemt in met het voorstel om de conclusies en de aanbevelingen van het rapport over te nemen. Nog wel een vraag aan de wethouder. Hoe verhoudt het raadsvoorstel zich tot de bestuurlijke reactie? In de bestuurlijke reactie wordt aangegeven dat aanbeveling 2, onderzoek naar nauwkeuriger begroten van externe inhuur, moeilijk realiseerbaar is.

Wordt met het voorliggende raadsvoorstel aanbeveling 2 wel of niet overgenomen? Opmerkingen/beantwoording vragen  Het is mooi dat er een gezamenlijk rekenkameronderzoek is gehouden door de GR ABG.  De kaders voor de begroting worden al in mei vastgesteld. Dan gaat het al over de personele inzet voor het jaar daarop. Dat gaat in de begroting mee in november. Daarom is het ook lastig die personele inzet zo vroeg te begroten en in de begroting mee te nemen. De heer Rops snapt de redenering. Echter, wanneer er nu structureel al een aantal jaar een overschrijding van deze begrotingspost is, dan zou je toch het verleden bij het begroten kunnen/moeten meenemen? Dan 2

kan men toch meer realistisch begroten? Er staat niet voor niets in aanbeveling 2 niet een nauwkeuriger begroting, maar onderzoek de mogelijkheden om nauwkeuriger te begroten. Wethouder Scheifes gaat verder.  De ABG-organisatie probeert zoveel mogelijk met eigen personeel te werken. Dat is ook kennisborging.  Veel van de zaken die de organisatie dan wel de gemeente wil gaan doen, komen gedurende het jaar naar boven. Dan kan men ook pas begroten wat men werkelijk wil gaan doen. De heer Rops vraagt of er met het aannemen van dit raadsvoorstel er een onderzoek naar de mogelijkheden om de inhuur van externen nauwkeuriger te begroten is inbegrepen. Wethouder Scheifes gaat verder met zijn betoog.  Het is lastig om dat te doen. We hebben te maken met een vroegtijdige begroting van de ABGorganisatie. De heer Rops begrijpt dat het lastig is. Dat is geen antwoord op de vraag, die spreker vervolgens herhaalt. Wethouder Scheifes continueert.  Hij constateert een herhaling van zetten. We begroten op een bepaalde manier, waardoor het onmogelijk is om vooruit te weten wat we moeten gaan inhuren. De inhuur vindt voor een belangrijk deel plaats op basis van projecten. De heer Rops concludeert dat er geen onderzoek zal komen naar mogelijkheden om beter te begroten en te reserveren. Wethouder Scheifes antwoordt dat hij het niet anders kan maken dan al is gezegd.

Het is niet mogelijk om de begroting op dat punt te veranderen. De heer Van Vugt geeft aan dat, in relatie tot de vraag van de heer Rops, dat men twee jaar geleden wat betreft inhuur ongeveer 2% afzat van de begroting. Daarna is het verschil tussen begroting en werkelijke kosten sterk opgelopen. Met andere woorden het begroten kan wel beter. Of het gaat lukken is een tweede. In die zin onderschrijft spreker de woorden van de heer Rops. De wethouder gaat verder.  Alles is afhankelijk van projecten. Die kunnen zich voordoen in de loop van het jaar. Daarom is het lastig om deze kosten te begroten.  Het is belangrijk om kennis en kunde binnen de organisatie te houden . Daar wordt op gestuurd. Hij wil er ook voor zorgen dat de kennis en kunde binnen de organisatie blijft en niet kan weglekken via mensen die ingehuurd worden. De heer Van Vugt wijst er nogmaals op dat wat in aanbeveling 3 staat maar één aspect van de aanbeveling is. Dat eerste aspect heeft de gemeente geaccepteerd. Over het tweede aspect hoort hij de wethouder niet. De wethouder antwoordt.  Het college gaat verder met wat men van plan was om te doen. De manier van werken wordt vastgelegd en beschreven. De heer Van Vugt geeft aan dat het gaat om een herhaling van zetten. Vervelend. Er is gevraagd om ook het aanbestedingstraject te verbeteren. Daar gaat het om. Wethouder Scheifes geeft antwoord.

 De manier van aanbesteding hangt samen met de manier hoe men het gaat opschrijven. Dat kost nog even tijd. 3

De heer Van Vugt geeft aan dat de procedure beschreven is. Het gaat erom dat het in de praktijk niet altijd wordt toegepast. Het gaat erom hoe Flex Midden Brabant functioneert. Wanneer we niet oppassen, zijn we onrechtmatig bezig. Dat is het aspect. Wethouder Scheifes.  Hij laat opschrijven hoe we dit gaan doen. Dat wordt gebruikt voor de aanbesteding. De heer Manders merkt op dat zijn vraag over kwaliteit niet beantwoord is. Wethouder Scheifes antwoordt.  We hebben het hier over een GR. In die zin moet het bestuur van de GR met de raad in gesprek gaan over kwaliteit. Die hebben te maken met drie verschillende raden. Je zou kunnen denken aan een gecombineerde radenavond. Een mogelijkheid om met elkaar het gesprek aan te gaan over de kwalitatieve normen. De heer Manders is benieuwd wanneer we dat kunnen verwachten. Wethouder Scheifes.  Bij de beantwoording van de technische vragen is aangegeven dat, wanneer het besluit over het raadsvoorstel is genomen, hij naar het ABG-bestuur zal stappen om te vragen de aanbevelingen ten uitvoer te brengen. Tweede termijn De heer Van Vugt gaat in op het punt kwaliteit. Dat heeft veel aspecten. Daar moet men aan de hand van eisen op monitoren. Het zou goed zijn om dit tijdens de bijeenkomst eens goed te bespreken. Alles staat en valt met goed monitoren. Dat de inhuur meevalt is iets uit het verleden.

Inmiddels is het percentage inhuur behoorlijk opgelopen tot 16%. Op basis van de jaarstukken van de ABG-organisatie ziet de situatie er anders uit dan vorig jaar. De heer Sterenborg vindt het punt kwaliteit een subjectief aspect. Het gaat om wat men vindt of om wat men wil horen. In dit kader zou het waar voor je geld moeten zijn. Er hangen verschillende prijskaartjes aan inhuur, afhankelijk van ervaring en expertise. Belangrijk is dat je in de richting komt van wat je wil bereiken. Het gaat wel om dienstverlening aan de inwoners. Op basis daarvan moeten we keuzes maken. Het blijft een subjectief oordeel. Daarnaast is er sprake van een gespannen arbeidsmarkt waardoor de flexibele spil steeds meer realiteit wordt. De heer Manders merkt op dat de term kwaliteit snel richting financiën gaat. Bij financiën gaat het om een betaalmiddel. Maar: waarom betalen we zoveel geld? Dat is de vraag. Iets specifieks en kwaliteit hangen ook samen. Dan kost kwaliteit geld. Financiën is een kwantitatief aspect. De vraag is waarom we zoveel geld betalen. Hier moet in ABG-verband uitgebreid aandacht voor zijn. De heer Sterenborg maakt zich wat betreft kwaliteit zorgen over de inhuur. Je haalt enerzijds kennis in huis, maar anderzijds heeft hij zorgen over het feit dat kennis weglekt of verdwijnt. Het gaat erom dat we kwaliteit binnen kunnen houden.

De heer Manders stelt vast dat zijn vraag ingewikkeld is. Dat is het probleem waarmee we in de toekomst geconfronteerd worden. Hoe moet kwaliteit gedefinieerd worden? Daar moet wel een antwoord op komen. Anders is er geen toetsingsmogelijkheid. Het is een zeer complex geheel. De voorzitter constateert dat hiermee aan het eind van de tweede termijn is gekomen. Er is voldoende steun om het voorstel te agenderen voor de raad.

4

6. Specifieke servicevormen voor de meest doorlopen klantprocessen Gilze en Rijen De voorzitter geeft aan dat de beantwoording van de technische vragen meegenomen kunnen worden in de discussie. Voor de behandeling van het agendapunt wordt de gebruikelijke procedure gevolgd. De heer Van Vugt meldt dat zijn vragen aan het college met betrekking tot de servicenormen zijn toegelicht in de oplegnotitie. In tegenstelling tot de servicenormen die in het verleden werden genoteerd, en die ook in het handboek voor de servicenormen vermeld staan, lijkt de kwaliteitsnorm te zijn weggevallen en zijn de klantbeloften vager geworden. In het antwoord op een vraag hierover geeft het college aan dat bij de vijf belangrijkste processen/diensten ernaar gestreefd wordt om de wettelijke doorlooptijden te halen. Over de andere processen/diensten wordt niets gezegd. Ook wordt er niets gemeld over het gehanteerde streefcijfer bij klanttevredenheid. Per 1 januari 2023 is men verplicht om de inwoners te informeren wat ze van de gemeente kunnen verwachten voor alle dienstverleningen. De Burgerpeiling gaat over de algemene dienstverlening. Die peiling geeft geen beeld over de dienstverlening van specifieke diensten. Hij is benieuwd wat de rapportage van de laatst gehouden monitor over de servicenormen zal opleveren.

De heer Schiphuis stelt dat de RIB (raadsinformatiebrief) een aantal servicenormen beschrijft. Daarin is teruggegaan naar vier servicenormen; dit is voor de overzichtelijkheid beter. Kijkend naar de RIB en de oplegnotitie heeft de PvdA de volgende mening. Het is niet nodig om voor elke dienst aparte normen op te stellen. Hij verwacht niet dat een meer gedetailleerde sturing een betere service oplevert. Hoe meer regels hoe meer de medewerker erop moet letten om daaraan te voldoen, waardoor het gevaar ontstaat dat er minder oog voor service is. Voldoen aan de aangegeven doorlooptijd is mooi en het is tevens een kwaliteitsnorm. Worden er voor de vier servicenormen nog streefwaarden ontwikkeld? De heer Manders is van mening dat we gewoon met de specifieke servicenormen moeten beginnen. Kijken wat dit brengt. Of de eerste toepassing bij de vijf meest voorkomende processen te mager is, is nog maar de vraag. Ze kunnen een goed beeld gaan geven van het resultaat. De heer Van Nistelrooij beperkt zich tot de vragen van de oplegnotitie. Met betrekking tot de eerste vraag is hij het eens met het punt dat de klantbelofte zo specifiek mogelijk moet zijn, maar wel realistisch. Er hoort ook een kwaliteitsnorm respectievelijk –toets bij. We moeten voorzichtig zijn met een 100%-garantie. We kunnen beter iets ruimte houden. Wat betreft het tweede punt is hij iets milder voor het college.

Natuurlijk kan het altijd meer en beter. Echter, we moeten ergens beginnen. Spreker is het dan ook eens met de eerst gekozen vijf processen. De heer Rops kan zich vinden in de RIB en de beantwoording van de technische vragen. Hij heeft geen aanvullende opmerkingen. Mevrouw Multem kan zich in het algemeen aansluiten bij wat er eerder is gezegd. Het is goed om nu maar eens te gaan starten. Zij gaat ervan uit dat, wanneer een klant iets van de gemeente vraagt, er een belofte wordt gedaan die vervolgens wordt nageleefd. We moeten een bepaalde periode monitoren of de toezeggingen worden gerealiseerd. Het monitoren moet simpel en overzichtelijk worden gehouden. Beter een paar processen goed volgen en daarop acteren, dan te veel processen volgen waardoor mogelijk reacties in het gedrang komen. Zij is het eens met de rapportages via de planning en control-cyclus. Opmerkingen/beantwoording vragen  Geconstateerd wordt dat het merendeel van de fracties het eens is met wat de gemeente inzet.  Meer dan 350 mensen van de organisatie doen elke dag hun best om het beste te doen voor de inwoners.  We proberen zoveel mogelijk de dienstverlening te harmoniseren en te standaardiseren.  Landelijk zien we steeds meer een trend naar algemene servicenormen met daarnaast het goed kijken naar wat er gebeurt aan de balie en bij de telefonische dienstverlening.

 We zijn op dit moment al actief bezig met de vier servicenormen. Daarbij wordt ook het gebruik van de website bekeken.  Ook is begonnen met het monitoren van hoe de servicenormen worden toegepast. Daarover komt na de vakantie meer informatie richting commissie en raad.  Wanneer we te maken hebben met wettelijke normen, proberen we die te halen. Lukt dat niet, dan wordt dat op tijd met de betreffende inwoner gecommuniceerd.  Het is goed te horen dat de commissie instemt met het beginnen met de vijf voorgestelde processen. Vanuit deze vijf processen volgt op basis van de ervaringen een langzame uitrol naar de andere 5

processen. Over hoe dat verloopt, komt hij terug. De heer Van Vugt merkt op dat er voor alle relevante diensten servicenormen moeten komen. Hoe breed is dat pakket diensten? In de beantwoording van de technische vragen heeft men het over de laatst gehouden monitoring. Welke monitor is dat dan? Is dat een monitor op basis van het laatste kwaliteitshandvest? Wethouder Scheifes antwoordt.  Er is aangegeven dat er nog een meting verricht zou worden naar klantbeleving.  We gaan nu verder aan de slag met de nieuwe servicenormen. Bij de vijf in de RIB genoemde processen gaan we het resultaat van die servicenormen monitoren. Daarop komen we bij de raad terug in de planning en control cyclus. De heer Van Vugt brengt naar voren dat de reactie niet slaat op wat spreker bedoeld heeft. Het is bekend dat er gemonitord wordt op de vier servicenormen. Dat gebeurt voor vijf processen. Per 1 januari 2023 moeten de inwoners geïnformeerd worden over wat ze kunnen verwachten van de gemeente met betrekking tot alle relevante diensten. Over welke diensten gaat het dan en hoeveel zijn het er bij benadering? Wethouder Scheifes antwoordt.  We zijn per 1 januari wettelijk verplicht om de doorlooptijden voor de relevante diensten te publiceren. Veranderen die doorlooptijden, dan moeten we daarover communiceren. De heer Van Vugt brengt zijn vraag over de rapportage nog eens onder de aandacht.

Wethouder Scheifes geeft antwoord.  Voor zover bekend is de komende rapportage op basis van het kwaliteitshandvest. De heer Van Vugt is nog niet tevreden. Het is niet het antwoord op de vraag. De voorzitter kijkt of er nog aanvullende vragen zijn. Heeft de wethouder nog een punt? Wethouder Scheifes meldt dat er een rapportage komt over het NVVB dashboard. De voorzitter stelt vast dat er geen behoefte is aan een tweede termijn. Dan is dit agendapunt voldoende behandeld. 7. Rondvraag en sluiting De voorzitter constateert dat er geen vragen voor de rondvraag zijn. Alvorens de vergadering te sluiten een woord van dank aan de heer Vermorken die als commissievoorzitter stopt in verband met zijn vertrek naar het Hengelo. Veel succes gewenst aldaar. Niets meer aan de orde zijnde sluit de voorzitter, na alle aanwezigen bedankt te hebben voor hun inbreng, de vergadering om 20.35 uur.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering Middelen van 26 september 2022. , voorzitter , griffier

6