Concept verslag agendacommissie 8 juni 2026

Verslag Agendacommissie gehouden op 8 juni 2026 om 18:00u in het gemeentehuis Gilze en Rijen Aanwezig : Afwezig:

Mevr. A. Krol, Dhr. J. Graumans, Dhr. P. van Laerhoven, Dhr. P. Laban, Mevr. M. Geerts, Mevr. D. Deckers, Mevr. T. Roovers, Dhr. D. Alssema (burgemeester) Mevr. M. van der Meer

1. Opening en mededelingen Geen mededelingen 2. Keuze voorzitter Dhr. Laban biedt zich aan om dit te doen. Vanwege de afwezigheid van mevr. Van der Meer wordt bij haar nagegaan of zij hiermee akkoord is. N.B. De griffie is dit nagegaan, mevr. Van der Meer kon met deze keuze instemmen. 3. Terugblik afgelopen cyclus a. Beeldvorming De agendacommissie blikt terug op de ingezette Raadsinformatieavonden (RIA's). 

 

De RIA over de verkeersontsluiting werd als inhoudelijk waardevol ervaren, maar bestond volgens meerdere leden uit veel toelichting op stukken die vooraf al beschikbaar waren. De voorkeur is dat tijdens een RIA meer ruimte ontstaat voor vragen vanuit de raad en minder voor uitgebreide presentaties. De beantwoording van vragen verliep goed, maar er werden veel politieke vragen gesteld. Deze horen minder thuis in een beeldvormende bijeenkomst. De rol van de ambtelijke organisatie is hierbij eveneens belangrijk. De bijeenkomst over de Routekaart Omgevingsvisie was bedoeld voor nieuwe raadsleden, maar voldeed niet volledig aan de verwachtingen. Bij een RIA schuift een wethouder in beginsel niet aan, tenzij de raad daar expliciet om vraagt. Dit wordt gedeeld met het college - Actiepunt

Conclusie  Een RIA kan toegevoegde waarde hebben, maar dat de opzet scherper kan worden ingericht. b. Behandeling oplegnotities Er wordt gesproken over de criteria voor het behandelen van oplegnotities. De commissie constateert dat deze criteria momenteel onvoldoende duidelijk zijn. Een oplegnotitie hoeft niet altijd te leiden tot een politiek debat, maar het doel van de behandeling moet wel helder zijn. Er wordt geconstateerd dat regelmatig oplegnotities worden geagendeerd zonder duidelijk doel. Het presidium kan gevraagd worden formele kaders van toetsing op te stellen ter bespreking met de raad. Conclusies  De agendering verloopt over het algemeen goed.  De wijze van behandelen kan doelgerichter.  Niet ieder onderwerp hoeft volgens de vaste werkwijze met meerdere termijnen te worden behandeld. 1

 

Er kan vaker worden gekozen voor een kort debat tussen uitsluitend de raadsleden. De agendacommissie gaat experimenteren met: o eerder beoordelen of een oplegnotitie geschikt is voor directe behandeling; o zo nodig eerst een beeldvormende bijeenkomst organiseren; o oplegnotities vaker gebruiken voor een kort onderling debat.

c. Tijdsplanning De griffie licht toe dat bij de voorbereiding een tijdsinschatting wordt gemaakt. Deze is bedoeld als hulpmiddel en niet als vaste norm. Een betere inschatting kan bijdragen aan efficiëntere vergaderingen en beter verwachtingsmanagement. Er wordt een voorbeeld uit Tilburg besproken, waarbij vooraf zichtbaar wordt gemaakt welke behandeling per onderwerp wordt verwacht. Niet alle leden ervaren op dit moment een concreet probleem, maar men ziet wel de mogelijke meerwaarde voor de voorbereiding. Ook de debatvraag kan vooraf duidelijker worden geformuleerd, zodat fracties zich beter kunnen voorbereiden. Conclusie  De agendacommissie gaat experimenteren met een duidelijkere tijdsinschatting en typering van de behandeling per agendapunt. 4. Werkafspraken griffie- agendacommissie Besproken wordt welke rol de leden van de agendacommissie hebben richting de overige fracties. De wens is dat leden niet alleen signalen ophalen binnen de eigen fractie, maar ook breder binnen de raad. De burgemeester benadrukt dat het niet gaat om inhoudelijke afstemming, maar om het tijdig oppikken van signalen en behoeften. De agendacommissie wil zichtbaarder zijn voor de raad en actief uitnodigen om onderwerpen of aandachtspunten te delen. Gewezen wordt op een bijeenkomst van de Vereniging van Raadsleden over de rol van de agendacommissie. Acties

 De griffier zoekt uit wanneer deze bijeenkomst plaatsvindt en informeert de raadsleden. Verder wordt vastgesteld:  De BOB-werkwijze functioneert naar tevredenheid.  Via het Griffienieuws worden formats gedeeld voor aanvragen van raadsinformatieavonden en de wijze waarop deze kunnen worden ingediend.

5. Vooruitblik Verzoek GRIC  De griffie stelt voor de gehele raad hierover te informeren. Besluit  Dit onderwerp wordt verder uitgewerkt en geagendeerd. Aanvraag RIA ABG-organisatie  De commissie bespreekt het verzoek voor een raadsinformatieavond.  Er bestaat behoefte aan een duidelijker omschrijving van het doel en de gewenste opbrengst.  Zonder deze verduidelijking is het lastig om de noodzaak van de bijeenkomst te beoordelen. Besluit  De griffie legt aanvullende vragen voor aan de ABG-organisatie. 2



Het verzoek wordt aangehouden.

Aanvraag RIA Spoorzone  De gang van zaken rondom insprekers tijdens een eerdere bijeenkomst wordt besproken.  Geconstateerd wordt dat de communicatie hierover ongelukkig is verlopen.  De agendacommissie ziet hierin geen directe eigen rol, maar vindt de situatie wel betreurenswaardig.  De griffie adviseert een RIA te organiseren vanwege de complexiteit van het dossier en de voorgeschiedenis.  Daarbij dient ook de samenhang met ProRail, de provincie en de gemeentelijke rol te worden toegelicht.  Een werkbezoek langs het tracé wordt als waardevolle aanvulling genoemd. Besluit  De RIA Spoorzone wordt zo spoedig mogelijk ingepland. Leerlingenvervoer  Er ligt een verzoek voor een raadsinformatieavond. Besluit  Besloten wordt eerst de RIB af te wachten.

Lange Termijn Agenda (LTA) Na de zomer wordt opnieuw naar de LTA gekeken. In de vergadering van 8 juli wordt een voorstel voorbereid over de agendering na het zomerreces.

6. Rondvraag en sluiting Van de rondvraag wordt geen gebruik gemaakt.

3