Brief Proof inzake wijziging wettelijke procedures rondom geheimhouding

Aan

Van

Gemeente Gilze en Rijen

Jan Willem Botter en Rob de Greef

t.a.v. de Burgemeester

PROOF Adviseurs BV. Postbus 2704 3000 CS Rotterdam info@proofadviseurs.nl (+31)850471007 proofadviseurs.nl

Plaats/datum

Betreft

Rotterdam, 28 juni 2022

Wijziging wettelijke procedures rondom

btw NL8550.87.250.B01

geheimhouding

KvK 63089068

Rabo NL43RABO0303425660

Memo Wijziging wettelijke procedures rondom geheimhouding 1. Inleiding In ons rapport ‘Opleggen van geheimhouding: een terugblik’ van 14 februari 2022 keken wij aan de hand van een viertal dossiers terug naar de werkwijze van de bestuursorganen van de gemeente Gilze en Rijen ten aanzien van het opleggen van geheimhouding op dossiers en/of informatie. De wens bestaat om naar aanleiding van deze rapportage de raad van de gemeente Gilze en Rijen handvatten aan te reiken voor het juist toepassen van de procedures rondom geheimhouding van informatie. Relevant voor het aanreiken van handvatten aan de raad van Gilze en Rijen is dat de besproken dossiers zijn beoordeeld aan de hand van de op dat moment geldende wetgeving. Ondertussen verandert het ‘juridisch landschap’ rondom geheimhouding. Zo is op 1 mei 2022 de Wet open overheid (Woo) in werking getreden, als opvolger van de ingetrokken Wet openbaarheid van bestuur (Wob).1 Daarnaast heeft de Tweede Kamer op 19 april 2022 het voorstel voor de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur aangenomen. 2 Deze beide wetten veranderen de procedures rondom geheimhouding door bestuursorganen van een gemeente. In deze memo schetsen wij, als vervolg op het wettelijke kader zoals geschetst in de rapportage van 14 februari 2022, de wijzigingen in het stelsel vanwege de hiervoor besproken wetten.

Belangrijk in dit verband is dat de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur nog niet is aangenomen door de Eerste Kamer. In theorie zou het voorstel door de Eerste Kamer kunnen worden verworpen, al is dat niet de verwachting gelet op de stemmingsuitslag in de Tweede Kamer.3 Wij bieden in deze memo handvatten aan de gemeenteraad van Gilze en Rijen

1 Wet van 25 oktober 2021, Stb. 2021, nr. 499, zoals gewijzigd bij de Wet van 25 oktober 2021, Stb. 2021, nr. 500. Zie ook

de tekstplaatsing in Stb. 2022, nr. 14. 2 Kamerstukken I 2021/22, 35546, nr. A. 3 In de Tweede Kamer stemden SP, GroenLinks, Volt, DENK, fractie Den Haan, PvdA, PvdD, D66, ChristenUnie, VVD, SGP, CDA, BBB, JA21, Groep Van Haga, Lid Omtzigt en FvD voor. Slechts de PVV stemde tegen, terwijl BIJ1 en het lid Gündoğan niet aanwezig waren bij de stemming.

proofadviseurs.nl

Pagina 1 van 7

om juist te kunnen handelen bij toekomstige afwegingen omtrent de vraag en de wijze waarop met geheimhouding van informatie omgegaan moet worden. Tot slot merken wij op dat de opmerkingen die in het eerste deel zijn gemaakt ten aanzien van gemeenschappelijke regelingen, onverkort blijven bestaan, nu de wetten die hier besproken worden daarin geen verandering brengen.

2. Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur Op 19 april 2022 is het voorstel voor de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur door de Tweede Kamer aangenomen. Deze wet wijzigt een aantal wetten waarin bepalingen zijn opgenomen die tot doel hebben de zuiverheid in de persoonlijke en bestuurlijke verhoudingen in het decentraal bestuur te bevorderen en de aanpak van aanhoudende bestuurlijke problemen verder te ondersteunen.4 Het wetsvoorstel betreft onder andere de vervallenverklaring van artikel 25, 55 en 86 van de huidige Gemeentewet, waarin op dit moment de geheimhouding van informatie van de gemeenteraad, het college of een commissie is geregeld. Daarvoor in de plaats komt een gewijzigde regeling in de Gemeentewet. 5 2.1 Opleggen van geheimhouding De voorgestelde wetswijziging leidt er toe dat de geheimhoudingsbepalingen voor zowel gemeenteraad, burgermeester, college en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V van de Gemeentewet (hierna commissie) gebundeld staan in één hoofdstuk, in plaats van verspreid door de Gemeentewet. De vier genoemde bestuursorganen kunnen allemaal geheimhouding opleggen op informatie die bij hen berust. Het opleggen van deze geheimhouding kan alleen op grond van de belangen die genoemd staan in artikel 5.1 lid 1 en 2 Woo.

Voor de inhoudelijke behandeling van deze gronden verwijzen wij naar paragraaf 3 van deze memo. De geheimhouding die is opgelegd, wordt in acht genomen door iedereen die van de informatie kennis draagt. 2.2 Verstrekken van geheime informatie Zowel de raad, de burgemeester, het college als een commissie kunnen besluiten om informatie waarop door henzelf geheimhouding is gelegd, te verstrekken aan elkaar. Daarnaast kunnen de genoemde bestuursorganen ook geheime informatie verstrekken aan de rekenkamer als deze daarom verzoekt. 2.3 Verstrekken van geheime informatie aan een commissie waarin raadsleden zitten Als de burgemeester of het college ervoor kiest om geheime informatie te verstrekken aan een commissie waarin leden van de raad zitting hebben, dan is deze informatie ook verstrekt aan de raad. Het onderscheid van de raadscommissie en de raad, zoals onder de huidige wetgeving, komt daarmee te vervallen.

4

Zie Kamerstukken II 2019/20, 35346, nr. 3, p. 2.

5 Zie Bijlage 1 van deze memo voor de nieuwe artikelen over geheimhouding in de Gemeentewet zoals opgenomen in

het ingediende wetsvoorstel van de Wet bevorderen integriteit en functioneren van decentraal bestuur.

proofadviseurs.nl

Pagina 2 van 7

2.4 Duur van de geheimhouding Een verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat degene die de geheimhouding heeft opgelegd, deze opheft. Een uitzondering geldt voor commissies. In het geval een commissie een geheimhoudingsplicht oplegt dan duurt deze voort totdat ofwel de betreffende commissie de plicht tot geheimhouding opheft, ofwel het bestuursorgaan dat de betreffende commissie heeft opgericht de plicht tot geheimhouding opheft. Een uitzondering geldt voor geheime informatie die aan de raad wordt verstrekt. In dat geval beslist niet meer het bestuursorgaan dat de geheimhouding heeft opgelegd over de opheffing er van, maar beslist de raad over de opheffing van de geheimhouding. Let wel, zodra geheime informatie wordt verstrekt aan een commissie waarin raadsleden zitting hebben (zoals in elk geval een raadscommissie), dan is de geheime informatie ook verstrekt aan de raad. In dat geval beslist dus de raad vanaf het moment van verstrekking van de geheime informatie aan de commissie waar raadsleden zitting hebben over de opheffing van de geheimhouding. Voorgaande betekent dat de bekrachtiging van de geheimhouding door de gemeenteraad in de eerstvolgende raadsvergadering na toezending van geheime informatie aan de raad – bij gebreke waarvan de geheimhouding kwam te vervallen – niet meer nodig is.

De raad beslist over de opheffing van de opgelegde geheimhouding zodra zij gekend is in de geheime stukken.

2.5 Geheimhouding kenbaar Bij schriftelijke stukken dient expliciet op het stuk vermeld te worden dat het een geheim stuk betreft. Bij andere informatie dan schriftelijke stukken, dient in ieder geval op een passende wijze duidelijk te zijn gemaakt dat sprake is van geheime informatie. Met andere woorden: er mag geen onduidelijkheid bestaan over het geheime karakter van de betreffende informatie.

2.6 Besloten raadsvergadering Als een raadsvergadering met gesloten deuren wordt gehouden, overeenkomstig artikel 23 lid 4 Gemeentewet, dan is het verslag van de betreffende vergadering niet openbaar, oftewel geheim. Hiervoor gelden eveneens de gronden zoals genoemd in artikel 5.1 lid 1 en lid 2 Woo. Het staat de raad, in lijn met informatie waarop zij zelf geheimhouding heeft gelegd, wel vrij om dit verslag te verstrekken aan het college, de burgemeester, de rekenkamer en een commissie bedoeld in hoofdstuk V Gemeentewet.

proofadviseurs.nl

Pagina 3 van 7

De nieuwe geheimhoudingsbepalingen kunnen als volgt visueel worden weergegeven:

3. Gronden voor geheimhouding: artikel 5.1 lid 1 en 2 Woo In artikel 2.5 Woo is bepaald dat ‘bij toepassing van deze wet wordt uitgegaan van het algemeen belang van openbaarheid van publieke informatie voor de democratische samenleving’. De Wet open overheid beklemtoont hier nogmaals het grondwettelijke uitgangspunt dat publieke informatie in beginsel openbaar is.6 Geheimhouding van informatie is, met andere woorden, de uitzondering. In artikel 5.1 Woo staan de gronden opgesomd die ten grondslag kunnen liggen om informatie niet openbaar te maken. Net zoals ten tijde van de Wet openbaarheid van bestuur zijn er absolute gronden en relatieve gronden. 3.1 Absolute gronden De absolute gronden staan beschreven in artikel 5.1 lid 1 Woo. Als sprake is van één van deze gronden dan mag de betreffende informatie niet openbaar gemaakt worden. Er is in dat geval geen ruimte voor een belangenafweging. Het betreft de volgende gronden: a. De eenheid van de Kroon in gevaar zou kunnen brengen; b. De veiligheid van de Staat zou kunnen schaden; c. Bedrijfs- en fabricagegegevens betreft die door natuurlijke personen of rechtspersonen vertrouwelijk aan de overheid zijn meegedeeld; d. Persoonsgegevens zoals opgenomen in de paragrafen 3.1 en 3.2 van de Uitvoeringswet Algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de betrokkene uitdrukkelijk

6 Zie artikel 110 Grondwet.

proofadviseurs.nl

Pagina 4 van 7

e.

toestemming heeft gegeven voor de openbaarmaking van deze persoonsgegevens of deze persoonsgegevens kennelijk door de betrokkene openbaar zijn gemaakt; Nummers betreft die dienen ter identificatie van personen die bij wet of algemene maatregel van bestuur zijn voorgeschreven als bedoeld in artikel 46 van de Uitvoeringswet algemene verordening gegevensbescherming, tenzij de verstrekking kennelijk geen inbreuk op de levenssfeer maakt.

De gronden a tot en met c zijn exact gelijk aan de absolute gronden vermeld in het voorheen geldende artikel 10 lid 1 Wob. Ten opzichte van de Wob is de grond genoemd onder d gewijzigd. Deze hoeft niet te worden toegepast als de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor openbaarmaking of de informatie zelf openbaar heeft gemaakt. De onder e weergegeven grond is nieuw ten opzichte van artikel 10 lid 1 Wob. Als overduidelijk is dat openbaarmaking van de in die betreffende grond bedoelde identificatienummers geen inbreuk maken op de levenssfeer, dan hoeft de betreffende grond niet te worden ingeroepen om openbaarmaking achterwege te laten. 3.2 Relatieve gronden In artikel 5.1 lid 2 Woo staan de relatieve gronden beschreven. Als het belang van openbaarmaking van informatie niet opweegt tegen de in deze gronden beschreven belangen, dan blijft de openbaarmaking achterwege. Als openbaarmaking op grond van een van deze belangen achterwege blijft, dan dient ook duidelijk te zijn welke belangenafweging hieraan ten grondslag heeft gelegen en moet uitdrukkelijk worden gemotiveerd waarom het betreffende belang prevaleert boven openbaarmaking. Het betreft de volgende relatieve gronden: a. b. c. d. e. f. g. h. i.

De betrekkingen van Nederland met andere landen en staten en met internationale organisaties; De economische of financiële belangen van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen, in geval van milieu-informatie slechts voor zover de informatie betrekking heeft op handelingen met een vertrouwelijk karakter; De opsporing en vervolging van strafbare feiten; De inspectie, controle en toezicht door bestuursorganen; De eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer; De bescherming van andere dan bij de absolute gronden onder c genoemde concurrentiegevoelige bedrijfs- en fabricagegegevens; De bescherming van het milieu waarop deze informatie betrekking heeft; De beveiliging van personen en bedrijven en het voorkomen van sabotage; Het goed functioneren van de Staat, andere publiekrechtelijke lichamen of bestuursorganen.

3.3 Motivering van groot belang De motivering van de geheimhouding op grond van een van de relatieve gronden is onder andere van belang omdat, zoals ook uit paragraaf 2 volgt, alleen de raad de geheimhouding mag opheffen zodra de raad gekend is in de informatie waarop geheimhouding is gelegd. Om te kunnen beslissen over het opheffen van een geheimhouding die door een ander bestuursorgaan is opgelegd, moet de raad inzicht hebben in de gronden en de belangenafweging die redengevend zijn geweest voor de geheimhouding door het andere bestuursorgaan. Zonder inzicht in de gronden en de belangenafweging kan immers door de raad niet beoordeeld worden in hoeverre de belangen die in de weg stonden aan de openbaarheid van de betreffende informatie, nog steeds aanwezig zijn. Zodra het belang van openbaarheid groter wordt dan het belang dat geheimhouding rechtvaardigt, dient de geheimhouding opgeheven te worden.

proofadviseurs.nl

Pagina 5 van 7

Bijlage 1: Voorgestelde artikelen over geheimhouding in de Gemeentewet In het kader van de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur wordt voorgesteld onderstaand hoofdstuk in de Gemeentewet in te voegen: Hoofdstuk VA. Geheimhouding Artikel 87 De raad, het college, de burgemeester en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V kunnen op grond van een belang, genoemd in artikel 5.1, eerste en tweede lid, van de Wet open overheid, een verplichting tot geheimhouding opleggen ten aanzien van informatie die bij dat orgaan berust. Artikel 88 1. De raad kan informatie ten aanzien waarvan krachtens artikel 23, vierde lid, een verplichting tot geheimhouding geldt of hij een verplicht tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan het college, de burgemeester, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V. 2. Het college kan informatie waarvan hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan de raad, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V. 3. De burgemeester kan informatie waarvan hij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie als bedoeld in hoofdstuk V. 4.

Een commissie als bedoeld in hoofdstuk V kan informatie ten aanzien waarvan zij een verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd, verstrekken aan de raad, het college, de burgemeester en de rekenkamer. 5. Indien het college of de burgemeester overeenkomstig het tweede of derde lid informatie verstrekt aan een commissie waarin leden van de raad zitten hebben, verstrekt het college of de burgemeester die informatie tevens aan de raad. 6. Indien het college, de burgemeester of een commissie overeenkomstig het tweede, derde of vierde lid informatie verstrekt aan de raad, kan die raad die informatie verstrekken aan anderen. De raad kan regels stellen over het verstrekken van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding is opgelegd door het college, de burgemeester of de commissie en die tevens aan de raad is verstrekt. Artikel 89 1. Een verplichting tot geheimhouding wordt vermeld op het stuk ten aanzien waarvan de geheimhouding geldt. Indien de geheimhouding geldt ten aanzien van informatie anders dan in schriftelijke vorm, wordt de verplichting op een passende wijze kenbaar gemaakt. 2. Een verplichting tot geheimhouding wordt in acht genomen door allen die van de informatie kennis dragen. 3. Een verplichting tot geheimhouding duurt voort totdat het orgaan dat de verplichting heeft opgelegd haar opheft.

Indien de verplichting tot geheimhouding is opgelegd door een commissie, kan die verplichting tevens worden opgeheven door het orgaan dat de commissie heeft ingesteld. 4. Indien informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt aan de raad is verstrekt, duurt die verplichting in afwijking van het derde lid voort totdat de raad haar opheft.

proofadviseurs.nl

Pagina 6 van 7

5. Een lid van de raad of van een door de raad ingestelde commissie als bedoeld in hoofdstuk V dat in strijd handelt met het tweede lid kan bij besluit van de raad ten hoogste drie maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie ten aanzien waarvan een verplichting tot geheimhouding geldt.

proofadviseurs.nl

Pagina 7 van 7