Bijlage 3 - Notulen 4e bestuurlijk overleg BOK Spoorzone Rijen - definitief

Notulen 4e bestuurlijk overleg artikel 9.1 en artikel. 9.2 bestuursovereenkomst overwegenproject Gilze en Rijen

Deelnemers: • Suzanne Otters – gedeputeerde Provincie Noord-Brabant • Merijn Scheifes – wethouder gemeente Gilze en Rijen • Wino Aarnink – directeur Openbaar Vervoer en Spoor Ministerie I&W • bijgestaan in het overleg door leden van de ambtelijke werkgroep BOK. Doelstelling: vaststellen gezamenlijke afspraken, uitgangspunten en vervolgproces overwegproject Julianastraat Rijen Plaats: deels gemeentehuis Gilze en Rijen en deels via Teams Datum: 28 februari 2023 van 17:15 – 18:00 uur 1. Opening door Wethouder Gilze en Rijen De wethouder heet allen welkom en memoreert nog eens het gezamenlijk belang voor dit project. Een integrale benadering die voor Rijk, provincie en gemeente leidt tot verbetering van de situatie op het spoor en het station van Rijen en de ruimtelijke omgeving eromheen. Een kwaliteitssprong die het gebied aantrekkelijk maakt om te reizen en verblijven. De wethouder dankt de ambtelijke werkgroep voor het verzetten van al het werk om de bestuurlijke overleggen tot dit belangrijke moment te brengen voor het project Spoorzone Rijen. 2. Agenda vaststellen Allen stemmen in met de agenda. 3. Notulen vorig overleg De notulen van het vorig overleg worden conform vastgesteld. 4. Bespreken memo ambtelijke werkgroep. De leden van de ambtelijke werkgroep geven een korte toelichting op de inhoud van het beslismemo.

Alle punten die in eerdere overleggen de revue zijn gepasseerd en nog niet tot overeenstemming hebben geleid zijn nu als gevraagde beslispunten opgenomen, met het ambtelijk advies aan het bestuurlijk overleg om hiermee in te stemmen. Ten aanzien van het opdrachtgeverschap geldt dat het advies is dat de gemeente dit namens de drie partijen voor zijn rekening neemt, met als uitgangspunt dat de financiële stromen dan ook via de gemeente lopen. Dit dient tussen Rijk en gemeente nog verder te worden vormgegeven. Nieuw is een indicatieve beschrijving (opsomming + verbeeldend kaartje) van de scope van het project – scenario 2 van de notitie van ProRail/Movares) – geredeneerd vanuit functies die vervuld moeten worden in het gebied en de daaruit volgende maatregelen. De maatregelen zijn gerangschikt als primaire scope, gevolgscope en mogelijke mee-koppel kansen. De primaire en gevolgscope behoren tot de projectscope en de mee-koppel kansen kunnen als aanvulling daarop worden

1

toegevoegd, mits hiervoor een externe financier gevonden wordt. De scope beschrijving is indicatief en zal in het vervolgproces van ontwerp en uitharding kostenraming nader worden vastgesteld. Door de ambtelijke werkgroep wordt gemeld dat over de exacte scope nog best wat discussie is geweest omdat het een zoekproces is naar de balans tussen vervullen van primaire doelen van iedere partij in de overeenkomst en de kosten voor het project. Om er zeker van te zijn dat Rijk, provincie en gemeente elkaar blijven vinden op dit belangrijke punt worden tijdens het ontwerpproces nadere ontwerpreviews georganiseerd. Dit leidt tot blijvend overleg en waardering voor elkaars belang in het integrale project. Ten aanzien van het vervolgproces wordt geadviseerd om nu het ontwerpproces, bestemmingsplanproces en het maken van een geactualiseerde kostenraming te vervolgen op basis van de vermelde scope. Dit leidt tot een Go-NoGo beslissing in het laatste kwartaal van 2023 en bij een Go: het ondertekenen van een aangepaste bestuurlijke overeenkomst (BOK2023). De wethouder dankt de ambtelijke werkgroep voor het opstellen van de memo. Rijk en provincie hebben geen verdere vragen of opmerkingen ten aanzien van het memo. Het is duidelijk zo. Met deze ambtelijke adviezen wordt nu per partij gevraagd om een reactie te geven op de inhoud.

De wethouder van gemeente Gilze en Rijen (gemeente), de gedeputeerde van provincie Noord Brabant (provincie) en de directeur Spoor en OV van het ministerie van I&W (Rijk) geven hun reactie: 5. Vaststellen afspraken partijen: Ten aanzien van scope (scenario 2 zoals verwoord in de scope bijlage): • •

•

Provincie: Akkoord met de scope. Rijk: Akkoord met de scope, met de kanttekening dat ook het Rijk een forse extra financiële bijdrage levert, die niet was voorzien, en dat daarmee geldt: behoedzaam met de aan scope gerelateerd kosten. Dus ook kritisch blijven kijken of zaken wel echt nodig zijn om de doelen te halen. Gemeente: Akkoord met de scope, met de kanttekening dat de gemeente in deze afspraak een forse extra financiële bijdrage doet met het oog op het behalen van de integrale doelen. Dat hierbij ook de gemeentelijke doelen in het project voldoende aandacht krijgen en houden.

Ten aanzien financiële bijdragen (projectkosten € 65 mln. prijspeil april 2022) : • • •

Gemeente: akkoord met het financieren van 25,7% van de meerkosten voor dit project en daarmee nu een extra financiële bijdrage van € 4,8 mln. Provincie: akkoord met het financieren van 35,0% van de meerkosten voor dit project en daarmee nu een extra financiële bijdrage van € 6,5 mln. Rijk: akkoord met het financieren van 39,3% van de meerkosten voor dit project en daarmee nu een extra financiële bijdrage van € 7,4 mln.

Voor wat betreft extra risico’s en meevallers gaan partijen eveneens akkoord met de bovengenoemde kostenverdeling. Hierbij wel een belangrijke kanttekening: Provincie en Rijk melden beide dat hierbij een uiterste poging is gedaan om de financiën voor dit project zeker te stellen en dat het zeer onaangenaam zou zijn als weer een beroep op partijen gedaan wordt. Het is een opdracht om het uitvoeren van het project zeer efficiënt en doelmatig ter

2

hand te nemen. Gemeente beaamt dit en zal hierop toezien. De genoemde financiële bijdragen worden daarom als taakstellende bijdragen vanuit partijen gehanteerd. De aangepaste financiële bijdragen zullen op prijspeil april 2022 gelden en worden vanaf die datum met IBOI geïndexeerd. Ten aanzien van opdrachtgeverschap: •

• •

Gemeente: hoewel de gemeente meent dat zij niet de aangewezen partij is voor deze rol, wordt er toch mee ingestemd. Dit met de wetenschap dat goede afspraken zullen worden gemaakt op het gebied van Governance en dat de adviezen van AT-Osborne zullen worden opgevolgd over een efficiënte projectaansturing. ProRail en gemeente zullen dit nader uitwerken in goede projectplannen en een governanceplan dat als bijlage aan een nieuw op te stellen bestuurlijke overeenkomst (BOK2023) wordt gevoegd. Provincie: akkoord. Rijk: akkoord.

Ten aanzien van proces: • • •

Gemeente: akkoord met het vervolgen van het project op basis van deze afspraken. Provincie: akkoord met het vervolgen van het project op basis van deze afspraken. Rijk: akkoord met het vervolgen van het project op basis van deze afspraken, waarbij erop wordt aangedrongen om nu snel te werken aan een hernieuwde BOK2023 en niet te wachten tot het laatste kwartaal van 2023. Deze bestuurlijke opdracht wordt in de ambtelijke werkgroep verder uitgewerkt.

6. Doorkijk vervolgproces gemeentelijke besluitvorming Nu er overeenstemming is tussen partijen over de in de beslismemo geadviseerde punten, kan de gemeente verder met het interne besluitvormingsproces. Dit ziet er vooralsnog alsvolgt uit: 7 maart 2023: college B&W behandelt de overeengekomen afspraken en besluit tot het doorgeleiden hiervan naar de raad met een raadsvoorstel; 10 maart 2023: alle raadsstukken worden verzonden naar de griffie van de gemeenteraad; 16 maart 2023: een ingelaste Raadsinformatieavond (RIA) met als doel om de raad bij te praten over de afspraken en mee te nemen in de gevraagde besluiten; 21 maart 2023: bespreking raadsvoorstel in de commissie ruimte; 3 april 2023: raadsvergadering met als doel een raadsbesluit. Bovenstaande planning is ambitieus en kan alleen worden gehaald als alles goed is voorbereid en – nog belangrijker – als de ontvangst van de afspraken politiek worden gesteund. Om geen tijd te verliezen dringen Rijk en provincie erop aan om zo spoedig mogelijk het werkproces weer te hervatten. Gemeente is het met deze gevoelde urgentie eens. 7. Communicatie Afgesproken wordt om tot 7 maart 2023 (collegebehandeling) geen uitingen te doen naar pers en media. De gemeente heeft het voornemen om direct na de collegebehandeling een persbericht uit te sturen.

3

Afgesproken wordt dat de gemeente het concept persbericht deelt met de provincie en het Rijk met het oog op een gezamenlijk gedragen boodschap. Gevraagd wordt om zo snel mogelijk te reageren op het concept persbericht. 8. Rondvraag De ambtelijke werkgroep verzoekt allen om de notulen van dit overleg zo snel mogelijk goed te keuren (zeker vòòr 10 maart 2023) door middel van een bericht (email) van akkoord. Dit vormt namelijk – tezamen met de beslismemo en de scopebeschrijving – een aantoonbaar bewijs van het akkoord tussen Rijk, provincie en gemeente in het opwerken naar een raadsbesluit. De gedeputeerde meldt dat zij niet bij het vervolg van dit project betrokken zal zijn met het oog op haar benoeming tot burgemeester van Son en Breugel per 11 april 2023. Allen wensen haar veel goeds toe bij het starten van deze mooie en eervolle functie. 9. Sluiting De wethouder dankt allen voor het constructieve overleg, leidend tot deze belangrijke gezamenlijke beslissing. Ook gedeputeerde en directeur Openbaar Vervoer en Spoor zijn verheugd met het feit dat het project nu weer door kan gaan. Het is voor allen belangrijk. Een volgend bestuurlijk overleg zal nader worden bepaald, als BOK2023 wordt overeengekomen en/of als de variantbeslissing met hernieuwde kostenraming wordt genomen (Go-NoGo). De wethouder sluit de vergadering om 18:00 uur.

4