Bijlage 3. Notitie Pilot nieuwe vergaderstructuur Gilze en Rijen 2022

28 januari 2022

Notitie pilot nieuwe vergaderstructuur

Samenvatting Op 4 november 2019 heeft de gemeenteraad van Gilze en Rijen de motie ‘Verbeteren werkwijze en bespreken omgangsvormen gemeenteraad’ aangenomen (Bijlage 1). Met deze motie heeft men besloten een werkgroep aan te stellen die tot taak heeft te komen met voorstellen voor bestuurlijke ontwikkeling omvattende onder meer de omgangsvormen en werkwijze van de gemeenteraad. De motie constateert o.a. dat de omgangsvormen en samenwerking in de gemeenteraad het afgelopen jaar gewijzigd zijn en verbetering behoeven. Verder geeft men in de overwegingen o.a. aan dat het belangrijk is om na te denken over de werkwijze van de commissies en verbeteringen aan te brengen in de wijze waarop de inwoners en andere stakeholders inbreng kunnen hebben bij raadsen commissievergaderingen. De raad verzoek hierbij een werkgroep in te stellen die met voorstellen voor bestuurlijke ontwikkeling komt omvattende onder meer de omgangsvormen en werkwijze van de gemeenteraad. Het presidium heeft de nieuwe griffier op 7 juni 2021 de opdracht gegeven met deze informatie aan de slag te gaan om te komen tot een advies op de ‘nieuwe vergaderstructuur’ Dit advies is op 27 september 2021 gepresenteerd aan het presidium en de leden van de werkgroep. De werkgroep heeft de opdracht verder uitgewerkt. Middels een was-wordt lijst is gekeken naar te verwachten draagvlak in de raad.

Op 13 december 2021 heeft de werkgroep zijn werkzaamheden ten aanzien van de opdracht afgerond. De werkgroep blijft in werking om te evalueren en in 2023 te komen met een definitieve aanpassing van de verordeningen op de vergaderstructuur. Dit raadsvoorstel behelst de aanpassingen op de ‘vergaderstructuur’. Er is ook een advies gedaan over de cultuur in de raad. Dit wordt opgepakt met een heisessie begin 2022 en met de start van de nieuwe raad maar is geen onderdeel van deze notitie. Door een pilot te starten kan de nieuwe raad ervaring opdoen met de veranderende vergaderstructuur en ervaren of dit het gewenste resultaat oplevert zonder dat daarvoor direct de verordening aangepast moet worden. Om deze pilot te doen slagen is het belangrijk dat de voorzitters en raads- en commissieleden opgeleid worden in deze nieuwe manier van vergaderen. Direct na de start van de nieuwe raadsleden en commissieleden zal deze training ingepland worden.

S. van Dijk (Saskia) Griffier

1

De volgende wijzigingen worden in de pilot getest; 1. De raadsontmoeting/podium wordt toegevoegd aan de raadsinformatieavonden. De raad wil een meer betekenisvolle verbinding met de samenleving waarbij de raad in gesprek gaat met inwoners en organisaties. Naast het spreekrecht in de raads- en commissievergaderingen waarbij de inwoners naar de raad toekomen zal de raad nu meer de inwoners en organisaties actief benaderen. Dit leidt tot meer inzicht bij alle betrokkenen, wat zorgt voor een betere besluitvorming. Indien mogelijk kan dit ook op locatie zijn. De raadsontmoetingen op locatie zullen niet gestreamd worden, maar kennen een meer informeel karakter. 2. Raadsinformatieavonden worden gestreamd De raadsinformatieavonden in het gemeentehuis worden gestreamd. Hierover bestond onduidelijkheid in het presidium. Omdat dit in het verleden niet altijd gebeurde was er ook geen voorzitter aanwezig. Om te zorgen dat de vergadering soepel verloopt zal er altijd een voorzitter vanuit de raad de bijeenkomst leiden. 3. Voorzitters uit zowel oppositie als coalitie Vanuit de raad worden er voorzitters benoemd om de commissievergaderingen en raadsinformatieavonden voor te zitten. Op dit moment zijn alle voorzitters afkomstig uit de coalitie. Het is wenselijk om deze ook uit de oppositie aan te stellen.

Indien de fracties twee of minder raadsleden hebben is het mogelijk om een duovoorzitter aan te leveren. Beide partijen leveren dan een voorzitter. De voorzitters wisselen elkaar af in het voorzitterschap. 4. Insprekers hebben 5 minutenspreektijd met een maximum van 30 minuten per vergadering. Na het inspreken in het mogelijk om per fractie één verduidelijkende vraag te stellen. Het reglement van orde laat bij de raadsvergadering niet toe dat er een verduidelijkende vraag gesteld wordt door de fracties. Dit kan soms wel wenselijk zijn omdat er een onduidelijkheid bestaat. Deze aanvulling geeft bij de raadsvergadering een extra mogelijkheid tot verduidelijking. Het woord kan in een commissie (net als bij een raadsvergadering) niet gevoerd worden over: a. een besluit van het gemeentebestuur waartegen bezwaar of beroep op de rechter openstaat of heeft opengestaan; b. de bij de raad ingekomen stukken; c. benoemingen, keuzen, voordrachten of aanbevelingen van personen; d. indien een klacht ex artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht kan of kon worden ingediend. Het inspreekrecht wordt hierdoor gelijk getrokken in zowel commissie- als raadsvergaderingen.

5. Technische vragen worden vooraf gesteld. In de commissies stelt men alleen kaderstellende en controlerende en politieke vragen. Om met name het (onderlinge) debat te bevorderen onderling, is het wenselijk de technische vragen vooraf te stellen. Alle raads- en commissieleden gaan dan goed geïnformeerd het debat in. Technische vragen zijn vragen naar feiten, harde gegevens (zie deze LINK voor een uitgebreide uitleg). Zodra er naar een mening (van het college, de burgemeester of een fractie) wordt gevraagd, betreft het een politieke vraag.

2

6. Eén woordvoerder per onderwerp. Interrupties door meerdere personen mag. (Uitzondering: de fractievoorzitter mag altijd het woord voeren). Eén persoon voert het woord. Dit schept duidelijkheid. Door meerdere personen per fractie het woord te laten voeren zal er ook meer tijd nodig zijn. *In de 2 e termijn is het wel mogelijk om naast de woordvoerder ook een interruptie te laten plegen door een fractiegenoot. Uitzondering is de fractievoorzitter, die mag naast de interrupties ook het woord voeren indien deze dat nodig acht. Een interruptie is een korte onderbreking van iemand die aan het woord is en verloopt altijd via de voorzitter en bevat een vraag of een constatering. 7. Maximaal zes commissieleden per fractie, niet aan een commissie gebonden. In de huidige situatie zijn er maximaal 4 commissieleden per commissie, per fractie mogelijk. Dit brengt het aantal commissieleden op maximaal 12 per fractie. In totaal zouden er dus (op dit moment 7 fracties) 84 commissieleden kunnen zijn. De raad van Gilze en Rijen telt 21 raadsleden. Dit is uit verhouding. Bij de commissies zijn 2 commissieleden per fractie aanwezig. De vergaderkalender van 2022 kent 8 commissie-cyclussen, dit zijn in totaal 24 commissievergaderingen. Dat betekent dat de raads- en commissieleden –als ze de vergaderingen eerlijk verdelen- 3 keer per jaar een commissievergadering bijwonen.

Hiermee wordt niet de continuïteit geboden die wenselijk is; noch wordt er voldoende ervaring opgedaan. Een tweede aspect zijn de kosten. Alle commissieleden hebben vanaf de volgende periode recht op een device, account Notubiz, mailaccount, ondersteuning van ICT en de griffie enz. Om deze kosten ten opzichte van de kosten van de raadsleden beperkt te houden kiezen we nu voor maximaal 6 commissieleden per fractie. De commissieleden kunnen aan alle commissies deelnemen. Op dit moment zijn de commissieleden specifiek benoemd voor één commissie (middelen, ruimte of samenleving) door ze niet specifiek te benoemen voor één commissie wordt het makkelijker te wisselen (wat in de praktijk al gebeurt). 8. Raadsvoorstel is uitsluitend aanpasbaar met een amendement. Zodra de raadsvoorstellen zijn overgedragen vanuit het college aan de griffie zijn de voorstellen in handen van de raad. Het is daarmee niet meer mogelijk om de voorstellen na behandeling in de commissie aan te laten passen door het college. Indien de raad een tekstuele wijziging op het besluit wil, hebben zij hiervoor als middel een amendement. (Uitzondering zijn de eventuele tekstuele fouten). 9. 1e termijn in zowel raads- als commissievergadering, voorlopig oordeel plus vragen. De eerste termijn bestaat op dit moment met name uit vragen stellen aan het college.

Omdat de wens van de raad is om meer in debat te komen, is het wenselijk deze eerste termijn anders te gebruiken. De woordvoerder (kan) in de eerste termijn zijn voorlopig oordeel uitspreken over het voorstel en aansluitend zijn kaderstellende, controlerende of politieke vraag stellen aan zowel college als fracties. Na beantwoording van het college heeft iedereen voldoende informatie om in de tweede termijn met elkaar het debat aan te gaan. Dit kan leiden tot meer debat in de tweede termijn. 10. Geen interrupties in 1e termijn, verduidelijkende vraag op beantwoording wethouder mogelijk. In de eerste termijn kan er geen interruptie geplaatst worden. Na beantwoording van de wethouder in de eerste termijn zal de voorzitter aan de raads- en commissieleden vragen of alle vragen beantwoord zijn of dat er nog een verduidelijkende vraag (let op! Geen nieuwe vragen) op een beantwoording nodig is alvorens de eerste termijn af te sluiten. 3

11. 1,5 minuut spreektijd in 1e termijn In de eerste termijn van zowel raads- als commissievergaderingen heeft men per fractie 1,5 minuut spreektijd. De voorzitter monitort dit. Bij grote onderwerpen en speciale vergaderingen zoals de behandeling van de perspectiefnota en bij de begrotingsraad kan het presidium/agendacommissie besluiten tot een verlenging van de spreektijd. Aandachtspunt hierbij is de tijd die genomen wordt door de wethouders voor de beantwoording van de gestelde vragen. De voorzitter is hierbij leidend. 12. 2e termijn in zowel raads- als commissievergadering, beantwoording vragen door fracties plus debat. In de tweede termijn kunnen de fracties de aan elkaar gestelde vragen beantwoorden en/of hun standpunt verder toelichten. De tweede termijn staat in het teken van het onderling debat, de wethouders doen hier niet aan mee. 13. 2e termijn (nog) onbeperkt interrupties mits niet in herhaling vallen. In de tweede termijn is het mogelijk om elkaar te interrumperen. Dit bevordert het onderlinge debat. Het is aan de voorzitter om waakzaam te zijn voor herhaling. Een interruptie is een korte onderbreking van iemand die aan het woord is en verloopt altijd via de voorzitter en bevat een vraag of een constatering. 14. 2e termijn commissie advies voor behandeling in de raad (hamerstuk/bespreekstuk/ aanhouden).

De commissie sluit de termijnen af met een advies voor behandeling in de raadsvergadering (hamerstuk/bespreekstuk/aanhouden). De commissie kan aan de hand van de bespreking in de commissie het beste beoordelen op welke manier deze behandeld moet worden in de raad. In het presidium kan men besluiten het advies wel of niet over te nemen om moverende redenen (bijvoorbeeld een amendement of motie). De raad blijft zelf bevoegd om bij het vaststellen van de agenda tijdens de raadsvergadering een ander voorstel te doen (bijvoorbeeld van een bespreekstuk een hamerstuk maken omdat er toch besloten is geen amendement in te dienen of om een stuk van de agenda te halen enz.). Hiermee doen we recht aan de kennis en kunde van de commissieleden, die zich volledig verdiept hebben in het onderwerp en gehoord het debat een overwogen advies kunnen formuleren. 15. Niet behandelen van de RIB’s. De raadsinformatiebrieven worden ter kennisname aangeboden aan de raads- en commissieleden. Het staat de raads- en commissieleden vrij om hierover hun technische vragen of artikel 33 vragen te stellen. De RIB’s worden niet meer standaard in 1 of 2 termijnen behandeld. De RIB’s zullen als ingekomen stuk bij de raadsvergadering geplaatst worden. 16. RIB agenderen vanuit de raad met oplegnotitie. Indien men wel een RIB wil behandelen blijft die mogelijkheid bestaan.

Net als bij de ingekomen stukken in de raadsvergadering bestaat tijdens de raad ook de mogelijkheid om de RIB’s te agenderen voor een commissie. Een (korte) oplegnotitie (zie bijlage 2) geeft aan waarom men het wil bespreken zodat de overige fracties zich hierop voor kunnen bereiden. 17. Agendapunt ‘mededelingen tevens uit gemeenschappelijke regelingen (GR)’ vervalt. In de praktijk bleek dat hiervan zelden gebruik werd gemaakt. Bij agendapunt 1: "opening en mededelingen" bestaat de mogelijkheid voor de wethouders om de commissie of raad kort over een onderwerp te informeren.

4

18. Rondvraag (alleen actuele onderwerpen) en sluiting. De rondvraag aan het einde van de commissie kan men gebruiken om een korte vraag te stellen over (uitsluitend) een actueel onderwerp. Vragen over onderwerpen die niet actueel zijn kunnen met andere instrumenten, zoals artikel 33 vragen of technische vragen beantwoord worden. 19. Notulen beperken zich tot aanwezigen, advies, toezeggingen (videotulen vervangt verder). De notulen behelsen geen uitgebreide samenvatting meer van de vergadering, maar geven uitsluitend een overzicht van aanwezigen tijdens de vergadering, het advies welke als uitkomst van een behandeling van een onderwerp door de commissie geformuleerd wordt, de toezeggingen die door de wethouders gedaan zijn en de besluiten die genomen zijn in een raadsvergadering. De videotulen in Notubiz laten per vergadering zien, per commissielid en/of raadslid, wat er gezegd is. Op deze manier kan men eenvoudig alle informatie terugvinden. 20. 2e termijn in zowel raads- als commissievergadering is debatronde met de fracties (geen deelname wethouders) Door uitsluitend in de 1e termijn de vragen te stellen aan het college kan men in de 2 e termijn met alle informatie het debat aangaan met de overige fracties. De wethouders doen niet mee aan dit debat.

Het is belangrijk dat de voorzitter na de beantwoording van de vragen door de wethouders in de eerste termijn de check doet of alle vragen beantwoord zijn. Pas na beantwoording kan men starten met de 2e termijn, het onderling debat. 21. Geen herhaling van de commissie in de raad In de commissie zijn de voorstellen uitgebreid behandeld en besproken. Eventuele vragen zijn gesteld en beantwoord en er is debat gevoerd met elkaar. Het is niet de bedoeling om dit in de raad te herhalen. In de raad kan men eventuele verschillen tussen de standpunten van de partijen nog eens belichten en een motie of amendement indienen. 22. Presidium wordt openbaar De bijeenkomsten van het presidium zijn alleen toegankelijk voor leden van het presidium en/of hun plaatsvervangers. In het presidium bespreekt men de processen van de raad (geen politiek). De verslagen zijn op dit moment nog geheim. Om meer transparantie te bieden worden de verslagen openbaar voor raads- en commissieleden. Het presidium kan een deel van de bijeenkomst besloten verklaren, bijvoorbeeld voor het behandelen van integriteitszaken en/of veiligheidsvraagstukken. 23. Notulen presidium voor raadsleden en commissieleden in te zien. (Met uitzondering van integriteitsvraagstukken/veiligheidsvraagstukken. Presdiumleden bepalen wat als uitzondering geheim is.) Zie 22 24. Agendacommissie taken is belegd bij het presidium.

De taken van de agendacommissie worden belegd bij het presidium. Hier wordt gekeken naar de stukken op de agenda’s van de commissies en de invulling van de raadsinformatieavonden. Tevens kan men hier bepalen of de spreektijd verlengd moet worden per fractie bij bijvoorbeeld de behandeling van de perspectiefnota en begrotingsraad of belangrijke onderwerpen die op dat moment spelen.

5

BIJLAGE 1

6

BIJLAGE 2

Oplegnotitie Fractie : GL Onderwerp : RIB inzake woningbouw Ter bespreking in de commissie : Middelen / Ruimte / Samenleving Commissiedatum : 16-02-2022

Aanleiding tot agendering (korte beschrijving waarom u deze RIB wil bespreken in de commissie)

7