Bijlage 3- Kosten-baten analyse van het Sociaal Team ABG (QApubliek)

Kosten-baten analyse Sociaal Team ABG Inleiding De uitvoeringsorganisatie van de ABG-gemeenten (Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze-Rijen) heeft opdracht gegeven voor een evaluatie van het sociaal team. Bureau K2 is gevraagd om de eerste vier onderstaande onderzoeksvragen te beantwoorden. Bureau Q&A Publiek is gevraagd om de vijfde en de zesde onderzoeksvraag uit te werken. 1. Hoe wordt het Sociaal Team ervaren door professionals, partners en inwoners? Wat zijn krachten en wat zijn verbeterpunten? 2. Hoe worden rollen en taken ervaren door medewerkers van het Sociaal Team ? 3. In hoeverre zijn de werkprocessen e2iciënt en e2ectief? 4. Welke doelen en resultaten worden door het Sociaal Team voor gezinnen behaald? Denk aan doelen rondom integraliteit, doorlooptijden, uitstroom en e2ecten voor gezinnen 5. Wat zijn de kosten ten opzichte van de opbrengsten van het Sociaal Team? 6. Hoe kunnen de ABG-gemeenten goed anticiperen op de landelijke en regionale ontwikkelingen in het sociaal domein, zoals de Hervormingsagenda Jeugd, IZA/GALA en het Toekomstscenario kind- en gezinsbescherming? Dit document betreft de uitwerking van de kosten-baten analyse (vraag 5). De uitwerking van de zesde onderzoeksvraag volgt op een later moment. We werken toe naar het opstellen van scenario’s voor de toekomst. Dit doen we met gemeenten en uitvoerend partners gezamenlijk.

Deze scenario’s moeten samenhangende inrichtingskeuzes schetsen voor het sociaal domein in de ABG-gemeenten. In het laatste deel van deze kosten-baten analyse blikken we hier alvast op vooruit door een link te leggen tussen de ontwikkelmogelijkheden van het Sociaal Team en de ontwikkelopgaven die landelijk en regionaal op de ABG-gemeenten afkomen. Toelichting op de kosten-baten analyse Op de vraag hoe de kosten van het sociaal team zich verhouden tot de baten bestaat in beginsel geen eenduidig antwoord. De rapportage van K2 laat goed zien dat de opbrengsten van het sociaal team in relatie staan met veel verschillende (omgevings)factoren waarbij de waardering van die opbrengsten in veel gevallen subjectief is. Daar komt bij dat het een flinke uitdaging is geweest om de juiste en bruikbare ‘cijfermatige’ informatie bij elkaar te krijgen voor het opstellen van deze analyse. Zo is het dashboard voor het Sociaal Team op dit moment nog volop in ontwikkeling en is gedurende dit traject de registratie ervan niet optimaal gebleken. Dit hebben we ondervangen door in een aantal gespreken met de coördinator van het Sociaal Team het benodigde overzicht te verkrijgen. Een andere uitdaging lag in het optekenen van de samenwerking met aanbieders van de regionaal ingekochte zorg.

Dit is uiteindelijk gelukt nadat we hierover verschillende gesprekken hebben gevoerd met de controllers van de regio Hart van Brabant. Vergelijking met andere gemeenten Het is niet realistisch gebleken om de verhouding tussen de kosten en de baten van het Sociaal Team af te zetten tegen vergelijkbare teams bij andere gemeenten. Allereerst omdat dergelijke teams vaak net op een andere wijze zijn georganiseerd (qua dienstverlening, inrichting en samenwerkingsconstructies) en er grote verschillen bestaan tussen gemeenten (demografisch, cultuur, omvang etc.). Daar komt bij dat ook andere gemeenten worstelen met de uitdaging om de prestaties van hun teams meetbaar te maken.

1

Opzet kosten-baten analyse Dit heeft er toe geleid dat we een kosten-baten analyse hebben opgesteld die vooral een kwantitatief beeld schetst van het sociaal Team. Het brengt de baten in beeld en laat zien welke kosten hieraan verbonden zijn. Dit beeld tekenen we op langs de volgende vier invalshoeken: 1. 2. 3. 4. 5.

De formatie opbouw De exploitatie kosten De dienstverlening De verwijspatronen De omvang van het Sociaal Team

1 De formatie opbouw De formatiecapaciteit die in 2023 is ingezet betreft 15,78 fte totaal (zie tabel, volgende pagina rechts boven). Hiervan wordt 14,78 fte direct ingezet op de uitvoering. De coördinator en de gedragswetenschapper zijn niet actief in de uitvoering, samen 1 fte. Hiermee komt de personele overhead neer op 1 fte op bijna 15 fte uitvoering, wat een beperkte overhead is en het Sociaal Team vanuit dit oogpunt e2iciënt is georganiseerd. Als we wat dieper inzoomen in de ondersteuning van de Formatie fte uitvoerende taken van het team dan lijkt de formatie inzet van Mdw. Sociaal Team 9,11 0,22 fte gedragswetenschapper relatief laag. Zeker wanneer we Jeugdconsulent 1,56 dit afzetten tegen de ambitie en inzet van het team waarbij veel Coordinator 0,78 ondersteuning (regie en overbrugginszorg) wordt geboden aan Adm. medewerker 0,78 complexe casuïstiek. In deze ingewikkelde casuïstiek is het kunnen consulteren van een gedragswetenschapper een Procesregisseur 1,89 belangrijke meerwaarde voor de kwaliteit van de ondersteuning. Gedragspsycholoog 0,22 Ook het kritisch mee blijven kijken door de Personeel derden 1,44 gedragswetenschapper op langer lopende Totaal fte 15,78 ondersteuningstrajecten geeft een belangrijke meerwaarde. Het komt de kwaliteit van de dienstverlening ten goede en het voorkomt dat de looptijd van de begeleiding langer wordt dan nodig is. 2

Exploitatiekosten

De kosten voor het exploiteren van een gemeentelijk sociaal team bestaan voor de het grootse deel uit personeelskosten. Daarnaast zijn er overheadkosten zoals huisvesting, ICT en algemene zakelijke kosten. De tabel rechts geeft hier een overzicht van.

Exploitatie Personeels kosten Overhead (26%) Totaal kosten Gem kosten per fte

kosten

€ 1.370.471 € 356.322 € 1.726.793 € 109.429

De ABG organisatie hanteert een overheadpercentage van 26%. Dit percentage sluit aan op de landelijke benchmark. De gemiddelde kostprijs per fte komt voor het Sociaal Team op basis van deze gegevens uit op € 110.197,-. Uitgaande van een HBO/HBO+ profiel, wat aansluit bij de ambitie van het Sociaal Team en de aard van de werkzaamheden, is dit een relatief lage kostprijs afgezet tegen de landelijke benchmark gegevens1. 3

De dienstverlening van het Sociaal Team

De dienstverlening bestaat op hoofdlijn uit de onderstaande activiteiten: 1

Berenschot; https://www.berenschot.nl/nieuws/update-handreiking-kostprijzen-jeugdwet

2

I.

Het Sociaal Team focust zich specifiek op het organiseren van en de toegang tot passende specialistische en integrale hulp, voor inwoners/huishoudens waarbij de situatie kwetsbaar, complex en meervoudig (domein overstijgend) is, en soms ook ernstig/onveilig is.

II.

Daarnaast voeren ze casusregie en coördinatie wanneer hulp op meerdere domeinen nodig is (meervoudig, domein overstijgend) deze stagneert of onvoldoende op gang komt wordt gestuurd op benodigde samenwerking in de keten.

III.

Ook voeren ze procesregie op zorg en veiligheid als er sprake is van onveiligheid en of als domein-overstijgende samenwerking nodig is met de ketenpartners zoals Veilig Thuis, Gecertificeerde Instellingen of het Veiligheidshuis.

IV.

Soms biedt het team ook zelf overbruggingshulp; bij wachtlijsten, als er nog onvoldoende motivatie is en/of als de situatie meer gezamenlijke analyse vraagt om de situatie goed in beeld te krijgen.

N.B. Overbruggingszorg is onderdeel van de toegangstaken en casusregie/coördinatie. Er wordt niet geregistreerd hoeveel uren er ingezet wordt voor overbruggingszorg. We kwantificeren deze gegevens niet afzonderlijk, om ervoor te zorgen dat er geen onjuiste conclusies getrokken kunnen worden. In de benchmark wordt hierom alleen gerapporteerd op de eerste drie kernactiviteiten (toegang, casusregie en procesregie). Het Sociaal Team werkt gezinsgericht en in de aanmeldingsprocedure wordt in principe het hele huishouden in beeld gebracht. In het bieden van ondersteuning wordt vervolgens nagegaan welke kerntaak(en) wordt ingezet op een ondersteuningsvraag. Dit kunnen meerdere kerntaken voor één gezin/inwoner zijn. Deze mix van deze activiteiten geeft het Sociaal Team een hybride profiel. Enerzijds omdat het Sociaal Team is te positioneren is als een ‘klassiek’ gemeentelijk toegangsteam voor met name Jeugdhulp. Anderzijds omdat het team zelf begeleiding en ondersteuning biedt (sterk ontwikkelde regie functie en het bieden van overbruggingszorg). De tabel hieronder geeft inzage in hoe vaak een bepaalde activiteit wordt ingezet en hoeveel capaciteit dit op ieder van de drie kernactiviteiten vraagt.

Kernactiviteiten Toegang Casusregie/Coördinatie Procesregie Zorg en Veiligheid Totalen

# zaken 455 109 41 605

% zaken 75% 18% 7% 100%

capaciteit in fte % capaciteit 4,66 31% 8,23 56% 1,89 13% 14,78 100%

De tabel laat zien dat 75% van de afhandelingen de kerntaak toegang wordt ingezet. Hiermee ontstaat het beeld dat de toegangstaak de dominante kernfunctie is van het Sociaal Team. Kijken we vervolgens naar de inzet van de capaciteit van het Sociaal Team dan zien we een ander beeld. Dit perspectief laat zien dat ‘slechts’ 31% van de fte capaciteit van het team wordt ingezet op de toegangstaak terwijl 69% van de fte capaciteit wordt ingezet op het bieden regie en overbruggingszorg.

3

4 De verwijspatronen van het Sociaal Team De toegangsfunctie is de ‘klassieke’ functie van gemeentelijke teams sinds decentralisatie in 2015 waarbij verreweg de meeste gemeente deze taak zelf uitvoeren. De cijfers laten zien dat er in totaal voor 455 inwoners gespecialiseerde ondersteuning is ingezet waarvan in totaal 425 keer jeugdhulp en 30 keer WMO Begeleiding. Dit betekent dat in de praktijk de toegang vooral een toegang tot jeugdhulp is.

Sociaal Team Segment 1 Segment 2 Segment 3 Segment 4 Segment 5 WMO Begeleiding Totaal

clienten 81 22 54 265 4 30 455

€ € € € € € €

kosten 2.534.005 494.559 184.873 1.089.902 28.980 181.830 4.514.148

De tabel rechts geeft een overzicht van de verwijzingen en de kosten die hiermee gemoeid zijn. De totaal kosten bedragen ruim € 4,5 mlj. Circa €181.000,- hiervan wordt besteed aan WMO Begeleiding. Ook het financiële perspectief laat dus een sterk accent op de toegang tot jeugdhulp zien. Zoomen we verder in op de jeugdhulp verwijzingen dan valt op dat het grootste deel van de cliënten (265 van 425) worden doorgeleid naar Segment 4 tegen een kostenpost van een kleine €1,1 mlj versus 81 verwijzingen Segment 1 tegen ruim €2,5 mlj. Dit beeld weerspiegeld de praktijk van het Sociaal Team die vooral bestaat uit complexe casuïstiek. Verwijsstromen Sociaal Team versus verwijsstromen huisartsen en jeugdartsen Huisartsen zijn getalsmatig de grootse verwijzer naar Huisarts clienten kosten jeugdhulp (501 versus 425 via het Sociaal Team). Segment 1 28 € 900.193 De kosten die voortvloeien uit de verwijzingen via de Segment 2 0 € huisartsen bedragen in totaal circa €2,8 mlj. Segment 3 4 € 12.053 Beduidend lager dan de circa €4,3 mlj aan jeugdhulp Segment 4 466 € 1.921.014 die is ingezet via het Sociaal Team. Segment 5 4 € 28.980 De verklaring is duidelijk. Het Sociaal Team heeft in Totaal 501 € 2.862.240 haar caseload een hoog aandeel hoog complexe casuïstiek. Daar komt bij dat in de regio2 de afspraak is gemaakt dat de toegang tot segment 1 via het (gemeentelijke) toegangsteam verloopt.

Dit wordt dan ook weerspiegeld in relatief hoog aandeel ingezette hoog specialiste jeugdhulp segment 1, maar ook segmenten 3 en 4. Huisartsen hebben geen verwijsfunctie voor de WMO dus die vinden we ook niet terug in de cijfers. Jeugdartsen hebben in 2023 in totaal 53 verwijzingen jeugdhulp ingezet, waarvan 4 naar segment 1 en 46 naar Segment 4. Jeugdartsen hebben in de cijfers een relatief laag aandeel in het totaal aantal verwijzingen. Een belangrijke verklaring hiervoor is de nauwe samenwerking tussen de jeugdartsen en het Sociaal Team.

Jeugdarts Segment 1 Segment 2 Segment 3 Segment 4 Segment 5 Totaal

clienten 4 0 2 46 0 53

€ € € € € €

kosten 123.094 8.145 190.798 322.038

2

Met het nieuwe inkoopkader is de afspraak gemaakt dat de toegang tot hoog complexe casuïstiek (Segment 1) in principe via de lokale toegangsteams verloopt.

4

5 Omvang van Sociaal Team Als we kijken naar de totale kosten voor het Sociaal Team dan komen we uit op €6,2 mlj ( €1,7 operationele kosten plus €4,5 mjl aan ingezette zorg). In de tabel hiernaast hebben we de totale realisatie 2023 in beeld gebracht, dat wil zeggen de kosten van Wmo begeleiding, Jeugdhulp, het Sociaal Team en het Dorpsteam bij elkaar. Op een realisatie van circa €15,5 mlj in totaal, heeft het Sociaal Team met €6,2 mlj een groot aandeel.

ABG gemeenten WMO Begeleiding Jeugdhulp Sociaal Team Dorpsteams

Totaal

Realisatie 2023 € 1.581.999 € 9.696.320 € 1.726.793 € 2.492.742 € 15.497.854

Dit bredere perspectief laat goed zien dat het Sociaal Team op dit moment een belangrijke pijler is in het sociaal domein van de ABG-gemeenten en bovendien niet los van haar omgeving bezien kan worden. Dit is ook relevant ten aanzien van de doorontwikkeling van het team. Het functioneren van het Sociaal Team hangt immers in belangrijke mate af van de kwaliteit van de samenwerking met de regionale zorgpartijen en van de kwaliteit van hun dienstverlening. Vanuit het oogpunt van transformatie geldt dit natuurlijk ook voor de samenwerking met huis- en JGZ-artsen, het onderwijs en natuurlijk de dorpsteams. Dit zijn stuk voor stuk onmisbare bouwstenen in een lokale ondersteuning structuur. Samenvatting en conclusies Het Sociaal Team is een team dat zich inzet voor inwoners/huishoudens waarbij de situatie kwetsbaar, complex en meervoudig (domein overstijgend) is, en soms ook ernstig/onveilig is. Ze vervult hiertoe de rol van gemeentelijke toegang, voert coördinatie(casusregie) op ingewikkelde casuïstiek en voert bovendien procesregie op zorg en veiligheid. Het beeld dat de kosten-baten analyse schetst, sluit hier op aan. De toegangstaak is in belangrijke mate de toegang tot jeugdhulp, maar de capaciteit van het Sociaal Team wordt vooral ingezet op het voeren van coördinatie en regie ( samen 69% van de formatiecapaciteit).

Het Sociaal Team verwijst in vergelijking met de andere verwijzers relatief veel door naar hoog specialistische ondersteuning. Dit is een ‘logisch ’gevolg van de hoog complexe casuïstiek die via het Sociaal Team loopt. We zien daarbij voornamelijk relatief hoge kosten voor de inzet specialistische jeugdhulp (segmenten 1, 2 en 3), €3,2 mlj op een totaal van €4,5 mlj aan ingezette jeugdhulp. Vanuit organisatorisch oogpunt laat het kosten perspectief zien dat de organisatie van het team e2iciënt is ingericht. Dat wil zeggen: een lage overhead en kostprijs per fte in vergelijking met het landelijke gemiddelde. Het is interessant om dit beeld te projecteren op een aantal belangrijke en actuele ontwikkelvraagstukken. Zowel de Hervormingsagenda Jeugd als het Toekomstscenario Kind- en gezinsbescherming koersen af op brede, stevige lokale teams in het sociaal domein die ook zelf (lichte) vormen van hulp kunnen bieden. Bovendien speelt de regionale discussie over de transformatie van de segmenten 3 en 4. Het afschalen van deze segmenten naar de lokale zorgstructuur hangt sterk samen met de capaciteit (fte capaciteit en de juiste kennis en kunde) die in het Sociaal Team beschikbaar is of gaat worden. We concluderen dat het Sociaal Team van de ABG-gemeenten zich heeft ontwikkeld als een sterk zorginhoudelijk team dat intervenieert in hoog complexe casuïstiek.

Vanuit dit vertrekpunt lijkt de stap naar een Sociaal Team dat ook lichtere vormen van jeugd- en gezinshulp biedt een kleine stap. Hierbij dient wel goed voor ogen gehouden te worden dat deze doorontwikkeling een investering in methodiek 5

en training vraagt (welke methodieken worden ten aanzien van welke type ondersteuningsvragen ingezet). Daarnaast zal steviger ingezet moeten worden op de inzet van een gedragswetenschapper voor het team. Enerzijds om te borgen dat methodieken op de juiste wijze worden uitgevoerd. Anderzijds om te sturen op het tijdig stoppen met de ondersteuning of juist snel op te schalen als dit nodig is. Een andere belangrijke meerwaarde is om als team zelf gedragswettenschappelijk onderzoek uit te kunnen voeren, hiermee wordt het proces om de juiste hulp in te zetten versneld. Belangrijk aandachtspunt in iedere vorm van doorontwikkeling is de verbetering van de samenwerking en samenhang met de Dorpsteams en de regionale zorgmarkt. Zij vormen samen de basis van het lokaal sociaal domein. Het elkaar kennen, vertrouwen en goede samenwerkingsafspraken komt de kwaliteit van de dienstverlening ten goede en zal naar verwachting een kostenbesparend e2ect hebben. Tot slot willen we graag de aandacht vestigen op de kwaliteit van de registratie en het gebruik van de beschikbare dashboards. We hebben moeten vaststellen dat de registratie van het Sociaal Team voor verbetering vatbaar is. Betrouwbare cijfers zijn op dit moment niet zondermeer uit het dashboard van het Sociaal Team te halen.

Dit geldt ook voor de informatie die vanuit de regio beschikbaar wordt gesteld omdat het bijzonder lastig is om mensen te vinden binnen de ABG organisatie die echt vertrouwd zijn met dit systeem en hier ook goed rapportages uit kunnen ophalen. Zoals in de inleiding beschreven, is het na veel inspanning gelukt om betrouwbare overzichten te genereren. Om in de toekomst de ontwikkelingen binnen het sociaal domein goed te kunnen volgen en duiden, is het wat ons betreft essentieel dat de ABG-gemeenten gaan investeren in het professionaliseren van deze monitoring. Hiermee zouden bijvoorbeeld de overzichten uit deze kosten-baten analyse gemakkelijker jaarlijks herhaald kunnen worden en daarmee heel precies de ontwikkelingen van het Sociaal Team en de regionale zorgmarkt gevolgd kunnen worden.

6