Bijlage 2nd opinion bij het collegevoorstel vervolg Spoorzone

Bijlage bij het collegevoorstel vervolg Spoorzone d.d. 21 juni 2022 De aanpak van de 2nd opinion naar kosten en risico’s van het project Spoorzone Rijen. Teksten hieronder zijn geanonimiseerd en ontdaan van bedrijfs- en marktgevoelige informatie. Het Offerteverzoek d.d. 3 mei 2022: Opdrachtformulering en uitvraag Second Opinion scope en kosten Spoorzone Rijen De uitvraag De gemeente Gilze en Rijen heeft – in samenspraak met de Provincie Noord Brabant, Ministerie van I&W – behoefte aan een second opinion over scope en kosten van het project Spoorzone Rijen. Aan drie bureaus wordt gevraagd op basis van onderstaande beschrijving een offerte in te dienen voor het uitvoeren van de second opinion. U wordt verzocht om uiterlijk 16 mei 2022 om 17:00 uur een offerte in te dienen bij de gemeente Gilze en Rijen, te adresseren aan Bart-Jan Kouwenhoven, Programmamanager Spoorzone Rijen. Na beoordeling van de offerte zal uiterlijk één week later de opdracht verstrekt worden aan het bureau dat de meest passende aanbieding doet. U beschrijft uw werkwijze in de offerte en wie de second opinion uitvoert. De beoordeling vindt plaats op basis van prijs en de beoordeling van uw aanpak, wijze van rapporteren en op bestuurlijke ontvankelijkheid (kwaliteit).

Na opdrachtverstrekking wordt u gevraagd om uiterlijk 5 weken later een concept rapport met bevindingen op te leveren en deze te presenteren aan de ambtelijke opdrachtgever en eventueel bestuurders (bij opdrachtverstrekking nader vast te stellen). Na de presentatie en bespreking volgt uw definitieve rapportage. inleiding Het project Spoorzone Rijen is een samenwerkingsproject van het Rijk, de provincie Noord-Brabant en de gemeente Gilze en Rijen. Op basis van een in 2019 vastgesteld Voorkeursalternatief is door partijen een bestuursovereenkomst opgesteld en hebben partijen daarin hun financiële bijdrage aan het project opgenomen. De bestuursovereenkomst stelt dat de gemeente Gilze en Rijen de opdrachtgeversrol vervult. ProRail is als opdrachtnemer verantwoordelijk voor het realiseren van de stations- en spooraanpassingen en de onderdoorgang onder het spoor door en de gemeente is verantwoordelijk voor de openbare ruimte in de omtrek van de stationsomgeving. Ook draagt ProRail vanuit lopende beheerprogramma’s financieel bij aan het project. Met het door de gemeenteraad van Gilze en Rijen vastgestelde Voorkeursalternatief op 30 september 2019 is – volgens het kernproces van ProRail – doorgewerkt aan ontwerp en onderzoeken met als doel om eind 2022 de volgende mijlpaal te behalen: Variantkeuze ontwerp.

Voor wat betreft fasering, werkwijze en besluitvorming wordt verwezen naar het kernproces van ProRail en het projectplan van ProRail uit september 2020. In de aanloop naar het vaststellen van het gewijzigd Bestemmingplan – tweede helft 2021 - blijkt het project in de prognose einde werk met een fors financieel tekort te kampen. Met een herziene kostenraming op 21 februari 2022 blijkt een P85 kostenraming ca. € 17 mln. hoger uit te vallen dan

het in de bestuursovereenkomst vastgestelde budget (met toepassing van IBOI index) van € 45 mln. Omdat dit tekort te groot is om van een uitvoerbaar plan te spreken wordt na overleg met partners op 7 maart 2022 de vaststelling van het bestemmingsplan door de gemeenteraad aangehouden. De opdrachtgevende partijen zijn sinds begin december 2021 met elkaar in overleg om de ontstane situatie rondom financiën en scope op te lossen. Om diverse redenen is het tot op heden nog niet gelukt om een gezamenlijk beeld te vormen over het oplossen van het probleem. Intussen zijn partijen zich terdege bewust dat dit project een belangrijke schakel vormt in het tot stand brengen van een robuuste Brabantroute en een verbetering van de leefbaarheid van de kern van de gemeente Rijen rondom het spoor. Sinds 2014 wordt – op initiatief van de gemeente Gilze en Rijen – gewerkt aan de plannen om het project Spoorzone Rijen te realiseren. Het blijkt dat, naast de gemeente, ook Rijk en Provincie rondom dit knooppunt knelpunten willen oplossen en zo wordt een integraal projectdoel geformuleerd. Het project - zoals nu in het voorkeursalternatief weergegeven - weerspiegelt de realisatie van verschillende doelen en ambities. Op hoofdlijnen zijn deze als volgt te benoemen: • •

• • • • • •

Vanuit Programma Hoogfrequent Spoor: het opheffen van het transfer knelpunt: het eilandperron is te smal en met in de toekomst meer doorrijdende intercity treinen op het traject Tilburg-Breda ontstaat een onveilige situatie. Vanuit het Landelijk Verbeterprogramma Overwegen: het veiliger maken van de overweg Stationsstraat/Julianastraat, zowel voor weg- als spoorverkeer. De overweg heeft significante dichtligtijden en de situatie wordt als niet veilig genoeg beoordeeld. Tevens dienen treinreizigers via een extra overweg van de noordzijde naar het middenperron te lopen. Vanuit de omgeving: het verminderen van de wachttijden in het noord-zuid verkeer en verbetering van de leefbaarheid rondom het spoor. Vanuit het Meerjaren Programma Geluidsanering: het verbeteren van de ongewenste geluidssituatie door voorbijrijdend treinverkeer door de gehele gemeente. Er is daarbij tevens een trillingenprobleem in de omgeving van het spoor. Vanuit de spoorbeheerder: het Saneren van het goederenwachtspoor. Vanuit Programma Fiets: het uitbreiden rijwielstalling en aanleg van de doorgaande (snel)fietsroute tussen Tilburg en Breda. Voor de reiziger: het realiseren van een goede wachtruimte en veilige perronsituatie. Voor de reiziger: het realiseren van een goede toegankelijkheid van het station vanaf de zuidzijde.

Om een route naar de oplossing van het financiële probleem te creëren is door partijen afgesproken om een extern bureau te vragen een second opinion uit te voeren op de project. Doel second opinion: Met deze second opinion wordt inzicht en antwoord gegeven op de vraag of de huidige kostenraming past op de scope en of de scope een goede vertaling is van doelen en ambities. Na deze second opinion zal mogelijk een tweede fase worden uitgevraagd, waarbij in een vervolgfase mogelijk meer bestuurskundige vragen worden gesteld. Deze uitvraag gaat alleen over de eerste fase, zoals verwoord in onderstaande vragen.

Fase 1: Feiten op een rij: inzicht in kosten en risico’s, scope en vertaling van ambities Rijk, Provincie en gemeente naar het huidige ontwerp: Het Voorkeursalternatief - 2019 is de basis voor de bestuursovereenkomst. In de tweede helft van 2021 is dit na technische reviews, gewijzigde uitgangspunten met betrekking tot het hellingspercentage van de onderdoorgang, nadere invulling van het Spoorbeeld (Bureau Spoorbouwmeester) en nog in te voegen inpassing voor geluidwerende maatregelen opgewerkt tot een Aangepast Voorkeursalternatief - 2021. Dit Aangepaste Voorkeursalternatief -2021 is de vigerende vertaling van doelen en ambities van partijen naar de beschreven oplossing. Kan het bureau de volgende vragen beantwoorden? a) Kan een heldere omschrijving worden gegeven van de scope van het project, zodat dit kan worden gebruikt als basis voor de Bestuursovereenkomst? De omschrijving van de scope dient naast fysieke maatregelen ook de planologische, conditionerende en managementtaken te bevatten. b) Kan het bureau (bij benadering) een indicatie geven van de toedeling van de scope en daaraan verbonden kosten van het vigerend ontwerp aan de volgende onderdelen: a. Programma Hoogfrequent Spoorvervoer (PHS) b. Landelijk Programma Verbetering Overwegen (LVO) c. Programma Fiets (fietsparkeren) d. Ruimtelijke ontwikkeling stationsomgeving e. Beheerprogramma’s ProRail f.

Onverdeelde scope c) Is de scope van het Spoorzone project een logisch antwoord op de vraag die vanuit de ambities van de verschillende stakeholders integraal is gesteld ? d) Is de kostenraming die leidt tot een P85 raming van € 62 mln. voldoende goed uitgewerkt conform de standaard kostenramingsmethodiek CROW en levert dit een betrouwbaar beeld? e) Past deze kostenraming ook bij deze scope of missen er zaken? f) Zijn de kosten van de gemeente als opdrachtgever logisch en verklaarbaar? g) Welke kosten zijn er nu opgevoerd die oorspronkelijk niet in de bestuursovereenkomst zijn opgenomen en wat is de verklaring daarvoor? h) Zijn het risicodossier en risicobeheersing compleet en volledig? i) Ziet het bureau de versoberingen uit het Value Engineeringsproces als reële versoberingen en zijn de financiële besparingen realistisch? j) Zijn er andere mogelijke versoberingen mogelijk met inachtneming van de doelen en ambities?? Resultaat second opinion: Het resultaat van de second opinion heeft een functie in de besluitvorming over de voortzetting van het project. Het stelt de feiten, scope en afspraken buiten twijfel. Het biedt de feitelijke aanknopingspunten voor discussie en besluitvorming over de vragen naar de dekking van het gerezen tekort, de risicoverdeling en de voortgaande governance van het project.

Het bureau wordt gevraagd om de beantwoording en eventuele adviezen in een kort en bondig rapport uit te brengen, waarin de beantwoording op de vragen en eventuele adviezen duidelijk zijn te herkennen en deze te presenteren aan de opdrachtgevende partijen. De rapportage dient geschikt te zijn om als basis te dienen voor bestuurlijke besluitvorming.

De offerte van de partij die de 2nd opinion uitvoert:

Achtergrond en context Het Rijk, de provincie Noord-Brabant en de gemeente Gilze en Rijen werken sinds 2014 samen aan het project Spoorzone Rijen om verschillende knelpunten rondom dit knooppunt op te lossen. Op basis van de verschillende projectdoelen en ambities is in 2019 een Voorkeuralternatief vastgesteld. Op basis van dit Voorkeursalternatief (hierna ook: VKA) is door de partijen een bestuursovereenkomst (hierna ook: BOK) opgesteld. Hierin zijn afspraken gemaakt over de rollen van de partijen en zijn ook de financiële bijdragen opgenomen. In de tweede helft van 2021 is het Voorkeursalternatief na technische reviews, gewijzigde uitgangspunten, nadere invulling van het Spoorbeeld en nog in te voegen inpassing voor geluidwerende maatregelen opgewerkt tot een Aangepast Voorkeursalternatief - 2021. Dit is de vigerende vertaling van doelen en ambities van partijen naar de beschreven oplossingen. Op basis van het door de gemeenteraad van Gilze en Rijen vastgestelde Voorkeursalternatief is doorgewerkt aan het ontwerp en onderzoeken met als doel eind 2022 de mijlpaal Variantkeuze ontwerp te behalen. In aanloop naar het vaststellen van het gewijzigde Bestemmingsplan wordt in de prognose einde werk een fors tekort geconstateerd. In de herziene kostenraming (februari 2022) blijkt de P85 kostenraming ca. € 17 mln.

hoger uit te vallen dan het in de BOK vastgestelde budget van € 45 mln. Omdat dit tekort te groot is om van een uitvoerbaar plan te spreken wordt na overleg met de partners op 7 maart de vaststelling van het bestemmingsplan door de gemeenteraad aangehouden. De opdrachtgevende partijen zijn sinds eind 2021 met elkaar in overleg over de ontstane situatie rondom financiën en scope. Tot op heden is het nog niet gelukt om een gezamenlijk beeld te vormen over mogelijke oplossingen.

Doel en beoogd resultaat Om een route naar de oplossing van het financiële probleem te creëren is door de opdrachtgevende partijen afgesproken een externe partij te vragen een second opinion uit te voeren op het project. Doel van de second opinion is inzicht en antwoord te geven op de vraag of de huidige kostenraming past op de scope van het project en of de scope een goede vertaling is van doelen en ambities. Het door u gewenste resultaat van de second opinion: - Dient als basis voor de (bestuurlijke) besluitvorming over de voortzetting van het project. - Stelt de feiten, scope en afspraken buiten twijfel. - Biedt de feitelijke aanknopingspunten voor discussie en besluitvorming over de vragen naar de dekking van het gerezen tekort, de risicoverdeling en de voortgaande governance van het project. U vraagt ons de beantwoording van de vragen en eventuele adviezen helder en herkenbaar te verwoorden in een kort en bondig rapport. Tevens vraagt u de resultaten te presenteren aan de opdrachtgevende partijen.

Onze visie op de vraagstelling Het project Spoorzone Rijen is een gemeenschappelijke opgave van het Rijk, de provincie Noord-Brabant en de gemeente Gilze en Rijen. ProRail is daarbij opdrachtnemer voor het realiseren van de stations- en spooraanpassingen en de onderdoorgang. De gemeente Gilze en Rijen is verantwoordelijk voor de openbare ruimte in de stationsomgeving. Onze ervaring met vergelijkbare opgaven leert dat de analyse en

daaropvolgende aanbevelingen door alle partijen gedragen moeten worden om te komen tot succesvolle opvolging. Toenames in een raming leiden doorgaans tot veel discussie tussen partijen, zeker als deze gepaard gaat met een budgettair knelpunt. De beoordeling die een individuele stakeholder maakt van een kostenstijging is vaak sterk afhankelijk van haar positie in het project, en hoe deze positie historisch tot stand is gekomen. Het streven naar een onafhankelijke en neutrale reconstructie van een toename in de raming is in deze context dan ook nuttig, maar ook bijzonder lastig. Om onze onafhankelijkheid te borgen, streven we ernaar de procesgang objectief op te schrijven en daarbij ook zo neutraal mogelijk de standpunten en beleving van partijen inzichtelijk te maken. Vanuit deze reconstructie werken we toe naar een gemeenschappelijk gedragen analyse die als basis kan dienen voor het vervolg. Wij zien onze rol hierbij als verbinder en kritische vragensteller. Het uitvoeren van het onderzoek is daarmee al een interventie op zich: de partijen gaan samen een proces aan om tot een beter inzicht in de ontstane situatie te komen en bepalen vervolgens gezamenlijk vervolgstappen. In uw vraagstelling geeft u aan hier in een vervolgfase invulling aan te willen geven. De rapportage over deze eerste fase levert de input voor het gesprek in de vervolgfase.

Dit vraagt in onze ogen dan ook in het eerste deel al om een gemeenschappelijke aanpak. Om de gemeenschappelijkheid te waarborgen, stellen wij voor dat de vertegenwoordigers van de drie opdrachtgevende partijen samen de begeleidingsgroep vormen, eventueel aangevuld met ProRail als opdrachtnemer voor de spoorse werkzaamheden. De afgelopen jaren hebben wij als bureau veel ervaring opgedaan met grote infrastructurele projecten en de problematiek van (financiële) mee- en tegenvallers. Aan het eind van onze offerte is een overzicht opgenomen van een aantal relevante referentieprojecten. De inzichten en ervaringen uit deze projecten stellen ons in staat om het project Spoorzone Rijen snel te analyseren en met een heldere beantwoording van de onderzoeksvragen te komen. Daarnaast kunnen onze inzichten waar mogelijk ook gebruikt worden in de door u aangehaalde vervolgfase, waar de meer bestuurskundige/governance vraagstukken aan bod zullen komen.

Onze aanpak Op basis van de door u geformuleerde vraagstelling zien wij drie hoofdvragen, waarmee we tot een zo goed mogelijke beantwoording van de door u geformuleerde deelvragen (a t/m j) komen. Hoofdvraag 1: Inzicht in ontwikkeling scope en kosten vanaf Voorkeursalternatief 2019

-

Startpunt voor ons onderzoek is het Voorkeursalternatief 2019 met de bijbehorende kostenraming (€ 45 mln.) Dit vormt de baseline voor scope en kosten waartegen we de ontwikkelingen afzetten.

-

Vanuit daar maken we een reconstructie van de scope-ontwikkelingen die hebben geresulteerd in het Aangepast Voorkeursalternatief 2021. Naast fysieke scope kijken we naar de zaken die realisatie van deze fysieke scope mogelijk maken, zoals de door u benoemde planologische en conditionerende maatregelen en managementtaken. Dit biedt de basis voor beantwoording van vraag a, waarin u ons vraagt om een heldere omschrijving te geven van de scope van het project zodat dit gebruikt kan worden als basis voor de BOK.

-

Tevens maken we een reconstructie van de ontwikkelingen in de kostenraming, die hebben geleid tot de herziene kostenraming van 21 februari 2022 (€ 62 mln.) De BOK is opgesteld op basis van het Voorkeursalternatief 2019 met bijbehorende kostenraming. Door de delta in kaart te brengen tussen de herziene en baseline kostenraming, maken we inzichtelijk welke kosten zijn opgevoerd die oorspronkelijk niet in de BOK zaten. Gecombineerd met de ontwikkeling van de scope geven we een verklaring van de additionele kosten (beantwoording vraag g). Daar waar de scopeontwikkeling geen heldere verklaring biedt voor de additionele kosten, toetsen we deze kostenontwikkeling in de interviews bij de betrokkenen om tot een verklaring te komen. Voor bovengenoemde onderdelen leveren wij het volgende resultaat:

-

Ten aanzien van vraag a leveren wij een heldere omschrijving van de projectscope die integraal en omvattend is, gebaseerd op het Aangepast Voorkeursalternatief 2021. Ten aanzien van vraag g leveren wij: o een reconstructie van de ontwikkeling van de baseline kostenraming (die ten grondslag ligt aan de BOK) tot de herziene kostenraming d.d. 21 februari 2022; o een expliciet overzicht van de verschillen tussen deze kostenramingen, inclusief een verklaring van elk van de verschillen.

Hoofdvraag 2: Beschouwing vigerende kostenraming (februari ’22) Het inzicht in de ontwikkeling van de scope en kosten (resultaat hoofdvraag 1) biedt ons een basis voor het onderzoeken en beantwoorden van de beschouwende vragen over de vigerende kostenraming van 21 februari 2022. U vraagt om een indicatie van de toedeling van de scope en daaraan verbonden kosten van het vigerend ontwerp (Aangepast Voorkeursalternatief 2021) aan een vijftal beleid- en uitvoeringsprogramma’s en een restpost met onverdeelde scope (vraag b). Wij onderzoeken hierbij eerst de onderbouwing van de financiële bijdragen vanuit de verschillende financierende partijen zoals vastgelegd in de BOK. Onze aanname is dat daarmee een deel van deze vraag beantwoord wordt, namelijk hoe de toedeling van scope en kosten aan de verschillende beleids- en uitvoeringsprogramma’s van de financierende partijen was ten tijde van VKA 2019. Voor het restant maken we inzichtelijk welke scopeontwikkeling (t.o.v. VKA 2019) toe te schrijven is aan de door u benoemde programma’s en welk kostenplaats daaraan te verbinden is. O.b.v. de scopebeschrijving uit Fase A beschouwen we of alle scopeonderdelen (incl. planologische en conditionerende maatregelen en managementtaken) gedekt zijn in de kostenraming, of er zaken missen en of de geraamde bedragen passend zijn (beantwoording vraag e).

Het risicodossier vormt de onderbouwing van de post ‘benoemd onvoorzien’ in de kostenraming en vormt de input voor de probabilistische analyse van de kostenontwikkeling. In de beschouwing van het risicodossier en de risicobeheersing kijken we zowel naar het risicomanagementproces (totstandkoming van het huidige dossier) en de inhoud van het dossier. Middels expert judgement beoordelen wij de volledigheid en kwantificering van de risico’s (met huidige status van mitigerende maatregelen). We beoordelen de doorvertaling van het risicodossier naar de kostenraming en de verhouding van de posten benoemd onvoorzien en onbenoemd onvoorzien t.o.v. elkaar en het totale budget. Middels een benchmark aan vergelijkbare projecten in de deze fase doen wij een uitspraak over de passendheid van het risicoprofiel (beantwoording vraag h). Parallel aan de voorgaande stappen beoordelen we of de kostenraming voldoende uitgewerkt is in lijn met de standaard kostenramingsmethodiek CROW. Nu we inzicht hebben verkregen in de ontwikkeling, onderbouwing en uitwerking van de kostenraming, beschouwen we of – alles overzien – gesproken kan worden van een betrouwbaar beeld van de kosten (beantwoording vraag d).

-

-

-

-

De informatie voortkomend uit de hierboven genoemde stappen stelt ons in staat een oordeel te vellen in hoeverre de kosten die toekomen aan de gemeente herleidbaar en verklaarbaar zijn vanuit de doelen en ambities die de gemeente met dit project wil verwezenlijken. Indien gewenst kan dit ook voor de andere opdrachtgevers inzichtelijk worden gemaakt (beantwoording vraag f). Voor bovengenoemde onderdelen leveren wij het volgende resultaat: Ten aanzien van vraag b leveren wij een overzicht van de scope en bijbehorende kosten, uiteengezet voor de vijf gevraagde onderdelen (sub a t/m e onder vraag b) en met daarbij een verdere categorisering van de restpost (f) indien mogelijk. Ten aanzien van vraag e leveren wij een overzicht van scopeonderdelen die niet of onvoldoende correct zijn verwerkt in de kostenraming, en van geraamde aspecten die niet of onvoldoende logischerwijs passen bij de projectscope. Ten aanzien van vraag h leveren wij een concreet advies over de kwaliteit van het risicodossier, het risicomanagementproces (incl. de risicobeheersing) en de passendheid van het risicoprofiel. Ten aanzien van vraag d komen wij tot een concreet oordeel over de kwaliteit van de uitwerking van de kostenraming en in hoeverre deze raming realistisch en passend is bij de projectscope.

-

Ten aanzien van vraag f formuleren wij een oordeel over de herleidbaarheid en verklaarbaarheid van de kosten van de gemeente in relatie tot de doelen en ambities.

Hoofdvraag 3: Invulling ambities middels Aangepast Voorkeursalternatief Voor de laatste hoofdvraag staat de relatie tussen de ambities, doelen en projectscope centraal. Concreet vraagt u onder om te onderzoeken in welke mate er sprake is van een logisch verband tussen de projectscope en de ambities vanuit de verschillende stakeholders (vraag c). Ter beantwoording van deze vraag onderzoeken wij of de doelen en ambities van de relevante stakeholders volledig en duidelijk in kaart zijn gebracht. Vervolgens analyseren wij of alle onderdelen van de projectscope ook daadwerkelijk toe te wijzen zijn aan één of meerdere ambities, en in hoeverre deze ambities zijn doorvertaald naar de projectscope. Ten aanzien van mogelijkheden tot versobering vraagt u of wij de versoberingen uit het ‘Value Engineeringsproces’ als reële versoberingen zien, en of de financiële besparingen realistisch zijn (vraag i). Reëel interpreteren wij als de mate waarin de stakeholders integraal akkoord kunnen gaan met de versoberingen, bezien vanuit de ambities en doelen. Startpunt vormt hierbij de procesgang van het Value Engineeringsproces. Zijn de procesgang en daaruit volgende uitkomsten gedragen onder de stakeholders? Indien het antwoord op één van beide aspecten ‘nee’ luidt, achten wij de versoberingen – zonder verdere maatregelen – niet reëel.

Daarbij identificeren we vanuit onze interactie met de stakeholders wel mogelijke aanknopingspunten om de acceptatie van deze versoberingen onder de stakeholders te vergroten. Hierbij zetten we de versobering af tegen de ambities en doelen en bezien we in hoeverre deze worden aangetast door de versobering. De door de stakeholders gedragen uitkomsten van het Value Engineeringproces toetsen wij aan de uitkomsten van voorgaande vraag c: indien de versobering geen eenduidige aantasting betreft van de integrale ambities, achten wij het een reële versobering. Daarnaast analyseren wij of de financiële inschattingen van de versoberingen (de besparingen) realistisch zijn. De hoogte van de kostenvermindering wordt beoordeeld door onze kostenexperts, waarbij we tevens controleren of een versobering mogelijk resulteert in andere kosten die niet zijn voorzien in de besparingsberekening. In het verlengde hiervan vraagt u of er nog andere versoberingen mogelijk zijn met inachtneming van de doelen en ambities (vraag j). Op basis van de beantwoording van vragen c en i beoordelen wij of aanvullende versoberingen mogelijk zijn. In het geval dat wij aanvullende versoberingen zien, geven wij concreet aan of en op welke wijze er een relatie ligt tussen de versobering en de bestaande doelen en ambities.

Indien we een versobering ondanks aantasting van één of meerdere ambities toch kansrijk achten, beargumenteren wij waarom en adviseren wij over de oplossingsruimte om deze versobering te bewerkstelligen.

-

-

Voor bovengenoemde onderdelen leveren wij het volgende resultaat: Ten aanzien van vraag c leveren wij een concreet oordeel over de mate waarin de projectscope aansluit bij de ambities van de stakeholders. Ten aanzien van vraag i leveren wij voor alle afzonderlijke versoberingen uit het Value Engineeringsproces een oordeel (1) hoe reëel wij de versobering achten en (2) hoe realistisch de bijbehorende financiële inschatting van de besparing is. Ten aanzien van vraag j leveren wij concreet uitgewerkte suggesties van aanvullende versoberingen rekening houdend met de integrale doelen en ambities.

Bovengenoemde resultaten worden in een kort en krachtig eindrapport opgeleverd in presentatievorm, dat voldoende concreet en uitgebreid is om zelfstandig leesbaar te zijn. Deze is daarmee ook geschikt om als basis voor de bestuurlijke besluitvorming te dienen.

Voorgestelde werkwijze en stappen bij deze aanpak

Stap 1. Voorbereiding (voorstel: 30-31 mei) In de voorbereidingsfase vormen we met de begeleidingsgroep (afvaardiging vanuit de opdrachtgevende partijen) een gedeeld beeld over het doel, de scope, uitgangspunten, aanpak en resultaten van het onderzoek. Hiervoor organiseren wij samen met u een kick-off bijeenkomst1 van ca. 1 uur. Ter voorbereiding van het gesprek voeren wij een QuickScan uit op de beschikbare documentatie. Met als uitgangspunten de informatie in deze offerte en uw uitvraag, stellen wij gezamenlijk in de kick-off de volgende punten vast: De aanpak van het onderzoek; Planning en procesgang o Validatiesessie concept bevindingen met begeleidingsgroep – voorstel: 17 juni o Opleverdatum conceptrapportage – voorstel: 28 juni o Presentatie onderzoeksresultaten – voorstel: 1 juli o Oplevering definitieve rapportage t.b.v. bestuurlijke besluitvorming – voorstel: z.s.m. na 1 juli, n.t.b. met begeleidingsgroep Resultaat, vorm van rapportage Lijst met te interviewen personen Documentenlijst Stap 2. Informatieverzameling en analyse (voorstel: 30 mei -16 juni)

1

Wij geven de voorkeur aan een fysieke bijeenkomst, mits dit op korte termijn met de benodigde deelnemers valt in te plannen. Als alternatief is een digitale kick-off bijeenkomst ook mogelijk. Dit bespreken wij na eventuele opdrachtverstrekking graag met u.

Wij gebruiken hoofdzakelijk twee onderzoeksmethoden voor informatieverzameling: documentstudie en interviews. Wij starten parallel aan de informatieverzameling, op basis van eerste bevindingen, reeds met de analyse van de informatie, om tot antwoorden te komen op uw vragen a t/m j volgens de eerder door ons beschreven aanpak. Documentstudie Om een algemeen beeld te vormen en vastgelegde feitelijkheden te identificeren voeren wij een documentstudie uit. Onze documentstudie richt zich in eerste instantie op de door u benoemde ca. 35 documenten. Als we dat relevant achten zullen wij gedurende het onderzoek een verzoek indienen tot in het ontvangen van additionele documentatie. Interviews Deels parallel aan de documentstudie nemen wij ca. 8 interviews af. Het doel van de interviews is om de feitelijke informatie en onze inzichten vanuit de documentstudie te verifiëren en verrijken. De beoogde periode voor het afnemen van de interviews is 7 – 13 juni. Wij hanteren een duur van 1 á 1,5 uur per interview, waarbij vanuit ons team telkens twee onderzoekers het interview afnemen. De interviews vinden met oog op tijdsefficiëntie i.v.m. de korte doorlooptijd van het onderzoek digitaal plaats via Microsoft Teams. Van deze interviews maken wij aantekeningen voor (ons interne) gebruik tijdens ons onderzoek. We maken geen formele gespreksverslagen.

Analyse Op basis van de documentstudie en interviews maken wij een analyse van de informatie ter beantwoording van uw vragen a t/m j. De analyse leggen wij overzichtelijk en navolgbaar vast op PowerPoint-slides. Dit noodzaakt ons om kort en bondig en in helder taalgebruik te rapporteren. Daarnaast is deze werkwijze tijdsefficiënt daar het ons direct een basis biedt voor de presentaties aan de begeleidingsgroep. Stap 3. Bespreken/validatie concept bevindingen met begeleidingsgroep (voorstel: 17 juni) Gezien de korte doorlooptijd achten wij het verstandig om voorafgaand aan het opstellen van de conceptrapportage een validatiesessie te beleggen met de begeleidingsgroep. In deze sessie staan de volgende punten centraal: Voorlopige bevindingen (wat zien wij?) Bespreken eventuele tegenstrijdigheden en/of onduidelijkheden Eerste doorzicht op uitkomst/conclusies/advies second opinion Stap 4. Analyse en opstellen conceptrapportage (voorstel: 18 juni – 28 juni) Met de feedback vanuit de validatiesessie werken wij onze analyse verder uit om tot volledige beantwoording van uw vragen te komen. De analyse, conclusies en adviezen leggen wij op de eerder genoemde werkwijze vast in een conceptrapportage op PowerPoint-slides. Hierbij zorgen wij dat de rapportage zelfstandig leesbaar en begrijpelijk is op bestuurlijk niveau. Stap 5.

Presentatie en bespreking conceptrapportage (voorstel: 1 juli) Kort na het opleveren van de conceptrapportage, presenteren wij onze analyse, beantwoording van de vragen a t/m j, conclusies en adviezen aan de begeleidingsgroep (plus eventuele additionele deelnemers uit de ambtelijke kern van de opdrachtgevende organisaties). Stap 6. Opstellen definitieve rapportage (voorstel: n.t.b., z.s.m. na 1 juli) Eventuele aandachtspunten en/of onduidelijkheden die naar voren zijn gekomen bij de bespreking van de conceptrapportage werken wij nader uit. Wij scherpen onze conceptrapportage aan tot een definitieve rapportage t.b.v. bestuurlijke besluitvorming, met behoud van vorm. In overleg met u stellen we een

realistische deadline voor oplevering van de definitieve rapportage, waarbij het uitgangspunt is dat dit zo kort als mogelijk na 1 juli plaatsvindt. Uitgangspunten - Alle benodigde informatie wordt bij opdrachtverlening door de opdrachtgever beschikbaar gesteld. U heeft aangegeven dat we uit dienen te gaan van ca. 35 documenten, waarbij de mogelijkheid bestaat dat meer documenten relevant blijken. - U geeft aan dat er naar verwachting 8 personen geïnterviewd dienen te worden. Wij hanteren dit aantal in beginsel als uitgangspunt, echter houden er rekening mee dat enkele extra interviews benodigd zijn. - Documenten m.b.t. tot de kostenraming worden in een bewerkbare versie aangeleverd (Word en Excel). - Naast de kostenraming vragen wij ook om de bijbehorende kostenrapportage aan te leveren (indien beschikbaar). - De tijdige beschikbaarheid van betrokken personen voor de interviews en bijeenkomsten is bepalend voor het behalen van de planning zoals in deze aanbieding is geschetst. Wij verzoeken om prioriteit voor het inplannen van de interviews en ondersteuning vanuit het secretariaat van de opdrachtgever. Wij leveren een beschikbaarheidsoverzicht aan bij het secretariaat, zodat zij de afspraken zo snel als mogelijk kunnen inplannen. - De kick-off en presentatie zijn fysiek. De interviews nemen wij digitaal af.

Organisatie en ons team We vormen met xxx en yyy een ijzersterke combinatie die elkaar aanvult. De inhoudelijke kostendeskundigheid van yyy stelt ons in staat om in kort tijdsbestek de ramingen te doorgronden. xxx is dankzij haar brede projectervaring in staat snel patronen te herkennen, kritische vragen te stellen, en de inhoudelijke analyse te vertalen in een bondige rapportage met concrete aanknopingspunten voor besluitvorming over het vervolg van het project. Daarmee bieden we voor de opdrachtgevers een gedegen totaalpakket. We begrijpen de zorg van de opdrachtgever t.a.v. de planning. Het project verkeert nu in een impasse en het is zeer wenselijk om nog voor de zomer tot besluitvorming te komen op basis van deze second opinion. We nemen een aantal concrete maatregelen om te borgen dat we eind juni de concept rapportage kunnen opleveren: - De kick start aan het onderzoek d.m.v. een sessie met begeleidingsgroep waarbij verwachtingen worden scherp gesteld; - Een breed gecombineerd team van xxx & yyy waardoor documentenstudie en interviews deels parallel uitgevoerd kunnen worden en de analyse binnen drie weken plaatsvindt; - Nauwe interactie met de opdrachtgever door o.a. de validatiesessie voor concept bevindingen. Hiermee voorkomen we risico op verrassingen bij de eindrapportage.

We hebben in het verleden al meermaals bewezen deze aanpak met gezag te kunnen doorvoeren, en verwijzen daarbij naar de referenties (zie ook onderaan deze offerte) t.a.v. project De Entree en de Rotterdamse havenemplacementen, die naar tevredenheid van de opdrachtgevers binnen kort tijdsbestek zijn afgerond. Wij stellen het volgende onderzoeksteam samen van 3 adviseurs van xxx en 2 adviseurs van yyy. (Namen onderzoekers verwijderd) Voor een uitgebreide toelichting over de kennis en ervaring van ons gezamenlijke onderzoeksteam verwijzen wij naar de bijgevoegde CV’s.

Samenwerking tussen opdrachtgever en onderzoeksteam Wij zullen op wekelijkse basis telefonisch terugkoppeling geven aan de opdrachtgever Bart-Jan Kouwenhoven over de stand van zaken van het onderzoek.