Bijlage 2. Evaluatie vergaderstructuur 2022

MEER DAN EEN PRIMA BASIS? Een evaluatie van de vergaderstructuur van de gemeenteraad van Gilze en Rijen Januari 2023 Rijen/Tilburg Auteur J.J. Hoogesteger Studentnummer 2108954 Opleiding Bestuurskunde/Overheidsmanagement Academie voor Management, Bestuur en Finance Avans Hogeschool Begeleider Jennifer Lohman Tweede beoordelaar: Femke Hoekstra

2

Inhoud Begrippenlijst........................................................................................................................................... 5 Voorwoord en inleiding ........................................................................................................................... 6 Samenvatting........................................................................................................................................... 7 Hoofdstuk 1 | Voorgeschiedenis en huidige vergaderwijze ................................................................... 9 1.1 Tijdlijn ............................................................................................................................................ 9 1.2 Algemene vergaderwijzen ........................................................................................................... 10 1.3 Het Gilze-Rijens vergadermodel .................................................................................................. 11 1.4 De pilot ........................................................................................................................................ 13 Hoofdstuk 2 | Ervaringen en behoeften ...............................................................................................

17 2.1 Werkdruk onder raads- en commissieleden ............................................................................... 17 2.2 Het politieke debat ...................................................................................................................... 18 2.3 Controlerende taak van de raad.................................................................................................. 18 2.4 Rol van de commissievoorzitters................................................................................................. 18 2.5 Betrekken van inwoners .............................................................................................................. 18 2.6 Indeling termijnen ....................................................................................................................... 19 2.7 Raadsinformatiebrieven .............................................................................................................. 20 2.8 Flexibiliteit ................................................................................................................................... 20 2.9 Dualisme ......................................................................................................................................

20 2.10 Kennis over procedures ............................................................................................................. 20 Hoofdstuk 3 | Conclusies ...................................................................................................................... 21 3.1 Doel en centrale vraag van het onderzoek ................................................................................. 21 3.2 Conclusies .................................................................................................................................... 21 Hoofdstuk 4 | Aanbevelingen ............................................................................................................... 23 4.1 Streaming .................................................................................................................................... 23 4.2 Samenvoegen Reglement van Orde en Verordening op raadscommissies ................................ 23 4.3 Raadsontmoeting ........................................................................................................................ 23 4.4 Spreektijd eerste termijn .............................................................................................................

24 4.5 Termijnen .................................................................................................................................... 24 4.6 Aantal commissieleden ............................................................................................................... 24 4.7 Commissievoorzitters .................................................................................................................. 24 4.8 Verduidelijken procedures: ......................................................................................................... 24 4.9 Notulen ........................................................................................................................................ 24 3

4.10 Ervaringen en behoeften die niet terugkomen aanbevelingen ................................................ 25 Hoofdstuk 5 | Integratie van de aanbevelingen in de concept-verordening ........................................ 26 5.1 Algemene aanpassingen die volgen uit de aanbevelingen ......................................................... 26 5.2 Wel opgenomen aanbevelingen.................................................................................................. 26 5.3 Niet opgenomen aanbevelingen ................................................................................................. 27 Bronnenlijst ........................................................................................................................................... 28

4

Begrippenlijst Raadscyclus Het periodiek terugkerende besluitvormingsproces, bestaande uit minimaal drie commissievergaderingen en een raadsvergadering. Raadsinformatieavond Een moment waarop de raad over een specifiek onderwerp meer informatie krijgt. Onderdeel van de beeldvormende fase. Raadsinformatiebrief Brief waarin het college de raad informeert over lopende onderwerpen. College Het College van Burgemeester en Wethouders. Burgerinitiatief Een verzoek van een initiatiefgerechtigde om een onderwerp op de agenda van de raad te plaatsen. Reglement van Orde Een document waarin de raad de vergaderorde regelt. Verordening op de raadscommissies Een document waarin de raad de commissies instelt, aangeeft hoe commissieleden benoemd worden en waarin de vergaderorde tijdens de raadscommissievergaderingen is geregeld. Technische vragen Informatieve vragen aan het college die niet politiek van aard zij, maar vragen om technische informatie, achtergrondinformatie of inzage in stukken. Schriftelijke vragen (of: artikel 33-vragen) Vragen aan het college die politiek van aard zijn en het college vragen om verduidelijking van de besluiten die zij hebben genomen. Vergaderstructuur De inrichting van de processen rondom de raadscycli en de raadsinformatieavonden van de gemeenteraad zoals vastgelegd in het reglement van orde en de pilot met uitzondering van de onderlinge omgangsvormen.

5

Voorwoord en inleiding Beste raads- en commissieleden, Voor u ligt het onderzoek Meer dan een prima basis? Evaluatie vergaderstructuur gemeenteraad Gilze en Rijen. Deze titel is afgeleid van de officieuze slogan van de gemeente Gilze en Rijen ‘Meer dan een prima basis…’ uit 2009. In dit onderzoek gaan we kijken of de huidige vergaderstructuur een goede basis is om de toekomst mee in te gaan en hoe de raad van een goede basis naar een ‘meer dan een prima basis’ kan gaan. Met een goede vergaderstructuur zorg je er als raad niet alleen voor dat er een prima basis ligt om met elkaar te overleggen, maar zorg je ook voor het beter kunnen stellen van kaders, een betere controlerende positie en een goede volksvertegenwoordigende rol. Een goede vergaderstructuur moet dus niet alleen een prima basis zijn, maar moet veel meer dan dat zijn. Dit onderzoek is speciaal geschreven voor u, de raads- en commissieleden van Gilze en Rijen. Ik hoop dat u met de resultaten van dit onderzoek het raadswerk, maar in het grotere plaatje uw hele gemeente mooier, inclusiever en bruisender kunt maken. Er liggen een aantal mooie en uitdagende opgaven in het verschiet voor uw gemeente. Ik heb uw raad leren kennen als een geïnteresseerde raad met een enorm hart voor uw vier dorpen.

Ik heb het volste vertrouwen dat u samen de uitdagingen van de toekomst aan kunt en ik hoop dat ik met dit onderzoek daar een kleine bijdrage aan kan leveren! Mijn dank gaat uit naar uw gehele raad en commissie. Ik heb mijn periode hier op het raadhuis in Rijen ervaren als een plezierige periode, mede door de gesprekken die ik met u heb mogen voeren en de vergaderingen die ik heb kunnen bijwonen. Een speciale dank gaat uit naar uw griffier, Saskia en uw raadsadviseur, Sander. Zonder hun hulp en deskundige blik was dit onderzoek een stuk uitdagender, zo niet onmogelijk, geweest. U mag blij zijn met zulke bevlogen ondersteuners! Met het afronden van dit onderzoek neem ik voor nu afscheid van uw raad. Maar een echt afscheid is dit nog niet. Ik blijf actief op een andere griffie in de regio -Tilburg- en ik hoop u daar binnenkort, bijvoorbeeld tijdens een radenavond, tegen te komen! Met vriendelijke groet, Johan Hoogesteger

6

Samenvatting In maart 2022 besloot de raad van Gilze en Rijen om de vergaderstructuur verder door te ontwikkelen en te starten met een pilot. Het was niet de eerste keer dat er behoefte was om na te denken over de structuur: al sinds 2011 zijn er voorstellen gedaan moties aangenomen om de vergaderstructuur onder de loep te nemen. De pilot bestaat uit 24 punten die onderverdeeld kunnen worden in een zestal categorieën. Dit zijn de (1) opzet van de raadsinformatieavonden, de (2) termijnen tijdens en agenda van (3) raads- en (4) commissievergaderingen, de (5) openbaarheid van het presidium en (6) de verwerking van de raadsinformatiebrieven. De doelstellingen van de pilot zijn het verbeteren van een aantal interne processen, het inkorten van de tijdsduur van de vergaderingen en het meer betrekken van inwoners bij de besluitvorming. Dit zijn doelstellingen waarvan het niet duidelijk is wanneer deze zijn bereikt. Daarnaast is net na de invoering van de pilot een nieuwe raad gekozen, waardoor het niet duidelijk is of de ervaringen en behoeften van destijds nog steeds gelden. Daarom is in dit onderzoek niet de pilot het primair evaluatiedoel, maar is dit breder getrokken naar de gehele vergaderstructuur. Behoeften en ervaringen De werkdruk wordt als hoog ervaren. Er zijn veel bijeenkomsten, die allemaal voorbereidt moeten worden.

Daarnaast zijn er zorgen over de kwaliteit van het politieke debat. Dit ligt enerzijds aan het feit dat er een nieuwe raad zit, anderzijds speelt de nieuwe opzet van de termijnen een rol. Vanuit een aantal oppositiefracties komt daarnaast naar voren dat zij een gebrek aan dualisme ervaren. Coalitiefracties tonen volgens hen niet altijd bereidheid om in debat te gaan en zo tot een breder draagvlak te komen. Het ervaren gebrek aan dualisme zorgt er ook voor dat onder sommige fracties het gevoel leeft dat de raad haar controlerende taak niet goed kan uitvoeren, een behoefte die de raad nadrukkelijk heeft. De raads- en commissieleden ervaren de tijdsduur van de vergaderingen aanzienlijk korter dan voorheen, mede door het instellen van spreektijden in de eerste termijn. Daarnaast verlopen de vergaderingen meer gestructureerd dan voor het instellen van de pilot, met als kanttekening dat de commissievoorzitters beter hun rol als handhaver van de vergaderdiscipline kunnen pakken. De volksvertegenwoordigende taak wordt door de raads- en commissieleden vaak genoemd als één van de belangrijkste taken van de raad. Zij willen daarom de inwoners meer betrekken bij het vergaderproces. Ondanks dat er een positieve tendens zichtbaar is, bijvoorbeeld door het aannemen van de Verordening Burgerinitiatief, kan dit beter.

Een raadsontmoeting, zoals genoemd in de pilot, lijkt daar een goed instrument voor. De raadsinformatiebrieven worden gedurende de pilot niet standaard behandeld. Dat wordt als positief ervaren door de raad en commissies. Wel is er binnen de pilot een mogelijkheid om deze brieven op aanvraag te bespreken tijdens de commissievergaderingen en moet dit mogelijk blijven als het aan de fracties ligt. Bij veel onderwerpen komt de term ‘flexibiliteit’ of een synoniem daarvan naar voren. De raad heeft de sterke behoefte om niet vast te zitten aan regels maar flexibel om te kunnen gaan met de afspraken. Daarin ziet men een grote rol voor het presidium. Onderwerpen als spreektijden en de opzet 7

van raadsinformatieavonden moeten in dat gremium besproken worden en niet worden vastgelegd in een verordening. Aanpassingen en aanvullingen Op verschillende punten heeft de raad behoefte aan aanpassingen ten opzichte van de huidige vergaderstructuur. Zo zien zij graag dat live uitzenden van bijeenkomsten anders dan de raads- en commissievergaderingen niet de standaard is, maar dat dit besluit wordt genomen door het presidium. Daarnaast is de raadsontmoeting een wens van de raad om inwoners meer te betrekken, met daarbij de kanttekening dat dit niet voor extra werkdruk moet zorgen. Het aantal commissieleden ziet de meerderheid graag verankerd worden in de verordening op maximaal zes per fractie. Omdat de commissievoorzitters een grote rol hebben in het bewaken van de vergaderdiscipline en de procedures, moeten zij beter in positie gebracht worden en moeten zij meer begeleid worden door de griffie, bijvoorbeeld door middel van trainingen. Dat gebeurt momenteel nog niet voldoende. Daarnaast spelen de commissievoorzitters ook een rol in het verduidelijken van de procedures tijdens de vergaderingen. Ook moet de spreektijd aangepast worden naar het soort agendapunt. Bij raadsinformatiebrieven mag dit omlaag en bij raadsvoorstellen mag de spreektijd omhoog. Een andere aanpassing is wenselijk op het gebied van de notulen.

In de huidige vergaderstructuur bestaan deze alleen uit besluiten, toezeggingen en aanwezigen. De meerderheid ziet de notulen van de commissievergaderingen graag iets uitgebreider, zodat zij snel kunnen achterhalen wat er tijdens deze vergaderingen is gezegd. Aanpassing reglement en verordening Naar aanleiding van de aanbevelingen is er een nieuwe concept-verordening voorgesteld aan het presidium, waarin een groot aantal punten uit de evaluatie is verwerkt. Een belangrijke aanpassing is dat het reglement van orde en de verordening op de raadscommissies zijn samengevoegd tot één verordening. Andere grote wijzigingen zijn de termijnen tijdens de vergaderingen en het aantal commissieleden. Niet in de verordening opgenomen zijn de training van commissievoorzitters (niet de juiste plek) en de raadsontmoeting (nog niet mee geëxperimenteerd). Conclusie Over het algemeen ervaart de raad van Gilze en Rijen haar eigen vergaderstructuur als positief en komt de huidige werkwijze in grote lijnen overeen met de behoeften er zijn. Er zijn een aantal punten waar aanpassingen wenselijk zijn. Voor zover mogelijk is dit opgenomen in de nieuwe concept-Verordening Reglement van Orde.

8

Hoofdstuk 1 | Voorgeschiedenis en huidige vergaderwijze Het gesprek over de vergaderstructuur is in de gemeente Gilze en Rijen een regelmatig terugkerend onderwerp. Vanaf 2010 heeft de raad in 2011, 2015, 2016, 2019 en 2022 de vergaderstructuur besproken en ook een aantal keren ingestemd met verschillende soorten (kleine) wijzigingen. Het meest recente resultaat is de pilot ‘Nieuwe Vergaderstructuur’. Dit hoofdstuk gaat in op de voorgeschiedenis van de vergaderstructuur van de gemeenteraad van Gilze en Rijen om vervolgens de pilot inhoudelijk te bespreken.

1.1 Tijdlijn De eerste stap waarin wijzigingen met betrekking tot de vergaderstructuur worden voorgesteld is het onderzoek ‘Dualisme: inmiddels al een cultuur?’. Dit onderzoek is uitgevoerd in 2011 als afstudeerscriptie door een student aan de Universiteit Utrecht. Hierin worden vijf aanbevelingen gedaan met betrekking tot de vergaderstructuur (van Oort, 2011): - Interactieve beleidsvorming - Vergaderen op locatie - Meer debat in commissievergaderingen in plaats van profilering - Meer kaderstelling en politieke keuzes - Commissievergadering spreiden In 2014 kwamen aspecten van dit onderzoek terecht in het coalitieakkoord. Daarin pleitten de toenmalige coalitiepartijen voor een ‘modernere opzet van raad- en commissievergaderingen zodat deze interessanter worden voor publiek (o.a. inrichting vergaderruimte, verruimen spreekrecht, audiovisuele middelen, vergaderen op locatie)’ (Gemeente Gilze en Rijen, 2014). Dit is vervolgens door het college ten doel gesteld in de begroting voor 2015 (Gemeente Gilze en Rijen, 2014). Bij het behandelen van die begroting nam de raad unaniem de motie ‘Modernere opzet raads- en commissievergaderingen’ aan. De motie besluit om een werkgroep in te stellen die onderzoek gaat doen naar de mogelijkheden. In 2015 concludeert deze werkgroep dat de huidige vergaderstructuur voldoet.

Deze structuur, met drie commissievergaderingen en een raadsvergadering, is nog steeds in werking. Wel wordt het spreekrecht van de inwoners iets uitgebreid: insprekers krijgen zowel in de eerste als in de tweede termijn het woord. In 2016 wordt op voorspraak van de werkgroep het reglement van orde aangepast. Veel van deze aanpassingen zijn ‘van ondergeschikt belang en sluiten aan bij de bestaande werkwijze’ (Gemeente Gilze en Rijen, 2016). In 2019 blijkt dat er toch behoefte is aan een herziening van de vergaderstructuur. In een motie besluit de raad opnieuw om een werkgroep in te stellen die onder meer gaat kijken naar het verbeteren van de werkwijze van de gemeenteraad (Gemeente Gilze en Rijen, 2019). Door het aanstellen van een nieuwe griffier en de coronacrisis blijft het stil rondom dit thema. In 2021 geeft het presidium de griffier de opdracht een voorstel te maken om te experimenteren met een gewijzigde vergaderstructuur. Na het voorstellen van een pilot door de griffier en goedkeuring van de raad, gaat de pilot op 16 maart 2022 van start. Daarin is opgenomen dat er eind 2022 een evaluatie komt zodat begin 2023 de uitkomsten van de evaluatie vastgelegd kunnen worden in het reglement van orde en de verordening op de raadscommissies (Gemeente Gilze en Rijen, 2022). 9

1.2 Algemene vergaderwijzen De afgelopen twaalf jaar is meerdere keren vastgesteld dat het raadscommissiemodel toereikend is voor de gemeenteraad van Gilze en Rijen. In deze paragraaf wordt geschetst welke vergadermodellen gangbaar zijn in de Nederlandse gemeenteraden en welk vergadermodel gehanteerd wordt in Gilze en Rijen. Vervolgens wordt in paragraaf 1.4 het Gilze-Rijens model nader toegelicht. Onderstaande tabel geeft een overzicht van de verschillende vergadermodellen van Nederlandse gemeenteraden. Vergadermodel zonder commissies Raadscommissiemodel Agendacommissiemodel

BOB-methode

Rondetafelmethode

Dit vergadermodel maakt alleen gebruik van plenaire vergadering Bij het raadscommissiemodel zijn wel commissies ingesteld naast de plenaire vergaderingen Dit model maakt gebruik van een agendacommissie waarin een aantal raadsleden, maar ook niet-raadsleden, deelnemen De BOB-methode staat voor Beeldvorming, Opinievorming en Besluitvorming en is ontwikkeld om politieke besluitvorming meer overwogen tot stand te laten komen De laatste methode staat vooral bekend om het betrekken van burgers en experts bij besluitvorming

Bron: Fennema, 2021 Op het eerste gezicht lijkt het alsof de raad van Gilze en Rijen vergadert volgens het raadscommissiemodel, met drie commissievergaderingen en een raadsvergadering. Wanneer de vergaderstructuur iets beter wordt bekeken, is echter ook te zien dat er een raadsinformatieavond met een duidelijk beeldvormend karakter te zien is. Dan komt het BOB-model weer om de hoek kijken. De vergaderstructuur van de gemeente Gilze en Rijen kenmerkt zich daarom door een combinatie van deze twee modellen. In paragraaf 1.4 wordt dieper ingegaan op het vergadermodel in Gilze en Rijen.

10

1.3 Het Gilze-Rijens vergadermodel Het vergadermodel in Gilze en Rijen kenmerkt zich door een combinatie van twee modellen. In deze paragraaf zal verder uiteengezet worden hoe dit tot uiting komt. Een raadscyclus duurt gemiddeld vijf tot zes weken en begint met een vergadering van het presidium, gevolgd door een (optionele) raadsinformatieavond. Vervolgens vinden de commissievergaderingen plaats en wordt de raadscyclus afgesloten met een raadsvergadering. Dit is ook te zien in onderstaand figuur:

Figuur 1 | De raadscyclus in Gilze en Rijen (figuur gebaseerd op de raadsagenda van Gilze en Rijen en persoonlijke communicatie met de griffier)

Zoals in bovenstaand figuur te zien is volgt de raadscyclus in grote lijnen het eerder beschreven BOBmodel. Toch is dit niet het geval, want de raadsinformatieavond is geen vastgelegd onderdeel van de raadscyclus en gaat ook niet altijd over onderwerpen die in dezelfde cyclus besproken worden.

11

Wanneer er gekeken wordt naar het raadscommissiemodel dan blijkt dat een raadsinformatieavond helemaal niet voorkomt, terwijl dit in Gilze en Rijen binnen sommige cycli wel het geval is. Daarnaast komt het ook met enige regelmaat voor dat, op initiatief van één of meerdere fracties, onderwerpen tijdens raadsvergaderingen nogmaals besproken worden en daar ook een (nieuw) oordeel gevormd kan worden over bepaalde onderwerpen. Dat maakt de raadsvergadering niet enkel besluitvormend, maar ook oordeelsvormend. Het niet standaard terug laten komen van de raadsinformatieavond en het soms oordeelsvormende karakter van bepaalde onderwerpen die besproken worden tijdens de raadsvergadering maken dat het model in Gilze en Rijen geen zuiver BOB-model is, en de raadsinformatieavond zorgt ervoor dat het model geen zuiver raadscommissiemodel is. Het Gilze-Rijens model is daarmee een combinatie van beide modellen.

12

1.4 De pilot Het in paragraaf 1.1 beschreven proces heeft uiteindelijk geleidt tot een pilot die in maart 2022 is aangenomen door de gemeenteraad. Doelen van de pilot De onderstaande doelen zijn destijds niet uitgebreid uitgewerkt. Zo is informeel afgesproken dat half 11 een eindtijd zou moeten zijn, maar is ook gezegd dat er bij belangrijke onderwerpen ruimte moet zijn om langer te vergaderen (S. van Dijk, persoonlijke communicatie, 21 december). Gesteld kan worden dat de doelen destijds niet SMART1 zijn gemaakt, waardoor het lastig is om een duidelijke evaluatie uit te voeren en te kijken of de pilot het gewenste effect heeft bereikt. De volgende doelen zijn uit de gesprekken met de griffier naar voren gekomen: -

Terugdringen van de vergadertijd De tijd die de raads- en commissievergaderingen in beslag namen vonden raads- en commissieleden niet wenselijk. Leden vonden dat de vergaderingen vaak lang duurden en de vergaderingen niet effectief waren. Dit was dan ook één van de belangrijkste redenen om aanpassingen aan te brengen in de vergaderstructuur (S. van Dijk, persoonlijke communicatie, 29 september 2022).

-

Het rechttrekken van processen die niet juist verliepen. Hierbij gaat het om een aantal kleine zaken die niet volgens het reglement van orde verliepen. Zaken die al jarenlang op dezelfde wijze gingen maar niet zo horen te verlopen (S. van Dijk, persoonlijke communicatie, 29 september 2022).

-

Inwoners betrekken bij het vergaderproces In de motie uit 2019 spreekt de raad expliciet over het ‘aanbrengen van verbeteringen in de wijze waarop inwoners en andere stakeholders inbreng kunnen hebben bij de raads- en commissievergaderingen’ (Gemeente Gilze en Rijen, 2019).

Voorgestelde wijzigingen Deze pilot bestaat uit 24 punten die in te delen zijn in een aantal categorieën (Gemeente Gilze en Rijen, 2022): - Termijnen - Commissievergaderingen - Raadsvergaderingen - Het presidium - Raadsinformatieavonden - Raadsinformatiebrieven Termijnen Globaal is te stellen dat er een aantal regels bij zijn gekomen die tot doel hebben om de vergaderingen korter te laten duren. De nieuwe regels over de termijnen gelden voor zowel de raads- als de commissievergaderingen. De termijnen zijn nu onder te verdelen in een vragenronde en een 1

Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden

13

debatronde, waarbij de woordvoerder in de vragenronde ook het standpunt van de fractie uiteenzet. In de eerste ronde krijgt de woordvoerder voor het uiteenzetten van het standpunt van de fractie en de vragen aan de wethouder anderhalve minuut de tijd. In de tweede termijn is het de bedoeling dat de fracties met elkaar in debat gaan en heeft de wethouder geen rol meer. Aan het einde van de tweede termijn geeft men in de commissievergadering een advies over hoe het onderwerp in de raad behandeld moet worden. Commissievergaderingen Wat betreft de commissievergaderingen zijn een aantal wijzigingen doorgevoerd onder de huidige pilot. Zo mag de raad maximaal zes commissieleden per fractie benoemen die niet per definitie aan één commissie gebonden zijn. Dit was voorheen nog vier commissieleden per fractie, per commissie. Met de drie commissies die Gilze en Rijen kent, konden dit twaalf commissieleden per fractie zijn. Deze verandering is ingesteld om kosten te besparen en om een commissielid de kans geven om zijn of haar inbreng te kunnen delen in de commissievergaderingen. Als een raadslid technische vragen heeft over een op de agenda geplaatst onderwerp, kunnen deze onder de pilot vooraf gesteld worden. Het college is verplicht deze te beantwoorden voorafgaand aan de commissievergaderingen. Raadsleden gaan zo meer geïnformeerd het debat aan en kunnen zich beter voorbereiden.

Dit betekent wel dat deze vragen niet meer gesteld kunnen worden in de commissievergadering. Raadsvergaderingen In de huidige vergaderstructuur krijgen raadsleden de kans om een inspreker één verduidelijkende vraag te stellen. Voorheen kon men geen vragen stellen. Dit is toegevoegd om dit samen te trekken met de gang van zaken in de commissievergaderingen. Daarnaast is afgesproken om voorstellen die al besproken zijn in de commissievergadering alleen te bespreken in de raadsvergadering als er nieuwe inzichten zijn of moties dan wel amendementen worden ingediend. Het presidium Het presidium vergadert achter gesloten deuren. Raads- en commissieleden kunnen in de huidige vergaderstructuur wel de notulen van de vergaderingen van het presidium inzien. Dit waren voorheen vertrouwelijke vergaderingen, waarbij raadsleden niet de mogelijkheid hadden om notulen in te zien. Daarnaast is bij het opstellen van de pilot gekeken of er draagvlak was voor het instellen van een agendacommissie. Deze commissie heeft in sommige gemeenten de taak om de agenda’s van de vergaderingen vast te stellen. Aangezien hier in Gilze en Rijen geen draagvlak voor bleek te zijn is besloten de taken van de agendacommissie bij het presidium te beleggen.

Raadsinformatieavonden Raadsinformatieavonden zijn bijeenkomsten waarop de raad geïnformeerd wordt over onderwerpen die op de agenda van de raad staan of kunnen komen. Om als raad meer de verbinding op te zoeken met de samenleving, was het idee om een raadsontmoeting/raadspodium toe te voegen aan de raadsinformatieavonden. Een dergelijke bijeenkomst, oorspronkelijk afkomstig uit Waalwijk, houdt in dat inwoners met raads- en commissieleden in gesprek kunnen over onderwerpen die niet op de agenda staan. Bij voorkeur zou dit plaatsvinden op een andere locatie dan de raadzaal. 14

Daarnaast is uitgesproken dat raadsinformatieavonden die plaatsvinden in het gemeentehuis altijd gestreamd worden. Tijdens de pilot heeft het presidium hier een kleine wijziging in aangebracht om raadsinformatieavonden op een externe locatie te kunnen laten plaatsvinden. Het uitgangspunt is nu dat deze bijeenkomsten gestreamd worden, maar het presidium beslist hierover. Raadsinformatiebrieven Voorheen werden alle raadsinformatiebrieven van het college besproken. Het zorgde ervoor dat de commissievergaderingen waarin deze besproken werden lang duurden. Omdat er consensus heerste over de opvatting dat het niet nodig was om elke brief te bespreken is ervoor gekozen om deze alleen nog te bespreken als fracties dat graag willen. Daarnaast is het zo dat raadsinformatiebrieven in beginsel ter kennisgeving aan de raad worden gestuurd. De vraag is of daar debat over gevoerd moet worden (persoonlijke communicatie, griffier). Als fracties raadsinformatiebrieven graag willen bespreken kunnen zij dit aangeven door middel van een oplegnotitie. Daarin zetten zij neer wat ze willen bespreken met de wethouder, welke vragen zij hierbij hebben en wat zij van de andere fracties verwachten. Zo kan iedere fractie zich goed voorbereiden. Overig Een afzonderlijk punt is dat raadsvoorstellen uitsluitend aanpasbaar zijn met een amendement.

Voorheen was het zo dat raadsvoorstellen tussentijds werden aangepast door het college of de griffier. Aangezien het Reglement van Orde dit niet toestaat en ook nooit heeft toegestaan, wordt in de pilot gesteld dat dit niet meer mogelijk is. De enige juiste gang van zaken is dat de raad een voorstel terugstuurt naar het college of een amendement indient als er aanpassingen gemaakt moeten worden. Het college én de griffier mogen hier, zodra het in handen is van de raad, niets meer aan veranderen.

15

Figuur 2 | De thema's en punten uit de pilot (figuur gebaseerd op de Notitie 'Nieuwe Vergaderstructuur)

16

Hoofdstuk 2 | Ervaringen en behoeften In dit hoofdstuk worden de ervaringen en behoeften van de raads- en commissieleden van de gemeenteraad van Gilze en Rijen besproken. De ervaringen en behoeften zijn verzameld door middel van een enquête onder de raads- en commissieleden en interviews met fracties uit de raad. De doelen uit paragraaf 1.4 zijn lastig te operationaliseren. Daarnaast is er in 2022 een grotendeels nieuwe raad aangetreden. Daarom is ervoor gekozen om de vergaderstructuur in zijn geheel te onderwerpen aan een evaluatie en niet alleen binnen de perken van de pilot te blijven. Daarom is de insteek van dit hoofdstuk niet alleen de ervaringen die raads- en commissieleden met de pilot hebben, maar met de gehele vergaderstructuur. De algemene tendens is dat de huidige vergaderstructuur voldoet aan de behoeften die er leven, maar dat er wel een aantal verbeterpunten nodig zijn binnen die structuur. Op basis van deze ervaringen en behoeften zijn er een aantal aanbevelingen gedaan voor de vergaderstructuur van de gemeenteraad. Deze aanbevelingen worden behandeld in hoofdstuk 4. Met het analyseren van de gesprekken en de enquête zijn de meest genoemde ervaringen en behoeften van de gemeenteraad van Gilze en Rijen binnen de volgende tien onderwerpen in te delen: -

Werkdruk onder raads- en commissieleden Het politieke debat Controlerende taak van de raad Rol van de commissievoorzitters Betrekken van inwoners De indeling van de termijnen binnen de commissie en raad Raadsinformatiebrieven Flexibiliteit Dualisme Kennisniveau raads- en commissieleden

2.1 Werkdruk onder raads- en commissieleden Het Nationaal Raadsledenonderzoek uit 2021 wijst uit dat de gemiddelde tijdsbesteding van het raadswerk van raadsleden van vergelijkbare gemeenten is toegenomen (Daadkracht, 2021). Deze ervaring leeft ook onder de raads- en commissieleden van de gemeente Gilze en Rijen, zo blijkt uit de interviews met CDA, GGR, Kern’75 en D66 en de enquête. Met name de vele vergaderingen en overige bijeenkomsten lijken voor een grotere werkdruk te zorgen dan gemiddeld te zien is bij gemeenten van vergelijkbare grootte. Ook geven VVD, GB en CDA aan dat met de introductie van de pilot, ondanks de goede punten die deze heeft, de werkdruk hoger is geworden. Ondanks de verhoogde werkdruk geven vrijwel alle geïnterviewden en respondenten niet aan dat het tijdelijk terugbrengen van het aantal commissieleden (van maximaal twaalf per fractie naar maximaal zes per fractie) directe invloed heeft op die werkdruk.

17

2.2 Het politieke debat Het politieke debat komt moeizaam op gang binnen de huidige vergaderstructuur, zo blijkt uit de enquête. Ruim de helft (53,8%) van de raads- en commissieleden geeft aan dat het debat vaak niet of helemaal niet goed op gang komt in de tweede termijn (zie bijlage 2, p. 22 en p. 23). Dat is enerzijds gewenning volgens sommigen: er zitten veel nieuwe en minder ervaren raads- en commissieleden die nog meer training moeten krijgen in het debatteren en kennis over de procedures. Anderzijds wordt in de enquête meermaals het verschil tussen oppositie en coalitie en het gebrek aan dualisme Figuur 3 | Resultaat op de enquêtevraag of het debat in de genoemd (zie bijlage 2, p. 22 en p. 23). tweede termijn goed op gang komt.

2.3 Controlerende taak van de raad Onder verschillende raads- en commissieleden heerst het gevoel dat de raad niet goed in positie wordt gebracht om het college goed te kunnen controleren, terwijl zij de controlerende taak wel een belangrijke taak vinden (zie figuur 4). Hier speelt het coalitieoverleg ook een rol, zo is te zien in de enquête in bijlage 2. Ook in de interviews is dit naar voren gekomen. Zo geeft D66 aan dat dit voor hun idee fungeert als een aparte commissievergadering waarin al een aantal vragen beantwoord worden. Zij voelen zich daarom soms buitenspel gezet in. Positief vindt men vanuit GB, CDA, VVD en D66 het voorafgaand aan de commissievergadering stellen van technische vragen. Men ervaart dat het fijn is om antwoorden op vragen van tevoren te weten. De kwaliteit van de beantwoording van het college levert een diffuus beeld op: grofweg driekwart van de respondenten geeft enerzijds aan dat de kwaliteit van de beantwoording vanuit het college voldoende is om het debat inhoudelijk voor te bereiden, wanneer er doorgevraagd wordt geeft men anderzijds aan dat de beantwoording ‘wat omfloerst’ is en de antwoorden tekortschieten waardoor er meer vragen ontstaan. Het controleren van het college ‘kost op die manier wel veel tijd, die raadsleden ook goed kunnen gebruiken voor andere taken’ (bijlage 2).

2.4 Rol van de commissievoorzitters Meer dan voorgaande jaren is de rol van de commissievoorzitter enorm belangrijk, zo merken de geinterviewden en respondenten op. De manier waarop de commissievoorzitters de vergadering voorzitten, wordt niet altijd als positief ervaren, zo blijkt uit de interviews met onder meer GB, VVD en GGR. In bijna ieder gesprek komt terug dat naar het verbeteren van de vaardigheden van de commissievoorzitters meer aandacht uit moet gaan. Nu komt het voor dat voorzitters afspraken met betrekking tot de vergaderorde niet nakomen. Als er met elkaar afspraken gemaakt worden met betrekking tot de vergaderorde vinden GB en Kern’75 dat de commissievoorzitter de taak heeft om dit in de gaten te houden.

2.5 Betrekken van inwoners Een groot deel van de raads- en commissieleden die de enquête hebben ingevuld noemen het vertegenwoordigen van inwoners of het bevorderen van participatie van de inwoner in het besluitvormingsproces als één van de belangrijkste taken van de raad (figuur 4). Op sommige punten is er de

18

Figuur 4 | De volgens de raadsleden belangrijkste taken van de raad (Noot: raads- en commissieleden konden in deze open vraag meerdere taken aangeven die in hun ogen belangrijk waren.)

afgelopen jaren gewerkt aan de mogelijkheid van inwoners om hun stem te laten horen en te participeren. Zo is er in 2021 een initiatiefvoorstel aangenomen om het burgerinitiatief en burgeragendering in te stellen en zijn er met enige regelmaat insprekers aanwezig bij de vergaderingen. Ondanks dat het huidige reglement vragen aan insprekers niet toestaat, zien de fracties van GB, D66, GGR, VVD en Kern’75 dat wel als noodzakelijk om te doen tijdens raadsvergaderingen.

Daarnaast worden alle raads- en commissievergaderingen live uitgezonden via het raadsinformatiesysteem. Dat ervaren de geïnterviewden en respondenten als een positieve ontwikkeling die de besluitvorming transparanter maakt voor inwoners. Tenslotte is in januari 2022 voorgesteld om een raadsontmoeting in te voeren. Driekwart van de raads- en commissieleden ziet, ondanks dat hier nog geen ervaring mee is opgedaan, de raadsontmoeting wel degelijk als een meerwaarde voor de raad. ‘Het maakt niet alleen de besluitvorming transparanter, maar ook kan op deze wijze de volksvertegenwoordigende rol beter worden ingevuld’, ‘het maakt de agenda opener’ en een ‘welkome aanvulling op het (nog beperkte) instrumentarium van de raad’. Het zijn drie quotes uit de enquête die aangeven dat raads- en commissieleden graag meer mogelijkheden zien om inwoners te betrekken bij het besluitvormingsproces (bijlage 2). Toch zijn er ook kanttekeningen bij dit gremium; De grootste zorg is dat een extra avond nog meer zal drukken op de agenda van de leden, zo blijkt uit de interviews met het CDA, VVD, D66, Kern’7 en GGR. Hierbij komt het punt weer terug dat de werkdruk onder de leden als hoog wordt ervaren.

2.6 Indeling termijnen Zoals eerder beschreven in dit rapport is de indeling van de termijnen recent gewijzigd. Het feit dat de eerste termijn is bedoeld om het college te ondervragen en zo in de tweede termijn, zonder het college, inhoudelijk goed voorbereid het debat met andere fracties aan te kunnen gaan werd eerst als lastig ervaren. Nu er meer gewenning is met de vergaderstructuur lijkt dit steeds makkelijker te gaan. Wel worstelen de raads- en commissieleden, zoals eerder vermeld, met het aangaan van het politieke debat in de tweede termijn, wat ook te zien is in figuur 2. De spreektijd die momenteel geldt is anderhalve minuut per onderwerp per fractie in de eerste termijn. Het aanhouden van een maximale spreektijd zien alle fracties als een nuttige manier om de duur van de vergaderingen in te korten zonder de vrijheid tot het leveren van een inhoudelijke bijdrage te belemmeren. Immers, in de tweede termijn is er alsnog een mogelijkheid om politieke statements te maken en elkaar te overtuigen.

19

Uit de interviews van GB, D66 en Kern’75 komt naar voren dat sommige onderwerpen inhoudelijk belangrijker zijn dan de andere onderwerpen: raadsvoorstellen worden over het algemeen als belangrijker ervaren dan de raadsinformatiebrieven omdat er nu eenmaal een besluit over genomen dient te worden.

2.7 Raadsinformatiebrieven De manier waarop raadsinformatiebrieven momenteel worden behandeld wordt als positief ervaren door alle geïnterviewde fracties. Wel geven de fracties van GB, GGR en D66 aan dat het aanleveren van de oplegnotities en de daaraan hangende deadlines verwarrend zijn en het soms lang duurt voordat raadsinformatiebrieven in behandeling worden genomen. Datzelfde geldt overigens voor de rest van de ingekomen stukken.

2.8 Flexibiliteit Een duidelijke wens onder veel fracties en leden is flexibiliteit. Alle geïnterviewde fracties geven in verschillende bewoordingen aan dat er basisregels nodig zijn maar dat er wel genoeg ruimte moet zijn om, als de situatie daarom vraagt, uitzonderingen mogelijk te houden (zie bijlage 1). Een voorbeeld is de spreektijd. Dit hoeft volgens de meeste fracties niet vastgelegd te worden, omdat er ruimte moet zijn om op bepaalde momenten langer te spreken wanneer het onderwerp daarom vraagt.

2.9 Dualisme Een onderdeel dat raakvlakken heeft met meerdere onderwerpen en vaak is genoemd in zowel de interviews als de enquête is het dualisme in Gilze en Rijen. Zo geeft D66 aan het coalitieoverleg een merkwaardig iets te vinden en komt in de enquête bij een open vraag maar liefst zeven keer naar voren dat het betreffende raads- of commissielid haar belangrijkste taken niet kan uitvoeren vanwege een gebrek aan dualisme. Ondanks dat het dualisme al ruim twintig jaar oud is, lijkt het alsof de gemeenteraad en het college nog steeds worstelt met de verschillende rollen. Zo geeft men aan dat de verwevenheid van de coalitiepartijen met het college van B&W zorgt voor een minder levendige debatcultuur en een belemmering opwerpt voor de raad om haar controlerende taak goed uit te kunnen voeren (bijlage 2).

2.10 Kennis over procedures Uit zowel de interviews als uit de enquête komt naar voren dat het kennisniveau van raads- en commissieleden over de procedures van de vergaderingen niet altijd toereikend is. Zo is recentelijk het burgerinitiatief ingesteld. Dat heeft voor weer een nieuwe procedure gezorgd. Daardoor komt het voor dat een procedure niet altijd goed wordt uitgevoerd, wat weer kan bijdragen aan een langere vergadertijd.

20

Hoofdstuk 3 | Conclusies In dit hoofdstuk worden de in hoofdstuk 2 geschreven resultaten van het onderzoek gekoppeld aan wat er in hoofdstuk 1 beschreven staat en wordt een antwoord gegeven op de hoofdvraag van het onderzoek. Dit hoofdstuk dient ook als basis voor de aanbevelingen die gegeven worden in hoofdstuk 4.

3.1 Doel en centrale vraag van het onderzoek Doel van dit onderzoek was om te bepalen hoe de vergaderstructuur zich verhoudt tot de behoeften van de raad en de vorderingen en reglementen om uiteindelijk in januari een adviesrapport uit te kunnen brengen over de definitieve implementatie van een nieuwe vergaderstructuur. Hierbij is als hoofdvraag gesteld hoe de raad de vergaderstructuur ervaart, of dit strookt met hun behoeften, welke aanpassingen dit vergt en hoe dit geïmplementeerd kan worden in een nieuw reglement van orde. Omdat de implementatie in een nieuw reglement meer uitwerking vereist naar aanleiding van de aanbevelingen die volgen uit deze conclusies, is dit apart opgenomen in hoofdstuk 5.

3.2 Conclusies De huidige vergaderstructuur kenmerkt zich door een combinatie van het BOB-model en het raadscommissiemodel. Het BOB-model is terug te zien in de beeldvormende fase tijdens de raadsinformatieavonden en met het hebben van raadscommissies is te zeggen dat ook het raadscommissiemodel duidelijk te zien is. Daarnaast is geprobeerd om inwoners meer te betrekken bij het proces door middel van het vaker live uitzenden van vergaderingen, aanpassen van het spreekrecht, instellen van de raadsontmoeting en het inperken van de vergadertijd. Deze aanpassingen, die sinds maart 2022 zijn ingegaan, vallen over het algemeen in goede aarde onder de raads- en commissieleden. Zoals beschreven in paragraaf 1.5 is de indeling van de termijnen aangepast en is er een maximale spreektijd ingevoerd van anderhalve minuut in de eerste termijn. Dit vindt de raad van Gilze en Rijen een goede ontwikkeling. Ook de wijze van het behandelen van raadsinformatiebrieven (paragraaf 1.5) is positief ontvangen door de raad van Gilze en Rijen (paragraaf 2.7). Wel heeft de raad behoefte aan flexibiliteit en zien zij niets in het vastleggen van de bovenstaande regels. De huidige vergaderstructuur brengt de raad niet altijd in een goede positie om de controlerende rol uit te voeren (paragraaf 2.3).

Dit heeft onder meer te maken met de wijze van informeren van de raad vanuit het college en het (informele) coalitieoverleg. Dit laatste heeft raakvlakken met de wijze waarop het dualisme in Gilze en Rijen is doorgevoerd. Het feit dat de wethouders niet meer mogen spreken in de tweede termijn (paragraaf 1.5) is een stap in de goede richting, maar heeft dit probleem nog niet opgelost (paragraaf 2.9). De commissievoorzitters hebben moeite met de regels en procedures van de huidige vergaderstructuur, waaronder de handhaving van de anderhalve minuut spreektijd. De nieuwe structuur zorgt ervoor dat commissievoorzitters een grotere rol hebben in het handhaven van de vergaderorde, maar dit wordt niet altijd even goed uitgevoerd.

21

Wanneer het gaat om de procedures hebben ook raads- en commissieleden dit niet volledig in de vingers. Dit komt vooral door een gebrek aan kennis over deze procedures. Ook ervaren de raads- en commissieleden een hogere werkdruk in het huidige model. De raad van Gilze en Rijen ervaart haar vergaderstructuur over het algemeen als positief, maar heeft zeker nog behoefte aan aanpassingen wanneer het gaat om het betrekken van inwoners, de voorzitters, de indeling van de termijnen, de mate van flexibiliteit en het op gang brengen van het politieke debat.

22

Hoofdstuk 4 | Aanbevelingen In dit hoofdstuk worden aanbevelingen gedaan voor de vergaderstructuur van de gemeenteraad van Gilze en Rijen. De aanbevelingen zijn gebaseerd op de ervaringen en behoeften die de raads- en commissieleden hebben. Deze ervaringen en behoeften staan in het tweede hoofdstuk van dit rapport. De aanbevelingen zijn praktisch van aard en gericht op het verbeteren van de werkzaamheden van de gemeenteraad. Bij iedere aanbeveling is gepoogd handvatten te geven voor de implementatie. Niet voor alle ervaringen en behoeften zijn binnen dit onderzoek praktische aanbevelingen te geven. Ook dat wordt besproken in dit hoofdstuk. In het kort gaat het om de volgende aanbevelingen: -

Streaming Aanpassingen RvO Raadsontmoeting Spreektijden Rol college Aantal commissieleden Commissievoorzitters Verduidelijken procedures Notulen

4.1 Streaming De livestream via het raadsinformatiesysteem is net voor aanvang van de coronaperiode gestart (S. van Dijk, persoonlijke communicatie, 21 december 2022). En dat bevalt de fracties wel, zo blijkt uit de interviews en de enquête. Enkel over de streaming van raadsinformatieavonden liggen de meningen niet op één lijn. Daarom is het aan te bevelen om door te gaan met het streamen van de raadsen commissievergaderingen en de keuze voor het streamen van de overige bijeenkomsten van de raad over te laten aan het presidium.

4.2 Samenvoegen Reglement van Orde en Verordening op raadscommissies Raadsleden geven aan de procedures soms onduidelijk te vinden. Om dit te vereenvoudigen is het aan te bevelen om het reglement en de verordening samen te voegen in één verordening. Er kan ook van de gelegenheid gebruik gemaakt worden om de genoemde aanbevelingen te verwerken in een nieuwe verordening en punten die niet meer up-to-date zijn te wijzigen. De uitwerking van deze aanbeveling is te vinden in hoofdstuk 5.

4.3 Raadsontmoeting Een veel genoemde behoefte van de fracties en raads- en commissieleden is het betrekken van inwoners en organisaties bij de besluitvorming. Zoals voorgesteld in de pilot is hier de raadsontmoeting een instrument voor. Omdat hier in Gilze en Rijen nog niet mee gewerkt is, moet er een nieuwe pilotfase komen vanaf januari 2023 tot en met september 2023. Hierbij moet goed gekeken worden dat de onderwerpen die besproken worden een toegevoegde waarde hebben voor de agenda van de raad én voor de inwoner/organisatie die hieraan deelneemt.

23

4.4 Spreektijd eerste termijn Maak onderscheid tussen spreektijd in de eerste termijn van raadsvoorstellen -waarover daadwerkelijk besloten moet worden- en overige raadsstukken zoals raadsinformatiebrieven en ingekomen stukken. Ook willen raadsleden graag flexibel zijn wanneer het gaat om deze spreektijden. Daarom moet dit niet vastgelegd worden in het reglement van orde, maar moet de keuze bij het presidium liggen.

4.5 Termijnen De twee termijnen blijven, maar moeten een andere invulling krijgen. In de eerste ronde krijgen raadsleden de kans om vragen te stellen aan het college, in de tweede termijn volgt een debat tussen de fracties onderling. Dat betekent dat het college geen rol meer heeft in de tweede termijn, wat ook een wens is van de raad. Dit volgt de lijn die sinds maart 2022 door middel van de pilot is ingezet.

4.6 Aantal commissieleden De gemeenteraad van Gilze en Rijen zou maximaal zes commissieleden moeten hebben om ervoor te zorgen dat de commissies efficiënt kunnen werken en de kosten voor de gemeenteraad te beperken. Een andere reden waarom het niet wenselijk is om meer commissieleden te hebben is dat niet alle commissieleden aan bod komen om aanwezig te zijn in de commissievergaderingen. Met maar drie commissievergaderingen per cyclus en maar 24 commissievergaderingen per jaar is het lastig om ieder commissielid genoeg ervaring op te laten doen. Het is daarom aan te bevelen om het aantal commissieleden te beperken tot maximaal zes leden per fractie.

4.7 Commissievoorzitters De kwaliteit van de commissievoorzitters is een veel genoemd verbeterpunt. Zeker met een mogelijke invoering van een nieuwe verordening met betrekking tot de vergaderorde, is het aan te bevelen om extra trainingen aan te bieden, te beginnen in het eerste kwartaal van 2023. Aan te raden is om dit jaarlijkse terug te laten komen, zodat er een regelmatige opfriscursus is om verslapping te voorkomen.

4.8 Verduidelijken procedures: De gemeenteraad zou de procedures duidelijk op het netvlies moeten hebben, zodat raadsleden en bewoners beter begrijpen hoe de gemeenteraad werkt en hoe besluiten worden genomen. Een eerste stap is het samenvoegen van het Reglement van Orde en de Verordening op de raadscommissies. Zo staat alles wat de vergaderorde betreft op één plek. Daarnaast moet er een periodieke training komen om eerst kennis op te doen over de procedures en deze vervolgens te verdiepen en uit te breiden.

4.9 Notulen De notulen van de commissievergaderingen zouden uitgebreider moeten zijn dan alleen de besluitenlijst, aanwezigen en toezeggingen. Zo bevatten de notulen meer over wat er tijdens de vergadering is besproken en welke standpunten er zijn ingenomen. Zo kunnen raads- en commissieleden dit gebruiken als naslagwerk in latere vergaderingen zonder de hele vergadering terug te moeten kijken. Kanttekening bij deze aanbeveling is de mogelijke komst van een nieuwe functie op het raadsinformatiesysteem. Deze functie maakt het direct terugkijken van bepaalde stukken of personen gemakkelijker. Zodra deze aanwezig is, moet gekeken worden of er nog steeds behoefte is aan zakelijke 24

samenvattingen in de notulen van de commissievergaderingen. Het uitschrijven hiervan levert namelijk de nodige werkdruk op voor de medewerkers van de griffie (S. van Dijk, persoonlijke communicatie, 7 december)

4.10 Ervaringen en behoeften die niet terugkomen aanbevelingen Niet alle ervaringen en behoeften komen terug in de aanbevelingen die hierboven genoemd zijn. Deze onderwerpen zijn wel opgenomen in de ervaringen en behoeften van de raad, omdat deze meerdere keren besproken zijn in verschillende interviews. In deze paragraaf wordt ingegaan op deze onderwerpen en uiteengezet waarom hier geen praktische aanbevelingen voor gedaan kunnen worden. Werkdruk onder raads- en commissieleden Een aanbeveling die de werkdruk onder raads- en commissieleden zou kunnen verminderen is lastig te doen en vereist meer onderzoek. Uiteraard zijn er verschillende opties mogelijk maar het onderwerp ‘werkdruk’ is te belangrijk om goed onderbouwde conclusies te geven. De aanbeveling die gemaakt zou kunnen worden, is dat er aanvullend onderzoek nodig is naar de werkdruk die ervaren wordt en als er verschillen zijn tussen de fracties welke redenen dit heeft. Controlerende rol van de raad/Dualisme Ook de controlerende rol van de raad en het gevoel dat sommige raadsleden ervaren hierover verdient meer aandacht in Gilze en Rijen. In navolging van d in het vorige punt benoemde aanbeveling, is ook hier meer onderzoek voor nodig alvorens duidelijke aanbevelingen over het versterken van de controlerende rol te kunnen geven.

25

Hoofdstuk 5 | Integratie van de aanbevelingen in de concept-verordening In dit hoofdstuk wordt dieper ingegaan op de aanbeveling om het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Gilze en Rijen aan te passen. Dit Reglement van Orde is een document dat bepaalt hoe de raads- en commissievergaderingen verlopen, en hoe de besluitvorming plaatsvindt. Ook wordt besproken op welke punten het huidige Reglement van Orde niet meer voldoet, wat de aanbevelingen zijn voor verbetering en hoe de aanpassingen in het Reglement van Orde kunnen worden doorgevoerd. In dit hoofdstuk zullen alleen de aanpassingen die aan de hand van de evaluatie zijn doorgevoerd besproken worden. De overige aanpassingen zijn technisch van aard. Te denken valt aan de invoering van de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur, wat aanpassingen vraagt in het Reglement van Orde. Deze toelichtingen zijn te vinden in de was-wordtlijst in bijlage 3.

5.1 Algemene aanpassingen die volgen uit de aanbevelingen Samenvoegen Reglement van Orde en Verordening op de Raadscommissies Een eerste wijziging die doorgevoerd moet worden is het samenvoegen van het reglement van orde en de verordening op de raadscommissies tot één verordening. De reden hiervoor is dat het zowel voor raads- en commissieleden als voor de inwoners duidelijker wordt wat de spelregels tijdens de verschillende vergaderingen van de raad zijn. Daarmee wordt een eerste stap gezet in het verduidelijken van de procedures. Een verordening in plaats van een reglement In artikel 16 van de Gemeentewet staat dat de raad een ‘reglement’ moet vaststellen voor de vergaderingen van de raad. Feitelijk gezien is het reglement van orde momenteel al een verordening. Verordeningen kunnen namelijk ook interne regelingen bevatten. Het verschil tussen een reglement en een verordening is dat een reglement vaak een uitwerking is van bepalingen in een verordening. Dit is bij het reglement van orde niet het geval. Om dit te verduidelijken krijgt de nieuwe verordening de naam ‘Verordening’.

5.2 Wel opgenomen aanbevelingen Termijnen en spreektijd In de concept-verordening is de nieuwe opzet van de termijnen opgenomen. Vastgelegd is dat de eerste termijn een vragenronde aan het college is, begeleidt door een kort inleidend statement van de woordvoerder. De tweede termijn is de debatronde waarbij is aangegeven dat het college en de burgemeester niet uitgenodigd zijn om deel te nemen aan de beraadslaging. Wat betreft de anderhalve minuut spreektijd is in de interviews en de enquête aangegeven dat de raad graag flexibiliteit wil op dit punt. Daarom is de exacte spreektijd niet aangegeven, maar wordt dit neergelegd bij het presidium. Zo kan er een standaard worden afgesproken, maar is deze niet vastgelegd in een verordening. (Aantal) commissieleden De huidige verordening spreekt van vaste commissieleden per raadscommissie. De raads- en commissieleden hebben aangegeven graag meer flexibiliteit te willen wanneer het gaat om deelname aan de raadscommissievergaderingen van commissieleden. Daarom is in de nieuwe verordening 26

opgenomen dat er geen commissiegebonden commissieleden meer zijn, maar dat dit algemene commissieleden zijn die kunnen aansluiten bij alle raadscommissies. Ook met het oog op de raadsontmoeting, die de status van een commissie heeft, is het wenselijk dat alle commissieleden aan kunnen sluiten. Daarnaast is opgenomen dat er maximaal zes commissieleden zijn per fractie. Een wijziging die indirect volgt uit de evaluatie met betrekking tot de commissieleden is het afleggen van de eed of belofte in de raadsvergadering. Nu vindt dat nog plaats met alleen de burgemeester en de griffier daags na de benoeming, maar in het kader van transparantie en het toekennen van gewicht aan de functie van commissielid, is dit in het nieuwe reglement opgenomen en zal dit plaatsvinden in de raadsvergadering. Notulen Raads- en commissieleden geven nadrukkelijk aan behoefte te hebben aan geschreven notulen van de commissievergaderingen. Daarom is dit opgenomen in het reglement als een ‘zakelijke samenvatting van het gesprokene’. Streaming (deels) Om transparant te zijn naar de inwoners is gekozen om alle raads- en commissievergaderingen live te streamen en naderhand te publiceren op het raadsinformatiesysteem. Dit staat nu ook in de concept-verordening, waarbij het nadrukkelijk gaat om de openbare raads- en commissievergaderingen.

Voor wat betreft de andere bijeenkomsten van de raad is er geen consensus over het live uitzenden en is de aanbeveling om dit over te laten aan het presidium. Dit is om die reden niet opgenomen in de verordening.

5.3 Niet opgenomen aanbevelingen Raadsontmoeting De raadsontmoeting moet nog doorontwikkeld worden. Daarom is gekozen om deze niet op te nemen in de nieuwe verordening. Wel is het advies om dit als een apart onderdeel in het raadsbesluit op te nemen, zodat er een juridische basis ligt voor de raadsontmoeting. Commissievoorzitters Het aanbieden van extra trainingen is in overleg met de griffier geen geschikt onderwerp om op te nemen in de concept-verordening. Dit is dan ook niet opgenomen.

27

Bronnenlijst Daadkracht. (2021). Nationaal Raadsledenonderzoek 2021. Nijmegen: Nederlandse Vereniging voor Raadsleden. Fennema, R. (2021). Invloed van het vergadermodel op de vergadercultuur van gemeenteraden. Rotterdam: Periklesinstituur. Gemeente Gilze en Rijen. (2014). Coalitieprogramma 2014-2018. Opgehaald van https://docplayer.nl/20216538-Gemeente-gilze-en-rijen-coalitieprogramma-2014-2018.html Gemeente Gilze en Rijen. (2014, september 16). Programmabegroting 2015. Opgehaald van https://docplayer.nl/3048007-Programmabegroting-2015-2.html Gemeente Gilze en Rijen. (2016, mei 30). Raadsvoorstel reglement van orde voor de raad. Opgehaald van gilzerijen.raadsinformatie.nl: https://gilzerijen.raadsinformatie.nl/document/3565382/1/ap_12_raadsvoorstel_inzake_reg lement_van_orde_gemeenteraad_Gilze_en_Rijen_2016 Gemeente Gilze en Rijen. (2019, november 4). Motie verbeteren werkwijze en bespreken omgangsvormen gemeenteraad. Opgehaald van gilzerijen.raadsinformatie.nl\: https://gilzerijen.raadsinformatie.nl/document/8129791/1#search=%22motie%20verbeterin g%20omgangsvormen%22 Gemeente Gilze en Rijen. (2022, maart 7). Raadsvoorstel pilot nieuwe vergaderstructuur. Opgehaald van gilzerijen.raadsinformatie.nl: https://gilzerijen.raadsinformatie.nl/document/11230601/2#search=%22pilot%20nieuwe%2 0vergaderstructruur%22 van Oort, K. (2011).

Dualisme: inmiddels al een cultuur? Evaluatie van het dualisme in de gemeente Gilze en Rijen. Utrecht: Utrecht University. Vereniging voor Nederlandse Gemeenten. (2022, maart 24). Wijzigingen VNG-model Reglement van Orde gemeenteraad en VNG-model Verordening op de raadscommissies. Opgehaald van vng.nl: https://vng.nl/brieven/wijzigingen-vng-model-reglement-van-orde-gemeenteraad-envng-model-verordening-op-de-raadscommissies

28