Bijlage 1 - Voortgangsrapportage Spoorzone Rijen 2022-Q4

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: oktober – december 2022

Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Programmamanager Voortgangsrapportage Datum Projectfase Zaaknummer Status

: College van Burgemeester en Wethouders : José van Aaken : Bart-Jan Kouwenhoven : Q4-2022, standlijn 31 december 2022 : 26-01-2023 : Planuitwerking : 1005608 : voor behandeling college B&W

Inhoudsopgave Inleiding Inhoudelijke voortgang programma Projectontwikkelingen voorafgaand aan dit kwartaal Werkzaamheden voorgaand kwartaal Vooruitblik werkzaamheden komend kwartaal Verantwoording beheers aspecten programma

Q42022

Blad 2 2 2 3 3 4

Beheers aspect: Tijd

4

Beheers aspect: Geld

4

Beheers aspect: Kwaliteit

5

Beheers aspect: Organisatie

5

Beheers aspect: Risico’s

5

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 26-01-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 1 van 6

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: oktober – december 2022 Inleiding De gemeente Gilze en Rijen wil een spoorzone ontwikkelen waar het goed wonen, werken en reizen is. Samen met ProRail is de haalbaarheid onderzocht van de verbetering van de stations-omgeving, rekening houdend met samenhangende projecten: renovatie en aanleg onderdoorgang N631 – verbreding N282 – aanleg Snelfietsroute – vermindering overlast Trillingen – plaatsing Geluidschermen (project Swung) – renovatie militaire wijk Rijen Zuid – Centrumplan Rijen – Herinrichting Wilhelminaplein - Duurzaamheid - Inclusieve samenleving. We spreken daarom van het “programma Spoorzone Rijen”. Op 30 september 2019 heeft de gemeenteraad het college opdracht gegeven om in 2020 en 2021 op basis van de uitkomsten van voorbereidingen de herontwikkeling van de stationsomgeving verder vorm te geven. Het plan is om de spoorwegovergang Julianastraat-Stationsstraat te vervangen door een onderdoorgang en de perrons te vernieuwen. Het resultaat van deze programmafase zal zijn dat aanbesteding van realisatiewerkzaamheden mogelijk is. De gemeente werkt samen met rijk, provincie, NS en ProRail. Een bestuursovereenkomst van 26 november 2020, regelt de financiën en de bestuurlijke afspraken.

Naast de planuitwerking is gewerkt aan het aanpassen van het bestemmingsplan voor de spoorzone en worden percelen en woningen aangekocht om ruimte te maken voor de realisatie van het project. Met deze voortgangsrapportage informeren we periodiek het bestuur en de projectpartners over de stand van zaken van het programma. Het uitgangspunt van deze voortgangsrapportage is de stand van zaken aan het einde van het vierde kwartaal van 2022, de standlijn is dus 31 december 2022. De voortgangsrapportage is gebaseerd op de volgende (vigerende) besluitvorming:  Raadsbesluit op 9 juli 2018: voorkeursalternatief van een auto te gast tunnel;  Raadsbesluit op 10 september 2018: vestiging van een voorkeursrecht;  Raadbesluit op 12 november 2018: keuze voor een westelijk tracé;  Opdracht vanuit raad op 30 september 2019: voorbereiding tot aanbesteding;  Ondertekende bestuursovereenkomst in november 2020;  Raadsbesluit 17 juni 2021: hellingspercentage 4%, verlengen en verleggen as zuidelijke toerit;  Raadsbesluit 17 juni 2021 aanvulling structuurvisie;  Raadsbesluit 7 maart 2022: aanhouden vaststellen Bestemmingsplan Spoorzone Rijen;  Collegebesluit 21 juni 2022: Onderzoeken aangepaste opdracht Spoorzone Rijen.

Inhoudelijke beschouwing voortgang Projectontwikkelingen voorafgaand aan dit kwartaal Het Voorkeursontwerp Spoorzone Rijen is door de gemeenteraad gewijzigd vastgesteld in september 2019 en gaat uit van een woonstraatprofiel. Op dat moment voldoet de onderdoorgang nog niet aan de ontwerprichtlijnen voor hellingspercentages voor fietsers. Tegelijk is vastgesteld dat een doorrijdhoogte van 3,50 m voor de brandweer voldoende is. Door de raad is in juni 2021 besloten om de hellingspercentages van de toeritten tot 4% te beperken. Het ontwerp is daarop in het najaar van 2021 aangepast.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 26-01-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 2 van 6

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: oktober – december 2022 Ten behoeve van de toekomstige aanleg van de onderdoorgang is begonnen met het minnelijk aankopen van de benodigde percelen. Op deze percelen is inmiddels een voorkeursrecht op grond van de WVG gevestigd. Het minnelijk verwerven is een doorgaand proces. Wanneer noodzakelijk, zal op termijn mogelijk het instrument van onteigening worden ingezet voor nog te verwerven percelen. In de tweede helft van 2021 is vastgesteld dat het huidige ontwerp en scope financieel niet passen binnen de vastgestelde budgetten in de BOK. Het beeld is dat er een fors tekort dreigt. BOK partners spraken daarom in 2022 af om een second-opinion uit te vragen naar kosten, scope en risico. De vaststelling van het bestemmingsplan werd in maart 2022, als gevolg van het financieel tekort, door de raad aangehouden. Intussen heeft het college na de verkiezingen van maart 2022 besloten om de onderdoorgang alleen voor langzaam verkeer geschikt te maken. Deze variant wordt nu als uitgangspunt gehanteerd ten behoeve van een nieuw te formuleren raadsbesluit. Daarnaast vinden diverse (bestuurlijke) overleggen plaats tussen BOK partners met als doel om het financiële tekort op te lossen.

Werkzaamheden in hoofdlijnen vierde kwartaal 2022  Op basis van het geprognosticeerde tekort hebben er op 23 november en 21 december vervolg bestuurlijke overleggen plaatsgevonden tussen rijk, provincie en gemeente, met ondersteuning van ProRail. De overleggen worden in het eerste kwartaal van 2023 voortgezet met het doel voor alle partijen een financieel haalbare uitkomst te verkrijgen. In het vierde kwartaal heeft het college kennisgenomen van het onderzoek door Twynstra Gudde naar de toekomstige brandweerzorg voor Rijen Zuid. Omdat een langzaam-verkeer onderdoorgang een brandweer passage niet mogelijk maakt, moet de brandweerlangs een andere weg naar Rijen Zuid om hulp te verlenen. Voor het onderzoek zijn verschillende respondenten geïnterviewd en er zijn diverse mogelijke aanrijdroutes bekeken en met de brandweerwagen gereden;  Het college heeft het brandweeronderzoek gedeeld met de gemeenteraad en de respondenten die hebben deelgenomen aan het onderzoek. Als de uitkomst van de overleggen tussen rijk, provincie en gemeente bekend is, legt het college dit samen met het brandweeronderzoek voor aan de gemeenteraad. De gemeenteraad neemt een definitief besluit over het vervolg van het project;  Het traject om te komen tot een vastgesteld bestemmingsplan is uitgewerkt.

Er is juridisch advies ingewonnen waaruit naar voren is gekomen dat we het aangehouden bestemmingsplan kunnen doorzetten met aangepaste onderbouwing en omgevingscommunicatie. De aanpassing aan enkele onderzoeken zoals het stikstofonderzoek en verkeersonderzoek zullen begin 2023 worden gestart;  Er is contact geweest met enkele bewoners en bedrijven;  Van de provincie is de laatste subsidiebetaling t.b.v. de voorbereidingskosten ontvangen. Vooruitblik werkzaamheden in hoofdlijnen eerste kwartaal 2023 De volgende werkzaamheden worden voorzien:  Voorbereiden en vervolg van het op 21 december jl. gehouden bestuurlijk overleg en voorbereiden van wijzigingen op de BOK i.r.t. financiering, risico verdeling, ontwerp, en governance;  Op basis van het onderzoek naar de toekomstige brandweerzorg en na uitslag van de overleggen tussen rijk, provincie en gemeente een voorstel doen aan de raad over het vervolg van het project inclusief de toekomstige brandweerzorg voor Rijen Zuid; Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 26-01-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 3 van 6

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: oktober – december 2022        

Onder voorbehoud: opstarten participatie van betrokkenen spoorzone bij de planuitwerkingsfase; Uitbrengen van een nieuwsbrief; Vervolgen van de werkzaamheden met als uitgangspunt een onderdoorgang voor langzaam verkeer; Onder voorbehoud: voorbereiden raadsvoorstel voor een aangepaste projectopdracht (in aansluiting op het collegebesluit d.d. 21-06-2022, afhankelijk van uitkomsten BOK-overleg); Afronden actualisatie van het risicodossier; Vervolg van onderzoeken in het kader van de uitvoering van het project op het gebied van archeologie, NGE, bodemonderzoek, Gilze en Rijen breuk, grondwaterstroming en ecologie; Onder voorbehoud van uitkomst BOK-overleg: Vervolgen onderzoeken t.b.v. het bestemmingsplan; Afronden en bespreken kwartaalrapportage.

Verantwoording beheer aspecten Het volgende deel rapporteert over de aspecten tijd, geld, kwaliteit, risico, informatie en organisatie. Aangegeven is wat de stand van zaken is en wat de (eventuele) noodzakelijke actie is. Algemeen De focus ligt op dit moment op het borgen van de financieel-economische haalbaarheid en scope en daarna het vaststellen van het bestemmingsplan. In 2023 wordt er verder gewerkt aan het verkrijgen van zekerheid omtrent het vervolg van het project. Tijd: Het project bevindt zich momenteel in een tussenfase waarin er onzekerheid bestaat over de scope en voortgang van het project. Hierdoor is er weinig met zekerheid over de planning te zeggen.

Geld De Business Case is momenteel niet sluitend. Het gevolg is dat er een tekort is op de financiële mijlpaal ‘Prognose Einde Werk’. Prognose Einde Werk (PEW) is de term die we gebruiken om een indicatie te geven van de integrale projectkosten tot en met het moment van oplevering. Bij het ondertekenen van de BOK (met prijspeil april 2019) is een projectbudget beschikbaar van € 42,95 mln. Hierbij is de verdeling per partij als volgt: Partij Bedrag (€ x mln.) Opmerking Rijk 16,05 BOK 2020 Provincie Brabant 14,27 BOK 2020 Gemeente Gilze en Rijen 10,00 BOK 2020 ProRail 2,13 Indicatief uit bestaande programma’s Gemeente Gilze en Rijen risicobijdrage 0,50 BOK 2020 Totaal 42,95 De BOK kent onderliggende kostenramingen (P85) van € 47,08 mln. Daarmee is het initiële tekort op het budget in november 2020: € 4,13 mln. Opstellers: Datum: 26-01-2023 PM: Bart Jan Kouwenhoven Status: voor behandeling college B&W MPB: Hans van den Berg Blad: 4 van 6

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: oktober – december 2022 Op basis van indexering door middel van IBOI is het budget vanuit de BOK per april 2022 € 46,3 mln. De uitkomst van overleggen tussen rijk, provincie en gemeente zullen bepalen hoe met het budgettekort zal worden omgegaan. Projectuitgaven tot en met dit kwartaal: Bij het afsluiten van dit kwartaal is een bedrag van € 6,7 mln. (vorig kwartaal: € 6,5 mln.) uitgegeven aan het project. Dit bedrag is opgebouwd uit een bedrag van € 3,3 mln. (vorig kwartaal: € 3,3 mln.) aan verwerving van percelen en vastgoed en een bedrag van € 3,4 mln. (vorig kwartaal: € 3,2 mln.) voor plankosten, voorbereiding en bemensing van het project. Kwaliteit Om de aanpak van het programma (verder) te structureren is in 2022 gestart met het werken volgens de principes van Systems Engineering. Deze aanpak zorgt voor het herleidbaar maken en houden van het ontwerp (en de wijze van realiseren) en de eisen waaraan de oplossing moet voldoen. Wensen, zorgen, randvoorwaarden en uitgangspunten worden (nog eens) goed tegen het licht gehouden en vertaald naar een Klant-Eis-Specificatie (KES), die als input dient voor de eisen die we aan het resultaat gaan stellen, de Systeem-Eis-Specificatie (SES). Dit proces wordt weer nader opgepakt nadat er bekend is hoe en in welke vorm het project doorgang vindt.

Organisatie In verband met de langdurige afwezigheid van Marijke van Riel is er besloten dat José van Aaken op dit moment Ambtelijk Opdrachtgever is van het project. De huidige managementbezetting binnen het IPM-team voor het programma is aan de zijde van gemeente en ProRail volledig en stabiel. In de aankomende periode dient er gekeken te worden hoe de invulling van de rol op het gebied van vergunningen en conditionering ingevuld kan worden. Ook wordt gewerkt aan een plan om het risicomanagement nadrukkelijker vanuit de gemeentelijke organisatie te versterken. Risico’s In het eerste kwartaal van 2023 wordt de actualisatie van het risico dossier afgerond. De huidige top 5 risico’s zijn in onderstaande tabel weergegeven: Ritemnr xxx

zzz

Afwijking RisicoOmschrijving Onzekerheid/ Ongewenste gebeurtenis Partijen komen niet tot overeenstemming over de aanvulling op de BOK Alternatieve brandweerroute vindt geen draagvlak

Oorz(a)ak(en) (doordat…) Waardoor kan dit risico ontstaan? En zijn er mogelijke achterliggende oorzaken? O01. Partijen hebben verschillende belangen; O02. Partijen hebben onvoldoende budget beschikbaar; O03. Partijen krijgen geen overeenstemming over de scope-/risicoverdeling. O01. Op basis van het coalitieakkoord is de wens dat de brandweerauto niet door de onderdoorgang kan; O02. Geen draagvlak in de omgeving voor een andere brandweerroute; O03. Politieke spanning door verschil van inzicht tussen wensen en wetgeving.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Gevolg(en) (waardoor…) Wat is ervan te merken als het risico optreedt; Welke afwijking (van eisen, van planning, etc.) kan ontstaan? G01. Het project kan geen doorgang vinden en wordt stil gelegd; G02. Project verliest het draagvlak. G03. Bestemmingsplan wordt niet vastgesteld. GO1. Vertraging; GO2. Geen vastgesteld bestemmingsplan;

Datum: 26-01-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 5 van 6

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: oktober – december 2022 0095

0096

0090

yyyy

Partijen uit de omgeving van de spoorzone /of individuele personen komen in opstand tegen het project.

O01. Omgevingspartijen en/of individuele personen zijn niet (voldoende) inzichtelijk. O02. Omgevingspartijen en/of individuele personen zijn niet (voldoende) tijdig geïnformeerd. O03. Omgevingspartijen en/of individuele personen zijn niet (voldoende) passend geïnformeerd. O04. Omgevingspartijen en/of individuele personen zijn niet (voldoende) tijdig betrokken. Versoberingen O01. Werkzaamheden in het kader van (mogelijke) kunnen niet (tijdig) versoberingen zijn niet opgenomen in de worden projectplanning. Als gevolg van re-enginerein moet doorgevoerd. planning aangepast worden O02. Noodzaak tot versoberingen wordt niet (voor feb / april 2022) gezien. O03. Mogelijkheden voor versoberingen worden (verder) beperkt. Bestemmingsplan O01. Procedure is niet (voldoende) gevolgd. krijgt niet (tijdig) O02. Bezwaren vanuit omgeving zijn niet (tijdig) (Q2-2023) weerlegd. vastgesteld of niet O03. Nut en noodzaak project-onderdelen zijn niet tijdig (voldoende) onderbouwd. onherroepelijk. O04. Financiële haalbaarheid project is niet (volledig) (voorafgaand aan onderbouwd. aanbesteding) O05. Extra financiële dekking van BOK partners niet tijdig geregeld

G01. Verlies aan draagvlak voor het project. --> bezwaar op BP G02. Verlies aan draagvlak voor raakvlakprojecten. G03. Imagoschade voor gemeente.

Samenhang tussen diverse projecten komt in gevaar

G01. Veel conditionerende werkzaamheden worden uitgevoerd in samenhang met andere projecten (zoals de Militaire wijk); G02. Kostprijsverhogend effect voor de diverse projecten; G03. Extra overlast voor de omgeving; G04. Uitloop in planning.

O01. Vertraging in de besluitvorming Spoorzone Rijen.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

G01. Aanvullende planstudiekosten vanwege doorvoeren versoberingen. G02. Vertraging vanwege doorvoeren (aanvullende) versoberingen. G03. Vertraging vanwege aanvullende besluitvorming. G01. Onteigeningsprocedure percelen kan niet (tijdig) (..-..-..) starten. G02. K&L/ conditionering kan niet op tijd (..-..-..)starten GO3. Aanbesteding kan niet (tijdig) (..-..-..) starten. Extra werkzaamheden agv van vernietigd BP --> extra voorbereidingskosten

Datum: 26-01-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 6 van 6