Bijlage 1 Voortgangsrapportage Q2 Spoorzone

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: april 2023 - juni 2023

Bestuurlijk opdrachtgever Ambtelijk opdrachtgever Programmamanager Voortgangsrapportage Datum Projectfase Zaaknummer Status

: college van burgemeester en wethouders : M. van Bavel : B.J. Kouwenhoven : Q2-2023, standlijn 30 juni 2023 : 17-08-2023 : Planuitwerking : 1037399 : voor behandeling college B&W

Inhoudsopgave Inleiding Inhoudelijke voortgang programma Projectontwikkelingen

Verantwoording beheers aspecten programma

Blad 2 2 2

Q22023

7

Beheers aspect: Tijd

7

Beheers aspect: Geld

7

Beheers aspect: Kwaliteit

8

Beheers aspect: Organisatie

8

Beheers aspect: Risico’s

9

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 17-08-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 1 van 9

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: april 2023 - juni 2023 Inleiding Met deze voortgangsrapportage informeren we periodiek het gemeentebestuur en de projectpartners over de stand van zaken van het programma. Het uitgangspunt van deze voortgangsrapportage is de stand van zaken aan het einde van het tweede kwartaal van 2023, de standlijn is dus 30 juni 2023. Het Rijk, de provincie en de gemeente Gilze en Rijen willen een spoorzone ontwikkelen waar het goed wonen, werken en reizen is. Het plan is om de spoorwegovergang Julianastraat-Stationsstraat te vervangen door een onderdoorgang, de perrons te vernieuwen en de openbare ruimte op te knappen. Samen met ProRail is de haalbaarheid onderzocht van de verbetering van de stationsomgeving, rekening houdend met samenhangende projecten: renovatie en aanleg onderdoorgang N631 – verbreding N282 – aanleg Snelfietsroute – vermindering overlast Trillingen – plaatsing Geluidschermen (project Swung) – renovatie militaire wijk Rijen Zuid – Centrumplan Rijen – Herinrichting Wilhelminaplein - Duurzaamheid - Inclusieve samenleving. We spreken daarom van het “programma Spoorzone Rijen”. Met ingang van 3 april 2023 is het project weer opgestart op basis van het genomen raadsbesluit na een periode van onderhandelingen met de projectpartners over de financiën en de scope.

Er wordt de aankomende periode een ontwerp uitgewerkt inclusief een nieuwe financiële raming op basis waarvan de projectpartners eind 2023 een GO-/NO-GO besluit nemen. Parallel hieraan wordt samen met de projectpartners een nieuwe Bestuurlijke Overeenkomst (BOK) opgesteld, wordt het bestemmingsplan gereed gemaakt voor bestuurlijk behandeling en wordt met de eigenaren van de laatste te verwerven percelen/opstallen in gesprek getreden.

Bestuurlijke besluitvorming De voortgangsrapportage is gebaseerd op de vigerende besluitvorming, in het tweede kwartaal is het navolgende raadsbesluit genomen • Raadsbesluit 3 april 2023: Doorstart van het project. Er wordt de aankomende periode toegewerkt naar een bestuurlijk besluit voor: • Aanvraag voorbereidingskrediet via de Turap; • Vaststellen Bestuursovereenkomst (BOK) Overwegproject Rijen; • Vaststellen bestemmingsplan Spoorzone door de gemeenteraad; • Vrijgeven Structuurontwerp en Beeldkwaliteitsplan en klanteisspecificatie (KES) voor inspraak en consultatie. De verwachting is dat deze onderwerpen in het vierde kwartaal aan de gemeenteraad worden voorgelegd.

Leeswijzer Deze rapportage kent, ten opzichte van de voorgaande rapportages, een andere opzet. Na de inleiding wordt de inhoudelijke beschouwing bekeken per hoofdonderwerp waarbij per onderwerp een terugblik staat vermeld en een vooruitblik. Wat betreft de projectbeheersingsaspecten is er een nadere toelichting per aspect opgenomen.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 17-08-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 2 van 9

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: april 2023 - juni 2023 Inhoudelijke beschouwing voortgang Wat hebben we gedaan in het tweede kwartaal 2023 en wat gaan we doen in het derde kwartaal 2023? Omgeving BOK 2023 Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Na het besluit van de gemeenteraad op 3 april 2023 is met de projectpartners in onderhandeling getreden om een nieuwe bestuurlijke overeenkomst op te stellen. Hierover hebben diverse overleggen plaatsgevonden. Wat gaan we doen in Q3-2023? Het streven is om de BOK2023 in het derde kwartaal af te ronden en deze in het vierde kwartaal van 2023 vast te stellen. Bestemmingsplan Wat hebben we gedaan in Q2-2023? De diverse onderzoeken om het bestemmingsplan te actualiseren zijn in gang gezet (zoals ecologie, verkeersanalyse, luchtkwaliteit en stikstofberekeningen). Er is een conceptontheffingsaanvraag natuurbescherming voorgelegd aan ODBN. Er heeft afstemming plaatsgevonden over de zienswijzenota en er is een bijdrage geleverd aan diverse bewonersavonden. Wat gaan we doen in Q3-2023? De onderzoeken worden afgerond en verwerkt in het bestemmingsplan, ook wordt de zienswijzenota afgerond. De definitieve ontheffing voor de natuurbescherming wordt aangevraagd, de vaststelling van het hogere grenswaardebesluit wordt afgerond. Communicatie met de omgeving wordt vervolgd.

Dit alles om de gemeenteraad voor te stellen om het bestemmingsplan aan begin van het vierde kwartaal vast te stellen. Participatie Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Op 31 mei heeft er een inloopbijeenkomst plaatsgevonden met ongeveer 100 bezoekers. Er is door de gemeente en ProRail toelichting gegeven op het ontwerpproces, het bestemmingsplan, de aanrijdroutes voor de brandweer, geluidschermen en de openbare ruimte. Er zijn gesprekken gevoerd met diverse werkgroepen over het voorlopig ontwerp van de buitenruimte. Door de omgeving wordt kritisch meegedacht en er is waardevolle informatie opgehaald. Wat gaan we doen in Q3-2023? De gesprekken met de genoemde werkgroepen worden vervolgd waarna in september een presentatie wordt gegeven over het voorlopig ontwerp van de buitenruimte en de langzaam verkeersonderdoorgang. Verwerving Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Na het raadsbesluit is er met diverse eigenaren opnieuw in overleg getreden over de verwerving van de gronden/percelen. De gesprekken verlopen naar wens en met een aantal eigenaren zijn concept afspraken gemaakt over de verwerving. Wat gaan we doen in Q3-2023? Er wordt vervolg gegeven aan de diverse gesprekken. De verwachting is dat er een aantal transacties kunnen worden afgerond in de vorm van een koopcontract.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 17-08-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 3 van 9

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: april 2023 - juni 2023 Kabels en Leidingen Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Er heeft afstemming plaatsgevonden over het tracé van de (tijdelijke-) kabels en leidingen. Wat gaan we doen in Q3-2023? Afspraak is dat alle kabels en leidingen en de wijzigingen/verlegging in beeld zijn gebracht inclusief kostenraming. Conditionering Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Er hebben diverse onderzoeken plaatsgevonden zoals de boom effect analyse, asfalt-, funderings- en grondonderzoeken. Het openbaar gebied is ingemeten. Wat gaan we doen in Q3-2023? De uitkomsten van de verschillende onderzoeken worden begin augustus verwacht. De daar uit volgende eventuele aanvullende kosten worden in de SSK-raming verwerkt. Communicatie Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Nieuwsbrief 21 is uitgebracht. De voorbereiding van de projectpagina op de website onsgilzerijen.nl is gestart. Wat gaan we doen in Q3-2023? Nieuwsbrief 22 wordt uitgebracht en de genoemde projectpagina wordt operationeel. Scope Wat hebben we gedaan in Q2-2023? ProRail heeft het verzoek gedaan om aan de scope van het project de werkzaamheden de plaatsing van geluidschermen (Swung) en een stuk vervanging van de bovenleiding toe te voegen. Wat gaan we doen in Q3-2023? De scopeverzoeken worden nader onderzocht maar mogen geen negatieve gevolgen hebben voor het project.

De complete voorstellen worden voorgelegd aan de projectpartners. Techniek/Ontwerp Beeldkwaliteit plan Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Het concept beeldkwaliteit plan is voorgelegd aan de partners ter beoordeling. Wat gaan we doen in Q3-2023? Afronden, review en vrijgeven van het beeldkwaliteit plan voor inspraak en consultatie gemeenteraad, inclusief presentatie aan de omgeving. Klant eis specificatie Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Uit de diverse bijeenkomsten met de omgeving en de aanpassingen aan het ontwerp is de klant eis specificatie geactualiseerd. Wat gaan we doen in Q3-2023? De klant eis specificatie wordt afgerond en vrijgegeven voor participatie en consultatie gemeenteraad. Ontwerp Spoor Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Er zijn verschillende ontwerpateliers georganiseerd door Movares met deelnemers van ProRail, de gemeente en RA+. Deze ontwerpateliers vormen de input voor het integrale ontwerp. Tevens is er een werksessie geweest omtrent duurzaamheid. Binnen ProRail hebben er diverse afstem overleggen plaatsgevonden over de spoorse werkzaamheden. Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 17-08-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 4 van 9

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: april 2023 - juni 2023 Wat gaan we doen in Q3-2023? Aansturen van Movares in het engineeringproces in nauwe samenwerking met de gemeente en de overige partners, dat leidt naar een integraal ontwerp bedoeld voor het besluit goedkeuren variant. Na de integratie van de diverse deelontwerpen wordt er een toets uitgevoerd op de maakbaarheid en functioneren van het integrale stationsgebied. Ontwerp openbare ruimte Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Halverwege mei is RA+ als ingenieursbureau samen met Houtman+Sanders Landschapsarchitecten aangehaakt om het voorlopig ontwerp (VO) in samenspraak met omwonenden verder uit te werken. Na diverse participatieavonden en ontwerpsessies is er een goed beeld van het toekomstige ontwerp van het openbaar gebied. Een afweging van ontwerpkeuzes is gaande. Wat gaan we doen in Q3-2023? Momenteel ligt het VO-ontwerp van de keuzes van de varianten Julianastraat (3 varianten) , Stationsplein, Stationsstraat nagenoeg vast. In het derde kwartaal worden de ontwerpen van zowel Movares (ProRail) als RA+ (gemeente) samengevoegd tot één totaal VO. Het totale VO wordt in september aan de participatiegroepen gepresenteerd. Daarna worden definitieve keuzes voor het ontwerp Julianastraat in het ontwerp vastgelegd.

Kostenraming (SSK-raming) Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Tussen ProRail en gemeente hebben afstemmingsoverleggen plaats gevonden omtrent de nader opzet en invulling van de SSK-raming. Gemeente en Movares (ProRail) hebben een WBS (Work-Breakdown Structure) gemaakt voor de SSK-raming. Wat gaan we doen in Q3-2023? Op 1 oktober zijn de SSK-ramingen van de afzonderlijke partijen gereed en worden de SSKramingen samengevoegd. De uiteindelijke doorrekening zal voor 1 november zijn afgerond. Contractmanagement Aanbesteding Ingenieursbureau -gemeente Wat hebben we gedaan in Q2-2023? In april is een offerte uitvraag gedaan aan 3 partijen voor ingenieursdiensten. Eind mei heeft RA+ opdracht gekregen voor het uitwerken van het VO-ontwerp inclusief een SSK-raming en diverse onderzoeken. Wat gaan we doen in Q3-2023? De aanbesteding is afgerond. Contracteringsstrategie Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Er heeft een startoverleg plaatsgevonden over de te volgen contracteringsstrategie. Hier is een beeld ontstaan hoe wij het bouwproject het beste op de markt kunnen gaan aanbesteden. Wat gaan we doen in Q3-2023? Na het GO/-NO GO worden de overleggen vervolgd. Projectbeheersing/organisatie Budget Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Met de projectpartners wordt er in het overleg over de BOK gesproken over de voorwaarden van het verkrijgen van de externe dekkingsmiddelen.

In de gemeentelijke Turap worden de benodigde middelen voor de voorbereiding aangevraagd. Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 17-08-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 5 van 9

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: april 2023 - juni 2023 Wat gaan we doen in Q3-2023? De gesprekken met de projectpartners lopen door met de bedoeling om in de loop van Q32023 de financiële voorwaarden (uitgangspunten budget) helder te hebben. Fiscaliteit Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Er zijn gesprekken gevoerd met een fiscalist omtrent de BTW van het project, dit dient in de BOK2023 te worden vastgelegd. Dit is van belang omdat de bijdrage van het Rijk inclusief BTW is, echter de spoorse werkzaamheden zijn vrij van BTW. Wat gaan we doen in Q3-2023? Met ProRail wordt bekeken welk gedeelte van de spoorse werkzaamheden vrij van BTW is en wat voor gevolgen dit heeft voor de bijdrage van het Rijk aan het project. Risicodossier Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Het risicodossier is geactualiseerd. Wat gaan we doen in Q3-2023? Het geactualiseerde risicodossier is input voor de GO-/NO-GO beslissing. Op basis van de huidige ontwerp werkzaamheden scherpen we het risicodossier aan. Planning Wat hebben we gedaan in Q2-2023? De eerste start overleggen hebben plaatsgevonden over de over-all planning en haar uitgangspunten. Wat gaan we doen in Q3-2023? Opstellen van een integrale planning die onderdeel wordt van de BOK2023.. Organisatie binnen ABG Wat hebben we gedaan in Q2-2023? Er is in het tweede kwartaal een nieuwe ambtelijk opdrachtgever aangesteld.

De gemeente is op dit moment bezig om de governance intern door te ontwikkelen. Tevens is er gesproken over de mandaatregeling van de projectorganisatie. Wat gaan we doen in Q3-2023? De ontwikkeling van de governance wordt vervolgd. Het mandaat voor de projectorganisatie wordt uitgewerkt en bestuurlijk vastgelegd (prognose Q4-2023). Tevens wordt een bestuursopdracht voorbereid voor de volgende fase (bij een GO).

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 17-08-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 6 van 9

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: april 2023 - juni 2023 Verantwoording beheer aspecten We rapporteren over de aspecten tijd, geld, kwaliteit, risico, informatie en organisatie. We geven aan wat de stand van zaken is en wat de (eventuele) noodzakelijke actie is. Algemeen De focus ligt op dit moment op het inrichten van governance, mandaat, rollen en verantwoordelijkheden en het toewerken naar een GO-NOGO besluit. Tijd: Het project is weer opgestart. De gevolgen van de heronderhandelingen op de planning brengen we nader in kaart. De planning wordt opnieuw vastgesteld bij het nemen van het GO-NOGO besluit. Vooruitlopend op het GO-NOGO besluit: op hoofdlijnen ziet de planning er alsvolgt uit: • 2024: verder uitwerking ontwerp en engineering; • 2025 voorbereiden en uitvoeren aanbesteding; • 2026-2028 bouwvoorbereiding en realisatie. Geld Na de heronderhandelingen over het budgettekort met de bestuurlijke partners is het projectbudget – met prijspeil 1 april 2022 - verhoogd tot € 65,0 mln. E.e.a. dient nog wel te worden vastgelegd door ondertekening van de nieuwe BOK2023. Na de uitwerking van het voorlopig ontwerp is de planning dat eind 2023 een GO-NOGO beslissing wordt genomen op basis van de SSK-raming met een P85 waarde (= een kostenraming met een 85% kans dat het project binnen dit budget kan worden uitgevoerd).

De GO-NOGO beslissing is een integrale beslissing waarin over scope, planning en kosten in samenhang wordt besloten. Op basis van de afspraken gemaakt in het bestuurlijk overleg d.d. 28-02-2023 is de verdeling van de bijdrage per partij als navolgend. Hierbij is de verdeling per partij als volgt (afgerond): Partij Bedrag (€ x mln.) Percentage (%) Rijk 24,70 39,3 Provincie Brabant 22,00 35,0 Gemeente Gilze en Rijen 16,20 25,7 ProRail 2,10 Indicatief uit bestaande programma’s Totaal 65,00 100% Prijspeil: april 2022 Projectuitgaven tot en met dit kwartaal: Bij het afsluiten van dit kwartaal is een bedrag van € 7,77. (vorig kwartaal: € 7,11 mln.) uitgegeven aan het project. Dit bedrag is als volgt opgebouwd: • € 3,34 mln. (vorig kwartaal: € 3,34 mln.) verwerving van percelen en vastgoed; • € 4,43 mln. (vorig kwartaal: € 4,1 mln.) voor plankosten, voorbereiding en projectbemensing. Van de provincie is op dit moment een bijdrage van € 0,41 mln. ontvangen voor de gemaakte kosten. Per saldo is er dus € 7,36 mln. uitgegeven.

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 17-08-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 7 van 9

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: april 2023 - juni 2023 Krediet: Het krediet dat voor de voorbereiding beschikbaar is gesteld door de raad is naar verwachting medio dit jaar uitgeput. Een nieuwe kredietaanvraag van € 1,2 mln. is in het tweede kwartaal via de gemeentelijke Turap voorbereid. Kwaliteit Om de aanpak van het programma (verder) te structureren is in 2022 gestart met het werken volgens de principes van Systems Engineering. Deze aanpak zorgt voor het herleidbaar maken en houden van het ontwerp (en de wijze van realiseren) en de eisen waaraan de oplossing moet voldoen. Wensen, zorgen, randvoorwaarden en uitgangspunten worden (nog eens) goed tegen het licht gehouden en vertaald naar een Klant-Eis-Specificatie (KES), die als input dient voor de eisen die we aan het resultaat gaan stellen, de Systeem-Eis-Specificatie (SES). Dit proces is, nu er overeenstemming is met de bestuurlijke partners, weer opgepakt. Organisatie Op dit moment wordt er binnen de gemeente gesproken over de invulling van de governance en opdrachtgeverschap van het project. Dit werken we in het derde kwartaal nader uit en regelen we in. De huidige managementbezetting binnen het IPM-team voor het programma is aan de zijde van gemeente en ProRail volledig en stabiel.

In de aankomende periode dient er gekeken te worden hoe de invulling van de rol op het gebied van vergunningen en conditionering ingevuld kan worden. Risico’s De huidige top 5 risico’s zijn in onderstaande tabel weergegeven:

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 17-08-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 8 van 9

Spoorzone Rijen Kwartaalrapportage Periode: april 2023 - juni 2023

Opstellers: PM: Bart Jan Kouwenhoven MPB: Hans van den Berg

Datum: 17-08-2023 Status: voor behandeling college B&W Blad: 9 van 9