Bijlage 1 - Rapportage Visie op Werken ABG-gemeenten

Visie op werken

ABG-gemeenten

Opdrachtgever ABG Gemeenten Datum 16 april 2021 Project ABG-organisatie - Visie op werken Referentie 1665302-0022.1.0 Auteur(s) Johanna Scherer Michiel Otto

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Statenlaan 8

Postbus 70501

T +31 (0)73 6 409 409

www.hevo.nl

ISO 9001-gecertificeerd

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

5223 LA 's-Hertogenbosch

5201 CB 's-Hertogenbosch

info@hevo.nl

www.rpmbyhevo.nl

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

3

2. 2.1. 2.2. 2.3.

Trends en ontwikkelingen (na corona) Ontwikkeling visie op werken en kantoorhuisvesting Invloed van het coronavirus Keuze tussen twee extremen?

3 3 3 4

3. 3.1. 3.2. 3.3.

Bevindingen enquête Opzet enquête en respons Vragen aan directie en leidinggevenden Conclusies enquête

5 5 5 6

4. 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8.

Bevindingen werksessie Opzet werksessie Reacties op trends en ontwikkelingen Typische persona’s Persona’s ambtelijke organisatie Persona’s dienstverleningsorganisatie en ontmoeting Resultaten poll gedurende werksessie Specifieke situatie ABG-gemeenten Organisatie-aandachtspunten

7 7 7 8 9 9 10 10 11

5.

Conclusies en aanbevelingen

12

Bijlage 1: trends en ontwikkelingen

14

Bijlage 2: resultaten enquête Voorkeur werklocatie Gemiddelde werktijd op kantoor Redenen voor de locatiekeuze Ontmoeting van collega’s Ontmoeting van samenwerkingspartners en/of inwoners

16 16 16 17 18 18

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Bijlage 3: resultaten workshop Afvaardiging werkgroep/werksessie Persona’s ambtelijke organisatie Persona’s dienstverleningsorganisatie en ontmoeting Uitkomsten poll

19 19 20 21 22

Pagina 2 van 23

1. Inleiding

2. Trends en ontwikkelingen (na corona)

De ABG-gemeenten vormen een verbond van de ambtelijke organisaties van AlphenChaam (AC), Baarle-Nassau (BN) en Gilze-Rijen (GR). Dat betekent dat alle drie de gemeenten zelfstandig zijn, maar hun ambtelijke organisaties zijn gekoppeld en worden aangestuurd door de ‘ABG-gemeenten’.

2.1. Ontwikkeling visie op werken en kantoorhuisvesting

In 2020 is er onderzoek gedaan naar de mogelijkheid om de gehele ambtelijke organisatie op één plek, in één van de drie gemeenten, te huisvesten. Dit heeft niet tot een oplossing geleid waar voldoende draagvlak voor was. Intussen manifesteerden de effecten van de coronacrisis zich. De wijze waarop medewerkers hun werk doen wordt hierdoor tot op de dag van vandaag beïnvloed. Onder leiding van een externe adviseur wordt op bestuurlijk niveau opnieuw naar mogelijkheden voor verbeterde samenwerking tussen de onderdelen van de ABGorganisatie gezocht inclusief de mogelijkheden op het gebied van huisvesting. Als onderdeel van dit nieuwe traject wensen de ABG-gemeenten een heldere ‘visie op werken’ te ontwikkelen. Deze is in het voorliggende document vormgegeven. Vervolgens kunnen op basis van de ‘visie op werken’ scenario’s voor de huisvesting verkend worden. Om een heldere ‘visie op werken’ te kunnen vormgeven zijn de volgende stappen doorlopen: • 1 maart 2021: startgesprek met Rowena Hertogh en Gert-Willem van Weel. • Week 11 (15-19 maart 2021): digitale enquête uitgezet onder alle medewerkers van de ABG-gemeenten via het intranet. • Woensdag 24 maart 2021: afstemmingsmoment met de drie gemeentesecretarissen. • Donderdag 25 maart 2021: digitale werksessie met 12 medewerkers van de ABGgemeenten. • Verwerken van uitkomsten enquête en workshop in deze notitie.

Op donderdag 8 april 2021 zullen de uitkomsten aan het managementteam van de ABG-gemeenten gepresenteerd worden en is de opdracht daarmee afgerond.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Sinds het bestaan van ‘het kantoor’ zoals we dat nu kennen (circa 1990) is deze werkomgeving voortdurend onderhevig aan trends en ontwikkelingen. De opkomst van het internet en de communicatierevolutie heeft er vanaf 1990 al voor gezorgd dat organisaties flexibeler kunnen gaan werken. Werkplekconcepten als het ‘activiteitgerelateerd werken’ deden hun intrede en ook flexwerken en thuiswerken werden vanaf deze tijd steeds meer gemeengoed. Dit is een trend die in de periode 1990 begin 2020 steeds sterker geworden is; ook gedreven door technologische vooruitgang. Uiteindelijk heeft dit in de periode 2010-heden geresulteerd in het ‘netwerkkantoor’. In dit kantoor staan sociale cohesie, spontane interactie, ontmoeting, samenwerking en innovatie centraal. Het plaats- en tijdonafhankelijk werken krijgt structureler vorm en maakt in deze periode dat het ‘zomaar’ naar kantoor gaan in toenemende mate heroverwogen wordt.

2.2. Invloed van het coronavirus Hoewel thuiswerken af en toe plaatsvond, werd begin 2020 de manier van werken zoals we deze kenden ernstig ‘verstoord’ als gevolg van het coronavirus. De opmars van het plaats- en tijdonafhankelijk werken, die al sinds 1990 bezig is, werd in zeer hoog tempo versneld door het feit dat thuiswerken verplicht dan wel het uitgangspunt werd. Dit heeft voor organisaties én medewerkers geresulteerd in een zeer snelle leercurve in het plaats- en tijdonafhankelijk werken en met name ook het faciliteren daarvan. Kantoorlocaties zijn sinds begin 2020 verlaten en vergaderingen, bilaterale overleggen, brainstormsessies, kennisdeling etc. worden allemaal digitaal uitgevoerd. Het coronavirus kan ons inziens niet gezien worden als de aanstichter van de populariteit van het plaats- en tijdonafhankelijk werken, maar zeker wel als versneller. De manier van werken tijdens de coronacrisis is een extreme uiting van het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Deze (extreme) manier van thuiswerken is dan ook zeker niet voor iedereen of voor alle werkzaamheden als positief ervaren. Enkele verwachte, structurele effecten van de coronacrisis zijn in onderstaande afbeelding aangegeven:

Pagina 3 van 23

2.3. Keuze tussen twee extremen? Voor het werken na de coronacrisis zien wij verschillende mogelijkheden tussen de extremen van heel veel thuiswerken en het gebruik van het kantoor puur als ontmoetingsplek. Daarmee kan een lage flexfactor aangehouden worden. Dat betekent in het verlengde ook dat de werkgever een grotere rol zal spelen in het faciliteren van goede werkplek- en ICT-voorzieningen in de thuisomgeving.

Een uitgebreide toelichting op bovenstaande afbeelding is in bijlage 1 te vinden. Wanneer we terugblikken op de coronaperiode is het duidelijk dat de ervaringen zeer wisselend zijn en de ervaring van ieder individu voor een belangrijk deel ook afhankelijk is van het ‘persoonsprofiel’ dat iemand heeft.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Aan de andere kant van het spectrum staat een beweging richting het intensief inzetten van de kantooromgeving ook wanneer virus- of andere crisissituaties zich voordoen. Hierbij valt te denken aan een omgeving die zo ingericht is dat er veel afstand is tussen de werkplekken en zowel persoonlijk als digitaal vergaderen veilig plaats kan vinden. Om te onderzoeken hoe de medewerkers en het management van de ABGgemeenten hier in staan en welke mogelijkheden zij als realistisch achten, zijn wij met verschillende medewerkers en leidinggevenden van de organisatie in gesprek gegaan.

Pagina 4 van 23

3. Bevindingen enquête

Een aandachtspunt bij de interpretatie van de gegevens: de poll-vragen zijn voornamelijk beantwoord door medewerkers die veel thuiswerken, hoewel er ook ‘de respons onder ambulante medewerkers bij bijv. ‘Sociaal uitvoering’ hoog is.

3.1. Opzet enquête en respons De enquête omvatte vijf vragen voor de medewerkers van de ABG-gemeenten. De medewerkers zijn daarbij gevraagd van de situatie uit te gaan waarin de coronacrisis overwonnen is en dus de restricties van de anderhalvemetersamenleving niet meer van toepassing zullen zijn. De enquête is via het intranet van de ABG-gemeenten uitgezet in de week van 15-19 maart 2021. In totaal zijn 221 responses ontvangen met de volgende verdeling over de verschillende afdelingen van de ABG-gemeenten: Buitendienst/gemeentewerf

1

Directie

2

Dienstverlening

7

Financiën

21

Informatie, innovatie en ICT

29

Intern advies & ondersteuning

27

Openbare ruimte

18

Ruimtelijke ontwikkeling

38

Sociaal beleid

18

Sociaal uitvoering

38

Veiligheid en vergunningen

17

Anders

0

Niet opgegeven

5

3.2. Vragen aan directie en leidinggevenden Aanvullend op de vijf algemeen geformuleerde vragen zijn aan leidinggevenden en directieleden nog de volgende vier vragen gesteld: • In hoeverre kost het coachen op afstand meer tijd? • Tegen welke problemen loopt u aan bij het coachen op afstand? • Op welke manier verwacht u na de coronaperiode individueel per medewerker betrokken te zijn bij zijn/haar werkzaamheden en welzijn? • In welke mate heeft u er vertrouwen in dat medewerkers zelfstandig de van tevoren afgesproken resultaten zullen/kunnen halen? Op deze vragen zijn 12 responses ontvangen. Directieleden en leidinggevenden geven aan meer tijd nodig te hebben voor het coachen op afstand. Hierbij worden verschillende problemen of hindernissen ervaren om het coachen kwalitatief goed uit te voeren. Er is aangegeven dat met name de non-verbale communicatie door lichaamstaal moeilijk te volgen is bij het digitaal coachen. Ook de spontaniteit van het ‘even binnenlopen’ om onderwerpen laagdrempelig te benaderen is moeilijk te bereiken. Verder ziet men elkaar veel minder vaak en kan men zich hierdoor minder snel een eigen beeld vormen van de situatie. Leidinggevenden worden hierdoor sterker afhankelijk van uitspraken van hun medewerkers en collega’s en de mate waarin men elkaar goed kent is zeer bepalend.

Door leidinggevenden en directieleden is aangegeven dat zij zowel fysiek als digitaal met medewerkers af willen stemmen om betrokken te zijn bij hun werkzaamheden en welzijn. Een belangrijke constatering is dat deze betrokkenheid maatwerkoplossingen vraagt. Sommige medewerkers zullen met name behoefte hebben aan fysieke ontmoeting, anderen voelen zich ook bij het digitaal coachen gehoord. Naast persoonlijke voorkeuren spelen hierbij ook keuzes in het tijdonafhankelijk werken een rol. Afstemmingsmomenten met een team of afdeling dienen tijdig gepland te worden om iedereen te kunnen betrekken. Het organiseren van teamdagen wordt genoemd. Tot slot is het belangrijk de balans werk-privé voor medewerkers goed te bewaken: thuis lopen die twee vaak naadloos in elkaar over of door elkaar.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 5 van 23

3.3. Conclusies enquête Werken op kantoor Uit de vragenlijst is duidelijk geworden dat het grootste gedeelte van de respondenten (85%) minimaal een derde van de werktijd na de coronacrisis op kantoor door wil brengen, liefst 34% wil zelfs twee derde van de werktijd op kantoor werken. Gemiddeld willen de 221 respondenten 52% van hun werktijd (zo’n 2,5 dag per week) op kantoor werken. Thuiswerken Ook wil circa 75% van de respondenten minimaal een derde van de werktijd juist thuiswerken. Gemiddeld over alle antwoorden geven de respondenten aan twee dagen per week thuis te willen werken. Opvallend is dat er geen relatie lijkt te bestaan tussen de afdeling waarin de respondenten werken en hun keuze voor meer of minder thuis-/kantoorwerk. Respondenten die aangaven ook een deel van hun werktijd op een andere locatie te willen werken behoren met name tot de afdelingen Sociaal uitvoering, Ruimtelijke ontwikkeling, Openbare ruimte en Informatie, innovatie en ICT. Daarmee bestaat hier een duidelijke relatie tussen de afdeling met de hieraan verbonden werkzaamheden en de wens (of de noodzaak) op een andere locatie dan thuis of op kantoor te willen werken.

Samenwerking en ontmoeting De respondenten geven aan met name dan voor het kantoor als werklocatie te willen kiezen als zij hun werktijd zullen besteden aan interne samenwerking met een collega, team-/afdelingsoverleg, ontmoeting/samenwerking/brainstormen, evenals algemene individuele bureauwerkzaamheden. Dat staat in lijn met de wens collega’s met name op kantoor te willen ontmoeten. Wat opvalt is dat veel respondenten aangaven samenwerkingspartners en ook inwoners met name op kantoor te willen ontmoeten. Een substantieel deel van de respondenten wil samenwerkingspartners of inwoners echter ook digitaal of op een andere locatie ontmoeten (zoals een multifunctioneel centrum of de locatie van de samenwerkingspartner). Tegelijkertijd is aangegeven dat de uren die voor kantoorwerkzaamheden ingezet zullen worden met name gebruikt zullen worden voor ontmoeting en samenwerking en niet voor contact met inwoners. Hieruit kan geconcludeerd worden dat de respondenten van de enquête in totaal relatief weinig contacten met inwoners hebben, maar deze wel het liefst op het gemeentehuis willen laten plaatsvinden.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 6 van 23

4. Bevindingen werksessie In de middeleeuwen waren veel mensen georganiseerd in zogenoemde gildes. De meeste mensen werkten thuis, vanuit hun ateliers. Hier produceerden zij schoenen, naaiden ze kleding, vlochten ze manden, schilderden of timmerden ze of verwerkten zij levensmiddelen. In het gildehuis kwamen zij bij elkaar om met elkaar zaken te doen, nieuwe initiatieven te starten, innovaties te bespreken, informatie uit te wisselen of zelfs in opstand te komen tegen de lokale overheid die weer een nieuwe belastingmaatregel uitgevaardigd had. In het gildehuis gebruikte men gezamenlijk de maaltijd en bevond zich ook het archief, het collectieve geheugen van het gilde. Ook nu in tijden van corona en wellicht in de periode daarna kan een vorm van werken zoals in het gildehuis van toepassing zijn. Mensen werken in de toekomst in belangrijke mate vanuit huis (hoe groot die mate is, is de vraag) en het gemeentehuis gebruiken ze als vergader- en ontmoetingsplek. Het gildehuis kan als inspiratiebron voor de toekomst dienen. In de werksessie van 25 maart 2021 hebben wij deze vraag met elkaar besproken. Een afvaardiging van 12 medewerkers van de verschillende afdelingen van de ABGgemeenten nam deel (zie bijlage 3).

4.1. Opzet werksessie Doel van de digitale werksessie was actief het gesprek aan te gaan over de visie op werken ná de coronacrisis, het reflecteren van de uitkomsten uit de enquête en het ophalen van aanvullende informatie. De sessie was ingestoken als actieve meedenksessie. In basis is gebruik gemaakt van een digitaal overleg via Microsoft Teams, plenair in twee zogenoemde break-out-rooms. Verder is Mural als digitaal whiteboard gebruikt om belangrijke persona’s voor functies gericht op de organisatie van de ABG-gemeenten en persona’s voor functies naar buiten gericht op dienstverlening en ontmoeting te identificeren en te karakteriseren. Aansluitend zijn de resultaten met elkaar gedeeld en zijn we door middel van een discussie over stellingen via PollEverywhere op specifieke aspecten ingegaan. De betrokken medewerkers hebben enthousiast meegedacht en hun input met ons gedeeld.

4.2. Reacties op trends en ontwikkelingen De in hoofdstuk 2 genoemde trends en ontwikkelingen zijn ook met de werkgroepleden gedeeld. Met name het aspect van plaats- en tijdonafhankelijk werken heeft tot veel reacties geleid. Zo is benoemd dat tijdonafhankelijk werken voor- en nadelen kent: Enerzijds biedt het tijdonafhankelijk werken meer vrijheid voor de medewerker om de eigen dag in te delen en privé- en zakelijke afspraken op elkaar af te stemmen. Dat bevat echter ook het risico dat werk en privé sterk in elkaar overlopen en het voor medewerkers moeilijk wordt om eens afstand te nemen van het werk. De medewerkers staat altijd ‘aan’. Anderzijds kan een grote mate aan vrijheid om de eigen werkzaamheden zelf in te delen ertoe leiden dat het moeilijk is nog afspraken te maken. Met name afspraken op afdelingsniveau of met een grotere groep kunnen moeilijk planbaar zijn als ieder afdelingslid op verschillende tijden werkt. Hiervoor is het noodzakelijk toch duidelijke afspraken te maken. Wanneer is iedereen beschikbaar? Wanneer kan een afdelingsoverleg of een teamdag georganiseerd worden? Naast de beschikbaarheid en planbaarheid moet ook aandacht besteed worden aan een goede werk-privébalans. In de dienstverlening richting samenwerkingspartners en burgers kan tijdonafhankelijk werken ervoor zorgen dat de gemeente nog klantgerichter optreedt door ook buiten de

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 7 van 23

gebruikelijke kantooruren bereikbaar te zijn. Er dient echter goed onderzocht te worden in hoeverre dat nodig en gewenst is. Als ook inwoners tijdonafhankelijk kunnen werken zullen zij wellicht juist mogelijkheden hebben om binnen kantooruren een keer langs te komen om een document op te halen of om contact op te nemen over een vraag. Juist videobellen maakt het voor inwoners mogelijk (zoals we al veel zien bij banken) om ook overdag, tijdens pauzes in de werktijd, digitaal contact te hebben met de gemeente. De organisatorische impact blijft voor de gemeente beperkt. Ook het plaatsonafhankelijk werken kent voor de werkgroepleden verschillende kanttekeningen waarover goed nagedacht moet worden. Verschillende medewerkers gaven aan dat hun werkzaamheden, bijvoorbeeld in het sociaal domein, de buitendienst of ruimtelijke ontwikkeling, het noodzakelijk maken om bij de gesprekspartner of op een projectlocatie af te spreken. Persoonlijke gesprekken, bijvoorbeeld voor het sociaal domein, vragen hierom zodat de klant zich thuis en veilig kan voelen gedurende een zeer persoonlijk gesprek. Dat kan niet altijd gerealiseerd worden als een dergelijk gesprek bijvoorbeeld op het gemeentehuis in een open omgeving plaats zou vinden. Hierin kan er ook over nagedacht worden of een koppeling met de bestaande dorpsteams mogelijk en wenselijk is.

Gesprekken zouden dan op de locatie van het dorpsteam plaats kunnen vinden. Daarnaast vinden ook veel afspraken van de buitendienst of het ruimtelijk domein buiten het gemeentehuis op locatie plaats om de situatie ter plekke goed te kunnen beoordelen. Door alle medewerkers die vaker op een andere locatie dan het gemeentehuis afspreken is aangegeven dat ook de technische ondersteuning (ICT) hiervoor goed op orde moet zijn. Momenteel kan via de beschikbaar gestelde tablets helaas niet alle belangrijke informatie ingezien worden waardoor het lastig is het gesprek ‘buiten de deur’ goed te voeren. In zijn algemeenheid is ook op de trend van digitalisering gereageerd. Zoals hiervoor vermeld wordt door medewerkers aangegeven dat zij in hun werk technisch graag goed ondersteund willen worden. Maar naast het feit dat technische hulpmiddelen en de bereikbaarheid van het digitale dossier op iedere locatie goed op orde moet zijn, wordt ook aandacht gevraagd voor de vaardigheden om met deze middelen om te kunnen gaan. Hiervoor is het nodig dat de medewerkers kennis en vaardigheden ontwikkelen maar ook dat een hulpnetwerk beschikbaar is dat bij vragen en problemen snel bij kan springen. Dat betreft de technische kennis en vaardigheden van

Referentie: 1665302-0022.1.0.

medewerkers, maar ook van inwoners om bijvoorbeeld diensten digitaal af te nemen. Er is aangegeven dat inwoners binnen de ABG-gemeenten nog weinig gebruik maken van digitale dienstverlening.

4.3. Typische persona’s De gemeentelijke organisatie kent in basis vijf verschillende functies, zoals in onderstaande figuur te zien is. Er is afgesproken voor de visie op werken met name in te zoomen op de ambtelijke organisatie, evenals op dienstverlening en de functie ontmoeten. Het toekomstig werken stond centraal. Onderstaande passages hebben dus betrekking op de toekomst ‘ná corona’.

In twee groepen hebben wij typische persona’s van de ABG-gemeenten besproken. Persona’s zijn voorbeelden van medewerkers ingedeeld op specifieke kenmerken, die van belang zijn voor het specifieke doel. Voorbeelden/mogelijkheden: • Ambtelijke organisatie/college/griffie: kantoormedewerker, ‘ambulante’ medewerkers, bodes etc. • Dienstverlening: baliemedewerker, medewerker KCC, medewerkers sociale uitvoering (naar inwoner toe) etc. • Ontmoeting: bezoekers (inwoners, bedrijven, samenwerkings- en ketenpartners), bezoekers evenementen etc.

Pagina 8 van 23

Daarbij stonden drie vragen centraal: • Welke persona’s bestaan binnen de ambtelijke organisatie/binnen de dienstverleningsorganisatie en bij de functie ‘ontmoeten’? • Geef in vijf punten de typen activiteiten van de persona’s aan. • Welke mate van samenwerking is voor de persona’s van toepassing?

•

Afhankelijk van de mate van samenwerking is tijd- en plaatsonafhankelijk werken voor hen in grotere of kleine mate mogelijk.

4.4. Persona’s ambtelijke organisatie Door de leden van groep 1 zijn 7 centrale persona’s geïdentificeerd:

4.5. Persona’s dienstverleningsorganisatie en ontmoeting Door de leden van groep 2 zijn 9 centrale persona’s geïdentificeerd:

Op basis van de genoemde hoofdactiviteiten van deze persona’s kan de volgende samenvatting gegeven worden: • De meeste persona’s zien kantoor als de centrale werkplek; echter, voor bepaalde persona’s zoals projectmedewerkers, juridische en financiële medewerkers, beleidsmedewerkers, functioneel beheerders, sommige griffiemedewerkers en leidinggevenden is het goed mogelijk in elk geval een deel van hun werk vanuit thuis te doen. • Veel van de persona’s werken ondersteunend of samen met medewerkers van andere afdelingen. • Hun technische vaardigheden zijn belangrijk om te kunnen structureren, communiceren en informatie op de juiste manier digitaal te verwerken.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Op basis van de genoemde hoofdactiviteiten van deze persona’s kan de volgende samenvatting gegeven worden:

Pagina 9 van 23

•

•

• • •

Een deel van de persona’s werkt regelmatig op locaties buiten het gemeentehuis en heeft hier intensief fysiek klantcontact (sociaal uitvoering, buitendienst1, ruimtelijke ordening, ketenpartners). Zij werken in feite niet plaatsonafhankelijk maar wel veel buiten kantoor. Uit de enquêteresultaten blijkt dat sommige contacten ook digitaal kunnen plaatsvinden. Een ander deel van de persona’s werkt wel binnen het gemeentehuis en ondersteunt hierbij de medewerkers buiten of ontvangt ketenpartners of inwoners (vakspecialisten, medewerker KCC2, interventie, receptie/balie, ondersteuners, bezoekers KCC). Vanwege de grote diversiteit in activiteiten en locaties is een goede digitale toegang tot bestanden en gegevens cruciaal (toegang tot server). Klanten/inwoners/ketenpartners moeten ook op beveiligde of voor privacy afgeschermde locaties te woord gestaan kunnen worden. Individueel werk en samenwerking zijn belangrijke aspecten voor deze persona’s.

4.6. Resultaten poll gedurende werksessie Als afsluiting van de werksessie zijn aanvullend een aantal poll-stellingen aan alle werkgroepleden voorgelegd. Hieruit volgt dat de meeste medewerkers voor productiewerkzaamheden de thuisomgeving zouden kiezen. Elkaar informeren en persoonlijk informeel contact zullen met name op kantoor plaatsvinden. Ook voor het zoeken van oplossingen of voor het nemen van beslissingen wordt het kantoor als voorkeursomgeving genoemd. Het laatste verschilt nogal tussen verschillende organisaties. Afhankelijk of beslissingen zelfstandig door een medewerker of in het team genomen worden gaat de voorkeur uit naar de thuisomgeving of juist naar de kantooromgeving. Hier is duidelijk dat de medewerkers van de ABG-gemeenten een voorkeur hebben voor gezamenlijke besluitvorming. Leren en ontwikkelen zal zowel in de thuisomgeving als op kantoor plaatsvinden, waarbij aangegeven is dat voor het volgen van een individuele cursus de thuisomgeving de voorkeur heeft. Daarentegen zal het volgen van een workshop of een teamdag bij voorkeur op kantoor plaatsvinden. De resultaten van de poll zijn in bijlage 3 terug te vinden.

4.7. Specifieke situatie ABG-gemeenten Doordat de ABG-gemeenten uit drie onafhankelijke gemeenten bestaan, maar ambtelijk gefuseerd zijn, kunnen er verschillen bestaan over de visie op werken. Aan de werkgroepleden is gevraagd om aan te geven wat hun voorkeur heeft voor de ambtelijke organisatie en de dienstverleningsorganisatie. Daarbij was een spectrum aangeboden van heel graag handhaven van de huidige situatie met drie locaties tot heel graag op één locatie gecentraliseerd. De meeste werkgroepleden gaven aan graag op één locatie gecentraliseerd te willen werken. De belangrijkste reden hiervoor is efficiënter te kunnen werken. De centralisatie op één locatie biedt de mogelijkheid om directere lijntjes met collega’s op te pakken, de reistijd tussen de locaties wordt beperkt en ook de kosten voor het onderhouden van één gemeentehuis in plaats van drie zullen lager zijn. Daarentegen wordt aangegeven dat de ABG-gemeenten nog steeds drie gemeenten zijn en daarmee ook drie besturen met gemeenteraad en college hebben. Voor de ambtelijke organisatie is het belangrijk om binding te houden met de besturen. Door in elk geval steunpunten op locatie te handhaven is de ambtelijke organisatie in iedere gemeente aanwezig en benaderbaar, ook voor inwoners die door persoonlijke omstandigheden niet de fysieke of financiële middelen hebben om een locatie in de buurtgemeente op te zoeken.

De meeste werkgroepleden gaven aan dat het belangrijk is de dienstverlening van de ABG-gemeenten decentraal te organiseren. De dienstverleningsorganisaties moeten voor alle inwoners benaderbaar en makkelijk toegankelijk zijn. Ook voor het contact met ketenpartners en samenwerkingspartners is een (centrale) organisatie met decentrale locaties voor de dienstverlening belangrijk. Er is wel aangegeven dat deze decentrale locaties niet noodzakelijk het gemeentehuis hoeven te betreffen. Het is goed denkbaar de sociale uitvoering te koppelen aan de dorpsteams per gemeente en op hun locatie klanten ontvangen. Ook multifunctionele centra zijn goed geschikt als locatie voor ontmoeting met inwoners. Samenvattend wordt duidelijk dat de medewerkers voordelen zien in een centrale locatie voor de ambtelijke organisatie, ontmoeting van collega’s, teamvergaderingen en grote besprekingen, mits de verbondenheid met de drie besturen gewaarborgd blijft.

1 De buitendienst maakte geen deel uit van de werksessie. Vanwege de aanwezigheid van Alexander

2 Ter overweging: net als bij andere organisaties met een callcenter het geval is zouden

Oomen als vertegenwoordiger van de buitendienst is deze afdeling hier wel genoemd.

medewerkers van het KCC mogelijk ook plaatsonafhankelijk hun werk kunnen doen.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 10 van 23

Voor de dienstverlening is het juist belangrijk dicht bij de klant te zijn, zich dienstverlenend op te stellen en aan de klant en zijn behoeften tegemoet te komen. Dat hoeft echter niet op een gemeentehuis plaats te vinden.

beter benut moeten worden. Iemand die op woensdag- of vrijdagochtend thuiswerkt omdat de kinderen ’s middags van school komen (en vroeger die ochtend vrij was omdat het logistiek niet mogelijk was om ook naar kantoor te komen), kan werktijd op woensdag plannen. Mensen die in deeltijd werken kunnen dan vervolgens bijvoorbeeld een deel van de maandag, dinsdag of donderdag (traditioneel de drukke dagen op kantoor) vrij zijn, wat de belasting van het kantoor vermindert. De effecten van de coronacrisis bieden het management kans om te sturen op een betere spreiding van de werkzaamheden over de week (een betere benutting van de woensdag en vrijdag en vermindering van de druk op maandag, dinsdag en donderdag).

4.8. Organisatie-aandachtspunten De toekomstige visie op werken betekent ook een organisatorische opgave. Deze heeft enerzijds met de werkafspraken te maken en anderzijds met houding en gedrag. Aandachtspunten zijn: •

•

•

Een grotere afstand tussen management en medewerker, wat bij toenemend thuiswerk én dienstverlening nabij de inwoner het geval is, maakt het noodzakelijk goede resultaatsafspraken te maken. Medewerkers krijgen meer vrijheid en daarmee ook meer verantwoordelijkheid. Zowel de onderlinge afspraken als de taakvolwassenheid van medewerkers spelen een belangrijke rol. Een grotere afstand tussen medewerkers onderling. Om te voorkómen dat dit de samenhang binnen teams bedreigt ligt er een grotere opgave (voor management en medewerkers) om op gezette tijden aan teambuilding te werken, fysiek dan wel digitaal. Ook zullen leidinggevenden vaker een ‘rondje langs de velden’ moeten doen om het contact te onderhouden waar dat in de toekomst minder spontaan op kantoor zal plaatsvinden. Belangrijk is aandacht te hebben voor verschillen in persoonskenmerken en achtergronden van medewerkers. Het maakt een groot verschil of iemand een extravert alleenstaand persoon is (met veel behoefte aan contact met collega’s en anderen) of een introvert samenwonend persoon met een gezin is (waarvoor het thuiswerken vaak prima gaat en die verder voldoende sociale contacten heeft). Maak verder ook goede afspraken tussen teams en afdelingen onderling: neem voor de samenwerking de klantbehoefte als vertrekpunt.

Wanneer medewerkers elkaar op kantoor ontmoeten en daar afwisselend ook individueel hun werk doen of aan een digitaal overleg deelnemen, dan moet er ook voldoende ruimte zijn. Niet iedereen kan bijvoorbeeld op hetzelfde dagdeel in projectverband op kantoor samenwerken. Spreiding over de week is belangrijk. Het toekomstig werken biedt hiervoor meer praktische mogelijkheden maar ook meer mogelijkheden in organisatorische zin. De woensdagen en vrijdagen zullen

Referentie: 1665302-0022.1.0.

•

Samenwerken in teams werkt vaak goed als men in project- of programmaverband met elkaar samenwerkt. Daarvoor is het nuttig met elkaar fysiek op kantoor in samenwerkingsruimten af te spreken. Werk en ontmoeting gaan zo mooi samen. Dat betekent wel dat, voor zover dat bij de ABG-gemeenten nog niet het geval is, men in toenemende mate opgavegericht moet gaan werken, zoals we ook elders in Nederland zien.

•

Dienstverlening wordt in hoge mate gedigitaliseerd. Dat betekent drie organisatorische veranderingen: Adequate ICT-middelen & -netwerk en bijbehorende vaardigheidstrainingen om op locatie bij of nabij de inwoners dienst te kunnen verlenen. Digitaal contact met inwoners kan in principe geheel plaatsonafhankelijk georganiseerd worden; zoals bij veel organisaties het geval is, is het klassieke ‘callcenter’ mogelijk in de toekomst niet meer nodig maar zijn ook dit werkzaamheden die met de juiste ICT-ondersteuning vanuit huis of op een andere locatie kunnen plaatsvinden. Een beperkt deel van de werkzaamheden zal altijd op het gemeentehuis plaats blijven vinden om bijvoorbeeld veiligheidsredenen (gesprekken in een veilige omgeving kunnen voeren, documenten van waarde veilig op kunnen slaan). Duidelijke organisatorische afbakening is belangrijk.

•

Als in de toekomst thuiswerken een structureel deel (circa 40%) van de werktijd uitmaakt, dan dient de gemeente als werkgever ook haar verantwoordelijkheid te nemen. Het thuiswerken dient met middelen (inrichting van de werkplek en de

Pagina 11 van 23

ICT-hardware en software) ondersteund te worden. Desgewenst kan de gemeente voor de werkplek thuis een vergoeding bieden zodat mensen die zelf adequaat kunnen inrichten. Zoals de figuur in paragraaf 2.2 aangeeft maken we in de toekomst ook andere mobiliteitsoverwegingen. Dat betekent dat vergoedingen voor reiskosten er anders uit zullen zien en een bron kunnen zijn voor financiële ondersteuning van de thuiswerkplek (het woon-werkverkeer en de dienstreizen zullen substantieel verminderen).

5. Conclusies en aanbevelingen Op basis van alle opgedane informatie en kennis kan voor de ABG-gemeenten het volgende beeld geschetst worden: De medewerkers van de ABG-gemeenten hebben in het afgelopen jaar tijdens de coronacrisis kennis en ervaring opgedaan met het plaats- en tijdonafhankelijk werken. Enigszins gehinderd door technische uitdagingen verlangen de meeste medewerkers naar een goede balans tussen thuiswerken en op kantoor werken of werken op een andere locatie. Daarbij zal het uitgangspunt zijn dat medewerkers gemiddeld 2,5 dag per week op kantoor aanwezig willen zijn en 2 dagen thuis willen werken. Dat komt overeen met het beeld dat wij terugzien op basis van meerdere enquêtes onder totaal 1.750 ambtelijke medewerkers, uitgevoerd sinds de zomer van 2020. In basis wordt het plaats- en tijdonafhankelijk werken door de medewerkers omarmd. Dat betekent echter ook dat rekening gehouden moet worden met het inrichten van geschikte werkplekken zowel op kantoor als thuis en hierbij ook voor de technische faciliteiten rekening gehouden moet worden met goede faciliteiten. Daarbij heeft niet iedere medewerker hetzelfde equipment nodig. Gerelateerd aan de functie en de uit te voeren taken is bijvoorbeeld een tweede beeldscherm nodig. Gebleken is dat het kantoor met name voor ontmoeting met collega’s of samenwerkingspartners gebruikt zal worden.

Daarbij moet het ook faciliteren in de behoefte om tussen vergaderingen op een rustige en geschikte werkplek aan te kunnen landen om goed te werken. Deze werkplekken worden dan ook aanlandplekken genoemd. Daarnaast zijn er ook belcellen c.q. goed uitgeruste eenpersoonswerkruimten of ruimten geschikt voor videobellen met een kleine groep medewerkers nodig.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Er mag ook niet vergeten worden dat sommige collega’s wel terug willen naar volledig werken op kantoor. Hiervoor kunnen verschillende redenen zijn, die te maken kunnen hebben met de thuissituatie of persoonlijke kenmerken. Daarnaast zijn er ook medewerkers die op basis van hun werkzaamheden op kantoor aanwezig moeten zijn. Denk bijvoorbeeld aan de ondersteuners/DIM die privacygevoelige post mogen openen om de informatie met hun bevoegde collega’s te delen. Of denk aan medewerkers van het interventieteam. In geval van een onveilige situatie moeten zij hun collega’s snel kunnen helpen. Los van de reden waarom men volledig op kantoor werkt, dient het gemeentehuis voor die medewerkers te beschikken over goed uitgeruste werkplekken. En essentieel voor tijd- en plaatsonafhankelijk werken: overal en vanaf ieder apparaat goede toegang tot documenten en andere informatie (zeker voor dienstverlening nabij de inwoner). Al deze aspecten zullen hun beslag hebben op de huisvesting van de ABGgemeenten. Te verwachten structurele coronaeffecten voor de werkomgeving zijn: • Substantiële mate van thuiswerken blijft (voor wie dat kan) - gemiddeld 2 dagen per week. • Het Nieuwe Werken blijft; meer plaats- en tijdonafhankelijk werken gericht op de uit te voeren activiteiten.

• Meer ruimte voor ontmoeting op het gemeentehuis; voorkeur gaat uit naar een vorm waarbij voor de ambtelijke organisatie de binding met de drie besturen gewaarborgd blijft. • Meer ruimte voor samenwerking/programma- en projectgroepen. • Meer ruimte voor digitaal samenwerken omdat dit op kantoor afgewisseld wordt met ‘ontmoeting’ (belcellen, video-vergaderplekken, volwaardige eenpersoonswerkplekken akoestisch gescheiden ten behoeve van digitaal overleg, ook als concentratieplek in te zetten). • Minder reguliere arbo-werkplekken (de traditionele bureauwerkplek) op het gemeentehuis, maar nog wel voldoende arbo-werkplekken voor medewerkers die tijdelijk of structureel toch op het gemeentehuis moeten werken. • Plaats- en tijdonafhankelijk werken goed gefaciliteerd (met name door technische faciliteiten en toegang tot bestanden van verschillende locaties).

Pagina 12 van 23

•

Dienstverlening moet decentraal blijven; hiervoor kunnen naast het gemeentehuis ook andere locaties ingezet worden (multifunctionele centra, locaties van de dorpsteams, locatie van de klant, thuisbezoek).

Echter, die visie op werken heeft natuurlijk niet alleen effect op de huisvesting, maar met name op het gedrag en onderlinge afspraken. Hierin zal in de toekomst met name aandacht besteed worden aan: • Praktische en toepasbare afspraken over werktijden en bereikbaarheid in het belang van flexibiliteit, maar ook in het belang van werk-privébalans. • Opleiding van medewerkers in technische vaardigheden (m.n. ook ICT). • Faciliteren van medewerkers met zowel gebruiksvriendelijke voorzieningen als een helpdesk bij technische storingen. • Concrete afspraken over reservering van werkplekken of faciliteiten op kantoor (inclusief de bijbehorende apps). • Concrete afspraken over spreiding van werktijd om te voorkomen dat iedereen bijvoorbeeld op maandag, dinsdag en donderdag op kantoor wil werken. • Faciliteer persoonlijke ontmoeting waar nodig en gewenst. • Zorg voor aandacht voor het welzijn van de medewerkers: tijd- en plaatsonafhankelijk werken betekent dat ook meer flexibiliteit gevraagd wordt van medewerkers. Kortom, de bricks, bytes & behaviour moeten op orde zijn.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 13 van 23

Bijlage 1: trends en ontwikkelingen Versnelde popularisering van digitaal, plaats- én tijdonafhankelijk werken Er zal versneld anders worden gekeken naar de rol die het kantoor speelt bij het mogelijk maken van werk. De coronacrisis heeft laten zien dat werken vanaf een andere locatie ook goed mogelijk is. Het succes daarvan is mede afhankelijk van hoe duidelijk en open er over dit onderwerp wordt gecommuniceerd en hoe goed medewerkers hierin worden ondersteund. Organisatie dienen aandacht te besteden aan de juiste technologische ondersteuning, de organisatiecultuur en bijbehorende verwachtingen om de balans tussen thuis- en op kantoor werken zo goed mogelijk te maken. Daarnaast moet er aandacht blijven voor de werknemer, qua productiviteit, betrokkenheid en gezondheid, ongeacht waar hij/zij werkzaam is. Door de coronacrisis wordt in een sneltreinvaart gedigitaliseerd. Dit heeft impact op gemeentelijke afdelingen zoals ruimtelijke ordening en burgerzaken, maar ook op het contact met inwoners in het sociaal domein. Veel bedrijfsprocessen en dienstverlening zijn versneld blijvend gedigitaliseerd, waardoor digitaal, plaats- én tijdonafhankelijk werken beter wordt ondersteund. Heroverweging benodigd kantooroppervlak door thuiswerken Door een versnelde popularisering van digitaal, plaats- én tijdonafhankelijk werken zal thuiswerken steeds meer het nieuwe normaal gaan worden.

Medewerkers zullen bewuster nadenken over waarom en wanneer ze naar kantoor gaan. Echter, de behoefte om naar kantoor te gaan zal blijven bestaan. Organisaties dienen er aandacht aan te besteden dit aantrekkelijk te maken en mogelijk te houden. Daarnaast leent niet iedere thuissituatie zich voor thuiswerken en is het ook persoonsafhankelijk of thuiswerken effectief is en prettig werkt. Doordat thuiswerken steeds meer onderdeel zal worden van de bedrijfscultuur en manier van werken, is de behoefte aan werkplekken op kantoor minder hoog. Dit heeft direct een impact op de flexfactor, mits er afspraken worden gemaakt over het gedeeld gebruik van de werkplekken op kantoor. Immers, als alle medewerkers op dezelfde dagen thuiswerken en op kantoor werken, dan blijft de behoefte aan werkplekken op die piekdagen erg hoog en heeft dit geen impact op de flexfactor.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Heroverweging variatie aan typen werkplekken op kantoor Er ontstaan meer extremen op kantoor. In de recente kantoorontwikkelingen volgde de kantoorwerkplek al de activiteiten die iemand verricht resulterend in een variatie aan werkplekvormen passend bij wat iemand op een dag doet. Van rumoerige werkplekken waar ontmoeting een nadrukkelijke plek krijgt tot rustige werkplekken of stiltezones waar men ongestoord kan werken. Mensen hebben bij het thuiswerken vooral het 'live' contact met collega's gemist. Er is sterke behoefte aan ontmoeting en ‘live’ samenwerking. Deze activiteiten blijven ook na de coronaperiode belangrijk om op kantoor te faciliteren. De concentratiewerkplekken hebben, voor diegenen die al weer op kantoor komen, ineens een belangrijke tweede functie gekregen. Als men op kantoor komt voor het ontmoeten van collega’s of externen zit men tussendoor ook regelmatig in digitaal overleg. Hiervoor zijn open of halfopen ruimten niet geschikt. Er zal dus een sterkere behoefte zijn aan concentratieplekken. Daarnaast dient de audiovisuele apparatuur in project- en vergaderruimten hierop ingericht te worden. De extremen in het kantoorconcept (rust en rumoer) worden belangrijker. Een plek voor ontmoeting en een plek om tijd- en plaatsonafhankelijk te kunnen werken.

Extra aandacht voor hygiëne en de gezondheid en het welzijn van medewerkers Bij het ontwerp van nieuwe kantoorruimte zal meer aandacht worden besteed aan het beperken van de overdracht van ziektes. Dit kan mogelijk impact hebben op de clustering van typen werkplekken en faciliteiten, maar ook op de werknemersdichtheid. Men dient echter te voorkomen dat deze nieuwe clustering en werknemersdichtheid eraan bijdragen dat medewerkers te veel van elkaar worden afgezonderd. Het sociale contact op de werkvloer wordt immers een steeds grotere reden voor medewerkers om naar kantoor te gaan. Het aanpassen van de klimaatinstallaties in het pand kan een positieve impact hebben op de gezondheid van de medewerkers. Het zuiveren van de lucht wordt immers belangrijker dan ooit om de overdracht van ziektes te beperken.

Pagina 14 van 23

Toegevoegde waarde van smart building wordt beter zichtbaar Slimme kantoren zijn uitgerust met een groot aantal IoT-sensoren (‘Internet of Things’) waarmee een grote hoeveelheid aan informatie over het gebruik kan worden verzameld en aangestuurd. Enkele toepassingen waarvan de toegevoegde waarde steeds groter zal worden, zijn: • Reservering van werkplekken. • Aanvraag schoonmaak van werkplekken. • Werkplekgebonden aansturing van het klimaat. • Het touchless bedienen van bijvoorbeeld het koffieapparaat of de printer. Andere mobiliteitsoverwegingen Wanneer het tijd- en plaatsonafhankelijk werken een vast onderdeel van het werkpatroon wordt, zullen we flexibeler omgaan met de reisbewegingen. Waarom zouden we immers in de file gaan staan als we ook eerst een paar uurtjes vanuit huis kunnen werken? Mogelijk dat het aantal reisbewegingen in zijn algemeenheid zal afnemen. Het digitaal ontmoeten heeft immers zijn effectiviteit bewezen. Dit geldt niet alleen voor de medewerkers maar ook voor inwoners die na de coronaperiode de gemeente digitaal weten te ‘vinden’.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 15 van 23

Bijlage 2: resultaten enquête Voorkeur werklocatie Ten eerste is de vraag gesteld: hoeveel procent van je werktijd wil je na de coronacrisis op kantoor/thuis/elders werken? Gemiddeld is aangegeven 52% van de werktijd op kantoor te willen werken. Bij een vijf-dagen-werkweek betekent dit dat men gemiddeld 2,5 dag per week op kantoor wil werken. Verder is aangegeven dan men gemiddeld 43,2% thuis wil werken, wat ongeveer 2 dagen per week betekent. Vervolgens wenst men gemiddeld circa 4,3% of ca. 1,5 uur per week elders te kunnen werken na de coronaperiode3.

Medewerkers die aangaven na de coronacrisis 100% op kantoor te willen werken vormen een doorsnede van de afdelingen (ruimtelijke ordening, buitendienst/ gemeentewerf, informatie en ICT, dienstverlening, intern adviseur & ondersteuning). 187 van de 221 respondenten gaven aan minimaal 33% van hun werktijd op kantoor door te willen brengen na de coronatijd. Dat is gelijk aan 85% van de respondenten. 75 van de 221 respondenten gaven aan minimaal 60% van hun werktijd op kantoor door te willen brengen na de coronatijd. Dat is gelijk aan 34% van de respondenten. 166 van de 221 respondenten gaven aan minimaal 33% van hun werktijd thuis te willen werken na de coronatijd. Dat is gelijk aan 75% van de respondenten. 120 van de 221 respondenten, oftewel 54%, wil minimaal 50% van hun werktijd thuiswerken. Slechts 44 van de 221 medewerkers, oftewel 20%, willen straks minimaal 60% thuiswerken.

Gemiddelde werktijd op kantoor Ten tweede is de vraag gesteld: waar besteed je de uren aan die je in de toekomst gemiddeld per week weer op kantoor aanwezig bent (na de coronacrisis)? Uit de antwoorden volgt dat met name ontmoeting en samenwerking belangrijke redenen zijn om op kantoor te komen werken. Interne samenwerking met één collega (143), team-/afdelingsoverleg (154), ontmoeting/samenwerking/brainstormen (139) zijn de meest genoemde antwoorden. Maar ook algemene individuele bureauwerkzaamheden worden door 89 van de 221 respondenten genoemd. Opvallend is dat slechts 14 respondenten aangaven de werktijd op kantoor onder andere te willen gebruiken voor het ontmoeten van inwoners. Medewerkers die aangaven minimaal 30% van hun werktijd op een andere locatie te willen doorbrengen behoren met name tot de afdelingen Sociaal uitvoering, Ruimtelijke ontwikkeling, Openbare ruimte en Informatie, innovatie en ICT.

3 De percentages 52 43,2 en 4,3 tellen net niet op tot 100%. Dit is een afrondingsverschil en heeft

geen invloed heeft op de conclusies.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 16 van 23

Redenen voor de locatiekeuze Ten derde is de vraag gesteld: welke redenen zijn belangrijk voor jou om te bepalen waar je wilt werken? Kies een of meerdere opties: Het valt op dat met name het rustig kunnen werken (thuis of op kantoor) met 165 van 221 responses een zeer belangrijke reden is voor de locatiekeuze. Erbij komen redenen als een goede werkplek en goede ICT-voorzieningen. Verder wordt ook het persoonlijk informeel contact als belangrijke reden voor de locatiekeuze genoemd.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 17 van 23

Ontmoeting van collega’s

Ontmoeting van samenwerkingspartners en/of inwoners

Ten vierde is gevraagd: waar wil je je directe collega’s na de coronacrisis ontmoeten (voor formeel en informeel overleg)?

Ten slotte is gevraagd: waar wil je samenwerkingspartners en/of inwoners ontvangen na de coronacrisis? Uit onderstaande grafiek blijkt dat het grootste gedeelte van de respondenten kiest voor ontmoeting op het gemeentehuis. Slechts 16% zou de mogelijkheid kiezen bij de partner zelf of bij een multifunctioneel centrum af te spreken. 19% zou ervoor kiezen digitaal contact te leggen.

In lijn met de antwoorden op de tweede vraag is ook hier aangegeven collega’s vooral op het gemeentehuis te willen ontmoeten. Slechts een klein deel van de respondenten (19%) zal voor digitaal overleg kiezen.

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 18 van 23

Bijlage 3: resultaten workshop Afvaardiging werkgroep/werksessie De werksessie vond plaats op donderdag 25 maart 2021. Een afvaardiging van de verschillende afdelingen was als volgt vertegenwoordigd in de werkgroep: Afdeling Informatie, Innovatie en ICT Financiën & Control

Functie Informatiemanager

Sociaal Uitvoering

Coördinator Sociaal Team Gilze en Rijen Juridisch medewerker Handhaving

Veiligheid en Vergunningverlening Openbare Ruimte Ruimtelijke Ontwikkeling Sociaal Beleid Dienstverlening Intern Advies & Ondersteuning Directie (praktijk IA&O) Ondernemingsraad Facilitaire Zaken

Financieel adviseur ABG

Coördinator Buitendienst Projectleider Beleidsmedewerker Afdelingsmanager P&O-adviseur/Jong ABG Bestuursadviseur/Euro-ambtenaar (voormalig raadslid) Medewerker Document en Informatie Management Medewerker facilitaire zaken

Naam Maarten van Drongelen Pascalle Gommers Elise van Dongen Maarten Hendrickx Alexander Oomen Johan Stabel Jenna de Vries Roelinda Vording Britte Rood Michel Antens Rianne Timmermans William Staat

De deelnemers van de werksessie zijn in twee groepen uiteengegaan: Groep 1 (gericht op de ABGGroep 2 (gericht op dienstverlening gemeenten zelf): en ontmoeting buiten de organisatie): • Maarten van Drongelen • Elise van Dongen • Pascalle Gommers • Alexander Oomen • Maarten Hendrickx • Johan Stabel • Britte Rood • Jenna de Vries • Michel Antens • Roelinda Vording • Rianne Timmermans • William Staat

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 19 van 23

Persona’s ambtelijke organisatie

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 20 van 23

Persona’s dienstverleningsorganisatie en ontmoeting

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 21 van 23

Uitkomsten poll

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 22 van 23

Colofon Uitgave: Datum: Auteur(s):

HEVO B.V. 16 april 2021 Johanna Scherer Michiel Otto

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Contact Statenlaan 8 5223 LA 's-Hertogenbosch

Postbus 70501 5201 CB 's-Hertogenbosch

T +31 (0)73 6 409 409 info@hevo.nl www.hevo.nl

www.rpmbyhevo.nl

●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●●

Niets uit deze uitgave mag zonder uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van HEVO B.V. worden gekopieerd, noch aan derden ter inzage worden gegeven

Referentie: 1665302-0022.1.0.

Pagina 23 van 23