Bijlage 1 Rapport Uitkomsten benchmark formatie ABG

Uitkomsten Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie

1/11

RAPPORT

Uitkomsten Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie - Intern vertrouwelijk - 17 januari 2024

GRONDLEGGER VAN VOORUITGANG

Uitkomsten Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie

2/11

Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 ...................................................................................................................... 3 Inleiding en uitgangspunten benchmark .......................................................................... 3 1.1

Benchmark samenvatting ............................................................................... 3

1.2

Uitgangspunten benchmark ............................................................................ 3

1.3

Referentiegroep .............................................................................................. 4

Hoofdstuk 2 ...................................................................................................................... 6 Uitkomsten benchmark .................................................................................................... 6 2.1

Primair proces ................................................................................................ 6

2.2

Bedrijfsvoering ............................................................................................... 8

2.3

Overige bevindingen ....................................................................................... 9

Hoofdstuk 3 .................................................................................................................... 10 Samenvattend ................................................................................................................ 10 3.1

Interpretatie resultaten benchmark ............................................................. 10

Uitkomsten Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie

3/11

HOOFDSTUK 1

Inleiding en uitgangspunten benchmark De ABG-organisatie heeft deelgenomen aan de Benchmark formatie en kosten gemeenten van Berenschot. In dit rapport staan wij stil bij de methodiek, resultaten van de benchmark, een vergelijking met de benchmark uit 2018 en de waarde en beperkingen.

1.1

Benchmark samenvatting

Uw organisatie heeft in totaal € 15 miljoen aan apparaatskosten voor de bedrijfsvoeringsthema’s. Deze kosten zijn 6% lager per fte. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 0,9 miljoen. Uw totale formatie bestaat voor 27,0% uit bedrijfsvoering waar dit gemiddeld in de referentiegroep 32,2% bedraagt. Ten opzichte van 2018 is uw overheadpercentage gedaald (van 29,4% in 2018; naar 27,0% in 2023) waar dat in de referentiegroep is gestegen (van 31,3% in 2018 naar 32,2% in 2023). Uw organisatie heeft in totaal € 38 miljoen aan apparaatskosten voor het primaire proces. Deze kosten zijn 4% lager per inwoner. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 1,7 miljoen. Hoewel percentages van de totale apparaatskosten binnen de bandbreedte vallen die wij als gemiddeld beschouwen constateren wij dat deze percentages overwegend aan de onderkant van de bandbreedte bewegen en dat er voornamelijk thema’s zijn waarbij wij de lagere kosten vanuit de benchmark niet kunnen verklaren. Dit wil op voorhand nog niets zeggen. De afwijkingen kunnen het gevolg van een bewuste keuze zijn. Wij adviseren uw organisatie om verder te duiden wat maakt dat jullie afwijken van het gemiddelde.

Zijn de afwijkingen het gevolg van goed georganiseerde en gestroomlijnde processen? Of is er bij bepaalde processen een te hoge werkdruk en door een te lage bezetting een verhoogde kwetsbaarheid? We zien een andere inrichtingskeuze dan gemiddeld. Er wordt relatief gezien meer zelf gedaan en er zijn lagere begrote structurele inhuurkosten of overige relevante kosten.”

1.2

Uitgangspunten benchmark

De vraag die centraal staat in de benchmark is: Hoe verhouden de formatie en kosten zich van uw organisatie ten opzichte van vergelijkbare organisaties? Het uitgangspunt van de vergelijking in de benchmark betreft de apparaatskosten. Dit is de optelling van de loonkosten, inhuurkosten (bovenop de vastgestelde formatie), materiële kosten, kosten van taken belegd bij derden en gecorrigeerd met eventuele opbrengsten uit diensten voor derden. Op deze manier wordt er goed rekening gehouden met het feit dat gemeenten verschillende keuzes kunnen maken in hun manier van werken (taken zelf uitvoeren met eigen formatie of uitbesteden aan externe partijen).

Uitkomsten Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie

4/11

Het resultaat van een benchmark is objectieve vergelijkingsinformatie en biedt een eerste handvat voor een objectieve discussie. De uitkomsten van de benchmark zijn geen ‘finaal oordeel’ over de organisatie, er kunnen namelijk goede redenen zijn waarom de organisatie verschilt ten opzichte van een gemiddelde. Bij het presenteren van de uitkomsten van een benchmark adviseren wij daarom altijd om zorgvuldig om te gaan met de resultaten. De verleiding is soms erg groot om direct conclusies te verbinden aan de uitkomsten. Ga echter niet direct over tot conclusies, maar gebruik de uitkomsten vooral als focus om vervolgonderzoek te doen. Mogelijk is er een hele goede oorzaak voor het gepresenteerde verschil, die niet meteen uit het benchmarkonderzoek naar voren komt. Hierbij valt te denken aan een bepaald kwaliteitsniveau dat de gemeente nastreeft, ambities, maar ook specifieke kenmerken die niet in kwantitatieve data te vangen zijn. Gebruik de uitkomsten van de benchmark als één van de ingrediënten om de uitkomsten te begrijpen, maar gebruik hierbij ook vooral andere bronnen van informatie (bijv. andere rapportages en kennis van binnen en buiten de organisatie). Pas als er een goede analyse is gemaakt van de feitelijk situatie kan een overwogen keuze gemaakt worden of dit wenselijk is voor de gemeente.

Opmerkingen vooraf •

De programmabegroting van 2023 is genomen als uitgangspunt voor deze benchmark. Voor de formatie is uitgegaan van de vastgestelde formatie per 01-01-2023. Dit kan uiteraard verschillen van de daadwerkelijke bezetting van de organisatie (bijvoorbeeld door vacatureruimte of uitval door ziekte). Indien er werklastindicatoren genoemd worden betreft dit cijfers uit het kalenderjaar 2022.

•

Wanneer we het hebben over apparaatskosten dan is dit veelal exclusief subsidies die verstrekt worden aan organisaties (zoals kunst- en cultuurinstellingen of maatschappelijke organisaties). Afhankelijk van het onderwerp nemen we kosten van een GR wel of niet mee. We nemen de kosten hiervan mee wanneer we bij gemeenten zien dat er hierin verschillende keuzes worden gemaakt om een taak wel of niet zelf op te pakken. Zo nemen we bijvoorbeeld wel de kosten mee van een GR indien deze belastingtaken oppakt, maar niet de kosten van een veiligheidsregio of een GGD.

•

Een begroting kan ieder jaar fluctueren vandaar dat wij een bandbreedte van een procentueel verschil tussen 15% lager dan gemiddeld en 15% hoger dan gemiddeld als gemiddeld beschouwen om zo de focus op de echte opvallendheden te houden.

•

In 2018 werd voor zowel het primaire proces als de overhead dezelfde referentiegroep gehanteerd; een referentiegroep op basis van gemeenten met een vergelijkbaar inwoneraantal. Inmiddels hebben wij meer data van ambtelijke fusies ter beschikking en zijn wij ons ervan bewust dat de overheadkosten van ambtelijke fusies niet vergelijkbaar zijn met ‘reguliere’ gemeenten. Daar waar het zijn van een ambtelijke fusie invloed heeft op de kosten zullen wij geen vergelijking maken met de vergelijking uit 2018.

1.3

Referentiegroep

Voor de benchmark hebben we de kosten van de ABG-organisatie vergeleken met 2 verschillende referentiegroepen. De referentiegroep in het primaire proces betreft een vergelijking met gemeenten van een vergelijkbare omvang wat betreft inwoneraantal van de 3 gemeenten samen. Daarnaast wordt er bij het bepalen van de referentiegroep gekeken naar de sociale structuur, centrumfunctie, bevolkingsdichtheid en percentage van taken belegd bij derden. We zien dat inwoneraantal de belangrijkste voorspeller is van de apparaatskosten van een gemeente vandaar dat bij 1 referentiegroep voor deze groep gemeenten is gekozen. De andere referentiegroep welke

Uitkomsten Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie

5/11

we gebruiken voor de vergelijking van de overhead bestaat uit andere gemeenten in ambtelijke fusies of vergaande samenwerkingen. Aangezien we hierbij afhankelijk zijn van de gemeenten die recent hebben deelgenomen aan onze benchmark en niet te verschillend willen zijn in de omvang van de gemeente, bestaat deze groep uit constructies met 2 of 3 gemeenten. Uw referentiegroep voor de bedrijfsvoering:

Uw referentiegroep voor het primaire proces:

Uitkomsten Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie

6/11

HOOFDSTUK 2

Uitkomsten benchmark Uw organisatie heeft in totaal € 15 miljoen aan apparaatskosten voor de bedrijfsvoeringsthema’s. Deze kosten zijn 6% lager per fte. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 0,9 miljoen. Uw organisatie heeft in totaal € 38 miljoen aan apparaatskosten voor het primaire proces. Deze kosten zijn 4% lager per inwoner. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 1,7 miljoen. Zowel de kosten van het primaire proces, de overhead als de totale apparaatskosten vallen binnen de bandbreedte die wij als gemiddeld beschouwen. Wanneer wordt ingezoomd op detailniveau zijn er een aantal onderwerpen die opvallen.

2.1

Primair proces

De kosten voor het primaire proces zetten we af tegen het aantal inwoners in de gemeente. Dat is het niveau waarop we deze kosten vergelijken. Uw organisatie heeft in totaal € 38 miljoen aan apparaatskosten voor het primaire proces. Deze kosten zijn 4% lager per inwoner. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 1,7 miljoen. Ten tijde van de benchmark in 2018 waren de kosten 1% lager dan het gemiddelde, een verschil met het gemiddelde van € 0,2 miljoen. In de nieuwe benchmarkindeling maken we een onderscheid naar fysieke-, sociale- en algemene thema’s.

2.1.1

Fysieke thema’s

Uw organisatie heeft in totaal € 21,6 miljoen aan apparaatskosten voor de fysieke thema’s. Deze kosten zijn 10% lager per inwoner dan het gemiddelde van de referentiegroep. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 2,4 miljoen. Hieronder zullen we stilstaan bij de uitschieters uit de benchmark: •

Uitvoering beheer openbare ruimte (-€ 3,3 miljoen, -25%) Dit verschil zit hem met name in kosten van het beheer en onderhoud van wegen en riolering: Voor de uitvoering omtrent verkeer, vervoer en wegen zijn uw kosten € 1,4 miljoen lager dan gemiddeld. Terwijl het aantal kilometers weg waar u als organisatie verantwoordelijk voor bent hoger is dan gemiddeld (+27%). Op basis van de benchmark kunnen wij uw lagere kosten niet verklaren. Voor het beheer en onderhoud van uw riolering zijn uw kosten € 1,2 miljoen lager dan gemiddeld. Het aantal kilometers riool (+20%) en het aantal pompen en gemalen (+56%) zijn echter hoger dan gemiddeld. Op basis van de benchmark kunnen wij uw lagere kosten niet verklaren.

•

Uitvoering afval (-€ 0,9 miljoen, -22%) We zien een andere inrichtingskeuze dan gemiddeld in de referentiegroep; er wordt relatief gezien meer zelf gedaan dan gemiddeld. Op basis van de benchmark kunnen wij uw lagere kosten niet verklaren.

Uitkomsten Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie

•

7/11

Beleid/ inkoop/ contractmanagement/ regie fysieke thema’s (+€ 0,8 miljoen, +62%) De hogere kosten komen vooral door een hogere formatieve inzet op beleid/inkoop/contractmanagement/regie verkeer, groen, water en riolering en beleid/inkoop/contractmanagement/regie milieu, duurzaamheid en Wabo. Hierbij is het de vraag in hoeverre er een mogelijke wisselwerking is met de lagere inzet op de uitvoering bij verkeer, groen, water en riolering. Op basis van de benchmark kunnen we uw hogere inzet niet geheel verklaren.

•

Beleid en uitvoering ruimtelijke ordening en grondzaken (+€ 0,6 miljoen, +26%) Uw organisatie heeft aangegeven dat men verwacht dat een groter deel van huidige formatie gedekt wordt uit projectgelden, maar dat het op dit moment onduidelijk is hoe groot deze dekking is. Dat zou betekenen dat de daadwerkelijke kosten mogelijk lager liggen en de afwijking naar het gemiddelde slinkt. Het aantal bestemmingsplannen is fors hoger dan gemiddeld (+169%) en u heeft meer lopende grondexploitaties (+56%). Op basis van de benchmark begrijpen wij dat uw kosten hoger liggen dan gemiddeld en hadden wij wellicht hogere kosten verwacht. Eenzelfde beeld kwam uit de benchmark van 2018 naar voren waar de kosten ook hoger waren dan gemiddeld, maar verklaard konden worden aan de hand van de werklast in de vorm van het aantal bestemmingsplannen, wat ook vele malen hoger lag dan gemiddeld.

•

Uitvoering vastgoed (+€ 0,4 miljoen, +145%) Dit thema is recentelijk toegevoegd aan de benchmark en is, door het ontbreken van voldoende referentiedata, nog niet goed vergelijkbaar. Daarnaast brengen wij hierbij niet het volledige beeld in kaart, maar alleen de taken die de gemeente zelf uitvoert. Wij geven dit daarom vooral terug ter informatie: de gemeente lijkt meer taken op het gebied van vastgoed zelf op te pakken dan gemiddeld in de referentiegroep.

2.1.2

Sociale Thema’s

Uw organisatie heeft in totaal € 11,7 miljoen aan apparaatskosten voor de sociale thema’s. Deze kosten zijn 2% hoger per inwoner dan het gemiddelde van de referentiegroep. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 0,3 miljoen. Hieronder zullen we stilstaan bij de uitschieters uit de benchmark: •

Uitvoering sport (+€ 0,8 miljoen, +30%) Het aantal buitensportaccommodaties is 27% hoger dan gemiddeld. Op basis van de in kaart gebrachte indicatoren kunnen wij uw hogere kosten deels verklaren. Eenzelfde beeld kwam naar voren uit de benchmark van 2018, waar we ook hogere kosten zijn maar ook meer accommodaties. Gemeenten hebben ten aanzien van sport relatief veel beleidsvrijheid. Wij adviseren altijd om hierbij periodiek de afweging te maken of de inzet vanuit de gemeente voor dit cluster passend is.

•

Uitvoering jeugdzorg (-€ 0,3 miljoen, -27%) We hebben het bij dit cluster over de toegang tot de jeugdzorg (inclusief casemanagement en administratie), maar niet over de zorgkosten zelf. Het aantal jeugdcliënten is hoger dan gemiddeld (+29%). Op basis van de in kaart gebrachte indicatoren kunnen wij uw lagere kosten niet verklaren. In 2018 waren de hogere kosten een aandachtspunt, er werd toen meer ingehuurd en uitbesteed dan gemiddeld. De werklast was toen ook hoger dan gemiddeld. Ten

Uitkomsten Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie

8/11

opzichte van 2018 zijn de totale kosten voor dit cluster gedaald, dit zit hem vooral in de daling van de uitbestedingskosten en de inhuurkosten. •

Uitvoering werk, inkomen en schuldhulp (-€ 0,6 miljoen, -18%) Het aantal bijstandsontvangers (-11%) en cliënten schuldhulpverlening is lager dan gemiddeld (-26%). Echter is het aantal beschikkingen hoger dan gemiddeld (+66%). Het aantal bijstandsontvangers is een sterke voorspeller van de apparaatskosten bij dit cluster. Op basis van de in kaart gebrachte indicatoren kunnen wij uw lagere kosten verklaren.

2.1.3

Algemene Thema’s

Uw organisatie heeft in totaal € 4,5 miljoen aan apparaatskosten voor de algemene thema’s. Onder algemene thema’s verstaan wij: openbare orde en veiligheid, economie en toerisme, belastingen, kcc en burgerzaken. Deze kosten zijn 10% hoger per inwoner dan het gemiddelde van de referentiegroep. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 0,4 miljoen. Hieronder zullen we stilstaan bij de uitschieters uit de benchmark: •

Beleid en uitvoering KCC (+€ 0,1 miljoen, +40%) Per gemeente wordt verschillend omgegaan met het KCC; welke onderwerpen zijn belegd bij een KCC? Welke vragen worden er inhoudelijk beantwoord? Hoe wordt er omgegaan met doorverbinden naar de backoffice? Wat is de bereikbaarheid? Wat is het kwaliteitsniveau van de dienstverlening wat je nastreeft? Al deze factoren zijn van invloed op de hoogte van de kosten van een KCC. Jullie organisatie geeft hier meer aan uit dan gemiddeld dus mogelijk maken jullie hierin andere keuzes dan gemiddeld.

2.2

Bedrijfsvoering

De overhead is niet rechtstreeks werkzaam voor de inwoner maar voor het ambtelijk apparaat. Vandaar dat wij de overheadkosten afzetten tegen het aantal fte dat zij te bedienen hebben. In de vergelijking met de referentiegroep met andere ambtelijke fusies liggen de kosten van de overhead lager dan het gemiddelde (6% lagere kosten; € 0,9 miljoen lagere kosten). Hieronder zullen we stilstaan bij de uitschieters uit de benchmark: •

Facilitaire zaken en huisvesting (-1,0 miljoen, -36%) De lagere kosten komen met name door lagere afschrijvingskosten en onderhoudskosten van de gemeentekantoren. Ondanks de lagere kosten zien we dat het aantal vloeroppervlak per fte 46% hoger is dan gemiddeld. Uw organisatie heeft 3 kantoorpanden, gemiddeld zijn dit 3,6 panden. Op basis van de benchmark kunnen we uw lagere kosten niet verklaren. In 2018 kwamen facilitaire zaken en huisvesting als een aandachtspunt uit de benchmark naar voren. Zowel de kosten als de eigen formatie waren toen hoger dan gemiddeld, maar zijn nu allebei afgenomen. Daarnaast is er een passendere referentiegroep. Ambtelijke fusies hebben over het algemeen namelijk meer locaties.

•

Financiën en control (-0,4 miljoen, -19%) De lagere kosten komen vooral door de lagere formatieve inzet beleid, control en financieel advies. Op basis van de benchmark kunnen we uw lagere kosten niet verklaren.

•

HRM en organisatieadvies (-0,4 miljoen, -34%)

Uitkomsten Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie

9/11

De lagere kosten komen vooral door de lagere formatieve inzet op beleid/advies HRM & algemeen organisatieadvies en op personeel- en salarisadministratie. Een gedeelte van de werklast van HRM wordt bepaald door het aantal medewerkers. Uw organisatie heeft meer medewerkers dan gemiddeld (+21%) waar HR-ondersteuning aan wordt gegeven. Op basis van de benchmark kunnen we uw lagere kosten niet verklaren. •

Informatisering en automatisering (+1,2 miljoen, +26%) Vanuit de benchmarkmethodiek zetten wij standaard de kosten van de bedrijfsvoering af tegen het aantal fte in de organisatie. Uw organisatie heeft meer medewerkers dan gemiddeld (+21%) waar ICT-ondersteuning aan wordt aangeboden. Wanneer we de totale kosten afzetten tegen het aantal medewerkers liggen uw kosten rondom het gemiddelde. Op basis van de benchmark kunnen we uw hogere kosten per fte daarmee wel verklaren. De hogere kosten komen vooral door hogere kosten voor licenties en contracten. Uw organisatie heeft daarentegen lagere afschrijvingskosten van hard-/software.

2.3

Overige bevindingen

Een aantal overige opvallende bevindingen uit de benchmark: •

Uw organisatie heeft een opvallend lager ziekteverzuim (4,0% t.o.v. 6,1%) en een gemiddelde meldingsfrequentie (0,67% t.o.v. 0,7%).

•

De parttimefactor van uw personeel ligt iets hoger dan gemiddeld (0,79 t.o.v. 0,84)

•

Inclusief inhuur heeft uw gemeente 21% meer medewerkers dan gemiddeld.

•

Uw totale formatie bestaat voor 27,0% uit bedrijfsvoering waar dit gemiddeld in de referentiegroep 32,2% bedraagt. Ten opzichte van 2018 is uw overheadpercentage gedaald (van 29,4% in 2018; naar 27,0% in 2023) waar dat in de referentiegroep is gestegen (van 31,3% in 2018 naar 32,2% in 2023).

Uitkomsten Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie

10/11

HOOFDSTUK 3

Samenvattend Uw organisatie heeft in totaal € 15 miljoen aan apparaatskosten voor de bedrijfsvoeringsthema’s. Deze kosten zijn 6% lager per fte. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 0,9 miljoen. Uw totale formatie bestaat voor 27,0% uit bedrijfsvoering waar dit gemiddeld in de referentiegroep 32,2% bedraagt. Ten opzichte van 2018 is uw overheadpercentage gedaald (van 29,4% in 2018; naar 27,0% in 2023) waar dat in de referentiegroep is gestegen (van 31,3% in 2018 naar 32,2% in 2023). Uw organisatie heeft in totaal € 38 miljoen aan apparaatskosten voor het primaire proces. Deze kosten zijn 4% lager per inwoner. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 1,7 miljoen. Zowel de kosten van het primaire proces, de overhead als de totale apparaatskosten vallen binnen de bandbreedte die wij als gemiddeld beschouwen. We zien een andere inrichtingskeuze dan gemiddeld. Er wordt relatief gezien meer zelf gedaan en er zijn lagere begrote structurele inhuurkosten of overige relevante kosten.

3.1

Interpretatie resultaten benchmark

Bij het presenteren van de uitkomsten van een benchmark adviseren wij altijd om zorgvuldig om te gaan met de resultaten. De verleiding is soms erg groot om direct conclusies te verbinden aan de uitkomsten. Wij adviseren eigenlijk altijd om niet direct over te gaan tot conclusies, maar de uitkomsten vooral te gebruiken als focus om vervolgonderzoek te doen. Mogelijk is er een hele goede oorzaak voor het gepresenteerde verschil, die niet meteen uit het benchmarkonderzoek naar voren komt. Hierbij valt te denken aan een bepaald kwaliteitsniveau dat de gemeente nastreeft, ambities, maar ook specifieke kenmerken die niet in kwantitatieve data te vangen zijn. Dit is samengevat in onderstaande figuur. Gebruik de uitkomsten van de benchmark als één van de ingrediënten om de uitkomsten te begrijpen, maar gebruik hierbij ook vooral andere bronnen van informatie (bijv. andere rapportages en kennis van binnen en buiten de organisatie). Pas als er een goede analyse is gemaakt van de feitelijk situatie kan een overwogen keuze gemaakt worden of dit wenselijk is voor de gemeente.

Uitkomsten Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie

11/11

WIJ ZIJN BERENSCHOT, GRONDLEGGER VAN VOORUITGANG Nederland is continu in ontwikkeling. Maatschappelijk, economisch en organisatorisch verandert er veel. Al 85 jaar volgen wij als adviesbureau deze ontwikkelingen op de voet en werken we aan een vooruitstrevende samenleving. De behoefte om iets fundamenteels te betekenen voor mens en maatschappij zit in onze genen. Met onze adviezen en oplossingen hebben we dan ook actief meegebouwd aan het Nederland van vandaag. Altijd op zoek naar duurzame vooruitgang. Alles wat we doen, is onderzocht, onderbouwd en vanuit meerdere invalshoeken bekeken. Zo komen we tot gefundeerde adviezen en slimme oplossingen. Die zijn op het eerste gezicht misschien niet altijd de meest voor de hand liggende. Juist deze eigenzinnigheid maakt ons uniek. Daarbij zijn we niet van symptoombestrijding. En gaan pas naar huis als het is opgelost.

Berenschot B.V. Van Deventerlaan 31-51, 3528 AG UTRECHT Postbus 8039, 3503 RA UTRECHT 030 2 916 916 www.berenschot.nl