Bijlage 1 - KPI verslag ABG-gemeenten definitief

3.6

Vervanging, conversie/migratie, vernietiging van documenten

Archief KPI

2022

6. Vervanging, conversie en

Weegt de gemeente zorgvuldig af wanneer het bezit van

migratie. Vernietiging en

archieven niet meer van belang is voor bedrijfsvoering,

vervreemding van archieven

democratische controle en cultuurhistorie?

3.6.1

deels

Vervanging

Het handboek vervanging wordt geactualiseerd nadat de migratie naar Onegov is gerealiseerd. In 2016 is binnen ABG het besluit vermindering ondertekening van gemandateerde brieven genomen. Alle gemandateerde behoeven geen ondertekening; enkele gevallen uitgezonderd. Enkel de besluiten van College van Burgemeester en Wethouders worden ondertekend. Hiervoor is Validsign ingericht in NotuBiz, zodat deze elektronisch worden ondertekend. In november 2022 heeft het college van B. en W. een vervangingsbesluit genomen over de bouwvergunningen Alphen en Riel 1996 t/m 2022. 14 Eerder in 2020 had het college al besloten om de analoge vergunningen te digitaliseren en te vervangen. Alle papieren bouwvergunningen zijn nu gedigitaliseerd en opgenomen in het edepot van het Regionaal Archief Tilburg. Het college van B&W besloot daarom de analoge dossiers met uitzondering van de monumentendossiers te vernietigen. Voor het vervangingstraject bouwvergunningen wordt een apart handboek opgesteld. Alle milieu- en omgevingsvergunningen van ABG-gemeenten tot 2016 worden gescand en opgenomen in het e-depot. Dit traject moet in 2024 zijn afgerond.

13 Zie ook Richtlijnen voor het toepassen van algoritmes door overheden (bewust ijn risico’s, uitlegbaarheid,

gegevensherkenning, auditeerbaarheid, verantwoording, validatie, toets baarheid). 14 B&W Belicht gemeente Alphen-Chaam d.d. 22 november 2022. KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

20

In 2023 worden ook de persoonskaarten gedigitaliseerd, doch niet vervangen in de zin van artikel 7 van de Archiefwet. 15

3.6.2

Conversie/migratie

Van alle migraties worden verklaringen opgesteld voorafgegaan door proefmigraties. De content van Green Valley wordt geheel gemigreerd naar Zaaksysteem Onegov vanaf 2023. De bestanden, die gemigreerd zijn (en worden), zijn grotendeels geschoond. Voor de migratie is het bedrijf Xillio ingeschakeld. Eind april 2023 is de gehele migratie gereed. De lopende zaken zijn per 5 december 2022 gemigreerd, de afgesloten zaken worden begin 2023 gemigreerd. Dat laatste traject verloopt in twee fases: ➢ Alle zaken waar op dit moment al een zaaktype voor is ingericht in Onegov (ca 85%) zijn midden februari/eind februari overgezet zijn, inclusief de documenten. ➢ Wanneer het zaaktype niet is ingericht, wordt die eerst ingericht in Onegov alvorens te migreren vanuit Green Valley.

Overige zaken met betrekking tot 3.6.2: ➢ ➢

➢

➢ ➢

➢

➢

3.6.3

De migratie naar het personeelssysteem AFAS vanuit Green Valley is april 2022 afgerond, inclusief de migratieverklaring. Na de migratie van Green Valley wordt de Corsa database in 2023 gemigreerd naar MyLex Legacy, waar het informatiebeheer wordt gedaan zoals selectie en vernietiging, overbrenging en informatieverstrekking. Deze applicatie is niet geschikt voor permanente bewaring, maar bedoeld voor het raadplegen van documenten en het beheren van informatie die op termijn vernietigbaar is. Binnen Equalit verband wordt in 2023 onderzocht hoe kan worden overgegaan op My Lex Pro. Na migratie van Green Valley zal Corsa-migratie plaatsvinden van de digitale bestanden vanaf 2016; begin digitaal werken Voorbereidend Zaakgericht Werken. De informatie uit Corsa van vóór het jaar 2016 zal in MyLex Legacy worden opgenomen. Gelijktijdig vindt de migratie dan plaats van Alfresco Share naar OneGov/Teamwork. De migratie van de dossiers over de leerlingenadministratie van Gilze en Rijen naar het systeem JVS van de gemeente Tilburg is inmiddels gereed. De migratieverklaring inmiddels ook en zal voorgelegd worden en kan naar het college voor vaststelling. De gemeente Tilburg gaat vanaf 2023 een archiveringsmodule in gebruik nemen voor JVS. Bij de overgang van de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau naar Tilburg is geen sprake van migratie, ook niet van lopende zaken.

De afspraak is dat gestart wordt met nieuwe zaken. De gemeente Breda, die voorheen deze taken verrichtte, is gemandateerd om de oude afgehandelde zaken op vernietiging af te stellen. 16 De TSA Centric Leefomgeving (CLO) is ook gestart met nieuwe zaken, GISVG is nog in gebruik.

Selectie en vernietiging

Het cluster DI wordt niet altijd betrokken bij aanbestedingen, waardoor er TSA’s worden aangeschaft waar de vernietigingsfunctionaliteit ontbreekt. De livegang van Mens Centraal is mei 2023. Nieuw is dat vernietigingsfunctionaliteit in deze TSA wel direct is ingericht. Jaarlijks worden V-lijsten opgesteld, die inhoudelijk beoordeeld worden de archiefinspecteurs. Bijlage 3.6.1 bevat een overzicht van de beoordeelde V-lijsten sinds het laatste KPI-verslag. Enkele V-lijsten zijn eveneens beoordeeld door de archiefinspecteur en daarvoor dient enkel nog de definitieve versie en een verklaring van 15 Uit de programmabegroting 2023: Om het analoge archief van de bevolkingsregistratie goed te ontsluiten voor onze

medewerkers, is digitalisering van de oude persoonskaarten zeer wenselijk. De informatie wordt nog vrijwel dagelijks geraadpleegd bij diverse werkzaamheden. Digitalisering maakt tijd- en plaats onafhankelijk werken mogelijk en bespaart bovendien archiefruimte. Voor de digitalisering van persoonskaarten is voor onze gemeente in 2023 éénmalig een bedrag nodig van € 16.000. 16 Concretiseringsafspraken Beschermd Wonen i.h.k.v. regiowijziging Alphen-Chaam en Baarle-Nassau definitieve versie 20 februari 2023: De gemeente Breda blijft de centrumgemeente voor de cliënten uit AC en BN die tot en met 31 december 2022 worden aangemeld voor Beschermd Wonen; Deze cliënten blijven ook na 1 januari 2023 onder de gemeente Breda vallen zolang zij Beschermd Wonen nodig hebben, dus ook voor de herindicaties Beschermd Wonen; Inwoners uit AC en BN die zich per 1 januari 2023 e.v. melden voor BW gaan naar AC,BN/Regio HvB. Zij ontvangen dienstverlening van de door regio HvB gecontracteerde partijen. KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

21

vernietiging te worden opgestuurd, waarna de formele goedkeuring ook kan worden verleend. Het betreft de V-lijsten Green Valley 2021-2022 en Corsa 2022 voor Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen en de Vlijst van de archiefbewerking Baarle-Nassau 1981-2015. Daarnaast is er doorlopende machtiging verstrekt op veel voorkomende eenvoudige zaaktypen met een korte bewaartermijn en laag bedrijfsrisico. De verantwoording hierover zal ook in vernietigingslijsten van 2022 en 2023 worden afgelegd. Na het in gebruik nemen van het nieuwe zaaksysteem Onegov van Ilionx worden veel applicaties gekoppeld om selectie en vernietiging mogelijk te maken. In 2022 is ingezet om tijdig te vernietigen mede om de omvang van de te migreren bestanden te beperken. De V-lijsten worden in Q2 2023 verwerkt. Nu is er onvoldoende controle op daadwerkelijke vernietiging uit netwerkschijven, taak specifieke applicaties, My-Lex, e-mails, servers en bestanden bij ketenpartners. Documenten op de netwerkschijven en in emailboxen van medewerkers onttrekken zich aan de vernietigingsprocedures, omdat hier geen regie op is. Vernietigingsfunctionaliteit ontbreken vaak in de taak specifieke applicaties zoals Suites Sociaal Domein. Wanneer de functionaliteit wel aanwezig is, is deze erg omslachtig en kan deze nog niet toegepast. Zo kan er nu in My-Lex Legacy 17 vernietigd worden, maar dit is zeer omslachtig.

Colleges van ABG-gemeenten en ABG-organisatie hebben besloten tot aansluiting bij het VNG-initiatief ‘Selectielijst e-mailbewaring gemeentelijke en intergemeentelijke organen 2022’ volgens apstone-methodiek en machtigde de VNG deze Selectielijst te laten vaststellen door Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Deze methodiek biedt een praktische oplossing voor de archivering van e-mails. De technische inrichting van de e-mailarchivering alsmede de archivering van digitale agenda’s van bestuurders wordt binnen Equalit verband ingericht. Met bewaarbeleid e-mails wordt een belangrijke stap gezet om grip te krijgen op ongestructureerde informatie. E-mailboxen worden nu drie jaar na vertrek van een medewerker verwijderd. De landelijke selectielijst bevat geen bewaartermijnen voor MS Office, dat zullen ABG-gemeenten zelf moeten vaststellen. Opnamen van Teams worden nu na 60 dagen verwijderd.

3.7

Overbrenging van archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaatsen en e-Depot

Archief KPI

2022

7. Overbrenging van archieven

Brengt de gemeente het principe van de archiefwet

naar de archiefbewaarplaats

‘archieven na 20 jaar overbrengen, tenzij met redenen

Ja

omkleed’ correct in de praktijk?

De overbrenging van overheidsarchieven naar de archiefbewaarplaatsen en het e-Depot vindt tijdig plaats. Feitelijk is sprake van vervroegde overbrenging tot het jaar 2011/2016/2020. Streven is dat alle analoge overheidsarchieven tot het jaar 2016 over te brengen naar de archiefbewaarplaatsen. Het traject BaarleNassau is in 2022 afgerond. Het bewerkingsbureau AOB is nu bezig met de inventarisatie van het gemeentebestuur Alphen-Chaam over de periode 1997-2015. De planning is dat dit archiefblok in het derde kwartaal 2023 wordt overgedragen. Vervolgens staat voor het jaar 2024 de bewerking en overbrenging van het archiefblok Gilze en Rijen 2001-2015 op de planning. Alle digitale milieu- en omgevingsvergunningen van ABG-gemeenten t/m het jaar 2015 worden in e-Depot opgenomen. Scans van de bouwvergunningen van Alphen-Chaam (1996) 1997-2022 en Baarle-Nassau 19812010 (2014) zijn opgenomen in het e-Depot. Het meest arbeidsintensieve aspect was de metadatering van de scans (TMLO), dat een medewerker van ABG-gemeenten voor zijn rekening heeft genomen. De scans van Gilze en Rijen 1905-2010 zijn al vanaf 2020 beschikbaar. Hiermee voldoen ABG-gemeenten nu al ruimschoots aan de eisen van de nieuwe Archiefwet2021, die waarschijnlijk pas in 2026 in werking treedt.

17

De inhoud van Corsa, afgesloten zaken, is in 2021/2022 gemigreerd naar de applicatie MY-LEX Legacy.

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

22

In de verordeningen van de vertrouwenscommissies bij de (her) benoemingen van de burgemeesters AlphenChaam18 en Gilze en Rijen is bepaald dat de commissie de bijbehorende documenten verzegeld overbrengt naar de archiefbewaarplaatsen.19 De documenten zijn nog niet overgebracht.

Gemeentearchivaris Bijlage 3.7.1 bevat de aanwinstenlijst van de gemeentearchivaris over het jaar 2022. De gemeentearchivaris is door de colleges van B. en W. gemandateerd om archieven van particulieren op te nemen. In 2022 is de samenwerking gestart met Uitgeverij Em. de Jong om de ontbrekende krantenleggers op te nemen en de digitaliseren. De scans komen eind 2023 beschikbaar op de website van het Regionaal Archief Tilburg.

3.8

Terbeschikkingstelling van overgebrachte archiefbescheiden

Archief KPI

2023

8. Ter beschikking stelling van

Voldoet de gemeente in de praktijk aan de eisen

naar de archiefbewaarplaats

openbaarheid volgens de Archiefwet?

Ja

overgebrachte archieven

De studiezaal van het Regionaal Archief Tilburg was voor het grootste deel in 2020, 2021 en 2022 gesloten voor publiek, aanvankelijk vanwege de coronacrisis en hierna wegens een renovatie van een dak van het Regionaal Archief Tilburg. De gevolgen van de sluiting komt ook tot uiting in de dalende bezoekersaantallen. Het aantal fysieke bezoekers in 2022 bedroeg 220 personen. Het aantal website bezoekers daalde licht van 361.000 in 2021 naar 335.747 in 2022. Het Archief is actief op sociale media zoals twitter, Mastodon, facebook, Instagram en Pinterest. Jaar 2019 2020 2021 2022

Bezoek studiezaal 1.794 580 226 220

Bezoek website 339.000 416.000 361.000 335.747

Individuele bezoekers website 131.050 155.520 159.061 152.487

18 Gemeenteraad Alphen-Chaam d.d. 4 november 2021. 19 Verordening op de vertrouwenscommissie, die de aanbeveling tot de (her)benoeming van de burgemeester voorbereidt

april 2019, artikel 9 lid 2.

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

23

Bijlage 3.1.1: Actueel overzicht van de publicatie informatie categorieën Wet open overheid.

Informatiecategorie 1. Wet- en regelgeving

Aantal zaken

Applicatie

Percentage

1.434 Zaaksysteem

76-99

2. Organisatiegegevens

14 Zaaksysteem

0-50

3. Raadsstukken

157 Zaaksysteem

51-75

4. Bestuur stukken

86 Zaaksysteem

100

5. Stukken adviescolleges

609 Zaaksysteem

76-99

6. Convenanten

49 Zaaksysteem

0-50

7. Jaarplannen- en verslagen

86 Zaaksysteem

100

8. Woo-verzoeken

642 Zaaksysteem

0-50

9. Onderzoeken

50 Zaaksysteem

0-50

10. Beschikkingen

3434 Zaaksysteem

51-75

11. Klachten

184 Zaaksysteem

0-50

De Koninklijke Besluiten van de Wet open overheid (Woo) zijn nog niet vastgesteld. Deze besluiten moeten duidelijkheid geven welke informatie-categorieën als eerste actief moeten worden gepubliceerd. De Kamerbrief met het kenmerk 022-0000371836 van juli 2022 geeft daar wel heldere informatie over: Na consultatie van betrokken bestuursorganen is in de stuurgroep besloten om de volgende informatiecategorieën als eerste in het implementatietraject ter hand te nemen: ➢ bereikbaarheidsgegevens van het bestuursorgaan en wijze waarop een verzoek om informatie kan worden ingediend (Artikel 3.3, eerste lid, onderdeel e, van de Woo) (2). ➢ vergaderstukken van vertegenwoordigende lichamen van decentrale overheden (Artikel 3.3, tweede lid, onderdeel c, van de Woo) (3-4). ➢ convenanten (Artikel 3.3, tweede lid, onderdeel f, van de Woo) (6). ➢ Woo-verzoeken, inclusief de schriftelijke beslissingen op die verzoeken en de daarbij verstrekte informatie (Artikel 3.3, tweede lid, onderdeel i, van de Woo) (8).

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

24

Bijlage 3.1.2:

Overzicht van de Gemeenschappelijke Regelingen en recente wijzigingen.

Onderdeel

Verbonden partij

Toezicht AW

ABG-organisatie

Stichting Inkoopbureau West-Brabant

niet van toepassing

Service Centrum Equalit

geen

GR ABG-Organisatie

archivaris ABG

GR Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

archivaris VRMWB

GR Diamantgroep

archivaris Diamant

GR Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)

provinciale archivaris archivaris 'sHertogenbosch

Alphen-Chaam

GR Regionale Ambulancevoorziening Midden West-Noord (RAV)

Baarle-Nassau

GR GGD West-Brabant

archivaris Breda

GR Programma Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten ( RBL West-Brabant)

archivaris Breda

GR Nazorg Gesloten Afvalplaatsen Bavel-Dorst en Zevenbergen

archivaris Breda

GR Regio West-Brabant

archivaris WBA

GR Geweld in Afhankelijkheidssituaties (GIA) en Meldpunt crisiszorg West-Brabant

archivaris Breda

Nieuw vanaf 2022: GR Regio Hart voor Brabant alleen voor het sociale domein

archivaris HvB

GR ABG-organisatie

archivaris ABG

GR Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

archivaris VRMWB

GR Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)

provinciale archivaris archivaris 'sHertogenbosch

GR Regionale Ambulancevoorziening Midden West-Noord

Gilze en Rijen

GR GGD West-Brabant

archivaris Breda

GR Programma Schoolverzuim en Voortijdig Schoolverlaten ( RBL West-Brabant)

archivaris Breda

Gr Nazorg Gesloten Afvalplaatsen Bavel-Dorst en Zevenbergen

archivaris Breda

GR Regio West-Brabant

archivaris WBA

GR Geweld in Afhankelijkheidssituaties (GIA) en Meldpunt crisiszorg West-Brabant

archivaris Breda

Nieuw vanaf 2022: Regio Hart voor Brabant alleen voor het sociale domein

archivaris HvB

GR ABG-organisatie

archivaris ABG

GR Veiligheidsregio Midden- en West-Brabant (VRMWB)

archivaris VRMWB

GR Diamantgroep

archivaris Diamant

GR Omgevingsdienst Midden- en West-Brabant (OMWB)

provinciale archivaris archivaris 'sHertogenbosch archivaris ‘sHertogenbosch

GR Regionale Ambulancevoorziening Midden West-Noord (RAV) GR GGD Hart voor Brabant GR Regio Hart voor Brabant (breder dan voor Alphen-Chaam en Baarle-Nassau)

archivaris HvB

De gewijzigde Gemeenschappelijke Regeling Hart van Brabant is in december 2021 vastgesteld. Van deze gelegenheid is gebruik gemaakt om de tekst van de GR op een beperkt aantal onderdelen te actualiseren zoals op het gebied van archivering. Met ingang van 1 januari 2022 traden ook de gemeenten Alphen-Chaam en Baarle-Nassau toe tot de GR Hart van Brabant. Beide gemeenten gaan voor het sociaal domein en de daaraan nauw verbonden onderdelen van het veiligheidsdomein, over van de regio Breda naar regio Hart van Brabant. Verder zijn beide gemeenten voor meerdere taken met ingang van 1 januari 2023 uittreden uit de regio Breda.

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

25

Bijlage 3.2.2

Formatieoverzicht cluster DIM 2023

Functienaam

fte 2021 aantal fte fte 2023

Coördinator DIM (S10) Implementatiecoach digitale informatievoorziening (S10)

1

1

1

0,89

1

0,89

2,61

2,89

Medewerker Dim A (S9)

0,17

3

Medewerker DIM B (S7)

3,78

4

4,29

3

1,17

13

10,34

Medewerker post-intake (S6)

1,94 0,44 10.83

Totaal

Functioneel beheerders (2,8 fte) behoren tot het onderdeel gegevensmanagement.

Bijlage 3.3.1:

Overzicht van de kernapplicaties

TSA = Afkorting voor taak specifieke applicaties

Naam applicatie

Functionaliteit

Vernietiging Metadata Koppelingen

Corsa 2017 van BCT

Archiefbeheer-, documentregistratie, archiefregistratie-

ja

Tot 2023

documentbeheer- en contractbeheer 1 juli 2016-2022 In 2023 zal de Corsa database gemigreerd naar MyLex Legacy en wordt informatiebeheer (selectie en vernietiging, overbrenging en informatieverstrekking) vanuit MyLex Legacy gedaan.

ja

n.v.t.

?

My Lex

Zoekmachine voor documenten Corsa, Green Valley en OneGov.

MY-LEX Legacy

Content van Corsa 2016-2022 Q4 2023 wordt MY LEX Legacy gemigreerd naar My Lex Pro.

nee

Green Valley/

Zaaksysteem 1 juli 2015-2022/ Vervanger van Corsa 2016-2021 Postregistratie / Documentenbeheer en Zaaksysteem. Zowel schriftelijke als digitale post:gemeente@ABG-gemeenten.nl en persoonlijke e-mail Content is in 2023 gemigreerd naar Onegov.

ja

ja

ja met Suite sociaal,

Alfresco Enterprise

Documentregistratie- en documentbeheer 1 juli 2016-2022

Ja

ja

n.v.t.

Vanaf september 2021 klantprocessen Sociale Zaken Vanaf 1-04-2017 Software as a Service (SAAS). Ja, in principe met Suite Sociaal CLO, MensCentraal, IBurgerzaken, etc.

Onegov Suite Ilionx Teamwork

Documentregistratie- en documentbeheer vanaf december 2022

i-Navigator

Zaaktypecatalogus sinds 2019

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Kodision

Software voor digitale formulieren

n.v.t.

n.v.t.

n.v.t.

Ilionx/MS Office 365

Nieuw Zaaksysteem vanaf 2023

ja

Vervanger van Green Valley/Alfresco, nog niet in gebruik Notubiz

TSA voor Raadsinformatie.

EMC SourceOne

Digitale agenda’s bestuurders

Ja met Onegov vanaf 2023 ja

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

nee

26

GISVG Centric Leefomgeving (CLO) januari 2023Tercera-GO!

n.v.t. voorheen gekoppeld met Corsa

TSA voor VTH-vergunningen tot 2023. Is deels vervangen door Centric Leefomgeving 2023. TSA voor VTH-vergunningen vanaf 2023.

nee

Opvolger van GISVG

Ja met Onegov vanaf 2023

n.v.t.

TSA voor bestemmingsplannen voor website Ruimtelijke Plannen IMRO bestanden op netwerkschijf bewaard; PDF bestemmingsplan in Zaaksysteem Software voor ruimtelijke plannen, opvolger van Crotec.

Obsurv

Integraal beheerpakket Beheer openbare ruimte Geen documentenopslag

GISVG

TSA voor belastingen Vastgoed en belastingen. Bevat de applicatie procesinformatie of/en ook documentregistraties. (dubbel) Is in 2023 vervangen door Level

Level vanaf 2023

TSA voor belastingen vanaf 2023

nee

nee

Ja met Onegov vanaf 2023

Suite4SociaalDomein

TSA klantprocessen Sociale Zaken

nee

nee

Ja met Onegov vanaf 2023

?

Sinds september 2021 vervanger GWS4all Mens Centraal

TSA Sociaal Domein WMO en Jeugd Vanaf mei 2023 in gebruik genomen.

Ja

nee

Ja met Onegov vanaf 2023

AFAS

TSA Personeelssysteem (personeelsdossier, IKB, verlof, verzuim, declaraties salaris) sinds januari 2022. Opvolger van PIMS

ja

ja

Nee, niet gekoppeld met Onegov

Software as a Service (SAAS). Key2Burgerzaken Centric

GBA-administratie, burgerzaken en verkiezingen tot december 2021

nee

Is vervangen door iBurgerzaken 2022, content is gemigreerd. iBurgerzaken Pink Roccade 2022-

TSA voor Burgerzaken vanaf 2022. Wordt t.z.t. gekoppeld aan nieuw Zaaksysteem.

Ja met Onegov vanaf 2023

Key2Financiën

TSA financiële administratie vanaf eind 2019

ja

ja

nee

e-Depot

TSA van Picturae voor de duurzame bewaring van digitale bestanden Software as a Service (SAAS).

n.v.t.

ja

n.v.t.

Bijlage 3.3.2: Gemeten waarden in de archiefruimten januari-december 2022 In de Archiefregeling art. 45a is bepaald dat de relatieve luchtvochtigheid van archiefruimten een zo constant mogelijke waarde moet hebben van 50% R.V. +/- 10%. De temperatuur mag variëren tussen de 16°C en 20°Celsius. Een overschrijding tot 25 Celsius gedurende ten hoogste 10 etmalen per jaar is toegestaan. Over het algemeen zijn de gemeten waarden vrij constant in de archiefruimtes Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. De temperatuur in de archiefruimte gemeentehuis Alphen-Chaam is het meest constant van alle de archiefruimtes. Archiefruimte gemeenten Alphen-Chaam

Baarle-Nassau

Gilze en Rijen

laagste

Temperatuur 17,2

Relatieve vochtigheid (%) 51,3

hoogste

18,2

58,4

laagste

19,7

51,3

hoogste

25,3

58,4

laagste

19,7

34,8

hoogste

25,3

53,6

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

27

Bijlage 3.5.3: Overzicht van de gedigitaliseerde statische archieven, films en o o’s in 2022 Archiefnummer

Naam archief Gemeente Alphen-Chaam

2100

Dorpsbestuur Alphen, 1600-1810

2102

Overlijdensverklaringen Alphen, 1871-1938

2117

oto’s: Alphen en haam: 27 stuks

2152

Charterverzameling Alphen-Chaam, 1420-1775: 1 charter (aanvulling)

2231

Ansichtkaarten: Alphen en Chaam: 6 stuks

2900

Dorpsbestuur Chaam, 1580-1810

2901

Militieregisters Chaam, 1815-1897

2901

Overlijdensverklaringen Chaam, 1869-1939

Gemeente Baarle-Nassau 2200

Dorpsbestuur Baarle-Nassau, 1550-1811

2201

Overlijdensverklaringen Baarle-Nassau, 1901-1946

2231

oto’s: Baarle-Nassau: 2 stuks.

2235

Ansichtkaarten: Baarle-Nassau: 2 stuks

2241

Films: Ulicoten: 3 stuks

2245

Charterverzameling Baarle-Nassau, 1470-1780: 1 charter (aanvulling)

Gemeente Gilze en Rijen 2801

Overlijdensverklaringen Gilze en Rijen, 1894-1924

2833

oto’s: 14 stuks

2843

Ansichtkaarten: 2 stuks

Bijlage 3.6.1.: Overzicht van de beoordeelde V-lijsten 2022-2023 Organisatieonderdeel Alphen-Chaam

Baarle-Nassau

Gilze en Rijen

ABG-organisatie

V-lijsten Digitale dossiers uit het Zaaksysteem Green Valley

V-jaar 2016-2020

Analoge dossiers uit de semi statische archieven in de archiefruimte, 35 meter

2021

Digitale dossiers uit het DMS Corsa

2021

Digitale dossiers uit het Zaaksysteem Green Valley

2016-2020

Analoge dossiers uit de semi statische archieven in de archiefruimte, 16 meter

2021

Digitale dossiers uit het DMS Corsa

2021

Digitale dossiers uit het Zaaksysteem Green Valley

2016-2020

Analoge dossiers uit de semi statische archieven in de archiefruimte, 58 meter

2021

Digitale dossiers uit het DMS Corsa

2021

Digitale dossiers uit het Zaaksysteem Green Valley

2016-2020

Digitale dossiers uit het DMS Corsa

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

2021

28

Bijlage 3.7.1: Aanwinstenlijst van de gemeentearchivaris ABG-gemeenten 2022. Gemeente Alphen-Chaam Overheidsarchieven ➢ 10016. Digitale bouwvergunningen gemeente Alphen-Chaam (1996) 1997-2022, 76,4 Gb. Niet-overheidsarchieven Aanvullingen op bestaande collecties (2217): ➢ 2117.840027 t/m 840032. Ansichtkaarten Alphen-Chaam, 6 stuks. ➢ 2117. 840033-840105. Fotoalbum van het werkkamp Het Putven Chaam, 1936.

Gemeente Baarle-Nassau Overheidsarchieven ➢ 2252. Gemeentebestuur Baarle-Nassau 1981-2000, 50,5 meter; ➢ 2254. Bouwvergunningen monumentenpanden Baarle-Nassau, 1981-2015, 1,25 meter; ➢ 2255. Gemeentebestuur Baarle-Nassau 2001-2015, 41,750 meter; ➢ 10012. Digitale bouwvergunningen gemeente Baarle-Nassau 1981-2010 (2014), 135,8 Gb. Aanvullingen op de volgende al overgebrachte overheidsarchieven: ➢ 2201.866-899, 903-909. Gemeentebestuur Baarle-Nassau, 1811-1938, 1,375 meter; ➢ 2211.103-104. Burgerlijk Armbestuur Baarle-Nassau, 1854-1967; ➢ 2234. Aanvulling registers Burgerlijke Stand Baarle-Nassau, 1906-1970, 0,6 meter; geboorteregisters 1906-1920; huwelijksregisters 1921-1960; overlijdensregisters 1961-1970; tienjaarlijkse tafels, 1941-1980. ➢ 2236.1067-1090, 1094-1115. Gemeentebestuur Baarle-Nassau, 1939-1980, 0,75 meter; ➢ 2247.11, 18-19. Hinderwetvergunningen Baarle-Nassau, 1937-1980; ➢ 2248.512-531. Bouwvergunningen Baarle-Nassau, 1906-1980, 0,25 meter. Niet-overheidsarchieven: Aanvullingen op bestaande collecties (2151, 2231): ➢ 2125.32-46. Ons Weekblad, Nieuws en advertentieblad voor Baarle-Nassau, Baarle-Hertog, Alphen, Chaam, Riel en Ulicoten 2006-2016, 4,5 meter. ➢ 2231.850026 t/m 850027. Ansichtkaarten Baarle-Nassau, 2 stuks, 0.00539 Gb. Gemeente Gilze en Rijen Niet-overheidsarchieven Aanvullingen op bestaande collecties (2833): ➢ 2833. 860065 t/m 860066.

Ansichtkaarten Gilze en Rijen, 2 stuks, 0.00577 Gb.

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

29

Colofon Opdrachtgever: Gemeente ABG-gemeenten Informatie: gemeentearchivaris@tilburg.nl, telefoon 013-5429474 Datum: 18-04-2023 Status: 1.0 Definitief Versienummer 2023.1.0 KPI verslag Archiefwet 2023 gemeente ABG-gemeenten en ABG-organisatie

Versiebeheer Versie 0.1

Datum 03-03-2023

Wijzigingen Eerste concept KPI verslag

0.2

27-03-2023

Tweede concept opzet

1.0

1

Definitieve versie ter aanbieding aan de college en de Raad

Auteur(s) Yvonne Welings Carlijn van de Wiel Patrick Dekkers Maarten van Drongelen John Voerman Yvonne Welings Yvonne Welings

KPI verslag 2023 ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet ABG-gemeenten en ABG-organisatie

30