Bijlage 1 Inrichting Regionale regietafel

Inrichting RRT Van asiel t/m integratie in Midden Brabant Onderwerp Inrichting en uitvoering Regionale Regietafel (RRT)

Opdracht Vanuit de Provinciale Regietafel Van asiel t/m integratie (PRT) is aan de veiligheidsregio en aan Regio Hart van Brabant opdracht gegeven om op regionaal niveau een (sub)Regionale Regietafel in te richten die zich integraal buigt over de opgaven Van asiel t/m integratie, de verschillende opgaven in samenhang bekijkt en bespreekt. Met betrekking tot de overlegstructuur zijn door de regiogemeenten uit het district HvB in het overleg van 10 januari jl. daartoe de volgende uitgangspunten benoemd: – –

De opgave van asiel t/m integratie is een integraal vraagstuk en wordt in samenhang opgepakt; De agenda van de RRT sluit aan op de agenda van de PRT;

–

De wisselwerking/wederkerigheid met PRT/Landelijke regietafel migratie (LRT) is geborgd (wat heeft de regio van Provincie, andere bestuurslagen, partners nodig, welke agendapunten te agenderen voor de PRT);

–

De regionale overlegstructuur voor de opgave van Asiel t/m integratie is transparant, efficiënt en slagvaardig;

–

De RRT kan snel schakelen en is slagvaardig.

Vraagstelling In Midden Brabant werken 11 gemeenten samen in de Gemeenschappelijke Regeling Hart van Brabant (GR HvB). De samenwerking op het thema van Asiel t/m integratie is onderdeel van de kernagenda van de GR HvB (Sociaal Domein en het Fysiek Domein), waarbij het primaat ligt bij het Sociaal Domein. Qua activiteiten ligt voor het Sociaal Domein de focus op integratie en verbreding binnen het Sociaal Domein. Binnen het Fysiek Domein wordt op het gebied van Wonen gekeken naar oplossingen vanuit versnellen woningbouw (o.a. flexwonen) en veranderingen in de woonruimteverdeling. Ook wordt gewerkt aan een regionale woonzorgvisie waar de doelgroep statushouders in wordt meegenomen. Daarnaast voerde de Veiligheidsregio in 2022 (tot heden) de coördinatie rondom de opvang van ontheemden uit Oekraïne én crisisnoodopvang van asielzoekers. De taken die de Veiligheidsregio rondom opvang uitvoerde, zijn belegd bij de PRT en RRT’s. De veiligheidsregio sluit gedurende de transitieperiode wel aan bij de PRT en RRT’s. Terugkoppeling vanuit de PRT en input voor de PRT werd afgelopen jaar verzorgd door de afgevaardigde namens de regio in de PRT. Tot slot zorgde iedere gemeente er eigenstandig voor dat er mogelijkheden werden gecreëerd voor reguliere asielopvang in samenwerking met het COA en met Nidos.

Adviesnota / pagina 1 van 6

Vanuit de opdracht van de provincie voor de inrichting van een RRT, de overgang van taken van de Veiligheidsregio naar de RRT en de onderwerpen die al vanuit de GR HVB worden opgepakt, is de vraag ‘Wat is nodig om tot de inrichting te komen van de RRT die voldoet aan de genoemde uitgangspunten en die aansluit bij de onderwerpen die op dit moment binnen de samenwerking in de GR regio HvB worden uitgewerkt?’ Om deze vragen te beantwoorden en te komen tot een voorstel voor de inrichting van de RRT, werkt deze notitie de volgende punten uit: 1. Onderwerpen: welke vraagstukken en opgaven liggen op de tafel van de RRT? 2. Regievoering RRT: welke opdracht voert de RRT uit/ hoe ziet regievoering eruit? 3. Deelnemers: wie nemen deel aan het RRT? 4. Werkwijze: hoe krijgt de RRT vorm en hoe verhoudt dit zich tot de onderwerpen die op dit moment vanuit de GR HvB worden opgepakt ? 5. Wijzigingen: wat betekent de voorgestelde werkwijze voor de huidige manier van werken? 1. Onderwerpen Regionale Regietafel –

De RRT volgt de agenda van de PRT. Op basis van een inventarisatie die eind 2022 in enkele bestuurlijke bijeenkomsten (Memo Regiobijeenkomsten asielketen Provincie Noord-Brabant) op Provinciaal niveau is gemaakt, richt de PRT zich in 2023 op de totale opgaven van asiel t/m integratie.

–

De RRT richt zich daarmee op de doelgroepen: asielzoekers (incl. jongeren/AMV), vergunninghouders, ontheemden uit Oekraïne en uitgeprocedeerden.

–

De volgende thema’s en onderwerpen staan op de agenda van de PRT en vormen daarmee de agenda voor de RRT: Thema 1: Instroom en opvang: –

Asielopvang (incl. AMV) in reguliere en (crisis)noodopvang

–

Opvang en mogelijk toekomstige uitstroom van ontheemden uit Oekraïne

–

Het opstellen van een regioplan om van CNO naar structurele opvang te komen

–

Uitvoering geven aan de toekomstige Spreidingswet

Thema 2: Uitstroom vergunninghouders –

Taakstelling / Huisvesten vergunninghouders (inclusief amv opvang Nidos)

–

Mogelijk uitruil tussen de gemeenten t.a.v. de opgaven

–

Woonvoorzieningen vergunninghouders (zoals regionale tussenvoorzieningen)

–

Versnellen uitstroom vergunninghouders

–

Relatie met de regionale woondeals voor de woningbouwopgave

Thema 3: Participatie, integratie en sociale voorzieningen –

Op dit thema is samenwerking georganiseerd binnen de GR HvB: de agenda voor dit thema ligt bij het poho Sociaal. Het poho Sociaal schakelt indien nodig op naar de RRT.

Adviesnota / pagina 2 van 6

–

De RRT volgt de agenda van de PRT. Als de PRT op dit thema punten agendeert, wordt de aansluiting tussen RRT en GR HvB geborgd via de voorzitter van de RRT en de bestuurlijk trekker Van asiel t/m integratie Gr HvB.

2. Opdracht RRT De opgaven ten aanzien van asiel t/m integratie zijn veelomvattend en raken veel portefeuilles. De RRT voert regie; de RRT: –

Is een coördinerend, overkoepelend overleg dat de voortgang op de totale opgaven asiel t/m integratie bewaakt. Daartoe heeft de RRT overzicht over en inzicht in de opgaven van asiel t/m integratie. De RRT stuurt op de totale opgaven op dit vraagstuk en bewaakt de integrale benadering van het vraagstuk. Om overzicht en inzicht te behouden wordt de Regietafel periodiek geïnformeerd over de laatste ontwikkelingen en worden bij de agenda van elk overleg de meest recente cijfers gevoegd.

–

Stuurt op voortgang, samenhang en het tijdig agenderen van knelpunten: in de regio en naar de PRT.

–

Volgt de agenda van de PRT (zie bovenstaande) en voert regie op de flexibilisering van de asielketen in het district HvB.

–

Voert regie om uit een crisisaanpak te blijven: als bijvoorbeeld meer opvangplekken nodig zijn, is dit onderwerp van gesprek op de RRT.

–

Maakt afspraken over omvang van opvangplekken en de onderlinge samenwerking daaromtrent.

–

Vormt het platform waar de poho’s van de GR HvB aandachtspunten kunnen agenderen en vormt het platform waar poho’s naar kunnen escaleren. De onderwerpen die opgenomen zijn in de kernagenda van de GR HvB, vallen onder verantwoordelijkheid van de betreffende poho’s. De onderwerpen Integratie en Participatie staan bijvoorbeeld op de agenda van het poho Sociaal; voorbereiding van besluitvorming loopt via AO Sociaal.

–

Agendeert knelpunten en deelt goede voorbeelden voor en geeft input op de agenda van de Provinciale Regietafel (PRT)

–

Is actiegericht: kan snel tot uitvoering van besluiten overgaan.

3. Deelnemers RRT In de RRT zijn de volgende leden vertegenwoordigd: – –

Voorzitter en afgevaardigde namens de regio HvB aan de PRT Noord Brabant Voorzitter stuurgroep Flexwonen GR HvB en mede afgevaardigde namens de regio HvB aan de PRT Noord Brabant

–

Voorzitter G40 themagroep Vergunninghouders & Asiel en mede afgevaardigde namens de regio HvB aan de PRT Noord Brabant

–

Bestuurlijk trekker activiteiten van asiel t/m integratie GR HvB (schakelt tussen RRT en de Poho Sociaal, AP, combi-poho GR HvB)

–

Bestuurlijke vertegenwoordiging uit iedere HvB gemeente. Aandachtspunt hierbij is dat de opdracht van de RRT integraal is. Gemeenten geven zelf aan wie namens het College deelneemt en wijzen een vervanger aan. Adviesnota / pagina 3 van 6

–

Ambtelijke ondersteuning.

–

Agendaleden / Flexibele schil: COA, corporaties, (welzijns-) organisaties. Op basis van de agenda nodigt de RRT partners uit de flexibele schil uit.

–

In het overleg van 15 februari is afgesproken dat de RRT telkens 2 weken voor de PRT bij elkaar komt; dit betekent vooralsnog een frequentie van eenmaal per 6 weken.

4. Overlegstructuur: Hoe krijgt de RRT vorm? Uitgangspunt: RRT en de activiteiten binnen de GR HvB op het gebied van asiel t/m integratie GR HvB bestaan naast elkaar. De RRT stuurt op de totale opgaven op dit vraagstuk, bewaakt de integrale benadering van het vraagstuk en zet de lokale opgaven uit. De GR HvB pakt die onderwerpen op die om regionale uitwerking vragen en die geborgd zijn in de kernagenda van de GR HvB. Door verbinding te leggen tussen de RRT en de reeds bestaande samenwerking in de GR HvB wordt beoogd: -

Te sturen vanuit overzicht en te komen tot één overlegtafel waar alle inzet op het thema in beeld is en vanuit waar de coördinatie plaats vindt.

-

Zowel acties die direct reactie vragen als projecten die zich richten op een duurzame aanpak snel en via het juiste gremium op te pakken.

-

Aansluiting/ afstemming te houden/borgen met andere thema’s, projecten binnen de GR HvB geborgd.

Werkwijze Bestuurlijk –

De RRT bespreekt de agenda vanuit de lokale realiteit en lokale verantwoordelijkheden, aangezien de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de opgave van de RRT op lokaal niveau ligt. Als een vraag lokaal opgepakt moet worden, neemt het lid van het RRT het vraagstuk mee terug naar het eigen College (en indien nodig de Raad) en zorgt dat lokaal de gevraagde inbreng (capaciteit of financiën) geleverd wordt. Voortgang en afstemming wordt ingebracht en besproken in de RRT.

–

Als in de RRT de conclusie wordt getrokken dat de (structurele) oplossing van een vraagstuk op regionaal niveau gezocht moet worden en deze vraag nog niet belegd is, wordt de bestuurlijk trekker Van asiel t/m integratie van de GR HvB gevraagd dit punt te agenderen voor het betreffende poho.

Voorbereiding en ambtelijke ondersteuning Ambtelijke ondersteuning RRT: –

De ambtelijke ondersteuning RRT heeft een schakelfunctie tussen RRT en de GR HvB: Alle stukken voor alle tafels RRT en GR HvB worden voorbereid en afgestemd binnen het ambtelijk adviseursteam. Van daaruit worden stukken via AO aan Poho voorgelegd of direct aan de RRT.

Adviesnota / pagina 4 van 6

–

Coördinerend gemeentesecretaris en voorzitter.

–

Per gemeenten een lokaal aanspreekpunt/projectleider/programmamanager asiel t/m integratie. Om de lokale aandachtspunten tijdig op de agenda van de RRT te krijgen en om projecten snel te kunnen starten, wordt per gemeente een aanspreekpunt Van asiel t/m aangewezen. Deze persoon draagt lokaal zorg voor communicatie over en voor de RRT en stemt af. Daarbij is specifieke aandacht om ook de collega’s van Veiligheid goed te betrekken. Lokaal wordt georganiseerd dat deze medewerkers voldoende tijd beschikbaar hebben om de agenda voor te bereiden en opvolging te geven aan de gemaakte afspraken in de RRT. Deze personen dragen ook zorg voor het organiseren van capaciteit voor de activiteiten die regionaal worden opgepakt of nemen hier zelf aan deel.

–

De agendavoorbereiding van het RRT wordt door een vertegenwoordiging van deze groep opgepakt; hiertoe worden na de PRT afspraken met de voorzitter van de RRT ingepland om de aansluiting op de agenda van de PRT te houden. Het is aan te bevelen dat deze personen ook degenen zijn die het totaal aan activiteiten bewaken inclusief wat lokaal en wat regionaal wordt opgepakt. In onderstaande (punt 5) worden 2 voorstellen voorgelegd om invulling te geven aan de rol van secretaris.

–

Afgevaardigde uit veiligheidsregio, voor de overdracht van de taken aan de RRT en eventuele afstemming binnen de Veiligheidsregio Midden en West Brabant.

–

De projectcoördinator van asiel t/m integratie Regio HvB mbt agendering poho’s, regionale projecten, communicatie over gemaakte afspraken naar de GR HvB en verbinding met de projecten binnen de GR HvB; de projectcoördinator stemt af met de bestuurlijk trekker en draagt daarbij zorg voor afstemming over de opdrachten en bewaakt dat capaciteit en middelen vanuit de RRT beschikbaar worden gesteld als het gaat om nieuwe opdrachten. Deze afspraken kunnen via de lokale aanspreekpunten worden voorbereid.

5. Voorliggend voorstel irt de huidige manier van werken Wat wijzigt niet: –

Van asiel t/m integratie is onderdeel van de kernagenda van de GR HvB. Binnen de poho’s uitgezette beleidslijnen en afgesproken projecten blijven op de agenda van de poho’s staan (denk bijvoorbeeld aan regionale woonzorgvisie (combi-poho), afspraken woningbouw en woonruimteverdeling (poho ROV), overleg inburgering, regioplaatsing, CoP, (poho sociaal))

Wat wijzigt wel: –

Integrale stuurgroep van Asiel t/m integratie stopt. Medio 2022 is een integrale stuurgroep van asiel t/m integratie gestart om vanuit integraliteit sturing te geven aan de totstandkoming van een programmaplan Van asiel t/m integratie. In de stuurgroep zijn naast de gemeenten ook de woningcorporaties en het COA vertegenwoordigd. Focus van het programma lag op statushouders en kansrijke asielzoekers. In de RRT komen alle groepen en vraagstukken in de keten Van asiel t/m integratie samen. Daarmee wordt voorgesteld om de programmasturing los

Adviesnota / pagina 5 van 6

te laten en de integrale stuurgroep te stoppen; met woningcorporaties en COA worden afspraken gemaakt over betrokkenheid bij en aansluiting op de RRT. –

Ambtelijke ondersteuning RRT moet nog georganiseerd worden. De RRT valt niet onder de Gemeenschappelijke Regeling HvB. De organisatie van het adviseursteam en de ambtelijke ondersteuning wordt door de gemeenten georganiseerd. Om de ambtelijke ondersteuning voor de RRT te kunnen garanderen, is het nodig om een secretaris aan te stellen. Hierbij zijn er diverse mogelijke mogelijkheden waarvan wij er twee aan u voorleggen: –

Één van de HvB gemeenten stelt een secretaris beschikbaar voor de RRT en neemt de financiering daarvoor op zich (ureninzet secretaris)

–

Alle HvB gemeenten dragen naar rato bij in de kosten voor het aanstellen van een secretaris voor de RRT.

Besluit RRT 05-04 De RRT gaat akkoord de RRT in te richten op de wijze zoals beschreven in het voorstel inrichting van de RRT 29 maart 2023. 1. Iedere gemeente wordt in de RRT vertegenwoordigd door één bestuurder en gemeenten zorgen voor vervanging. 2. Iedere gemeente benoemd ambtelijk één aanspreekpunt voor deelname aan het adviseursteam van de RRT. 3. De veiligheidsregio wordt gevraagd om de rol van secretaris RRT én coördinerend programmamanager / projectleider waar te nemen gedurende de looptijd van de bekostigingsregeling voor veiligheidsregio’s.

Adviesnota / pagina 6 van 6