Benchmarksamenvatting ABG-organisatie 17-09-2024
Tekst van het document
Benchmark formatie en kosten ABG-organisatie
17 SEPTEMBER 2024
Intern vertrouwelijk
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Opbouw benchmarksamenvatting 1. Onderzoek en methodiek 2. Uitkomsten op organisatieniveau 3. Uitkomsten bedrijfsvoeringsthema’s
4. Uitkomsten fysieke thema’s 5. Uitkomsten sociale thema’s 6. Uitkomsten algemene thema’s 7. Uitkomsten dwarsdoorsnedes 8. Belangrijkste bevindingen en vervolg
Intern vertrouwelijk
Onderzoek en methodiek Onderzoeksvraag Benchmark in het groter geheel Methodiek benchmark Benchmarkthema’s Uw referentiegroep
Intern vertrouwelijk
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Onderzoeksvraag
Hoe verhouden de kosten en formatie per taak (primaire proces en overhead) van uw organisatie zich tot die van andere, vergelijkbare organisaties? •
Op basis van een peildatum (vastgestelde formatie 1-1-2023 en begroting 2023)
Doel: •
Inzicht bieden in de relatieve kosten en formatie van uw organisatie
Resultaat: •
Objectieve vergelijkingsformatie, eerste handvat voor objectieve discussie: niet het “finale oordeel’’.
•
Vormt/biedt basis voor normering, sturing en inrichting primair proces en overhead.
•
Biedt focus voor vervolgonderzoek.
Intern vertrouwelijk
4
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Benchmark in het groter geheel Benchmark
Overige onderzoeken/rapportages
Begrip van de huidige situatie
Check op wenselijkheid van de huidige situatie
Indien niet wenselijk: bepaling benodigde bijstelling van de situatie
Kennis van anderen
Eigen kennis Intern vertrouwelijk
5
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Methodiek benchmark •
Beproefde methode: Berenschot brengt sinds 2001 de formatie van >330 gemeenten in kaart.
•
Voor een goede vergelijking van de formatie dienen we ook de apparaatskosten in kaart te brengen. Zo houden we rekening met verschil in uitbesteding en inrichting tussen gemeenten. We brengen de volgende componenten in kaart:
• -
Formatie en loonkosten (minus werkzaamheden voor derden)
-
Inhuurkosten (bovenop formatiebudget; alleen structurele gelden)
-
Overige relevante kosten (interne en externe kosten/bijdragen/subsidies)
-
Relevante kenmerken en indicatoren die uw inzet en kosten kunnen verklaren Uniforme indeling is leidend, niet de organisatiestructuur van een gemeente.
• -
Dit vergt een vertaling van uw formatie en kosten naar onze generieke indeling. Hiervoor zijn gesprekken gevoerd met alle leidinggevenden en financieel adviseurs van uw organisatie.
•
Zorgvuldig validatieproces om appels met appels te vergelijken. In bijlage 1 vindt u de benchmarkstappen uitgewerkt.
•
Referentiegroep op maat, waarin we rekening houden met kenmerken van de gemeenten.
Intern vertrouwelijk
6
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Benchmarkthema’s* Bedrijfsvoeringsthema’s
Sociale thema’s
Directie en management
Beleid
Ambtelijk secretariaat
Uitvoering werk, inkomen en schuldhulp
Algemeen beleid en advies
Uitvoering Wmo
Personeel en organisatie
Uitvoering beschermd wonen
Financiën en control
Uitvoering jeugdzorg
Informatisering en automatisering
Uitvoering maatschappelijk werk en welzijn
Juridische zaken
Uitvoering onderwijs
Communicatie
Uitvoering sport
Facilitaire zaken
Uitvoering kunst, cultuur en erfgoed
Informatiebeheer/ DIV
Uitvoering overige sociale thema’s
Bestuurszaken en bestuursondersteuning Griffie Overige bedrijfsvoeringwerkzaamheden
Fysieke thema’s
Algemene thema’s
Beleid
Beleid en uitvoering openbare orde en veiligheid
Uitvoering beheer openbare ruimte
Beleid en uitvoering economie, recreatie en toerisme
Uitvoering vastgoed
Beleid en uitvoering KCC
Uitvoering afval
Beleid en uitvoering burgerzaken
Uitvoering ruimtelijke ontwikkeling en grondzaken
Beleid en uitvoering belastingen en WOZ
Uitvoering milieu en Wabo
Beleid en uitvoering overige algemene thema’s
Uitvoering parkeren Uitvoering BAG, BGT en landmetingen Uitvoering overige fysieke thema’s
* Al deze thema’s zijn verder opgedeeld in onderliggende taken
7
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Uw referentiegroep bedrijfsvoering Naam organisatie
Inwoners
Sociale structuur
Centrumfunctie
Stedelijkheid
Formatie per 1.000 inwoners
ABG-organisatie
44.349
Redelijk
Weinig
Matig stedelijk
6,8
1Stroom
40.101
Redelijk/Goed
Redelijk
Matig stedelijk
7,3
BEL Combinatie
32.087
Goed
Zonder
Matig stedelijk
6,6
HLTsamen
82.604
Goed
Weinig
Sterk stedelijk
4,9
Noaberkracht
47.958
Goed
Zonder/Weinig
Niet stedelijk
7,4
SED-organisatie
59.586
Redelijk
Redelijk
Matig stedelijk
6,1
Intern vertrouwelijk
8
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Uw referentiegroep primair proces Naam organisatie
Inwoners
Sociale structuur
Centrumfunctie
Stedelijkheid
Formatie per 1.000 inwoners
ABG-organisatie
44.349
Redelijk
Weinig
Matig stedelijk
6,8
Beekdaelen
35.927
Redelijk
Zonder
Matig stedelijk
6,1
Berg en Dal
35.008
Redelijk
Weinig
Matig stedelijk
6,4
Heemskerk
39.350
Redelijk
Redelijk
Sterk stedelijk
6,7
Het Hogeland
47.834
Redelijk
Weinig
Niet stedelijk
10,8
Noaberkracht
47.958
Goed
Zonder/Weinig
Niet stedelijk
7,4
Rijssen-Holten
38.204
Goed
Redelijk
Matig stedelijk
7,7
Schagen
46.787
Redelijk
Weinig
Matig stedelijk
9,0
Steenwijkerland
44.351
Redelijk
Redelijk
Matig stedelijk
8,5
Intern vertrouwelijk
9
Uitkomsten op organisatieniveau Totale apparaatskosten vergeleken Uitsplitsing naar type kosten Uitsplitsing naar hoofdthema’s
Intern vertrouwelijk
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
ABG-organisatie
Een aantal bijzondere kenmerken Algemene thema’s:
Bedrijfsvoeringsthema’s:
•
Ruimere openingstijden burgerzaken
•
Drie gemeenten
•
Minder drank-, horeca- en APV-vergunningen
•
Meer (parttime) medewerkers
•
Meer vestigingen recreatie en toerisme
•
Meer facturen
•
Minder aanslagregels en -biljetten
•
Minder aanbestedingen
•
Minder devices per medewerker en minder applicaties
•
Meer vloeroppervlak per fte
Fysieke thema’s: •
Meer oppervlakte land
•
Lagere omgevingsadressendichtheid
Sociale thema’s:
•
Meer bestemmingsplannen in ontwikkeling
•
•
Meer lopende grondexploitaties
•
Meer meldingen onderhoud openbare ruimte
•
Meer aanvragen bijzondere bijstand
•
Minder hectare groen in eigen beheer
•
Meer jeugdcliënten
•
Meer km weg en riool in eigen beheer
•
Minder gesubsidieerde kunst- en cultuurinstellingen
•
Minder parkeervergunningen/-ontheffingen
•
Minder schoolgebouwen en leerlingen
•
Minder begraafplaatsen in gemeentelijk beheer
Intern vertrouwelijk
Minder bijstandsontvangers en cliënten schuldhulpverlening
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Totale apparaatskosten vergeleken Uw loon-, inhuur- en overige relevante kosten minus correcties Uw organisatie heeft in totaal € 15 miljoen aan apparaatskosten voor de bedrijfsvoeringsthema’s. Deze kosten zijn 6% lager per fte. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 0,9 miljoen.* Uw organisatie heeft in totaal € 38 miljoen aan apparaatskosten voor het primaire proces. Deze kosten zijn 4% lager per inwoner. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 1,7 miljoen.** In 2018 waren de kosten voor het primaire proces 1% lager dan gemiddeld (€ 0,2 miljoen).
* Deze kosten zijn alleen gecorrigeerd voor het aantal formatieplaatsen van de organisatie en niet voor alle andere kenmerken en indicatoren die invloed kunnen hebben op de hoogte van de kosten. ** Deze kosten zijn alleen gecorrigeerd voor het aantal inwoners van uw gemeenten en niet voor alle andere kenmerken en indicatoren die invloed kunnen hebben op de hoogte van de kosten.
Intern vertrouwelijk
12
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Andere inrichtingskeuze Jullie organisatie pakt meer taken zelf op: • Uw organisatie zet meer formatie in dan gemiddeld. • Uw structurele inhuur bovenop de vastgestelde formatie is lager dan gemiddeld. • Uw overige relevantie kosten zijn lager dan gemiddeld. Bij de overige relevante kosten nemen wij o.a. materiële kosten, uitbestedingskosten, ICT-kosten en huisvestingskosten mee.
Intern vertrouwelijk
13
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Primaire proces
Uw organisatie heeft in totaal € 38 miljoen aan apparaatskosten voor het primaire proces. Deze kosten zijn 4% lager per inwoner. In euro’s betreft het verschil met het gemiddelde € 1,7 miljoen. In 2018 waren de kosten voor het primaire proces 1% lager dan gemiddeld (€ 0,2 miljoen). Opgesplitst naar de verschillende thema’s in het primaire proces: •
Fysieke thema’s zijn 10% lager dan gemiddeld (-€ 2,4 miljoen).
•
Sociale thema’s zijn 2% hoger dan gemiddeld (+€ 0,3 miljoen).
•
Algemene thema’s zijn 10% hoger dan gemiddeld (+€ 0,4 miljoen). -
Intern vertrouwelijk
Onder algemene thema’s verstaan wij: openbare orde en veiligheid, economie en toerisme, belastingen, kcc en burgerzaken.
14
Uitkomsten thema’s - Bedrijfsvoering - Fysiek - Sociaal - Algemeen
Intern vertrouwelijk
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Overzicht bedrijfsvoeringsthema’s Uitsplitsing naar thema’s, rekening houdend met de formatieomvang
*
* *
* *
*
*
*
*De kosten die geland zijn op deze thema (B13) zijn in de referentiegroep verspreid over de overige thema’s wegens een recente overstap naar de huidige benchmarkindeling. Intern vertrouwelijk
16
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Overzicht fysieke thema’s Uitsplitsing naar thema’s en type kosten
*
*De kosten die geland zijn op dit thema (F8) zijn in de referentiegroep verspreid over de overige thema’s wegens een recente overstap naar de huidige benchmarkindeling.
Intern vertrouwelijk
17
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Overzicht sociale thema’s Uitsplitsing naar thema’s en type kosten
*
*De kosten die geland zijn op dit thema (S10) zijn in de referentiegroep verspreid over de overige thema’s wegens een recente overstap naar de huidige benchmarkindeling.
Intern vertrouwelijk
18
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Totaaloverzicht algemene thema’s Uitsplitsing naar thema’s en type kosten
*
* * *
*De kosten die geland zijn op dit thema (A6) zijn in de referentiegroep verspreid over de overige thema’s wegens een recente overstap naar de huidige benchmarkindeling.
Intern vertrouwelijk
19
Overige bevindingen
Intern vertrouwelijk
20
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Overige bevindingen • Uw organisatie heeft een lager ziekteverzuim (4,0% t.o.v. 6,1%) en een gemiddelde meldingsfrequentie (0,67% t.o.v. 0,7%). • De parttimefactor van uw personeel ligt iets hoger dan gemiddeld (0,79 t.o.v.
0,84) • Inclusief inhuur heeft uw organisatie 21% meer medewerkers dan gemiddeld. • Uw totale formatie bestaat voor 27,0% uit bedrijfsvoering waar dit gemiddeld
in de referentiegroep 32,2% bedraagt. Ten opzichte van 2018 is uw overheadpercentage gedaald waar dat in de referentiegroep is gestegen.
Intern vertrouwelijk
21
Belangrijkste bevindingen en vervolg Hoofduitkomsten Opvallende thema’s Waarde en beperkingen
Intern vertrouwelijk
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Belangrijkste bevindingen Uw kosten voor de bedrijfsvoering zijn lager per fte dan gemiddeld (-€ 0,9 miljoen). Uw kosten voor het primaire proces zijn lager per inwoner dan gemiddeld (-€ 1,7 miljoen). Binnen het primaire proces zien we de volgende opsplitsing: •
Fysieke thema’s zijn 10% lager dan gemiddeld (-€ 2,4 miljoen).
•
Sociale thema’s zijn 2% hoger dan gemiddeld (+€ 0,3 miljoen).
•
Algemene thema’s* zijn 10% hoger dan gemiddeld (+€ 0,4 miljoen).
We zien een andere inrichtingskeuze dan gemiddeld. Er wordt relatief gezien meer zelf gedaan en er zijn lagere begrote structurele inhuurkosten of overige relevante kosten**. *Dit zijn de thema’s: openbare orde en veiligheid, economie en toerisme, belastingen, kcc en burgerzaken.
**Dit betreft onder andere: materiële uitvoeringskosten, uitbestedingskosten, ICT-kosten en huisvestingskosten.
Intern vertrouwelijk
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Opvallende thema’s
Voor de onderstaande thema’s geldt dat wij de kosten op basis van de benchmark niet (geheel) kunnen verklaren Relatief hoge kosten op: •
Uitvoering sport (+€ 0,8 miljoen, +30%)
•
Beleid en uitvoering KCC (+€ 0,1 miljoen, +40%)
Relatief lage kosten op: •
Facilitaire zaken en huisvesting (-1,0 miljoen, -36%)
•
Financiën en control (-0,4 miljoen, -19%)
•
HRM en organisatieadvies (-0,4 miljoen, -34%)
•
Uitvoering beheer openbare ruimte (-€ 3,3 miljoen, -25%)
•
Uitvoering jeugdzorg (-€ 0,3 miljoen, -27%)
Intern vertrouwelijk
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Waarde en beperkingen Benchmark geeft een eerste indruk, niet het finale oordeel. Er zijn allerlei factoren die hierop van invloed kunnen zijn: • Omgevingskenmerken • Ambitie • Kwaliteit/dienstverleningsniveau • Organisatie/sturingsmodel • Historie • Betaalbaarheid • Etc. Voor het verklaren van de verschillen en een inventarisatie van mogelijke bijstellingen is verdieping nodig. Intern vertrouwelijk
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Benchmark in het groter geheel Benchmark
Overige onderzoeken/rapportages
Begrip van de huidige situatie
Check op wenselijkheid van de huidige situatie
Indien niet wenselijk: bepaling benodigde bijstelling van de situatie
Kennis van anderen
Eigen kennis Intern vertrouwelijk
26
Bijlagen Het benchmarkproces
Intern vertrouwelijk
29
BENCHMARK FORMATIE EN KOSTEN ABG-ORGANISATIE 2023
Het benchmarkproces 1. Data verzameling en toedeling aan benchmarkindeling. Wij hebben op basis van taakinhoud uw formatie en kosten gelabeld volgens onze gestandaardiseerde indeling van taken bij gemeenten. De formatie hebben we samen met de leidinggevenden en de kosten samen met de financieel adviseurs gelabeld. Uw
Inventarisatie
gemeente heeft de aanlevering van de formatieve, financiële- en werklastgegevens verzorgd. 2. Verwerking en analyse gegevens. Wij hebben uw gegevens verwerkt, gecheckt en geanalyseerd. We hebben vervolgens een eerste vergelijking opgesteld met een referentiegroep van gemeenten die qua kenmerken het meest op u lijken. 3. Validatiegesprek. Wij voerden een validatiegesprek met de betrokken medewerkers van uw organisatie, waarin we de voorlopige benchmarkuitkomsten hebben doorgenomen.
Validatie
4. Verwerking en analyse aanpassingen. Eventuele aanpassingen die uit het gesprek of vervolggesprekken naar voren kwamen hebben we verwerkt. Vervolgens hebben we een laatste check uitgevoerd, waarna de uitkomsten definitief zijn gemaakt. 5. Oplevering samenvatting, online dashboard en onderlegger. Op basis van de getoetste gegevens
Rapportage
hebben wij een benchmarksamenvatting opgesteld en aan u gepresenteerd. Ook hebben we al uw uitkomsten in onze online dashboard, die we voor u ter beschikking stellen, weergegeven. Als laatste hebben we een onderlegger gemaakt, waarin u precies kunt zien hoe alle formatieplaatsen en kosten gelabeld zijn.
Intern vertrouwelijk
30
Berenschot
www.berenschot.nl linkedin.com/berenschot
Intern vertrouwelijk