beantwoording vragen fracties ap 5 raadsvoorstel kaders begroting ABG 2023

BEANTWOORDING TECHNISCHE VRAGEN -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan De gemeenteraad van de Gemeente Gilze en Rijen Van Het college van burgemeester en wethouders Portefeuillehouder Wethouder Vermorken Vragensteller CDA, VVD, Kern'75, GB, GGR, PvdA, D66 Onderwerp Raadsvoorstel tot indienen van zienswijzen op de kaders voor de begroting ABG 2023 Datum vergadering 14-02-2022 Agendapunt vergadering 5 Datum ingekomen 07-02-2022 Datum beantwoording 11-02-2022 Behandelend medewerker Diversen Zaaknummer Nummer -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CDA In de kadernota wordt aangegeven dat de arbeids- en inhuurmarkt steeds verder verstoord raakt en dat moeilijk vervulbare vacatures nog steeds toeneemt. Tegelijkertijd zien we dat n.a.v. autonome en wettelijke ontwikkelingen geld en medewerkers nodig zijn. 1. Wat gaat de ABG organisatie doen om voldoende medewerkers te werven gezien de verstoorde arbeids- en inhuurmarkt? Antwoord Er is vorm gegeven aan de uitwerking van de arbeidsmarktstrategie in concrete acties. Hierbij is prioriteit gegeven aan de vormgeving van vacatures, ABG-website, werken-bij ABG website en werken bij ABG video.

Hiermee is de wijze waarop de ABG zich op de arbeidsmarkt presenteert aanzienlijk verbeterd. Daarnaast zijn andere acties ondernomen, waaronder samenwerking met andere gemeenten en het inschakelen van een headhuntbureau bij moeilijk vervulbare functies. Er wordt aangegeven dat wegens krapte op de arbeids- en inhuurmarkt, mogelijk een punt komt waarop scherpere keuzes gemaakt moeten worden in de prioriteitsstelling. 2. Vraag: Op welke wijze wordt invulling gegeven aan de prioriteitsstelling in de verhouding tussen de drie gemeenten? Antwoord Iedere gemeente krijgt op basis van de vastgestelde verdeelsleutel de capaciteit toegewezen waar ze recht op heeft. Daarbinnen zal het college van B&W prioriteren afhankelijk van de plek waar krapte ontstaat en de urgentie van de vraag. Er wordt extra budget (€ 85.000) toegekend voor het tijdig en correct afhandelen van bezwaren en het voorkomen van achterstanden. Als reden waarom extra budget nodig is, wordt genoemd dat het aantal bezwaren fors is toegenomen (85 in 2020 en 139 in 2021)

Vragen: 3. Kunt u een oorzaak geven voor de toename van het aantal bezwaren? Is er een daling in het procentuele aantal toegewezen bezwaren? Is het niet verstandig om meer in te zetten op het voorkomen van bezwaren, of gebeurd dit al? Zo ja wat wordt daar voor gedaan? Antwoord We zien ons in toenemende mate geconfronteerd met juridisering van de samenleving. Zowel het aantal WOB-verzoeken als het aantal bezwaarschriften is toegenomen. Het aantal gegrond verklaarde bezwaarschriften is echter op hetzelfde niveau gebleven. Het bedrag is nodig om aan de wettelijke plicht te voldoen om het verdubbelde aantal bezwaarschriften binnen de gestelde wettelijke termijnen te kunnen afdoen. Er wordt aangegeven dat het ziekteverzuim binnen de ABG organisatie vergelijkbaar is met landelijk ziekteverzuim. Ook wordt aangegeven dat onze beschikbare middelen om dit ziekteverzuim op te vangen behoorlijk lager zijn dan in vergelijkbare organisaties. 4. Vraag: waarom zijn in onze organisatie de beschikbare middelen om het ziekteverzuim op te vangen, veel lager dan in vergelijkbare organisaties? Antwoord Dit is een keuze van het ABG-bestuur. Onder druk van financiële tekorten bij de gemeenten is bij de start van de ABG-organisatie door het ABG-bestuur ervoor gekozen met een minimaal ziektevervangingsbudget te starten.

Indien er binnen uw raad een gewijzigde visie op het beschikbaar stellen van een passend ziektevervangingsbudget is, kunt u dat middels een zienswijze kenbaar maken.

VVD --Begroting ABG 2023. Op pg 11 en 13 van de kaders worden de ontwikkelingen genoemd. 5. Kan het college aangeven welke van deze ontwikkelingen ook van toepassing zouden zijn geweest als Gilze en Rijen nog een eigen ambtelijke organisatie had gehad. Antwoord De wettelijke en financiële ontwikkelingen zouden ook van toepassing zijn als Gilze en Rijen een eigen ambtelijke organisatie had. De beleidsmatige ontwikkelingen zouden ook van toepassing zijn. Dankzij de samenwerking ontstaat er efficiency-voordeel, omdat de ontwikkelingen in één keer opgepakt worden voor drie gemeenten. Hierdoor zijn de nu gepresenteerde kosten per gemeente lager. - Programma Dienstverlening: Binnen de afdeling is GEEN beleidscapaciteit binnen de ABG aanwezig. 6. Sedert wanneer is deze situatie ontstaan? en hoe is de beleidsontwikkeling van de dienstverlening in de laatste jaren opgepakt? Antwoord Tot oktober 2021 was hier geen specifieke capaciteit voor en werd dit erbij gedaan door manager en coördinatoren. De wettelijke vereisten, omgeving en wetgeving stellen steeds meer eisen aan de dienstverlening en de ambities zijn hoog; dit vereist specifieke capaciteiten (uren en kennis) voor deze taken en rol.

2

Hierbij gaat het om verbeteren van de dienstverlening aan de inwoners van de drie gemeenten. Met het programma Dienstverlening gaan we daarbij van ‘losse acties’ naar een integrale aanpak. Zonder deze beleidscapaciteit zullen we dat niet kunnen realiseren. Het aantal bezwaar en beroepsprocedures zijn fors toegenomen. 7. Op welk beleidsterrein is de toename van toepassing en wat is hiervan de algemene oorzaak? Is de extra kosten van 85K structureel of incidenteel? Antwoord De toename heeft betrekking op diverse beleidsterreinen. De extra kosten van € 85.000 zijn structureel. Zie ook het antwoord op vraag 3. Dienstverlening KCC: op peil houden van de dienstverlening is 30K noodzakelijk. 8. Is dit voor incidenteel inzetten van inhuurkrachten? of uitbreiding fte. Antwoord Dit is voor uitbreiding van formatie.

Kern'75 Budget voor ziekteverzuim: Het opgenomen bedrag voor vervanging van langdurig ziekteverzuim is minder dan 1% van de loonsom. Dit staat niet in verhouding tot een normaal percentage van 4% bij vergelijkbare organisaties. Om de continuïteit van de dienstverlening te kunnen borgen, wordt een overschrijding op het ziekteverzuimbudget verwacht. Hier zit een groot risico in. 9. Op welke manier gaat de ABG-organisatie nu om met het risico? Antwoord Op de beschreven wijze in de laatste alinea op pagina 10 van de Kaders 2023; als het nodig is vanwege de continuïteit zal er gezocht worden naar vervanging. Zie ook het antwoord op vraag 4. Risico's als gevolg van de coronapandemie: De gevolgen van de coronapandemie voor de samenleving en de organisatie zijn op dit moment niet te overzien. Maar dat deze een impact heeft op ons allemaal is wel duidelijk. 10. Aan wat voor impact moet er gedacht worden en is dit te kwantificeren in aantallen en/of euro’s? Antwoord In 2021 constateren we dat we met name qua inhuur, huisvesting, telefonie, ICT-middelen en schoonmaak geconfronteerd zijn met meerkosten ten gevolge van de coronapandemie. Het is moeilijk in te schatten welke kosten structureel zijn. Krapte op de arbeids- en inhuurmarkt: De arbeids- en inhuurmarkt raakt steeds verder vestoord, waardoor het aantal moeilijk vervulbare vacatures toeneemt.

Er zijn simpelweg te weinig mensen met de juiste expertise op de arbeids- en inhuurmarkt, terwijl er een groeiende vraag is. Dit heeft consequenties voor de productie van de ABG-organisatie. Mogelijk komt er een moment waarop scherpere keuzes gemaakt moeten worden in de prioriteitstelling.

3

11. Welke maatregelen/ acties onderneemt de ABG-organisatie om een aantrekkelijke werkgever te zijn voor potentiële werknemers? Antwoord Zie het antwoord op vraag 1. 12. Op basis van welke criteria gaan de eventuele scherpere keuzes gemaakt worden en de hiermee gaande prioriteitsstelling? Antwoord Het college van B&W zal keuzes maken op basis van criteria zoals continuïteit van dienstverlening en urgentie van de werkzaamheden. Indexeringen lonen: 13. Is de ABG te voorzichtig geweest met de indexen of was er geen andere info? Antwoord De ABG baseert zoals elk jaar de meerjarige indexering op de cijfers uit de Septembercirculaire van het jaar T-2. Dit zijn, op het moment dat de Kaders opgesteld worden, de meest recente cijfers.

GB Vraag over de uitbesteding aan de Diamantgroep: Ter vervanging van een overleden medewerker, stijgen de kosten voor inzet van de Diamant met € 36.000 per jaar. Graag een toelichting op de stijging van deze kosten. 14. Waar zijn deze kosten aan toe te wijzen? Antwoord De overleden medewerker was via een oude WSW-regeling geplaatst bij de ABG-organisatie. Deze regeling bestaat niet meer en op basis van de huidige voorwaarden stijgen de kosten. 15. Graag inzage in de huidige en de toekomstige kosten waaruit het verschil van €36k blijkt. Antwoord De kosten van de oude WSW-regeling bedragen per jaar circa € 17.000 voor 1 fte. Op basis van de huidige voorwaarden zijn de kosten circa € 53.000.

GGR Autonome /wettelijke ontwikkelingen: Voor wettelijke verplichtingen is 70.000 euro extra nodig. Hierover de volgende vragen? 16. Hoe groot is de achterstand nu? Antwoord Op dit moment zijn onze formulieren in pdf niet digitoegankelijk. Om alle formulieren digitaal toegankelijk te maken, vraagt dit structureel extra menskracht.

4

17. Wat is er aan extra uren nodig? Antwoord Er is structureel 0,89 fte (32 uur per week) nodig om de taken uit te voeren. 18. Welke vacature is onderbezet? Antwoord Niet van toepassing, zie het antwoord op vragen 16 en 17. Rechtmatigheidsverantwoording gemeenten. Voor extra werkzaamheden is 108.000 euro nodig. Hierover de volgende vragen? 19. Hoeveel extra uren zijn er nodig? Antwoord Er is 1 fte (36 uur per week) nodig voor deze werkzaamheden. 20. Welke vacature is onderbezet? Antwoord Niet van toepassing, zie het antwoord op vraag 19. Programma Dienstverlening. Hier is 85.000 euro nodig voor uitbreiding dienstverlening. Hierover de volgende vragen? 21. Wat wilt u mogelijk verhogen? Antwoord Zie het antwoord op vraag 6. 22. Wie heeft hier om gevraagd? Antwoord Op de eerste plaats de wetgever, onze burgers en verder is het programma Dienstverlening opgenomen in de begroting 2022. We geven daar nu uitvoering aan. In deze Kaders zijn de ontwikkelingen voor 2023 opgenomen. Over het programma Dienstverlening heeft u op 25 augustus 2021 een raadsinformatiebrief ontvangen. 23. Wat is er aan extra uren nodig? Antwoord Er is 0,89 fte (32 uur per week) extra nodig. 24. Welke vacature is onderbezet? Antwoord Niet van toepassing, zie het antwoord op vraag 23.

5

Organisatie ontwikkeling: Structureel een budget van 100.000 euro opnemen. 25. Welke gewenste doorontwikkeling vraagt extra capaciteit? Antwoord De doorontwikkeling van de dienstverlening en de bedrijfsvoering zoals toegelicht in de Kaders, autonome en wettelijke ontwikkelingen en de beleidsmatige ontwikkelingen (zie pag. 6 en 7 van de Kaders 2023). 26. Wat is er aan extra uren nodig? Antwoord Budget is niet specifiek bestemd voor extra uren. 27. Welke vacature is onderbezet? Antwoord Niet van toepassing, zie het antwoord op vraag 26. Toegenomen bezwaren en procedures: Hier is 85.000 euro voor uitbreiding nodig. Hierover de volgende vragen? 28. Hoe groot is de achterstand nu? Antwoord Zie het antwoord op vraag 3. 29. Wat is er aan extra uren nodig? Antwoord Er is structureel 0,89 fte (32 uur p.w.) capaciteit nodig. 30. Welke vacature is onderbezet? Antwoord Niet van toepassing, zie het antwoord op vraag 29.

D66 31. P6. 1e alinea We denken hierbij o.a. aan de dienstverlening, positionering op de arbeidsmarkt, digitalisering, burgerparticipatie en juridisering van de samenleving. Graag een concretisering hiervan m.a.w. welke projecten betreft dit? Antwoord Zie de toelichting in paragraaf autonome en wettelijke ontwikkelingen en de paragraaf beleidsmatige ontwikkelingen (pag. 6, 7 en 8) van de Kaders 2023.

6

32. P6. 3e alinea Autonome en wettelijke ontwikkelingen zijn verplichtingen die van hogerhand worden opgelegd en waaraan de organisatie uitvoering moet geven. Dit doen wij, zoals u gewend bent van de ABG-organisatie, effectief en efficiënt. Graag ontvangen wij de kengetallen die aan deze stelling ten grondslag liggen incl. benchmark cijfers. Antwoord Het betreft nieuwe autonome en wettelijke ontwikkelingen. Wij zijn (nog) niet bekend met onderliggende kengetallen en benchmark cijfers. 33.

P6. 3e alinea De ontwikkelingen om de positie en werkwijzen van de organisatie te versterken zijn weliswaar niet wettelijk opgelegd maar zijn wel ontwikkelingen waarvan het nodig is dat de ABG-organisatie daar op inspeelt om een moderne en adequate organisatie te zijn en kunnen blijven die in staat is te kunnen blijven inspelen op de behoefte van inwoners en bestuur. Welke ontwikkelingen betreffende een moderne en adequate organisatie gaat dit concreet over/welke projecten zijn dit?

Antwoord Zie het antwoord op vraag 25. 33. P6. Laatste alinea mbt de Wet Openbare Overheid. Graag ontvangen wij een overzicht van welke open datasets de ABG wil gaan publiceren en wanneer dat gepland staat? Antwoord De Wet open overheid (Woo) verplicht overheidsorganisaties een 11-tal informatiecategorieën actief openbaar te maken. Dit wordt gefaseerd ingevoerd. Deze fasering is nog niet bekend. We conformeren ons aan deze fasering. 34. P7. 3e alinea We zullen hiertoe de processen gestructureerd en planmatig in beeld moeten brengen en vastleggen. Welke acties en meetinstrumenten zijn hiervoor gekozen? Antwoord Dat is nog niet bekend. In 2022 wordt dit nader uitgewerkt, zodat we er in 2023 mee aan de slag kunnen. 35. P7. 3e alinea Voor de extra taken die met de rechtsmatigheidsverantwoording voor gemeenten zijn gemoeid is in de ABG-organisatie niet voorzien. Hiervoor is € 108.000 nodig a. Graag ontvangen wij een onderbouwing van deze €108.000, b. Wat is de formatie van Interne Controle momenteel, en kunt u benchmarkkengetallen aangeven van vergelijkbare gemeenten, bv in onze regio? Antwoord Het bedrag van € 108.000 is nodig om de formatie uit te breiden met 1 fte. De geschetste ontwikkeling van de rechtmatigheidsverantwoording is nieuwe wetgeving waar we aan moeten voldoen. Dergelijke informatie van andere gemeente is dus ook nog niet beschikbaar. 36.

P7. 4e alinea Om de nieuwe wet Inburgering goed te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk om te beschikken over de juiste wet- en regelgeving. De kosten voor de module Inburgering bedragen jaarlijks € 10.000. Komt dit bedrag terug middels de Algemene bijdrage vanuit het Rijk?

Antwoord Nee, via Integratie-uitkering Inburgering ontvangen de gemeenten een bijdrage in de uitvoeringskosten. Dit bedrag is echter niet toereikend. 7

37.

P7. 5e alinea Beleidscapaciteit. Hiervoor is € 85.000 benodigd. Graag ontvangen wij welke projecten pakken we concreet op?

Antwoord Dit betreft de uitvoering van het Programma Dienstverlening waarover u eerder geïnformeerd bent. Op dit moment behelst het programma de volgende projecten: - Dienstverleningsvisie - Selectie en inrichting nieuw meetinstrument klanttevredenheid - Herijken servicenormen - Optimalisering contactkanalen - Verbeteren communicatie en klantgerichtheid. 39.

P7. Laatste alinea Organisatie ontwikkeling. Doorontwikkeling van de organisatie ter hand moet worden genomen. Doorontwikkeling wat houdt dat in, welke concrete acties behelst dit?

Antwoord Zie antwoord op vraag 25. 40. P8. 6e alinea Toegenomen Bezwaar en beroepsprocedures We constateren een forse toename van het aantal bezwaarprocedures. Zo was er in 2020 nog sprake van 85 bezwaarschriften op jaarbasis. We verwachten voor 2021 uit te komen op 139 bezwaarschriften. Bijna een verdubbeling van het aantal bezwaarschriften. Zijn dit de bezwaarschriften van alleen Gilze en Rijen of ABG breed? Hoeveel waren dit er in Gilze en Rijen en hoeveel waren dit er het jaar ervoor? Antwoord Voor Gilze en Rijen waren er 37 bezwaarschriften in 2020 en 47 in 2021. 41. p.10 1e alinea Indexering overige kosten. Dit leidt niet tot een extra verhoging van kosten omdat deze indexering in de meerjarenbegroting 2022-2025 ook is vastgesteld op 3%. Welke efficiency voordelen staan hier tegenover en wat leveren die op? Antwoord Er is geen causaal verband tussen indexering en efficiency. 42. p. 10, 3e alinea Dienstverlening KCC. Inmiddels is 2,2 fte bezuinigd. Bedoeld zal zijn dat deze 2,2 fte voor andere taken is ingezet, want volgens ons weten is de begroting nooit met 2,2 fte (in totaal) verminderd vanwege deze “bezuiniging”. Dus zal deze formatie waarschijnlijk ergens anders voor zijn ingezet. Waarvoor? Antwoord In tegenstelling tot wat u aangeeft, is op deze formatie de afgelopen jaren 2,2 fte bezuinigd. 43. p. 10 3e alinea Dienstverlening KCC .

Het werken op drie locaties en de hoeveelheid klantvragen (drukte telefonie) vraagt om voldoende formatie. Is dit een incidentele kostenverhoging? Antwoord Deze kostenverhoging is structureel (zie ook pagina 13 punt 11 in de Kaders 2023).

8

44. P11. Gladheidsbestrijding Op basis van de gemiddelde kosten over de afgelopen jaren is voor gladheidsbestrijding jaarlijks € 17.000 extra nodig. Graag ontvangen wij hier de onderbouwing van. Antwoord Het structureel beschikbare budget voor gladheidsbestrijding was € 33.000. De werkelijke kosten bedroegen in de afgelopen 4 jaar gemiddeld ongeveer € 50.000 per jaar (2018 € 39.000 / 2019 € 48.000 / 2020 € 31.000 / 2021 € 83.000). 45. Dashboard woningbouw: Na implementatie van de dashboards woningbouw, bedragen de jaarlijkse kosten € 5.000. Wat is de afschrijvingstermijn hiervan? Antwoord Er wordt niet afgeschreven over deze kosten. ABG betaalt eenmalig een bijdrage voor de Implementatie van de dashboards en daarna jaarlijks een bedrag (€ 5.000) voor gebruik en beheer van het systeem. 46. P12. We zien hier en tekort van 1.500 oplopend tot 2.860. Wat is de verwachting dat er middels algemene bijdrage van gedekt gaat worden? Antwoord Gepresenteerd zijn de benodigde gemeentelijke bijdragen. Bij het opstellen van de Perspectiefnota is het effect van de Meicirculaire beschikbaar, met daarin o.a. de financiële gevolgen van de CAO rijksambtenaren en de loon- en prijscompensatie. De verwachting is dat niet de gehele CAOontwikkeling in het gemeentefonds gecompenseerd zal worden.

PvdA 47. Pag. 6. Er ontbreekt een voorstel voor een structurele aanpak (beleid) voor invulling van de openstaande vacatures. Dit lijkt ons wel gewenst. Antwoord Dit is geen vraag. Over dit onderwerp zijn door anderen vragen gesteld (zie bijvoorbeeld het antwoord op vraag 1). 48. Pag. 6. Gesteld wordt dat er een moment komt voor het maken van scherpere keuzes in prioriteitstelling. Hierbij moet ons inziens uitgangspunt zijn dat dit niet zal geschieden zonder instemming van de raad. Antwoord De gemeenteraad stelt de programmabegroting vast. Het college van B&W is verantwoordelijk voor de uitvoering. Indien nodig stelt het college prioriteiten en informeert de raad. 49. Pag. 7. Welke onderbouwing is te geven aan de opgenomen 100.000 euro voor organisatieontwikkeling? Antwoord Zie het antwoord op vraag 25.

9

50. Wordt bij de (her)huisvesting het ‘nieuwe werken’ ook als uitgangspunt betrokken? Antwoord Ja, zoals aangegeven op pagina 8 van de Kaders 2023 zullen de consequenties van Tijd- en Plaatsonafhankelijk werken in beeld worden gebracht in stap 3 van het huisvestingsproces. 51. Er ontbreekt inzicht in de effecten van de nog later dit jaar in te voeren Omgevingswet op de digitalisering en burgerparticipatie. Antwoord Dit is geen vraag. 52. Zal de verdergaande harmonisatie leiden tot reductie van de ABG inzet en de hiermee gepaard gaande financiën? Hierover ontbreekt informatie. Antwoord Recent is de Verbindingscommissie bijgepraat over de mate van harmonisatie door de ABGorganisatie. De Verbindingscommissie sprak daarbij haar tevredenheid uit over de grote mate van harmonisatie die reeds is bereikt. Overigens is bij de vorming van de ABG-organisatie reeds uitgegaan van harmonisatie en zijn de verwachte financiële voordelen reeds ingeboekt. 53. Pag. 8. Sprake is van bezwaren. Welke worden bedoeld? Antwoord Een belanghebbende kan binnen 6 weken in bezwaar gaan als deze het niet eens is met een besluit van de gemeente. De verordening commissie bezwaarschriften ABG-gemeenten is hierop van toepassing. 54. Is de indexering van 1,5% nog correct gelet op de huidige prijsontwikkeling en inflatie en de hieruit voortvloeiende looneisen? Antwoord Zie het antwoord op vraag 13. 55. Pag. 10.

Welke oplossing zal ABG voorstellen voor ophoging van het budget voor ziekteverzuim? Waarom is hiervoor niet PM een post toegevoegd op pag. 13? Antwoord Een PM-post heeft geen waarde. Het ABG-bestuur heeft ervoor gekozen dit als een risico op te nemen.

10