Beantwoording openstaande vragen RIA Sporthal Achter de Tuintjes 5 oktober 2023

RIA Sporthal Achter de Tuintjes 5 oktober 2023 Openstaande vragen: 1. Welke kosten zitten er in de koerswijziging die destijds gemaakt is? Onderstaand overzicht is het overzicht uit het raadsvoorstel van 18 juli 2022 op basis waarvan het bedrag van € 10.050.000 beschikbaar is gesteld. Raadsvoorstel 18 juli 2022 Bouwkundig Installaties Openbare ruimte Voorbereidingskosten Sportmaterialen Subtotaal bouw conform berekening externe partij

€ € € € € €

6.189.685 1.651.910 500.000 265.000 28.500 8.635.095

Tijdelijke sporthal € 250.000 Energiekosten tijdelijke sporthal € 150.000 Verharding t.b.v. tijdelijke sporthal € 200.000 Onvoorzien tijdelijke sporthal € 200.000 Verplaatsing horeca/biljartvereniging € 7.500 Subtotaal kosten tijdelijke maatregelen € 807.500

€ € € € € €

250.000 150.000 200.000 200.000 7.500 807.500

Extra impuls duurzaamheid (ENG gebouw) € 280.000 Prijsstijging door start bouw Q2 in 2023 € 310.000 Afronding € 17.405 Overig

€ € € €

280.000 310.000 17.405 607.405

Totaal investering

€

10.050.000

In het raadsvoorstel van november 2023 voor het aanvullend krediet is dit bedrag iets anders verdeeld en daarbij is aangegeven op welke posten de te verwachten kosten hoger zijn dan het beschikbare krediet zoals vastgesteld op 18 juli 2022.

Posten Interne kosten Tijdelijke sporthal Stichtingskosten Sloopkosten Losse inventaris Onvoorzien Totaal Totaal (afgerond)

Raadsbesluit 18 juli 2022 € 120.000 € 807.500 € 8.100.000 € 200.000 € 28.500 € 800.000 € 10.056.000 € 10.050.000

Werkelijk + verplichtingen € 140.000 € 927.500 € 600.000 € 20.000 €0 €0 € 1.687.500 € 1.650.000

Verwacht

Saldo

€ 260.000 € 230.000 € 9.400.000 € 180.000 € 28.500 € 800.000 € 10.898.500 € 10.900.000

-/- € 280.000 -/- € 350.000 -/- € 1.900.000 €0 €0 €0 € 2.530.000 -/- € 2.500.000

2. In de presentatie het feiten relaas van de 3 voorstellen meenemen die destijds voorlagen Bij de besluitvorming op 31 januari 2022 is een afwegingennotitie toegevoegd waarbij 4 scenario’s zijn voorgelegd: Scenar io

Toelichting

Kosten

1

3

uitvoering van de strikt noodzakelijke extra werkzaamheden als ´plus´ op het bestaande plan naast het bestaande plan voor de laagbouw, de sportzaal geheel strippen en vervolgens opnieuw opbouwen nieuwbouw op de huidige locatie

4

nieuwbouw op een andere locatie

2

€ 6.512.000 € 6.912.000 € 8.600.000 € 8.600.000

Het college heeft voorgesteld te kiezen voor scenario 2. Uiteindelijk heeft uw raad dit besluit gewijzigd en gekozen voor scenario 3, nieuwbouw op de huidige locatie met als uitgangspunt een zo duurzaam mogelijke sporthal die voldoet aan NOC-NSF eisen. De gemeenteraad heeft het besluit geamendeerd. Het genomen besluit luidt: 1. Kennis te nemen van de afwegingsnotitie sporthal Achter de Tuintjes 2. Te kiezen voor optie 3 (nieuwbouw op de huidige locatie). 3. Het college te verzoekenoptie 3 uit te werken incl. de nul op de meter optie en dit in een raadsvoorstel inclusief aanvullend kredietvoorstel en opties voor dekking en dit aan de raad ter besluitvorming voor te leggen Momenteel voeren we deze opdracht uit. 3. Toen er gekozen werd voor nieuwbouw van 10 miljoen waren de extra kosten posten die nu in kaart zijn gebracht vergeten? Zaten die niet in het besluit van destijds? Zoals uit het nieuwe overzicht bij vraag 1 blijkt, waren deze kosten posten wel meegenomen, maar te laag ingeschat. De verwachten kosten op de interne uren, tijdelijke blaashal en stichtingskosten schatten we nu hoger in, gerelateerd aan de keuze voor volledige nieuwbouw. 4. Waren die extra posten toen al vergeten? Nee, zie antwoord vraag 3. 5. Wat is het huurbedrag voor het evenemententerrein? De huurkosten bedragen € 1.042 per maand. 6.

Wat is precies meegenomen in de sterke toename van interne uren en advies. Waar zit dat precies in? Interne uren Er zijn 3 oorzaken waarom er nu een extra bedrag nodig is voor interne uren: 1. Het in mindering brengen van het voorbereidingskrediet op het uitvoeringskrediet (11 februari 2021) is onjuist geweest. 2. Bij de vaststelling van het budget in juli 2022 is een bedrag opgenomen voor projectbegeleiding en interne uren in de

uitvoeringsfase. De voorbereidingsfase heeft echter meer tijd in beslag genomen. Dit budget is daarmee opgegaan aan voorbereidingskosten. Hierdoor is er geen budget meer beschikbaar voor de begeleiding van de uitvoering. 3. Daarnaast heeft het project een langere doorlooptijd dan verwacht. Voor de begeleiding van het project tot en met de oplevering verwachten we nog een extra bedrag van circa € 280.000 nodig te hebben. Advies uren De advies uren van diverse adviseurs zijn opgenomen in de stichtingskosten. Dat deze kosten hoger oplopen heeft te maken met wijzigingen in het ontwerp die gedurende het proces hebben plaatsgevonden. Bijvoorbeeld het besluit om te kiezen voor volledige nieuwbouw. Hierdoor hebben de adviseurs een groot deel van de werkzaamheden opnieuw moeten doen. Dit heeft geleid tot extra uren en dus kosten. 7. Kan er een doorrekening gemaakt worden mochten er bezwaren gemaakt worden die tot de Raad van State gaan en vertraging opleveren. De ruimtelijke procedure heet de ‘omgevingsvergunning’ onder de Wabo. De maximale termijn voor deze procedure is 26 weken. Binnen die 26 weken van de uitgebreide Wabo-proceduretermijn wordt normaal gesproken het besluit op de aanvraag omgevingsvergunning genomen. De termijn van 26 weken kan worden opgeschort of verlengd. Nadat het definitieve besluit is genomen, treedt de vergunning 6 weken na bekendmaking daarvan in werking.

Als mensen ageren en ook een voorlopige voorziening aanvragen, moeten we het hoger beroep afwachten. Hierdoor ontstaat vertraging in de planning. Het is heel moeilijk om een inschatting te maken van de meerkosten als er uiteindelijk beroep wordt ingesteld en we de beslissing hierop moeten afwachten. De kosten van vertraging bedragen ergens tussen de € 40.000 en € 75.000 per maand (hele ruwe schatting). Dus als we een half jaar vertraging oplopen kost dit vooralsnog € 450.000 extra. Dit blijft een onnauwkeurige en ruwe schatting. 8. Graag inzicht in de risico’s die o.a. het proces met Enexis en het vaststellen van het nieuwe bestemmingsplan met zich meebrengen qua tijd en kosten. Enexis Er ligt een offerte en opdracht bij Enexis voor het verplaatsen en verzwaren van de aansluiting van de oude sporthal naar de nieuwe sporthal. Dit proces loopt. De verzwaring wordt wel doorgevoerd in de hardware (zoals kabels), echter niet in de transportcapaciteit. Dat betekent dat de sporthal onvoldoende capaciteit krijgt om de duurzame installaties te laten draaien. We bespreken met Enexis de optie om de evenementenaansluiting om te zetten naar de sporthal (die heeft voldoende capaciteit) en de oorspronkelijke aansluiting van de sporthal om te zetten naar de evenementenaansluiting.

Gezien de geplande bouwtijd verwachten we op dit moment nog geen risico in tijd. Op dit moment is er ook geen risico in kosten voorzien. Het risico is dat Enexis de voorgestelde wijziging niet accepteert en dat de sporthal een aansluiting heeft met onvoldoende capaciteit. Als die situatie zich voordoet, moeten we de opties en consequenties van andere mogelijkheden concreet maken. Ruimtelijke procedure Tijdens de raadsinformatieavond is het misverstand ontstaan dat de ruimtelijke procedure een bestemmingsplanwijziging zou zijn. Dit is niet het geval. We wijken wel iets af van het huidige bestemmingsplan en daarom is een ruimtelijke procedure noodzakelijk. Deze ruimtelijke procedure heet de ‘omgevingsvergunning’ onder de Wabo. De maximale termijn voor deze procedure is 26 weken. Binnen die 26 weken van de uitgebreide Wabo-proceduretermijn wordt normaal gesproken het besluit op de aanvraag omgevingsvergunning genomen. De termijn van 26 weken kan worden opgeschort of verlengd. Nadat het definitieve besluit is genomen, treedt de vergunning 6 weken na bekendmaking daarvan in werking. Als mensen ageren en ook een voorlopige voorziening aanvragen, moeten we het hoger beroep afwachten. Hierdoor ontstaat vertraging in de planning.

Om het proces van de ruimtelijke procedure soepel te laten verlopen betrekken we alle partijen nauw bij het proces, leveren we de benodigde stukken tijdig aan en plannen we goed vooruit om geen tijd te verliezen. We kunnen niet voorkomen dat de omgeving bezwaar wil maken. Wat we wel kunnen doen is iedereen goed informeren in het voortraject over de plannen. Dat hebben we gedaan en dat blijven we ook doen tijdens de verdere voorbereiding en uitvoering. Daarmee hopen we in elk geval dat omwonenden positief gestemd zijn over de nieuwe ontwikkeling. Daarnaast staat er in de huidige situatie al een sporthal en komt er in de nieuwe situatie een sporthal, het feitelijk gebruik wijzigt dus niet voor de omgeving. 9. Graag de kosten berekenen van de stijgende rentekosten die we nu zien oplopen (schatting) In de 1e turap 2023 bent u bijgepraat over de extra rentekosten op toekomstige leningen. Hieruit blijkt dat we vanaf 2024 nieuwe leningen zouden moeten aantrekken om aan onze financieringsbehoefte te voldoen. Het begrote rentepercentage waar tegen we leningen aantrekken is vanwege de gestegen kapitaalmarktrente verhoogd naar 3%. Voor de extra investering op het project Achter de Tuintjes hoeven we geen nieuwe lening aan te trekken. Vandaar dat we niet met rentekosten hebben gerekend, maar enkel afschrijvingslasten.

Wanneer we wel een lening aan hadden moeten trekken á 3%, dan zouden de gemiddelde rentelasten circa € 38.000 per jaar zijn geweest. 10. Versobering van openbare ruimte wordt genoemd. Wat houdt dat in en wat betekent dat voor de kosten? Het plan voor de openbare ruimte gaat nu uit van een compleet nieuwe inrichting van het voorterrein voor de sporthal met alleen behoud van het kunstwerk. Dit met als doel om het plein aantrekkelijker te maken, te

vergroenen, regenwater te infiltreren en dus een compleet nieuwe uitstraling passend bij de nieuwe sporthal. Een versobering in ontwerp levert financieel géén flinke bedragen op en weegt waarschijnlijk niet op tegen het extra (voorbereidings)werk dat dit meebrengt. De openbare ruimte niet aanpassen, is onwenselijk gezien de uitstraling van de nieuwe sporthal. Daar hoort een passend nieuw plein bij. Tevens moet de verplichte waterinfiltratie van het (verharde) terrein en als gevolg van het dakoppervlak van de nieuwbouw nog worden opgenomen. 11. De percentages van onvoorzien verschillen. Men gaat uit van 7,5% procent op het project. Maar over de toevoeging van 2,5 miljoen wordt nu € 700.000 onvoorzien gesteld. Dat is 28%. Waarom is het nu een hoger percentage en hoe is die 7 ton opgebouwd? Onderstaand overzicht is opgenomen in het raadsvoorstel. Dit geeft inzicht in de verwachte kosten voor het project sporthal Gilze en de posten onvoorzien. Posten Interne kosten Tijdelijke sporthal Stichtingskosten Sloopkosten Losse inventaris Onvoorzien Totaal Totaal (afgerond)

Raadsbesluit 18 juli 2022 € 120.000 € 807.500 € 8.100.000 € 200.000 € 28.500 € 800.000 € 10.056.000 € 10.050.000

Werkelijk + verplichtingen € 140.000 € 927.500 € 600.000 € 20.000 €0 €0 € 1.687.500 € 1.650.000

Verwacht

Saldo

€ 260.000 € 230.000 € 9.400.000 € 180.000 € 28.500 € 800.000 € 10.898.500 € 10.900.000

-/- € 280.000 -/- € 350.000 -/- € 1.900.000 €0 €0 €0 € 2.530.000 -/- € 2.500.000

Hieronder staat hoe de post onvoorzien is opgenomen in het project: Post Interne kosten Tijdelijke sporthal Tijdelijke sporthal (verlenging) Stichtingskosten Openbare ruimte Onvoorzien Onvoorzien algemeen Totaal post onvoorzien 





% 5% 10%

Onvoorzien € 12.500 € 15.000 € 60.000

7,5% 10%

€ 600.000 € 50.000 € 737.500 € 800.000 € 1.537.500

Voor de interne kosten is 5% over de nog te verwachte kosten (€ 250.000) genomen. Dat komt neer op € 12.500 onvoorzien en het totaal is afgerond op € 260.000. Voor de tijdelijke sporthal is 10% over de nog te verwachte kosten (€ 150.000) genomen. Dat komt neer op een bedrag van € 15.000. Daarnaast is een bedrag van € 60.000 opgenomen als onvoorzien voor een langere doorlooptijd met 3 maanden (kosten tijdelijke hal circa € 20.000 per maand). Het totaal is dan € 150.000 + € 15.000 + € 60.000 = € 225.000, afgerond op € 230.000. Voor de stichtingskosten is 7,5% over de nog te verwachten bouwkosten, installatiekosten en bijkomende kosten (€ 8.000.000)



genomen. Dat komt neer op een bedrag van € 600.000. In de oorspronkelijke raming van de openbare ruimte van € 500.000 was een post van 10% onvoorzien opgenomen (€ 50.000). Het totaalbedrag aan onvoorzien in de stichtingskosten is dus € 600.000 + € 50.000 = € 650.000. Tot slot is de post onvoorzien uit het oorspronkelijke krediet, circa € 800.000, ook opgenomen in het nieuwe krediet.

De totale post onvoorzien bedraagt circa € 1,5 miljoen. Dat is circa 14% van de nog te verwachten kosten voor het totale project. In het gevoteerde krediet van 18 juli 2022 was dit 8%. Het percentage van 14% is gezien enkele onzekerheden en risico’s op dit moment realistisch. Gedurende de looptijd tijdens de verdere voorbereiding en uitvoering waarin het project meer vorm krijgt, concreter wordt en onzekerheden kunnen worden weggewerkt, houden we de raad op de hoogte van de (financiële) stand van zaken via de reguliere P&C producten. 12. Is het uitstellen van de sloop een optie? Het uitstellen van de sloop is een optie als we niet op de huidige locatie gaan bouwen. Maar dat brengt wel risico's met zich mee (krakers, vandalisme, verloedering van de omgeving). Omdat we de bouw op de huidige locatie willen voorbereiden, is het wenselijk zo snel mogelijk te slopen. Enerzijds zodat er nog bodemonderzoek (draagkracht, milieu en Niet Gesprongen Explosieven) kan plaatsvinden onder het bestaande gebouw. Anderzijds ligt het perceel dan klaar op het moment dat we starten met de nieuwbouw. 13. Verantwoordelijkheid en berekening vuurlast Het opstellen van een vuurlastberekening, in het kader van NEN 6060, is geen sinecure.

Voor deze berekening moeten alle toe te passen materialen voor constructie, vloeren, gevels en daken, inclusief de verschillende afwerkingen van al deze oppervlakken en daarbij ook alle materialen voor de inrichting van de verschillende ruimten (los en vast), waaronder ook die van de sporttechnische inventaris worden aangeleverd en dus bekend zijn. Het ontwerpteam heeft deze materialenlijst, met prioriteit, samengesteld voor het einde van het Definitief Ontwerp, zodat de vuurlastberekening kon worden opgesteld. Op basis van de uitkomst van de vuurlast berekening heeft het ontwerpteam haar verantwoordelijkheid genomen en zijn vervolgens de noodzakelijke maatregelen (wijziging materialisering constructie en gevelopbouw) genomen om een en ander te corrigeren, zoals toegelicht tijdens de raadsinformatieavond. De (financiële) uitkomst van deze wijzigingen was uiteraard niet prettig. Hadden we de wijzigingen niet doorgevoerd, was de overschrijding nog veel groter geweest. De financiële consequentie van deze maatregelen was pas in maart 2023 duidelijk, bij de doorrekening van het Technisch Ontwerp, waarna een signaal van de financiële overschrijding van het budget voor de nieuwbouw is afgegeven. In het voortraject is aangegeven, zoals tijdens de raadsinformatie gemeld, dat er een risico was met een houten constructie.

De keuze voor duurzaamheid en de uitstraling van het gebouw waren echter van groot belang waardoor deze optie in eerste instantie is uitgewerkt door de architect. De vuurlastberekening hadden we niet eerder kunnen maken,

omdat simpelweg de gegevens daarvoor niet beschikbaar waren. Binnen het ontwerpteam valt niemand wat te verwijten ten aanzien van nalatigheid en daarmee is er ook géén sprake van aansprakelijkheid bij één van de adviseurs. 14. Huur evenementenveld De huurperiode loopt van januari 2023 tot en met juni 2024 voor een bedrag van € 1.042 per maand (in totaal € 12.504 per jaar). Voor de periode na juni 2024 hebben we nog géén afspraken gemaakt en dienen we nog nadere afspraken te maken. 15. Afschrijving extra krediet Het extra uitvoeringskrediet van € 2,5 miljoen schrijven we af over een periode van 40 jaar. Dit betekent een bedrag aan extra afschrijvingslasten van € 62.500 per jaar (€ 2.500.000 / 40). Het gedeelte dat is gerelateerd aan prijsstijgingen bedraagt circa € 355.000 (€ 320.000 stichtingskosten en € 35.000 openbare ruimte). Deze afschrijvingslasten van circa € 8.900 per jaar komen ten laste van de stelpost indexeringen die al is opgenomen in de huidige begroting. Het resterende bedrag van € 53.600 is opgenomen in de 2e turap 2023. Bij het afsluiten van het project en krediet bepalen we de exacte kostenverdeling over de verschillende kostensoorten (en dus afschrijvingstermijnen) en passen we de begroting hierop aan. We verwerken dit in de reguliere P&C producten. Het betreft hier altijd een verschuiving van kosten in de jaren, nooit extra kosten!