ap 8 raadsvoorstel inzake vaststellen Verordening commissie bezwaarschriften ABG-gemeenten 2021

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering: Behandelend medewerker: Cluster: Afdeling

29 maart 2021 Hanneke Schutte

Agendapunt: Portefeuillehouder:

Algemene Juridische Zaken Intern advies & ondersteuning

Programma:

burgemeester Alssema

Voorstel tot vaststelling van de Verordening commissie bezwaarschriften ABG-gemeenten 2021

1. Samenvatting Aanleiding: De ABG-organisatie bestond op 1 januari 2020 vier jaar. Op 1 januari 2016 is de huidige Verordening op de commissie bezwaarschriften van ABG-gemeenten (hierna: verordening) in werking getreden. De verordening is de leidraad voor de werkzaamheden van de commissie bezwaarschriften van de ABG-gemeenten. Acht van de negen huidige commissieleden zijn inmiddels ruim acht jaar lid van de commissie en kunnen op grond van de huidige verordening niet meer herbenoemd worden. Dit is de reden dat zij vervangen worden. Er zijn gesprekken gevoerd met kandidaten, die geschikt zijn gebleken. Deze vervanging is aanleiding geweest om de huidige verordening nog eens kritisch te bekijken. Gebleken is dat een aantal artikelen aanpassing behoeft. Deze aanpassingen zijn doorgevoerd in de verordening commissie bezwaarschriften ABG-gemeenten 2021 die thans voorligt ter vaststelling. Dit gegeven is tevens aanleiding geweest om de werkwijze van de commissie bezwaarschriften nader te bekijken. Momenteel bestaat de commissie uit een voorzitter, een vicevoorzitter en 7 leden. Op grond van de verordening uit 2016 bestaan er drie kamers: kamer Alphen-Chaam, kamer Baarle-Nassau en kamer Gilze en Rijen. Indien nodig kunnen leden van de kamers elkaar vervangen, er is immers sprake van één commissie bezwaarschriften, maar hiervan wordt slechts sporadisch gebruik gemaakt.

Om te komen tot een meer geharmoniseerde en flexibeler werkende commissie wordt een zgn. roulatiesysteem geïntroduceerd voor de leden en voorzitter(s) van de commissie. Deze nieuwe werkwijze zorgt ervoor dat de commissie flexibel inzetbaar is omdat de statische indeling van de kamers hiermee komt te vervallen. Een aantal artikelen uit de commissie is aangepast aan deze nieuwe werkwijze. Gevraagde beslissing: Uw raad wordt gevraagd om de Verordening commissie bezwaarschriften ABG-gemeenten 2021 vast te stellen Beoogd effect: Met de actualisering van de verordening wordt voldaan aan de eisen van de wet. Bovendien is de nieuwe werkwijze van de commissie vastgelegd in de geactualiseerde verordening. 2. Onderbouwing, aanpak, uitvoering Zoals hierboven gesteld behoeven enkele artikelen uit de huidige verordening aanpassing. Het gaat om de navolgende aanpassingen. RS21.00029 RS21.00029 Zaaknummer: 314248

Samenstelling en benoeming commissie Het moge als vanzelfsprekend worden beschouwd dat bij de benoeming van de voorzitter en de leden van de commissie wordt gekeken naar hun deskundigheid en onafhankelijkheid. Er is een nieuwe werkwijze van de commissie geïntroduceerd. De nieuw te vormen commissie bezwaarschriften zal overeenkomstig deze nieuwe werkwijze gaan functioneren. In de geactualiseerde verordening is deze nieuwe werkwijze verwerkt. De statische kamerstructuur wordt afgeschaft en er wordt een zogenaamd roulatiesysteem betreffende het bijwonen van de hoorzittingen door de leden en de (vice)voorzitter ingevoerd. Zittingsduur Voorgesteld wordt om de leden en de voorzitter van de bezwaarschriftencommissie te benoemen voor een periode van 4 jaar en hen maximaal 1 keer te herbenoemen voor een periode van 4 jaar. Op deze manier wordt voorkomen dat de voorzitter en de leden van de commissie te veel verweven raken met de gemeenten waarvoor zij in de commissie zitten, maar wordt wel de continuïteit van de commissie gewaarborgd. Per 1 februari 2021 worden de nieuwe leden van de commissie benoemd. Deze leden kunnen dus maximaal 8 jaar, tot 1 februari 2029, blijven zitten. Om te voorkomen dat over 8 jaar weer alle leden tegelijk moeten aftreden, is voor de herbenoeming na 4 jaar op basis van loting een schema van aftreden opgesteld.

Instellen kamers Dit artikel komt niet meer terug in de geactualiseerde verordening. De kamerstructuur die we tot nu toe kenden voor de werkwijze van de commissie wordt afgeschaft om naar een meer geharmoniseerde en flexibeler werkende commissie te kunnen gaan. Uitoefening bevoegdheden In artikel 7 van de geactualiseerde verordening zijn een aantal bevoegdheden opgesomd die door de (vice)voorzitter van de commissie of de zittingsvoorzitter mogen worden uitgeoefend. In dit artikel is opgesomd om welke bevoegdheden uit de Awb het gaat. Dit vergroot de leesbaarheid en de duidelijkheid. Een nieuw artikel betreffende het vergaderquorum Er is een nieuw artikel opgenomen betreffende het vergaderquorum van de zittingen van de commissie bezwaarschriften. Algemeen In plaats van de termen bezwaarmaker en betrokkenen die worden gebezigd in een aantal artikelen van de verordening wordt in de geactualiseerde verordening de term belanghebbende(n) gebruikt. Deze term is meer in overeenstemming met de benaming in de Awb. Tevens wordt in de geactualiseerde verordening de term verwerend bestuursorgaan in plaats van bestuursorgaan gebruikt. 3. Alternatieven Het is geen verplichting om een commissie bezwaarschriften te hebben. De bezwaarschriften moeten echter wel op een correcte en zorgvuldige wijze worden behandeld.

Vandaar dat het hebben van een commissie bezwaarschriften wel aanbevelenswaardig is, aangezien deze commissie onafhankelijk en onpartijdig advies uitbrengt over de afhandeling van bezwaarschriften. Het alternatief voor een commissie bezwaarschriften is dat iedere gemeente voor zich regelt hoe de bezwaarschriften worden afgehandeld. Dit is echter kosteninefficiënt voor de gemeenten aangezien dit veel meer tijd vergt van de medewerkers.

2

4. Lasten, baten en dekking De nieuwe werkwijze van de commissie levert een kostenbesparing van minimaal € 10.000,00 per jaar. De vergoeding per hoorzitting bedraagt € 207,00 per lid en € 259,00 voor de (vice)voorzitter excl. reiskosten. Als er jaarlijks 12 hoorzittingen zijn en er zijn 6 leden, dan zal de maximale vergoeding op jaarbasis € 14.000,00 bedragen (6 leden x 12 zittingen x € 207,00/259,00 p.p.), exclusief reiskosten. Hierbij is uitgegaan van 6 leden per zitting, maar in de praktijk zullen er in beginsel 3 leden per zitting per maand aanwezig zijn. In de begroting van de ABG is een bedrag opgenomen van € 26.750,00 voor vergoedingen commissieleden. De kosten zullen dus lager zijn dan begroot (structureel een voordeel van circa € 10.000,00 als we uitgaan van € 2.000,00 reiskostenvergoeding). Eenmalige kosten: Niet van toepassing Structurele kosten: Niet van toepassing Dekking: Niet van toepassing

5. Duurzaamheid Dit voorstel heeft geen relatie met duurzaamheid. 6. Commissiebehandeling PM 7. Relatie ABG-organisatie De commissie bezwaarschriften werkt voor de bestuursorganen van de ABG-gemeenten. De onderhavige verordening is daarom voor de drie ABG-gemeenten hetzelfde. Vanwege de verordenende bevoegdheid van de gemeenteraad wordt de verordening ter vaststelling aangeboden aan de gemeenteraden. De bepalingen in de verordening zijn echter ook van toepassing op de andere bestuursorganen (het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester), ieder voor zover het hun bevoegdheden betreft. Zij dienen derhalve de verordening mede te ondertekenen. Het bestuur van de ABG-organisatie is bevoegd om de (vice)voorzitter en de leden te benoemen. 8. Risico's Met de voorgestelde wijzigingen is de verordening up-to-date. Indien niet wordt ingestemd met het voorstel, blijft de huidige verordening uit 2016 gelden, zonder de voorgestelde wijzigingen zoals eerder in dit voorstel vermeld. Dit jaar worden, zoals hierboven gesteld, bijna alle leden van de commissie bezwaarschriften vervangen. Erkend wordt dat dit geen ideale situatie is en dat dit niet bevorderlijk is voor de continuïteit van werking van de commissie. Op grond van de verordening zullen ook de nieuw te vormen commissieleden allemaal na maximaal 8 jaar moeten aftreden.

Om te voorkomen dat over 8 jaar weer alle leden tegelijk moeten aftreden, is voor de herbenoeming na 4 jaar op basis van loting een schema van aftreden opgesteld.

3

9. Vervolg Planning: De verordening wordt ter ondertekening voorgelegd aan de gemeenteraden, de colleges van burgemeester en wethouders en de burgemeesters van de ABG-gemeenten. Na vaststelling wordt de verordening gepubliceerd op de gebruikelijke wijze en treedt daarna in werking. De Verordening commissie bezwaarschriften ABG-organisatie 2016 komt te vervallen. Communicatie: Zoals hierboven aangegeven zal de verordening op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd alvorens deze in werking treedt.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN GILZE EN RIJEN

R.M. (René) Wiersema secretaris

Bijlage:

D.A. (Derk) Alssema burgemeester

- overzicht van wijzigingen in verordening 2021 t.o.v. verordening 2016

4

Agendapunt Vergadering d.d. 29 maart 2021. DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN;

gezien het voorstel, genummerd RS21.00029, van het college van burgemeester en wethouders; gelet op artikel 149 van de Gemeentewet; gelet op de hoofdstukken 6 en 7 van de Algemene wet bestuursrecht; gelet op artikel 7:13 van de Algemene wet bestuursrecht; besluit: vast te stellen de Verordening commissie bezwaarschriften ABG-gemeenten 2021 Artikel 1 Begripsbepalingen Voor de toepassing van deze verordening wordt verstaan onder: a. ABG-gemeenten: de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen; b. ABG-organisatie: de ambtelijke organisatie die werkzaam is voor de ABG-gemeenten; c. ambtelijk horen: het horen van belanghebbenden als bedoeld in artikel 7:5 van de Algemene wet bestuursrecht en het adviseren omtrent een beslissing op bezwaar; d. Awb: de Algemene wet bestuursrecht; e. belanghebbende: degene wiens belang rechtstreeks bij een besluit is betrokken; f. (verwerend) bestuursorgaan: het college van burgemeester en wethouders, de burgemeester of de gemeenteraad van de gemeente Alphen-Chaam, Baarle-Nassau of Gilze en Rijen; g. commissie: de commissie bezwaarschriften voor de ABG-gemeenten; h. bestuur: het bestuur van de ABG-organisatie; i. (vice)voorzitter: de als zodanig benoemde (vice)voorzitter van de commissie; j. zittingsvoorzitter: de voorzitter, vicevoorzitter of een commissielid, die fungeert als dagvoorzitter op een zitting. Artikel 2 Taken commissie 1.

De commissie brengt advies uit aan het bestuursorgaan met betrekking tot bezwaarschriften en de te nemen beslissing op bezwaar. 2. De commissie is niet bevoegd ten aanzien van: a. bezwaarschriften ingediend tegen besluiten op grond van een gemeentelijke belastingverordening; b. bezwaarschriften betreffende een personele aangelegenheid. 3. Naast het horen en adviseren omtrent een bezwaar door de commissie kan, met betrekking tot door het verwerend bestuursorgaan bij afzonderlijk besluit daartoe aangewezen categorieën van bezwaarschriften, het horen ambtelijk plaatsvinden. Deze categorieën betreffen niet bezwaarschriften tegen raadsbesluiten. Die worden steeds door de commissie behandeld. RS21.00029 RS21.00029 Zaaknummer: 314248

Artikel 3 Samenstelling en benoeming commissie 1. De commissie bestaat uit een voorzitter, een vicevoorzitter en leden. 2. De voorzitter, vicevoorzitter en de leden worden benoemd, geschorst en ontslagen door het bestuur. 3. De functies van voorzitter, vicevoorzitter en lid zijn onverenigbaar met het lidmaatschap van de gemeenteraad en met het ambt van burgemeester of wethouder van een van de ABGgemeenten. Tevens mogen de voorzitter, vicevoorzitter en de leden van de commissie niet werkzaam zijn of de afgelopen twee jaar werkzaam zijn geweest onder verantwoordelijkheid van een van de ABG-gemeenten. 4. Per hoorzitting hebben in beginsel de (vice)voorzitter en twee leden zitting. Zowel de voorzitter, de vicevoorzitter als de leden hebben zitting volgens een roulatieschema. Dit schema wordt door de secretaris in samenspraak met de (vice)voorzitter en de leden opgesteld. Artikel 4 Secretaris 1. De commissie wordt ondersteund door één of meerdere secretarissen die door het bestuur worden benoemd. 2. De secretaris is voor zijn werkzaamheden inhoudelijk slechts verantwoording schuldig aan de commissie. Artikel 5 Zittingsduur 1. De voorzitter, de vicevoorzitter en de leden van de commissie worden benoemd voor een termijn van vier jaar en kunnen één keer voor een periode van vier jaar worden herbenoemd. 2. De voorzitter, de vicevoorzitter en de leden kunnen op elk moment ontslag nemen.

Zij doen daarvan schriftelijk mededeling aan het bestuur. 3. De aftredende of ontslagnemende voorzitter, vicevoorzitter of leden blijven hun functie vervullen totdat in hun opvolging is voorzien. Artikel 6 Ingediend bezwaarschrift 1. Op het ingediende bezwaarschrift wordt de datum van ontvangst aangetekend. 2. Het bezwaarschrift met de daarbij overgelegde stukken wordt binnen zeven werkdagen in handen van de commissie gesteld. Artikel 7 Uitoefening bevoegdheden De bevoegdheden ingevolge de hierna genoemde artikelen van de Awb worden voor de toepassing van deze verordening uitgeoefend door de (vice)voorzitter of zittingsvoorzitter: a. artikel 2:1, tweede lid (verzoeken schriftelijke machtiging van gemachtigde); b. artikel 6:6, wat betreft het de indiener stellen van een termijn (verzuimherstel); c. artikel 6:17, voor zover het de verzending van stukken betreft tijdens de behandeling door de commissie (stukken sturen naar gemachtigde); d. artikel 7:4, tweede lid (ter inzagelegging van op de zaak betrekking hebbende stukken); e. artikel 7:6, vierde lid (geheimhouding van hetgeen verhandeld is tijdens de zitting bij afzonderlijk horen). Artikel 8 Bemiddeling De commissie onderzoekt of de zaak in der minne kan worden geschikt.

2

Artikel 9 Vooronderzoek 1. De (vice)voorzitter van de commissie is bevoegd rechtstreeks alle gewenste inlichtingen in te winnen of te laten inwinnen. 2. De (vice)voorzitter kan uit eigen beweging of op verlangen van de commissie bij deskundigen advies of inlichtingen inwinnen en hen zo nodig uitnodigen daartoe op de hoorzitting te verschijnen. Indien daaraan kosten zijn verbonden is vooraf machtiging van het betrokken bestuursorgaan vereist. De kosten voor de inzet van een deskundige worden apart in rekening gebracht bij het desbetreffende bestuursorgaan. Artikel 10 Hoorzitting 1. De voorzitter van de commissie bepaalt plaats en tijdstip van de hoorzitting waarin belanghebbende(n) en het verwerend bestuursorgaan in de gelegenheid worden gesteld zich door de commissie te laten horen. 2. De voorzitter beslist over de toepassing van artikel 7:3 van de Awb. 3. De zittingsvoorzitter is belast met de leiding van de hoorzitting en zorgt voor de handhaving van de orde ter zitting. 4. De zittingsvoorzitter en de leden van de commissie nemen niet deel aan de behandeling van een bezwaarschrift indien daarbij hun onpartijdigheid en/of onafhankelijkheid in het geding kan zijn. Zij laten zich zo nodig vervangen. Artikel 11 Quorum Voor het houden van een hoorzitting is vereist dat ten minste twee leden, onder wie de zittingsvoorzitter, aanwezig zijn. Artikel 12 Uitnodiging hoorzitting 1.

De zittingsvoorzitter nodigt de belanghebbende(n) en het verwerend bestuursorgaan ten minste twee weken voor de zitting schriftelijk uit. 2. Binnen drie dagen na de uitnodiging kunnen de belanghebbende(n) en het verwerend bestuursorgaan onder opgaaf van redenen de zittingsvoorzitter verzoeken het tijdstip van de hoorzitting te wijzigen. De zittingsvoorzitter beoordeelt dit verzoek en beslist of daaraan tegemoet wordt gekomen. 3. De beslissing van de zittingsvoorzitter op dit verzoek wordt uiterlijk één week voor het tijdstip van de hoorzitting aan belanghebbende(n) en het verwerend bestuursorgaan medegedeeld. 4. De zittingsvoorzitter is bevoegd in bijzondere omstandigheden af te wijken of afwijking toe te staan van termijnen die genoemd zijn in het eerste tot en met het derde lid. Artikel 13 Openbaarheid hoorzitting 1. De hoorzitting van de commissie is in beginsel openbaar. 2. In afwijking van het in het eerste lid bepaalde kunnen de deuren worden gesloten indien de zittingsvoorzitter of een van de leden het nodig oordeelt of indien een belanghebbende daartoe een verzoek doet. 3. Indien de commissie vervolgens beslist dat gewichtige redenen aanwezig zijn die zich tegen openbaarheid van de hoorzitting verzetten, vindt de hoorzitting plaats achter gesloten deuren.

3

Artikel 14 Schriftelijke verslaglegging 1. Het verslag als bedoeld in artikel 7:7 van de Awb vermeldt de namen van de aanwezigen en hun hoedanigheid. 2. Het verslag houdt een zakelijke vermelding in van wat over en weer is gezegd en wat verder ter zitting is voorgevallen. 3. Van het verhandelde ter zitting kan voor administratieve doeleinden een digitale opname worden gemaakt. Deze opname wordt na uitwerking van het verslag direct gewist. 4. Indien de hoorzitting geheel of gedeeltelijk achter gesloten deuren plaatsvond, of indien belanghebbenden, respectievelijk hun gemachtigden niet in elkaars tegenwoordigheid zijn gehoord, maakt het verslag hiervan melding. 5. Het verslag verwijst naar op de hoorzitting overgelegde bescheiden, die aan het verslag kunnen worden gehecht. 6. Het verslag wordt ondertekend door de zittingsvoorzitter en de betrokken secretaris. Artikel 15 Nader onderzoek 1. Indien na afloop van de hoorzitting, maar voordat het advies wordt opgesteld, nader onderzoek wenselijk blijkt te zijn, kan de zittingsvoorzitter uit eigen beweging of op verlangen van de andere commissieleden dit onderzoek houden. 2. De uit het nader onderzoek verkregen informatie wordt in afschrift toegezonden aan de leden van de commissie, het verwerend bestuursorgaan en de belanghebbende(n).

Op de informatie kan schriftelijk worden gereageerd binnen een door de zittingsvoorzitter geboden termijn. 3. De belanghebbende(n), leden van de commissie en het verwerend bestuursorgaan kunnen binnen een week na verzending van de nadere informatie aan de zittingsvoorzitter een verzoek richten tot het beleggen van een nieuwe hoorzitting. De zittingsvoorzitter beslist op dat verzoek. 4. Op een nieuwe hoorzitting zijn de bepalingen in deze verordening zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing. Artikel 16 Raadkamer en advies 1. De commissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het door haar uit te brengen advies. 2. Het advies wordt altijd bij meerderheid van stemmen uitgebracht door de zittingsvoorzitter en twee leden. 3. Indien bij een stemming de stemmen staken, beslist de stem van de zittingsvoorzitter. 4. Van een minderheidsstandpunt wordt bij het advies melding gemaakt, indien de minderheid dat verlangt. 5. Het advies is gemotiveerd en bevat een voorstel voor de te nemen beslissing op het bezwaarschrift. 6. Het advies wordt ondertekend door de zittingsvoorzitter en de betrokken secretaris. Artikel 17 Uitbrengen advies en verdaging 1.

Het advies wordt, onder medezending van het verslag als bedoeld in artikel 14 van deze verordening en eventueel door de commissie ontvangen nadere informatie en nader verslag, tijdig uitgebracht aan het verwerend bestuursorgaan dat op het bezwaarschrift dient te beslissen. 2. Indien naar het oordeel van de (zittings)voorzitter de termijn van 12 weken, genoemd in artikel 7:10, eerste lid, van de Awb, ontoereikend is voor achtereenvolgens het uitbrengen van een advies en het nemen van een beslissing, verzoekt hij het verwerend bestuursorgaan tijdig de beslissing te verdagen. Artikel 18 Verslag De commissie brengt jaarlijks aan de bestuursorganen van de ABG-gemeenten een verslag uit over haar werkzaamheden in het voorgaande kalenderjaar.

4

Artikel 19 Vergoeding De (vice)voorzitter en de leden van de commissie ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. De hoogte van deze vergoeding wordt vastgesteld door het bestuur. Artikel 20 Intrekking oude verordening en overgangsbepaling 1. De "Verordening commissie bezwaarschriften ABG-organisatie 2016 – gemeente Gilze en Rijen" wordt ingetrokken. 2. Bezwaarschriften die voor de inwerkingtreding van deze verordening zijn ingediend, maar nog niet zijn behandeld ter zitting of wel ter zitting zijn behandeld maar ter zitting zijn aangehouden, worden behandeld door de commissie overeenkomstig deze verordening. Artikel 21 Inwerkingtreding en citeertitel 1. Deze verordening treedt in werking op 12 april 2021. 2. Deze verordening wordt aangehaald als: "Verordening commissie bezwaarschriften ABGgemeenten 2021".

Aldus vastgesteld in de openbare raadsvergadering van 29 maart 2021. DE RAAD VOORNOEMD, de griffier, de voorzitter,

mr. J.W. Timmermans

D.A. Alssema

HET COLLEGE, de secretaris,

de burgemeester

R.M. Wiersema

D.A. Alssema

DE BURGEMEESTER,

D.A. Alssema

5