ap 7 beantwoording technische vragen fracties optimalisering huisvesting ABG-organsiatie

Agendapunt 7: ontwerp-raadsvoorstel inzake proces optimalisering van de huisvesting van de ABG-organisatie

Gemeentebelang Willen jullie het gehele proces in een tijdslijn zetten zodat we meer overzicht krijgen. De tijdlijn, dat weten we, kan veranderen omdat besluiten later genomen kunnen worden. Maar hoe ziet hij er uit als alles soepel verloopt!!?? Voor stap 1 en 2 is deze tijdlijn in het voorstel concreet uitgewerkt. De doorlooptijd van elke volgende stap is steeds afhankelijk van de opbrengst van de voorgaande stap. Daarom hebben wij in het voorstel opgenomen dat elke stap sluit met een planning voor de volgende stap. Daar willen en kunnen we nu niet op vooruit lopen. Een gehele planning is daarom nu niet opgenomen. In het gunstige geval hopen we voor de zomer (en zo mogelijk ten tijde van de perspectiefnota) een besluit te kunnen voorleggen ten aanzien van stap 4. Dat is ambitieus gepland en afhankelijk van voorgaande stappen. Dit kan via de reguliere procesgang voor raadsvoorstellen en daarvoor geldende termijnen niet gehaald worden. Dat is de reden waarom elke stap ook voorzien wordt van een voorgestelde planning voor de volgende stap. Instemming van de drie raden is ook op dat procesmatige punt dan nodig.

VVD Vraag 1 Is al bekend wie dit proces gaat begeleiden? Nee, dit is nog niet bekend Vraag 2 Gaat de procesbegeleider met de raden praten of met de fracties? Wij gaan in dit voorstel uit van een gesprek met de drie raden. Vraag 3 Worden wij als raad/fracties nog anders met expertise ondersteund om tot goede uitvoerbare uitgangspunten te komen? Wij kunnen hierin voorzien door inzet vanuit de ABG-organisatie en de externe procesbegeleider. Andere ondersteuning is nu niet voorzien. Vraag 4 In stap 2 gaat de procesbegeleider gesprekken voeren met een keur aan stakeholders maar ook oa directie, management en OR van de ABG. Kunnen wij de uitkomst van die gesprekken krijgen voordat met de “politiek” gesproken wordt, zodat wij de belangen van de medewerkers mee kunnen nemen in het formuleren van de uitgangspunten? Wij zullen zorgdragen dat u de uitkomst van de gesprekken met bestuur, directie, management en OR zo snel mogelijk ontvangt en trachten deze gesprekken zoveel als mogelijk vóór de politiek plannen.

D66 Vraag 1 Hoe is de tijdsplanning van het procesvoorstel m.b.t. de eerste 4 stappen te rijmen met de bedoeling om de doorlooptijd van het gehele proces (t/m stap 4) “samen te laten vallen met de behandeling van de perspectiefnota’s”, zoals op p. 2 vermeld staat? Immers: - Stap 2 wordt op zijn vroegst afgerond met raadsbesluiten op 18 mei - Stap 3 kost minimaal 6 weken doorlooptijd; dus op zijn vroegst klaar 29 juni - Stap 4 kost minimaal 6 weken doorlooptijd; dus op zijn vroegst afgerond 10 aug. - De behandeling van de PN 2022 is in GR op 12 juli (carrousel: 21 juni) In het voorstel wordt niet gesproken over ‘minimaal 6 weken’ maar het is een juiste veronderstelling dat een zeer hoog tempo nodig is om dat te kunnen realiseren. Zie verder vraag 1 van de fractie van Gemeentebelang. Vraag 2 Is er een alternatief procesvoorstel te maken dat een totale doorlooptijd heeft tot medio juni? Dat is onderzocht in het ABG-bestuur maar wordt niet realistisch geacht. Vraag 3 Wat wordt er precies opgeleverd bij stap 4: het definitieve voorstel? Zijn dat minimaal de volgende elementen: a. concreet voorstel m.b.t. benodigde functies en m2? b. de financiële vertaling van de nieuwe huisvesting (zowel bij huur, koop als nieuwbouw), incl. inverdieneffecten (efficiency), investerings- en inrichtingskosten e.d. en geraamde kosten m.b.t. (toekomst) huidige huisvesting van de drie gemeentehuizen? c.

financiële gevolgen door de drie gemeentebegrotingen? d. concreet gebouw c.q. locatie? e. concreet voorstel voor frontoffices? Ja, dat is het geval. Een aantal in de vraag genoemde elementen is overigens al eerder in beeld. Zo zullen uitgangspunten zoals de benodigde functies en het bijbehorende aantal m2 al bij stap 2 in beeld komen. De vertaling van deze uitgangspunten komen in een eerste ontwerpvoorstel (financiële effecten, locatie(s) zoals genoemd onder b, c, d en e) bij stap 3 al in beeld. Het gaat bij deze vierde stap om een concreet en compleet voorstel waarbij kosten, opbrengsten en risico’s in kwalitatieve en kwantitatieve zin zo goed mogelijk volledig en nauwkeurig in beeld zijn. Vraag 4 In hoeverre wordt de frontoffice (wat ermee gebeurt, functies, m2, kosten, locatie(s)?) meegenomen in het procesvoorstel? Op p.3 (stap 2) staat: “Dit gaat…..ook over de frontoffice”, terwijl op p. 6 te lezen is: “het onderhavige procesvoorstel gaat primair om de huisvesting van de medewerkers, de zg. back-office”. De grootste huisvestingsopgave ligt (gelet op het aantal medewerkers) bij de backoffice, vandaar dat dit de primaire focus is van het verantwoordelijke ABG-bestuur. Het is echter zeker ook aan uw raad om aan te geven welke uitgangspunten of standpunten met de bijbehorende argumenten u wil meegeven ten aanzien van de frontoffice.

Dit is een primaire verantwoordelijkheid van de gemeentebesturen.

Vraag 5 Bij Alternatieven (p. 6) staat te lezen dat bij ‘niets doen’ “zal het ABG-bestuur toch op hele korte termijn een oplossing moeten vinden voor de gebouwen in Alphen, Baarle-Nassau en Rijen”. Klopt dit wel? Dat is toch de verantwoordelijkheid van de drie gemeentebesturen afzonderlijk? Want ABG is toch huurder, en geen eigenaar? Dat is juist; dat is de verantwoordelijkheid van de drie gemeentebesturen. Hier moet staan “zal het ABGbestuur toch op hele korte termijn een alternatieve oplossing moeten vinden voor het huren van de gebouwen in Alphen, Baarle-Nassau en Rijen”. Daarbij moet worden bedacht dat het ABG-bestuur zich heeft verplicht de gebouwen te huren van de drie gemeentebesturen tegen de door de gemeente gemaakte kosten, waaronder kapitaallasten.