Document · PDF

ap 6 jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Raadscommissie Middelen 31 mei 2021, gemeente Gilze en RijenBij agendapunt: Ontwerp-raadsvoorstel inzake de jaarrekening 2020 van de ABG-organisatie14.746 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

JAARSTUKKEN 2020

Vastgesteld door: Bestuur ABG d.d. 4 mei 2021

Zaaknummer: 310020

ABG-organisatie Postbus 3 5130 AA Alphen NB Bezoekadres Willibrordplein 1 5131 AV Alphen NB Telefoonnummer: 088 – 382 1000 E-mail: info@abg.nl Website: www.abg.nl

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Inhoudsopgave Inhoudsopgave ........................................................................................................................................ 3 Inleiding ................................................................................................................................................... 5 Jaarverslag ............................................................................................................................................... 7 1. Programmaverantwoording ................................................................................................................ 8 2. Paragrafen ......................................................................................................................................... 18 2.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing................................................................................ 18 2.2. Bedrijfsvoering ........................................................................................................................... 20 2.3. Financiering ................................................................................................................................ 24 2.4. Verbonden partijen .................................................................................................................... 26 2.5.

Overige samenwerkingsverbanden ............................................................................................ 27 Jaarrekening .......................................................................................................................................... 28 3.1. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling.................................................................. 29 3.2. Balans per 31 december 2020 .................................................................................................... 30 3.3. Toelichting op de balans............................................................................................................. 33 3.4. Niet uit de balans blijkende rechten en verplichtingen ............................................................. 37 3.5. Overzicht van baten en lasten .................................................................................................... 39 3.6. Toelichting op baten en lasten ................................................................................................... 41 3.7. Wet normering topinkomens (WNT).......................................................................................... 47 3.8. Incidentele baten en lasten ........................................................................................................ 50 3.9.

Rechtmatigheid .......................................................................................................................... 50 4. Overige gegevens .............................................................................................................................. 52 4.1 Controleverklaring ....................................................................................................................... 52 Bijlage A: Overzicht van gerealiseerde baten en lasten per taakveld ................................................... 53

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Inleiding Voor u liggen de jaarstukken 2020 van de ABG-organisatie. Resultaten 2020 Een groot deel van het boekjaar 2020 stond in het teken van het zekerstellen van de dienstverlening in een tijd waarin de Coronamaatregelen een andere manier van werken vergden. De pandemie heeft gezorgd voor extra of veranderende taken die snel in onze operationele processen een plaats moesten krijgen. Denk aan het steunprogramma TOZO (Tijdelijke Overbruggingsregeling Zelfstandige Ondernemers) , het toezicht op naleving van regels en de zorg voor kinderen, ouderen en kwetsbare doelgroepen. Naast corona is de reguliere taakuitvoering zo veel als mogelijk doorgegaan en zijn we trots dat we in de uitvoering van de drie programmabegrotingen goed gepresteerd hebben. Een welgemeend compliment en dankjewel naar al onze medewerkers is hiervoor op zijn plaats! In 2020 hebben we versterkingen in de organisatie doorgevoerd, als uitvloeisel van de adviezen uit de evaluatie van bureau Berenschot (2019). In de sturing van het werk en de aandacht voor medewerkers begint deze investering zijn vruchten af te werpen. Begin 2020 heeft besluitvorming plaatsgevonden in de drie gemeenteraden over het lange termijn perspectief van de ABG-organisatie via het convenant Doorzicht. Als uitvloeisel hiervan heeft het bestuur voorstellen over huisvesting en regiokeuze aangeboden aan de drie gemeenten.

Inmiddels zijn op de laatste twee dossiers procesafspraken gemaakt over het vervolg. Doorkijk naar 2021 Evenals in 2020 zullen ook in 2021 de effecten van corona(maatregelen) invloed gaan hebben op de bedrijfsvoering en taakuitvoering van de ABG-organisatie. Gezien de duur van de crisis merken wij dat aanvullende acties nodig zijn om de organisatie in bijzondere omstandigheden draaiende te houden. Als bestuur geven wij hiervoor directie en management de ruimte. Daarnaast komen er taken bij als gevolg van regelingen waarop snel geschakeld moet worden, zoals de TOZO en TONK (Tijdelijke Ondersteuning Noodzakelijke Kosten). Dit kan op termijn leiden tot een extra capaciteitsbehoefte waar nu in de beschikbare personeelsbudgetten niet is voorzien. In 2021 wordt doorgepakt op de doelstellingen die zijn vastgesteld ten aanzien van (verbeteringen op) de drie centrale thema’s: dienstverlening, besluitvorming en bedrijfsvoering. Ondanks dat we als ABG hierin stappen hebben gezet, zien we risico’s als het gaat om het vinden van gekwalificeerde medewerkers en het behoud van de huidige medewerkers. Als ABG-organisatie moeten we, in een tijd van krapte op de arbeidsmarkt, de concurrentie aan met de grotere regiogemeenten en andere overheden.

Naast de inzet op personeel-organisatorisch vlak, is een consistente koers en duidelijk perspectief van onze organisatie belangrijk om een aantrekkelijke werkgever te zijn en te blijven. Financieel resultaat 2020 Het boekjaar 2020 sluit met een overschot van circa € 400.000. Bij de bepaling van dit resultaat is al rekening gehouden met de onttrekkingen aan en stortingen in de reserves waaraan een bestuursbesluit ten grondslag ligt. In 2020 is per saldo € 210.000 in de reserves gestort, ten laste van de exploitatie. Als we rekening houden met de mutaties van de reserves, dan kunnen we het saldo als volgt presenteren: Saldo van baten en lasten Mutaties reserves Resultaat

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

€ 610.000 € 210.000 -/€ 400.000

Het overschot 2020 is per saldo een resultaat van meevallers aan de kostenkant en hogere inkomsten aan de opbrengstenkant. De hogere opbrengsten betreffen voornamelijk extra capaciteit die in rekening is gebracht bij de 3 gemeenten. Daarnaast zijn de kosten voor ICT, personeel, inhuur en facilitair lager. Dit wordt in hoofdzaak veroorzaakt door de coronacrisis. In paragraaf 3.6 worden deze verschillen nader toegelicht. In 2020 zijn diverse maatregelen genomen in het kader van de bedrijfsvoering/dagelijkse aansturing en zijn processen in gang gezet, die doorwerken in de kosten in 2021. Resultaatbestemming 2020 Bij het vaststellen van de jaarstukken 2020 wordt het bestuur voorgesteld het voordelig resultaat van € 400.000 binnen de ABG-organisatie aan te wenden voor de volgende onderwerpen: 1. Onderzoek huisvesting ABG-organisatie € 30.000 Op verzoek van de drie raden van de ABG-organisatie wordt een onderzoek gedaan naar de mogelijke huisvestingsscenario’s van de ABG-organisatie. 2. Onderzoek bezuinigingsmogelijkheden ABG-begroting (“stofkam”) € 25.000 Zoals toegezegd in de Kaders 2022 wordt in 2021 onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de bestaande efficiencytaakstelling te realiseren. Hiervoor is de insteek om een externe adviseur met de stofkam door onze begroting/ bedrijfsvoering te laten gaan. 3.

Implementatie naar Regio Hart van Brabant € 25.000 Voor de verdere aanpak van de implementatie naar de Regio Hart van Brabant op het gebied van sociaal domein en gerelateerde veiligheidstaken is een bedrag nodig van € 25.000. 4. Eenmalige kosten ter verlichting van effecten van corona op de organisatie € 100.000 De coronacrisis brengt een extra belasting van de ABG-organisatie en de medewerkers met zich mee. Dit vraagt nadere maatregelen om de belasting van de organisatie en de medewerkers te verlichten. Vooralsnog schatten we in dat een bedrag van € 100.000 nodig is om de belangrijkste maatregelen door te voeren. Deze zullen in het 1e kwartaal van 2021 worden uitgerold. Eventuele meer- dan wel minderkosten zullen bij de tussentijdse rapportage in beeld worden gebracht. 5. Extra storting in reserve voor oplossen personele knelpunten € 90.000 Voor de aanpak van personele problematiek en het mogelijk maken van afvloeiingsregelingen is in 2021 een bedrag van € 90.000 nodig. 6. Terugbetalen aan de drie gemeenten € 130.000 De directie stelt het bestuur voor het restant voordeel van € 130.000 te verrekenen met de drie gemeenten conform de reguliere verdeelsleutel.

Met vriendelijke groet, Bestuur ABG-organisatie

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Jaarverslag

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

1. Programmaverantwoording A. Wat hebben we bereikt? In de missie en de visie van de organisatie hebben we aangegeven wat we willen bereiken met de ABG-organisatie. De missie en de visie hebben we vastgelegd in het document “Samen Sterker” uit 2016. Dit document is nog steeds de leidraad voor het handelen in de organisatie. De missie van de organisatie luidt: “Met passie werken wij voor de besturen en de lokale samenleving van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen”

In de visie leggen we uit hoe deze missie wordt vormgegeven: “Wij versterken het goede van een kleine gemeente, en combineren dat met de grotere professionaliteit van een middelgrote gemeente. De medewerkers van onze organisatie staan samen voor het geheel. Wij vertrouwen op de lokale kracht van de samenleving en versterken die waar nodig door toegevoegde waarde te bieden en door te faciliteren, te stimuleren en te participeren. Wij denken in mogelijkheden, niet in regels. We maken onderdeel uit van de lokale netwerken in onze kernen. Wij werken met maatschappelijk geld, en zijn steeds op zoek naar mogelijkheden om zo efficiënt mogelijk te werken. Wij stellen de medewerkers van de organisatie in staat hun talenten te ontwikkelen.” Uit de externe evaluatie van de ABG-samenwerking in 2019 bleek dat ABG er in slaagt in behoorlijke mate haar missie en visie te bereiken. De feiten waar het gaat over dienstverlening, sturing, organisatie en kosten geven aan dat ABG sinds de start in 2016 duidelijke stappen heeft gezet. Daarmee versterkt ABG-organisatie de bestuurskracht van de drie gemeenten. Om deze lijn door te zetten, hebben de drie gemeenteraden in 2020 het convenant Doorzicht, zoals geformuleerd door de drie colleges, onderschreven. Het bevat een perspectief op de toekomst van de samenwerking en gerichte afspraken om hieraan invulling te geven.

Dit leidt tot tal van acties gericht op versterking van dienstverlening, besluitvorming en bedrijfsvoering. In dit jaarverslag leggen wij verantwoording af welke stappen wij hierin hebben gezet

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

B. Wat hebben we daarvoor gedaan? Betekenis van de kleurcodes bij de realisatie van de activiteiten: 100% realisatie per 31-12-2020 50% - 99% realisatie per 31-12-2020 0% - 49% realisatie per 31-12-2020

Dienstverlening Doelstelling 1 Uitvoering geven aan het dienstverleningsconcept.

Specifieke activiteiten in 2020: 1. Verdere uitwerking van het dienstverleningsconcept in concrete acties. Realisatie activiteiten 1. Analyse eerdere beleid- en bedrijfsplannen uitgevoerd ten behoeve van een startdocument programma dienstverlening. Onderzoek uitgevoerd om te komen tot een kanaalstrategie voor klantcontact. Onderzoek en maatregelen uitgevoerd voor digitoegankelijke websites. Galder van pilot naar going concern. Promotie digitaal kanaal. Doorontwikkeling klanttevredenheidsmeting Klant in Focus, implementatie sinds oktober 2020. Mede uitvoering gegeven aan Burgerpeiling. Dashboard Dienstverlening NVVB is geïmplementeerd.

Doelstelling 2 Evenwichtige beelden en feiten rond externe dienstverlening.

Specifieke activiteiten in 2020: 1. Definieer en concretiseer dienstverleningsdoelen (en te realiseren prestaties) . 2. Creëer een evenwichtig beeld van prestaties. 3. Versterk de klantkennis en interne verbindingen. Realisatie activiteiten 1. Score van 7 of hoger op klanttevredenheid balie: behaald (Klant in Focus). 2. NVVB Dashboard is ingericht, Klant in Focus doorontwikkeld, Burgerpeiling (mede) uitgevoerd. 3. Ketenoverleg Sociaal Uitvoering is opgestart. Versterking van interne verbindingen hebben de aandacht maar zijn vanwege coronamaatregelen op afstand niet helemaal optimaal.

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Governance en Bestuursondersteuning Doelstelling 1 Monitoren kwaliteit bestuursondersteuning

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Specifieke activiteiten in 2020: 1. Inwoners, instellingen en bedrijven zijn ruim voldoende (´7´) tevreden over de dienstverlening voor de drie ABG-gemeenten. 2. ABG versterkt de bestuurskracht van de drie gemeentebesturen op de lokale, gezamenlijke en regionale opgaven. Concrete opgaven die gezamenlijk worden aangepakt zijn:  duurzaamheid;  implementatie omgevingswet;  transformatie sociaal domein;  digitale agenda;  gegevensmanagement. Realisatie activiteiten 1. Het gemiddelde rapportcijfer voor de drie gemeenten over 2020 is: 7,94 – afgerond een 8 (volgens dashboard dienstverlening / klant in focus 2020). 2. - duurzaamheid: de duurzaamheidsvisies van de gemeenten geven richting aan ons duurzaamheidsbeleid de komende jaren. We werken samen met onze inwoners en partijen aan de energietransitie, klimaatadaptatie en circulaire economie. We geven daarin zelf het goede voorbeeld. - implementatie OGW: het project voor implementatie loopt op schema. O.a. is geschikte software aangeschaft. - transformatie sociaal domein; De transformatie binnen het sociaal domein is een lange termijnopgave (transformatie duurt misschien wel 10 jaar). We besteden hier voortdurend aandacht aan, zowel via beleidsmatige innovatie als door een andere manieren van werken binnen onze uitvoering. - digitale agenda: is geïntegreerd in het uitvoeringsprogramma van informatie beleidsplan.

Dit programma loopt op schema. - gegevensmanagement. De implementatie van gegevensmanagement is afgerond.

Doelstelling 2 Meer evenwicht tussen betalen en genieten.

Specifieke activiteiten in 2020: 1. Doorgaan met de huidige systematiek van verdeling van kosten en capaciteit, waarbij we inzetten op vereenvoudiging; 2. Investeren in zakelijke omgang tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers; 3. Investeren in harmoniseren van beleid en werkprocessen. Realisatie activiteiten 1. Het kostenverdeelmodel is vereenvoudigd (besluit ABG Bestuur december 2020), waardoor de kostenverdeling zuiverder kan plaatsvinden. 2. Professioneel opdrachtgeverschap/ opdrachtgeverschap krijgt continue aandacht binnen het MT en de vakafdelingen. De komende jaren zal verder wordt geïnvesteerd in professionalisering o.a. op het vlak van projectmatig werken. 3. Harmonisatie van beleid en werkprocessen heeft continue aandacht. Afgelopen jaar is het proces rondom gemeentelijke begrotingen en tussentijdse rapportages geharmoniseerd. Dit geldt ook voor de werkwijze van het Sociaal Team.

Personeels- en organisatiebeleid Doelstelling 1 Verder ontwikkelen medewerkers.

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Specifieke activiteiten in 2020: 1. Toepassen gesprekscyclus. 2. Doorontwikkelen ABG-academie met aanbod voor team- en individuele ontwikkeling. 3. Verbeteren Arbeidsmarktcommunicatie. Realisatie activiteiten 1. In 2020 heeft er een evaluatie plaats gevonden van de Gesprekcyclus. De opzet kan gehandhaafd blijven maar op onderdelen kunnen we nog wel een verbeter-/verdiepingsslag maken. Het plan van aanpak wordt begin 2021 uitgewerkt. 2. Er is nader onderzoek gedaan naar het doorontwikkelingen van de ABG-academie en er is een conceptnotitie opgeleverd die begin 2021 ter besluitvorming aangeboden wordt. 3. Het bureau ‘Goals’ heeft diverse sessie georganiseerd en aan de hand hiervan een advies opgeleverd. Dit advies wordt begin 2021 gedeeld en getoetst met de OR en het MT en op basis hiervan wordt een Plan van Aanpak opgesteld om hier invulling aan te geven.

Doelstelling 2 Versterken van effectieve sturing.

Specifieke activiteiten in 2020: 1. We werken verder aan de (aanscherping van) sturing en inrichting van onze organisatie, onder andere met behulp van klantketens. 2. Training opdrachtgever- opdrachtnemerschap. 3. Training Projectmatig werken. Realisatie activiteiten 1. In 2020 hebben we het aantal leidinggevende en coördinerende functies uitgebreid conform het vastgestelde organisatieplan. Deze functies zijn bijna allemaal ingevuld. Dit leidde tot meer aandacht voor onze medewerkers en hun werkzaamheden. Vooral in het sociaal domein zijn we verder gegaan met de toepassing van sturing op klantketens. 2. In 2020 zijn de voorbereidingen getroffen voor de training opdrachtgever/opdrachtnemerschap, als onderdeel van de versterking van projectmatig werken (zie punt 3). 3. In 2020 is het proces van het opstellen van het handboek projectmatig werken als gevolg van corona vertraagd. De aanpak van de trainingen is geconcretiseerd en aanbesteed; de start is voorzien begin 2021.

Doelstelling 3 Een evenwichtiger interne context.

Specifieke activiteiten in 2020: 1. Toegesneden informatie. Het gaat hierbij om:  Herijking en concretisering van de doelen.  Inrichting van de informatievoorziening met onderscheid tussen de strategische en operationele informatie.  Effectieve omgang met incidenten. 2. Menskracht toevoegen en in de juiste rollen. Realisatie activiteiten 1. In 2020 is de I-visie vastgesteld door het ABGbestuur. Deze wordt het komende jaar vertaald naar een uitvoeringsprogramma. Voor wat betreft gegevensmanagement is een vervolg gegeven aan enkele pilots: er is een aanpak, programma en team opgezet. Hiermee gaan we stapsgewijs data ontsluiten, koppelen en veredelen richting bruikbare beleids- en stuurinformatie. 2. Op basis van het Organisatieplan en met gebruikmaking van de beschikbaar gestelde middelen is in 2020 op een aantal plekken in de organisatie personeelscapaciteit toegevoegd. Doel is om de strategische advisering en de sturing van medewerkers en werkprocessen te versterken. Wij zien dat we hiermee meer ´grip´ krijgen en er (in alle hectiek) meer rust op de werkvloer komt.

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Werkprocessen Doelstelling 1 Uitfaseren DMS Corsa.

Specifieke activiteiten in 2020: 1. Opstarten uitfaseren Corsa. Realisatie activiteiten 1. Het opschonen van Corsa en overhevelen van lopende zaken is gestart. In Q3 2021 gaan de laatste gebruikers uit Corsa, waarna de gegevens van Corsa overgaan naar Mylex, zodat documenten toegankelijk blijven voor de organisatie en voldoet aan de Archiefwet. Voor 2022 stopt Corsa.

Doelstelling 2 Aansluiten van de drie gemeenten op het E-depot van het RAT en afdracht digitale dossiers.

Specifieke activiteiten in 2020: 1. Aansluiten E-depot Regionaal Archief Tilburg. Realisatie activiteiten 1. Fase 1 van de aansluiting op het RAT door de gemeente Gilze en Rijen is gerealiseerd. In 2021 sluiten de gemeente Baarle-Nassau en AlphenChaam aan op fase 1 op het e-depot. Fase 2: technisch aansluiten via Equalit op het e-depot wordt voor de omgevingswet in 2021 gerealiseerd.

Doelstelling 3 Uitvoeren plan van aanpak Gegevensmanagement.

Specifieke activiteiten in 2020: 1. Implementatie Gegevensmanagement.. Realisatie activiteiten 1. De implementatie van gegevensmanagement is afgerond. Formulieren en processen zijn opgeleverd, kennis is overgedragen en de verschillende rollen zijn vastgesteld.

Huisvesting Doelstelling 1 Huisvesting die past bij locatie- en tijdsonafhankelijk werken, waarbij we (dicht) bij de inwoners staan.

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Specifieke activiteiten in 2020: 1. Besluitvorming over uitwerking van de vijf scenario’s voortvloeiende uit de quick scan huisvesting moet nog plaatsvinden. 2. In 2019 is de pilot Galder gestart. De proef loopt tot medio 2019 en zal dan worden geëvalueerd en doorwerking naar 2020 worden bepaald. Van belang in de evaluatie zijn:  de behoefte naar dienstverlening op locatie;  wat levert het op;  wat zijn de kosten? Realisatie activiteiten 1. In het voorjaar van 2020 is een tweetal scenario´s uit de quick scan uitgewerkt, afgezet tegen het nul-scenario. Uiteindelijk heeft dit geleid tot een voorstel voor een uni-locatie voor de backoffice. 13

Voor het zomerreces heeft op voorstel van het ABG-bestuur hierover besluitvorming plaats gevonden in de drie gemeenteraden. Hierbij bleek niet de vereiste unanimiteit. Begin 2021 is het onderwerp opnieuw opgepakt en wordt aan de drie raden een procesvoorstel voorgelegd. De pilot is omgezet naar vaste dienstverlening: eens per maand op de dinsdagavond. Dit voorziet in een behoefte van de inwoners. Documenten werden in 2020 gratis thuisbezorgd, dus een enkel bezoek – voor de aanvraag – volstond. Door corona is de avondopenstelling de laatste maanden komen te vervallen. Hierdoor zijn ook de kosten lager. In 2020 hebben 71 inwoners gebruik gemaakt van deze dienstverlening; klanttevredenheid is hierop niet specifiek gemeten. De kosten voor het thuisbezorgen van de documenten en zaalhuur bedroegen in 2020 circa € 1.000. Er zijn geen extra personeelskosten voor de avondopenstelling, omdat deze gecompenseerd worden door eenmaal minder ochtendopenstelling in AlphenChaam.

Informatisering en automatisering Doelstelling 1 Uitvoeren informatiebeleidsplan.

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Specifieke activiteiten in 2020: 1. Projecten vanuit het informatiebeleidsplan invoeren. Realisatie activiteiten 1. De volgende projecten zijn gerealiseerd: - Koppeling BGT-BOR - Aanschaf BRP software (implementatiefase) - Aanschaf VTH software voor omgevingswet (implementatiefase) - WOZ aanslagen via Mijn Overheid Berichtenbox - Plan van aanpak gegevensmanagement - Digitale toegang vergunningen - E-learning informatiebeveiliging (loopt door) - Wet digitale toegankelijkheid - In gebruik nemen nieuwe Gisviewer - In gebruik nemen ms teams voor videobellen - Invoering BAG 2.0 Onderstaande projecten zijn nog niet gerealiseerd: - Contractmanagement - Wet inburgering (uitgesteld) - Regiesysteem (aanschaf en implementatie in 2021)

C. Indicatoren BBV Het BBV schrijft voor dat gemeenten/gemeenschappelijke regelingen een basisset van beleidsindicatoren opnemen in de begroting en jaarrekening. Het doel hiervan is om de begrotingen/ jaarrekeningen inzichtelijker te maken en een betere onderlinge vergelijkbaarheid mogelijk te maken. Hieronder presenteren we de verplichte beleidsindicatoren die voor de ABG-organisatie van toepassing zijn. De gebruikte bronnen zijn eigen gegevens en cijfers van het CBS. Dit hebben wij in de tabellen toegelicht. Voor de berekening van de cijfers per 1.000 inwoners zijn de inwoneraantallen van de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen bij elkaar opgeteld. 1

Formatie (excl. inhuur)

Eenheid

Fte per 1.000 inwoners

Bron

Eigen gegevens

Realisatie

Begroot

Realisatie

2016

2017

2018

2019

2020

geen opgave

6,98

7,20

7,10

7,15

Beoogde maatschappelijke effecten: Het gaat hier om de toegestane formatie in fte van het ambtelijk apparaat op peildatum 1 januari. Uitgangspunt is het vastgestelde formatieplan. Er is in deze geen maatschappelijk effect beoogd. 2

Bezetting

Eenheid

Fte per 1.000 inwoners

Bron

Eigen gegevens

Realisatie

Begroot

Realisatie

2016

2017

2018

2019

2020

geen opgave

7,48

6,53

6,41

6,83

Beoogde maatschappelijke effecten: Het gaat hier om het werkelijk aantal fte dat werkzaam is, inclusief eventuele boventallige medewerkers. Er is in deze geen maatschappelijk effect beoogd. 3

Apparaatskosten

Eenheid

Kosten per inwoner

Bron

Eigen begroting

Realisatie

Begroot

Realisatie

2016

2017

2018

2019

2020

geen opgave

588,48

637,44

666,83

645,87

Beoogde maatschappelijke effecten: Voor deze indicator is geen maatschappelijk effect gedefinieerd.

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Externe inhuur

Eenheid

Kosten inhuur externen als % van totale loonsom + kosten inhuur externen

Bron

Eigen begroting

Realisatie

Begroot

Realisatie

2016

2017

2018

2019

2020

geen opgave

10,57

10,01

1,68

12,04

Beoogde maatschappelijke effecten: Er is met deze indicator geen maatschappelijk effect beoogd. In de primitieve begroting ramen we alleen inhuur voor vervanging bij langdurige ziekte, in werkelijkheid huren we ook personeel in voor vacatures. 5

Overhead

Eenheid

% van de totale lasten

Bron

Eigen begroting

Realisatie

Begroot

2016

2017

2018

2019

2020

Realisatie = Begroting 2020

geen opgave

29,27

30,91

30,43

Betreft opslagpercentage voor overhead op basis van de kostenverdeelstaat begroting 2020.

D. Overhead Overheadkosten zijn alle kosten die samenhangen met de sturing en ondersteuning van de medewerkers in het primaire proces. In de begroting van de ABG-organisatie is een kostenverdeelstaat opgenomen die weergeeft hoe het opslagpercentage voor overhead berekend is in het uurtarief. We hanteren voorcalculatorische uurtarieven in de doorbelasting van maatwerk en doen achteraf geen correctie op basis van nacalculatie. In onderstaand overzicht geven we de kostenverdeelstaat weer zoals deze opgenomen is in de begroting 2020. Salariskosten -/ inkomsten Fysiek Sociaal Klant Ondersteuning Management Subtotaal salarissen

Overige personeelslasten Personeel gerelateerde kosten Tijdelijke vervanging / inhuur Uitbesteding Huisvesting ICT Facilitair Materieel Aanvullende kosten incl. begrotingsdoelmatigheid Storting reserve WW-verplichting Organisatie- en kwaliteitsontwikkeling Subtotaal overig TOTAAL Opslagpercentage voor overhead

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Totaal 8.599 4.826 3.009 4.835 159 21.427

Bedragen x € 1.000 Productief Indirect 8.089 510 4.540 286 1.767 1.241 1.755 3.080 159 16.151 5.276

206 672 361 1.015 1.001 3.509 929 599 178 55 850 9.375

155 507 272 1.015 755 2.645 700 599 134 41 641 7.464

51 165 89 246 864 229 44 14 209 1.911

30.802

23.615

7.187 30,43%

E. Onvoorzien Wettelijk is voorgeschreven dat in de programmabegroting een post voor onvoorziene uitgaven is geraamd. Er zijn geen voorschriften of normen over de omvang van deze post. Het is aan het bestuur om aan te geven welke omvang het nodig acht. Het begrote bedrag voor 2020 bedraagt € 116.000 (afgerond). Bij aanwending moet worden voldaan aan de volgende criteria (de drie O’s): Onvoorzien, Onontkoombaar en Onuitstelbaar. Het bestuur van de ABG heeft in 2020 besloten de zgn. calamiteitenpot aan te wenden voor de volgende posten: - 1e tussentijdse rapportage ABG: vrijval deel budget € 91.000 - 2e tussentijdse rapportage ABG: corona-gerelateerde kosten € 25.000 € 116.000

F. Resultaatbestemming Het voordelige resultaat van € 400.786 is afzonderlijk in de balans opgenomen. Bij het vaststellen van de jaarstukken 2020 wordt het bestuur voorgesteld het voordelig resultaat binnen de ABGorganisatie aan te wenden voor de volgende onderwerpen: 1. Onderzoek huisvesting ABG-organisatie € 30.000 Op verzoek van de drie raden van de ABG-organisatie wordt een onderzoek gedaan naar de mogelijke huisvestingsscenario’s van de ABG-organisatie. 2. Onderzoek bezuinigingsmogelijkheden ABG-begroting (“stofkam”) € 25.000 Zoals toegezegd in de Kaders 2022 wordt in 2021 onderzoek gedaan naar de mogelijkheden om de bestaande efficiencytaakstelling te realiseren. Hiervoor is de insteek om een externe adviseur met de stofkam door onze begroting/ bedrijfsvoering te laten gaan. 3. Implementatie naar Regio Hart van Brabant € 25.000 Voor de verdere aanpak van de implementatie naar de Regio Hart van Brabant op het gebied van sociaal domein en gerelateerde veiligheidstaken is een bedrag nodig van € 25.000. 4. Eenmalige kosten ter verlichting van effecten van corona op de organisatie € 100.000 De coronacrisis brengt een extra belasting van de ABG-organisatie en de medewerkers met zich mee. Dit vraagt nadere maatregelen om de belasting van de organisatie en de medewerkers te verlichten.

Vooralsnog schatten we in dat een bedrag van € 100.000 nodig is om de belangrijkste maatregelen door te voeren. Deze zullen in het 1e kwartaal van 2021 worden uitgerold. Eventuele meer- dan wel minderkosten zullen bij de tussentijdse rapportage in beeld worden gebracht. 5. Extra storting in reserve voor oplossen personele knelpunten € 90.000 Voor de aanpak van personele problematiek en het mogelijk maken van afvloeiingsregelingen is in 2021 een bedrag van € 90.000 nodig. 6. Terugbetalen aan de drie gemeenten € 130.786 De directie stelt het bestuur voor het restant voordeel van € 130.786 te verrekenen met de drie gemeenten conform de reguliere verdeelsleutel. De gemeente Alphen-Chaam ontvangt een bedrag van € 32.173 (24,6%), Baarle-Nassau van € 28.250 (21,6%) en Gilze en Rijen van € 70.363 (53,8%).

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

2. Paragrafen Artikel 26 BBV schrijft voor dat in het jaarverslag dezelfde paragrafen opgenomen moeten worden als die in de begroting opgenomen zijn. In de begroting 2020 zijn de paragrafen ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’, ‘Verbonden partijen’ en ‘Financiering’ opgenomen. In deze jaarrekening hebben we, naast deze paragrafen, ook de paragraaf ‘Bedrijfsvoering’ opgenomen.

2.1. Weerstandsvermogen en risicobeheersing Een definitie van weerstandsvermogen is de mate waarin de ABG-organisatie in staat is substantiële tegenvallers op te vangen zonder dat de continuïteit in gevaar komt. We hebben de risico’s die betrekking hebben op de ABG-organisatie in beeld gebracht. Het gaat hierbij om onder andere rechtspositionele, arbeid-gerelateerde zaken en hoog ziekteverzuim. Ook is er een risico meegenomen voor extra kosten op het gebied van externe advisering, juridische aangelegenheden en ICT. Het maximale risico schatten we in op € 3,65 miljoen, de kans dat de risico’s zich voordoen op gemiddeld 14%. Dit resulteert in een risicobedrag van € 500.000. In onderstaand overzicht presenteren we de risico’s. Omschrijving RISICO´S

maximaal kans % kans x gevolg risico

Algemeen juridisch: -Ongewenste contractverlenging -Procedurefouten m.b.t. genomen besluiten Algemeen P&O: -Arbeidsrisico of procedurele risico's leiden tot aansprakelijkheidclaims -Ontslagprocedures worden niet volledig uitgevoerd -Toenemende vergrijzing leidt tot tekort capaciteit -Grote uitstroom -Inrichting ARBO omstandigheden niet volledig waardoor kans op een boete is. Algemeen Verzekeringen & aansprakelijkheid: -Onbevoegd nemen van rechtshandelingen -Ojecten die normaal gesproken verzekerd moeten worden, worden niet ( tijdig ) aangemeld bij de betreffende afdeling waardoor bij schade de kosten voor de gemeente zijn -Brieven zijn juridisch niet correct waardoor de gemeente aansprakelijk wordt gesteld - Fouten bij het maken en toetsen van berekeningen, bij de interpretatie complexe regelgeving of beoordelingsfouten kunnen leiden tot aansprakelijkstelling - Risico´s uitvoering taken ambtenaren (intern fouten / wanprestatie/ regelgeving) Algemeen ICT (o.a. Equalit) -Failissement softwareleverancier -Niet goed testen van nieuwe programma's -Toegang tot netwerk en/of informatiesystemen door onbevoegden

€ 350.000

20%

€ 70.000

€ 1.600.000

10%

€ 160.000

€ 1.200.000

10%

€ 120.000

€ 500.000

30%

€ 150.000

€ 3.650.000

14%

€ 500.000

De doorkijk op het totaal van alle risico’s geeft een objectief beeld voor een minimaal aan te houden buffer. We merken op dat de gevolgde methode van inschatting (kansberekening) van risico’s inhoudt dat deze risico’s feitelijk niet te kwantificeren zijn. Zodra de risico’s reëel te kwantificeren zijn, is er sprake van een verplichting en moet een toereikende voorziening worden gevormd. De ABG-organisatie beschikt niet over een algemene reserve of weerstandsreserve om (financiële) risico’s op te vangen. De drie deelnemende gemeenten hebben alle drie een weerstandsreserve waarmee ook de risico’s van de ABG worden afgedekt. De risico’s van de ABG zijn daarom ook voor eenzelfde bedrag opgenomen in de risicoprofielen van de gemeenten. Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Risico’s als gevolg van de coronacrisis De uitbraak van COVID-19 (corona) eind februari 2020 heeft een enorme impact op ons allemaal. De wereldwijde pandemie leidt tot ongekende omstandigheden en raakt veel beleidsterreinen van de gemeenten waarvoor wij werken. We streven naar een adequate uitvoering van de landelijke en lokale maatregelen en naar continuïteit van de reguliere werkzaamheden. In 2020 hebben we de financiële gevolgen van de corona crisis voor de ABG-organisatie binnen de exploitatie kunnen opvangen. Voor 2021 zijn de consequenties nog onvoldoende duidelijk om een financiële risicoberekening te maken voor de ABG-organisatie. We monitoren nauwgezet de impact en nemen zonodig effecten en maatregelen met bijvoorbeeld een begrotingswijziging. Financiële kengetallen BBV In het gewijzigde BBV is een basis-set van vijf kengetallen verplicht gesteld. Deze kengetallen geven in samenhang informatie over de financiële positie van de organisatie. Het BBV geeft geen landelijke normering voor de kengetallen. De kengetallen zijn een weerspiegeling van het gevoerde beleid binnen een organisatie. De kengetallen moeten zodoende in samenhang worden beoordeeld, wat ook de onderlinge vergelijkbaarheid met andere organisaties bemoeilijkt. Verloop kengetallen Kengetallen: Netto schuldquote Netto schuldquote gecor.

voor alle verstrekte leningen Solvabiliteitsratio Structurele exploitatieruimte Grondexploitatie Belastingcapaciteit

Rekening 2019 0,1% 0,1% 11% 1,4% n.v.t. n.v.t.

Begroting 2020 4,9% 4,9% 0% 0% n.v.t. n.v.t.

Rekening 2020 -0,4% -0,4% 17% 3,3% n.v.t. n.v.t.

Kleurindicatie: groen = voldoende / oranje = attentie / rood = kwetsbaar

Toelichting/berekening kengetallen: Netto schuldquote: De netto schuldquote geeft een indicatie van de druk van de rentelasten en de aflossingen op de exploitatie en de hoogte van de investeringen uit het nabije verleden. Bij een score tussen de 100% en 130% is voorzichtigheid geboden. Bij een netto schuldquote hoger dan 130% doet een organisatie er goed aan om schulden af te bouwen. Op basis van de jaarrekeningcijfers 2020 bedraagt de netto schuldquote -0,04% (2019 0,1%), ruim onder de 100%. netto schuldquote gecorrigeerd voor alle verstrekte leningen: De netto schuldquote wordt tevens berekend met een correctie voor verstrekte leningen (uitgaand geld). Het verschil met de netto schuldquote (zonder correctie) vertegenwoordigt het mogelijke risico dat de organisatie loopt als alle verstrekte leningen niet terug betaald zouden worden. Omdat de ABG-organisatie geen leningen heeft, is dit kengetal gelijk aan het kengetal “netto schuldquote”. Solvabiliteitsratio: De solvabiliteitsratio geeft de mate aan waarin bezit op de balans is afbetaald. Hoe hoger de uitkomst hoe gunstiger. We financieren dan immers meer met eigen vermogen. Op basis van de jaarrekeningcijfers 2020 scoort de ABG-organisatie een solvabiliteitsratio van 17% (2019 11%). In het algemeen wordt een percentage groter of gelijk aan 25% als voldoende beschouwd.

Structurele exploitatieruimte: Een positief percentage betekent dat de structurele baten toereikend zijn om de structurele lasten (waaronder rente en aflossing van leningen) te dekken. We zien dat de structurele lasten en structurele baten met elkaar in evenwicht zijn, wat duidt op een duurzaam evenwichtige begroting (0%). Grondexploitatie: de ABG-organisatie heeft geen voorraden grond. Dit kengetal is dus niet van toepassing. Belastingcapaciteit: de ABG-organisatie heeft geen belastinginkomsten. Dit kengetal is dus niet van toepassing. Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

2.2. Bedrijfsvoering In de programmaverantwoording van de ABG-organisatie hebben we reeds een toelichting gegeven op onze bedrijfsdoelstellingen. In deze paragraaf schenken we nog aandacht aan een aantal kengetallen met betrekking tot Personeel en Organisatie (peildatum 31 december 2020). Personeel & Organisatie Rechtspositie Invoering WNRA Op 1 januari is de Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren (WNRA) in werking getreden. De ABG-organisatie heeft ervoor gekozen alle zittende medewerkers een privaatrechtelijke arbeidsovereenkomst aan te bieden per 1 januari 2020. Hiervoor hebben de voorbereidingen plaatsgevonden in 2019. Alle medewerkers van de ABG-organisatie hebben deze ontvangen. Er zijn 355 arbeidsovereenkomsten verstuurd, waarvan er 343 getekend retour zijn ontvangen. De bestaande personeelsregelingen zijn aangepast aan het Burgerlijk Wetboek en gebundeld in het personeelshandboek. Dit handboek vormt samen met de cao SGO (Samenwerkende Gemeentelijke Organisaties) de basis voor de arbeidsvoorwaarden en de rechtspositie van de medewerkers van de ABG-organisatie. Cao SGO Er zijn in de cao 3 salariswijzigingen afgesproken. Als gevolg daarvan zijn de salarissen per 1 januari, 1 juli en 1 oktober met 1% verhoogd. De cao is op 31 december 2020 verlopen, er is een begin gemaakt met de onderhandelingen voor een nieuwe cao.

Geschillencommissie Voor geschillen op het gebied van de individuele toepassing van het functiewaarderingssysteem, de individuele uitvoering van een van-werk-naar-werk traject en de individuele toepassing van het Sociaal Plan of Sociaal Statuut, heeft de ABG-organisatie zich aangesloten bij de Geschillencommissie van de gemeenten Goirle, Hilvarenbeek en Oisterwijk. Bedrijfs- en organisatieplan Per 1 januari 2020 is besloten om de managementstructuur aan te vullen. De voorbereidende werkzaamheden hiervoor hebben in 2019 plaatsgevonden. De domeinen zijn getransformeerd naar 9 afdelingen met ieder een afdelingsmanager. De afdelingsmanagers worden in een aantal gevallen ondersteund door teamleiders of coördinatoren. Formatie en bezetting Het grootste gedeelte van 2020 bestond het managementteam uit 8 afdelingsmanagers. Eind 2020 is daar een afdelingsmanager bijgekomen. Dit heeft gezorgd voor een verhouding van 3 vrouwelijke en 6 mannelijke afdelingsmanagers. Daarnaast stuurden 3 teamleiders medewerkers aan. Hierbij is de verhouding 2 vrouwelijke en 1 mannelijke leidinggevende. Daarnaast zijn er 7 coördinatoren. Deze zorgen voor de coördinatie van werkzaamheden en zijn inhoudelijk vraagbaak binnen een cluster. Hierbij is de verhouding 5 vrouwelijke en 2 mannelijke coördinatoren. In 2020 was de formatie 317,59 FTE en werd bezet door 355 medewerkers.

Dit is exclusief de BABSen, de griffie en de gemeentesecretarissen (die in dienst zijn van de gemeenten). Daarnaast werd een deel van de formatie op een andere wijze/flexibel ingevuld door o.a. inhuur.

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

7,6%

In 2020 was van de ambtelijke bezetting 60% vrouw en 40% man. De gemiddelde leeftijd van de medewerkers was 49 jaar in 2020. In 2020 heeft 7,6% van de medewerkers een leeftijd tot 30 jaar. Verder is 43,9% tussen de 30 en 50 jaar en is 48,5% ouder dan 50 jaar. Generatiepact In 2020 waren er 11 medewerkers gerechtigd om deel te nemen aan het generatiepact, hiervan hebben 5 medewerkers gebruik gemaakt. Dat is 45%.

48,5% 43,9%

< 30 jaar 1: 30 -50 jaar 50 > jaar Figuur Leeftijdscategorie personeelsbestand ABG 2020

In-, door- en uitstroom In 2020 zijn er 41 vacatures intern uitgezet en ingevuld. Dit heeft in 12 gevallen geleid tot aanname van een medewerker die voorheen op inhuurbasis voor de ABG-organisatie werkte. In 4 gevallen was er sprake van een interne kandidaat en daarmee interne doorstroom. Er zijn 25 vacatures extern uitgezet en geplaatst. In 2020 zijn er 37 nieuwe medewerkers gestart bij de ABG-organisatie (Pims, 2020). Van de 37 nieuwe medewerkers hebben 11 medewerkers een leeftijd tot 30 jaar, ofwel 29,8% van de instroom. Verder is 45,9% van de nieuwe medewerkers tussen de 30 en 50 jaar en is 24,3% ouder dan 50 jaar. In 2020 hebben 24 personen de ABG-organisatie verlaten, dit is inclusief directie- en MT leden (Pims, 2020). Er is sprake van 6,88% uitstroom.

24,3 %

27,5 %

45,9 % Figuur 2: Leeftijdscategorie < 30 jaarABG302020 - 50 jaar 50 > instroom

Er zijn 8 personen in 2020 met pensioen gegaan. Verder waren de meest voorkomende redenen van ontslag: persoonlijke ontplooiing en de ABG-organisatie als werkgever. Daarnaast heeft er ook ontslag plaatsgevonden door arbeidsongeschiktheid/gezondheidsklachten. Verlof Dit jaar is er ook aandacht geweest voor afspraken omtrent het verlof. De achterliggende gedachte hierbij is a. bewaken van een goede arbeids-rustverhouding en b. voorkomen van kostbare verlofstuwmeren. Verlof kopen zonder doel of wanneer er al een stuwmeer is, is niet meer wenselijk voor de continuïteit van de dienstverlening. Ten slotte is eind 2020 de routering van verlof veranderd. De verlofaanvraag loopt via de afdelingsmanager en deze keurt het verlof goed. Ook ontvangen zij eens in het kwartaal een overzicht met de verlofsaldi per medewerker. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim is gedaald ten opzichte van 2019. In 2020 was het verzuimpercentage 5,4%. Voor de berekening van het verzuimpercentage wordt de definitie van het A+O fonds Gemeenten gehanteerd. In 2019 was het verzuimpercentage van Openbaar Bestuur en overheidsdiensten van meer dan 100 medewerkers 5,2% (CBS, 2019). In 2020 was dit het 1e kwartaal 6,3% en het 2e kwartaal 4,7% en 3e kwartaal 4,5%. Het laatste kwartaal van 2020 is nog niet bekend (CBS, 2020).

Het verzuim kan worden onderverdeeld in de categorieën kort (1-7 dagen), middellang (8-42 dagen), lang (43-365) en langer dan 1 jaar. Het verzuim in 2020 is als volgt verdeeld over deze vier categorieën: Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

- Kort: 0,5% - Middellang: 1,0% - Lang: 2,5% - Langer dan 1 jaar: 1,4% Wat opvalt, is het lang en superlang verzuim (samen 3,9%). Dit vertegenwoordigt een bedrag van bijna € 900.000. Dit verzuim is slecht tot niet beïnvloedbaar en heeft een significant effect op de productiecapaciteit en het beroep op het ziektevervangingsbudget. Dit staat niet in verhouding tot het begrote ziekteverzuimbudget van € 240.000.

7,1

7,4

9,2

8,5 5

januari

maart

mei

4,1

4,7

5,9

5,5

5,2

3,8

juli

september november

Figuur 3: Verzuimpercentage ABG-organisatie 2020

Op alle categorieën is een kleine daling in percentage te zien ten opzichte van 2019. Opvallend is een piek in de maanden maart en april als gevolg van corona gerelateerde klachten, een daling in de zomermaanden en een langzame (seizoens-gerelateerde) stijging vanaf september. Opleiding Het vastgestelde opleidingsbudget voor 2020 was € 375.000. Er is gekozen om dit niet onder te verdelen per afdeling, maar alle afdelingen hebben er wel aanspraak op gemaakt. Binnen dit budget zijn er ook kosten gemaakt voor projecten Heldere Taal en ABG Academie, Arbo en rampen. Daarnaast is het budget ook ingezet voor kosten omtrent corona-maatregelen en om een deel van het tekort in het personeelsbudget te dekken. Er is hiervoor in de 2e tussentijdse rapportage een bedrag aangevuld. Per saldo is het voor dit doel geraamde middelen niet volledig besteed in 2020. Overige projecten P&O Arbeidsmarktcommunicatie September 2020 heeft de werkgroep voor het project arbeidsmarktcommunicatie een arbeidsmarktcommunicatiebureau (Goals) de opdracht gegeven om onderzoek te doen naar de identiteit van ABG-organisatie en een arbeidsmarktstrategie op te zetten. Dit onderzoek is half december afgerond. Begin 2021 zullen de resultaten, aanbevelingen en het vervolg worden bepaald in samenspraak met de directie en het management.

Evaluatie gesprekscyclus Eind 2018 heeft een regiegroep aan het vormgeven van een nieuwe gesprekcyclus gewerkt. Dit heeft geresulteerd in de “Regeling Gesprekscyclus”. De Ondernemingsraad heeft ingestemd met deze regeling en de hierin voorgestelde werkwijze en gemaakte afspraken. Tevens is afgesproken dat er teruggekeken gaat worden hoe de gesprekken verlopen zijn en of de gestelde doelen behaald zijn. In oktober 2020 is P&O gestart met de evaluatie van de gesprekscyclus. In algemeenheid wordt geconcludeerd dat de afspraken uit de gesprekscyclus worden gevolgd. De managers zijn positief over de gehouden gesprekken en geven aan dat gerichte aandacht voor de medewerker hierbij voorop staat en dat de medewerker dit ook waardeert. Door wisselingen van management en de komst van Covid-19 is dit eerste jaar niet vlekkeloos verlopen en niet representatief voor een regulier jaar.

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Er zijn enkele verbeterpunten geformuleerd. We adviseren de regeling Gesprekscyclus met de gemaakte afspraken te handhaven en voort te zetten en de genoemde verbeterpunten te bespreken met de belanghebbenden. In overleg met de Ondernemingsraad en het MT bekijken we welke concrete verbeterpunten we kunnen doorvoeren. Regionale trends Deze informatie is afkomstig vanuit het mobiliteitscentrum en de data van de daarbij aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Bezetting Regionaal is de bezetting de laatste 2 jaar toegenomen. Dit is ook een landelijke trend. Nieuwe taken en toename van het budget worden genoemd als belangrijkste redenen voor deze stijging. Ook is er afname ondervonden, hiervan worden het generatiepact, fusies en afgestoten taken als reden genoemd. Leeftijd De gemeentelijke bezetting daalde vooral in de leeftijd tussen 35 en 55 jaar; het vasthouden van kennis lijkt daarmee een uitdaging voor de gemeenten te worden. De gemiddelde leeftijd van gemeenteambtenaar is nog altijd hoger dan het gemiddelde van de beroepsbevolking (46,3 jaar). Flexibilisering Het percentage flexibel personeel is iets gedaald, van 20% naar 18% (2019). In de periode van 2015 tot 2017 was stijging hierin juist een trend.

Verandering functies Voor de functiegroepen die onderstaand worden genoemd, geldt dat hier gerichte interventies op ingezet kunnen worden, op het gebied van mobiliteit, flexibiliteit en/of leren en ontwikkelen. Zie tabel 1. Regionaal: moeilijk vervulbare functiegroepen (schaarse kennis en cruciaal) Specialistische kennis (civiele techniek, bouwkunde, planologie, riooldeskundigen, werkvoorbereiders) Financieel adviseurs ICT / informatievoorzieningsadviseurs Casemanagers/klantmanagers

Regionaal: Regionaal: mogelijk veranderende/vernieuwende boventalligheid functiegroepen Projectleiders/programmamanagers Administratieve functies (secretaresse, DIV, Posten archief) HR/P&O Controllers

Tabel 1: Regionale trends functiegroepen

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Agendapunten 2021 Momenteel gaan we bekijken hoe we inzicht kunnen krijgen in de gewenste samenstelling van het personeelsbestand om de gemeentelijke bezetting op korte en middellange termijn op orde te houden. Hierbij staan ook onderwerpen als duurzame inzetbaarheid, bevorderen van doorstroom en beleid gericht arbeidsmarktcommunicatie die aansluit op de gewenste doelgroep. Ook hoort het bewust aandacht besteden aan de jongere medewerker hierbij. Hierbij zijn de beoogde resultaten van acties gericht op bewustwording creëren, interne mobiliteit vergroten, goede dialoog met medewerkers, competenties in beeld van medewerkers en een evenwichtiger leeftijdsopbouw. Wat er momenteel al wordt opgepakt op het gebied van een evenwichtiger personeelsbestand is een project rondom arbeidsmarktcommunicatie, het inzichtelijk maken en creëren van stageplekken en het vrijmaken van budget door inzet van het generatiepact. Om dit nog meer vorm te geven zal er onderzocht worden of er ook kansen liggen bij het inzetten op specifieke startersfuncties, wervingsactiviteiten gericht op jongeren en moeilijk vervulbare functies en eventueel mogelijkheid tot een traineeprogramma. Bij- en omscholing, ontwikkelen van medewerkers en interne mobiliteit zijn belangrijker dan ooit. Middels de ABG-academie gaat hier concreter vorm aan gegeven worden.

Voor gemeenten en medewerkers betekent het ook over de grenzen heen kijken naar andere sectoren. Dat gaat ook aan de gemeente als werkgever niet voorbij en dient rekening gehouden mee te worden.

2.3. Financiering Inleiding Treasury is het besturen en beheersen van, het verantwoorden over en het toezicht houden op de financiële geldstromen, de financiële posities en de hieraan verbonden risico’s. Meer concreet gaat het om:  financiering van het beleid tegen zo gunstig mogelijke voorwaarden;  het te allen tijde zorgen voor voldoende liquide middelen, waarbij een tijdelijk overschot tegen een zo hoog mogelijk rendement wordt belegd;  het afdekken van met name rente- en kredietrisico’s. Beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille Binnen de ABG zullen –indien noodzakelijk- enkel leningen aangetrokken worden die passen binnen de geldende wetgeving. Er zal te allen tijde voldaan worden aan de kasgeldlimiet en renterisiconorm.

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Renteschema a. De externe rentelasten over de korte en lange financiering

€

778

-/- €

193

€

585

€

585

d1. Rente over eigen vermogen

+/+ €

d2. Rente over voorzieningen

+/+ €

€

585

-/- €

b. De externe rentebaten (idem) Saldo rentelasten en rentebaten c1. De rente die aan de grondexploitatie moet worden doorberekend

-/- €

+/+ €

c2. De rente van projectfinanciering die aan het betreffende taakveld moet worden Toegerekend c3. De rentebaat van doorverstrekte leningen indien daar een specifieke lening voor is aangetrokken (= projectfinanciering), die aan het betreffende taakveld moet worden toegerekend Aan taakvelden toe te rekenen externe rente

Totaal aan taakvelden toe te rekenen rente e. De aan taakvelden toegerekende rente (renteomslag) f.

Renteresultaat op het taakveld Treasury

Nadelig

585

Wet Fido De Wet Financiering Decentrale Overheden (FIDO) is van toepassing. Deze wet schept een bindend kader voor een verantwoordelijke en professionele inrichting van de treasuryfunctie bij decentrale overheden. Het belangrijkste uitgangspunt daarbij is het beheersen van risico’s. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet heeft betrekking op financieringsvormen met een looptijd tot maximaal 1 jaar. De kasgeldlimiet bepaalt het bedrag dat maximaal met kort geld mag worden gefinancierd en wordt berekend op basis van een vast percentage van 8,5% van het begrotingstotaal (€ 34.332.578). Op basis van de begroting 2020 is de kasgeldlimiet voor de ABG-organisatie voor 2020 vastgesteld op € 2,92 miljoen. De kasgeldlimiet is, conform verwachting, in 2020 in geen enkel kwartaal overschreden. Renterisiconorm De renterisiconorm is direct gerelateerd aan het budgettaire risico. De renterisiconorm heeft als doel om het renterisico bij herfinanciering te beheersen. De renterisiconorm houdt in dat de jaarlijks verplichte aflossingen en de renteherzieningen niet meer mogen bedragen dan 20% van het begrotingstotaal. De renterisiconorm voor de rekening 2020 bedraagt € 6,87 miljoen. Aangezien de ABG-organisatie geen langlopende leningen en dus geen aflossingsverplichtingen heeft, is de renterisiconorm niet overschreden. Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Analyse begroot werkelijk In de begroting is geen rekening gehouden met rentelasten van € 778. Met ingang van 2019 wordt er door de bank bereidstellingsprovisie in rekening gebracht. Dit is een te betalen vergoeding over het niet-gebruikte deel van de toegestane roodstand. Ook de ontvangen rente van € 193 over de bij de BNG aangehouden tegoeden is niet voorzien in de begroting. Gezien de hoogte van de rente -baten en -lasten leidt dit niet tot een materiële afwijking. Financieringsbehoefte De ABG-organisatie heeft geen opgenomen leningen. In 2020 is ook geen behoefte geweest aan het aantrekken van leningen.

2.4. Verbonden partijen De ABG-organisatie is een gemeenschappelijke regeling van de gemeenten Alphen-Chaam, BaarleNassau en Gilze en Rijen in de vorm van een bedrijfsvoeringsorganisatie. De ABG neemt zelf ook weer deel in een stichting. Inkoopbureau West-Brabant Vestigingsplaats: Aard verbonden partij: Bestuurlijke vertegenwoordiger: Openbaar belang:

Etten-Leur Stichting Wethouder F. van Raak Borgen kwaliteit en efficiency inkoop-en aanbestedingsproces Financieel belang: Bijdrage 2020: € 178.500 Wijziging belang: Niet van toepassing Zeggenschap: Zitting in algemeen bestuur Beschrijving risico’s: Het Inkoopbureau geeft aan dat er sprake is van risico’s in de bedrijfsvoering, met name door de verwachte flexibliteit in gevraagde dienstverlening van de deelnemers, voldoende personeelscapaciteit, de inrichting van de financien en de continuiteit van de bedrijfsvoering. Vanwege de verwachte flexibiltiet houdt het Inkoopbureau een iets hogere formatie aan dan aan structurele capaciteit wordt afgenomen. Door een relatief hoog personeelsverloop kan deze flexibiliteit onder druk komen te staan. Daarnaast merkt het Inkoopbureau dat door marktwerking en betere arbeidsvooraarden elders, inkoopadviseurs vertrekken.Het aantrekken van ervaren en gekwalificeerder adviseurs blijkt lastig, waardoor minder ervaren en nog op te leiden adviseurs worden aangenomen. Als financieel risico noemt het Inkoopbureau het beperkte eigen vermogen om tegenvallers op te vangen. Om de continuïteit van de bedrijfsvoering beter te organiseren is er een dienstverleningsovereenkomt aangegaan met de gemeente Etten-Leur zodat er een professionaliseringsslag door gevoerd kan worden. Financiële positie: Eigen Vermogen: Vreemd Vermogen: Resultaat 2019:

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

31-12-2018: € 139.586 € 473.749 € 213.688 positief

31-12-2019: € 493.007 € 332.404

2.5. Overige samenwerkingsverbanden De gemeenschappelijke regeling Shared Service Centrum Equalit wordt volgens het BBV niet als verbonden partij aangemerkt, omdat de ABG-organisatie geen bestuurlijk belang heeft in de gemeenschappelijke regeling. Shared Service Centrum Equalit Vestigingsplaats: Aard verbonden partij: Bestuurlijke vertegenwoordiger: Openbaar belang: Financieel belang: Wijziging belang: Zeggenschap:

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Oosterhout Gemeenschappelijke regeling Geen Samenwerking op het gebied van ICT Bijdrage gebaseerd op afgenomen diensten Bijdrage 2020: € 2.707.000 Niet van toepassing Adviserend in Deelnemersraad

Jaarrekening

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

3.1. Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling Waarderingsgrondslagen algemeen De ABG-organisatie is een gemeenschappelijke regeling. Het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) is van kracht. De jaarrekening is opgesteld in Euro’s. Voor zover niet anders vermeld, zijn activa en passiva gewaardeerd tegen nominale waarde. De baten en lasten worden toegerekend aan het jaar waarop zij betrekking hebben. Baten en winsten worden slechts genomen voor zover zij op balansdatum zijn gerealiseerd. Verliezen en risico’s die hun oorsprong vinden voor het einde van het begrotingsjaar worden in acht genomen indien zij vóór het opmaken van de jaarrekening bekend zijn geworden. Waarderingsgrondslagen activa Materiële vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen verkrijgingprijs verminderd met de afschrijvingen. Financiële bijdragen van derden, die in directe relatie staan met een vast actief, worden in mindering gebracht op de waarde van het actief. Afschrijving vindt plaats op basis van de verwachte levensduur volgens de lineaire methode. Bij de waardering wordt in voorkomende gevallen rekening gehouden met een bijzondere vermindering van de waarde, indien deze naar verwachting duurzaam is. In dit jaar heeft een dergelijke niet plaatsgevonden. Dergelijke afwaarderingen worden teruggenomen als ze niet langer noodzakelijk blijken.

Vlottende activa De vorderingen, overlopende activa en liquide middelen worden gewaardeerd tegen nominale waarde. Zo nodig wordt op de vorderingen een voorziening voor verwachte oninbaarheid in mindering gebracht. Op dit moment hebben we geen voorziening omdat de inschatting is dat alle vorderingen inbaar zijn. Waarderingsgrondslagen passiva Eigen vermogen Het eigen vermogen bestaat uit bestemmingsreserves en het nog te bestemmen resultaat. Een nadere uiteenzetting over de reserves is opgenomen in de toelichting op de balans. Reserves worden gevormd volgens de door het bestuur ter zake genomen besluiten. Ook de onttrekkingen aan deze reserves geschieden volgens daartoe strekkende bestuursbesluiten. Voorzieningen Onder de voorzieningen zijn opgenomen de op het moment van opstellen van de jaarrekening voorzienbare verplichtingen, verliezen en/of risico’s, voor zover de omvang hiervan redelijkerwijs is in te schatten. De voorzieningen worden gewaardeerd op het nominale bedrag van de betrokken verplichting c.q. het voorzienbare verlies. Vlottende passiva De vlottende passiva worden gewaardeerd tegen de nominale waarde en bestaan uit netto vlottende schulden met een rente-typische looptijd korter dan één jaar en overlopende passiva.

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

3.2. Balans per 31 december 2020

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Activa

31 december 2020

31 december 2019

1.127.669

676.833

Vaste activa Immateriële vaste activa Materiële vaste activa - investeringen met economisch nut

1.127.669

Financiële vaste activa Totaal vaste activa

676.833 -

1.127.669

676.833

Vlottende activa Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan 1 jaar - Vorderingen op openbare lichamen - Overige vorderingen - Uitzett. in 's Rijks schatkist looptijd < 1 jr. Liquide middelen - Banksaldi

Overlopende activa - Overige nog te ontvangen bedragen, en de vooruitbetaalde bedragen die ten laste van volgende begrotingsjaren komen

5.219.319 2.778.196 50.986 2.390.136

3.629.747 3.483.611 5.031 141.105

251.105 251.105

202.555 202.555

255.769 255.769

166.784 166.784

Totaal vlottende activa

5.726.193

3.999.086

Totaal -generaal

6.853.862

4.675.919

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

Passiva

31 december 2020

31 december 2019

Vaste passiva Eigen vermogen - Bestemmingsreserves - Gerealiseerd resultaat

1.125.109 724.323 400.786

Voorzieningen voor verplichtingen, verliezen en risico's Totaal vaste passiva

514.584 334.397 180.187

146.046

135.287

1.271.155

649.871

Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een renteypische looptijd korter dan 1 jaar - Overige schulden

Overlopende passiva - Verplichtingen die in het begrotingsjaar zijn opgebouwd en die in een volgend begrotingsjaar tot betaling komen met uitzondering van jaarlijks terugkerende arbeidskosten gerelateerde verplichtingen van vergelijkbaar volume - Overige vooruit ontvangen bedragen die ten bate van volgende begrotingsjaren komen

2.468.226 2.468.226

1.164.270 1.164.270

3.114.481

2.861.778

3.114.481

2.861.778

Totaal vlottende passiva

5.582.707

4.026.048

Totaal - generaal

6.853.862

4.675.919

Jaarstukken 2020 ABG-organisatie

3.3. Toelichting op de balans Activa Vaste activa Materiële vaste activa Mutatieoverzicht investeringen met economisch nut Boekwaarde 31-12-2019

Vermeerdering 2020

Vermindering 2020

Afschr. 2020

Bijdragen van derden 2020

Afwaardering

Vervoermiddelen

102.247

274.541

15.549

361.239

Machines, apparaten en installaties

99.539

36.717

15.785

120.471

Overige materiële vaste activa

475.047

300.427

129.515

645.959

Totaal

676.833

611.685

160.849

1.127.669

Omschrijving

2020

Boekwaarde 31-12-2020

Vermeerdering 2020 De vermeerdering in 2020 bedraagt € 611.685. De belangrijkste vermeerderingen (> € 25.000) zijn : Aankoop huisvuilwagen met zijbelading Gladheid meldsysteem Investeringen IBP Aanschaf Ipads en Iphones Overige investeringen Totale vermeerderingen 2020

274.541 29.217 209.743 61.986 36.198 611.685

Vlottende activa Uitzettingen met een rente-typische looptijd korter dan één jaar Overzicht uitzettingen met een rente-typische looptijd korter dan één jaar Omschrijving Vorderingen op openbare lichamen

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10128716/1