ap 13d memo inzake zelfcontroles basisregistratie adressen en gebouwen

MEMO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

gemeenteraad

Van

college van burgemeester en wethouders

Onderwerp

zelfcontroles BAG, BGT en BRO 2020 op basis van de ENSIA-systematiek

Datum

20 april 2021

Zaak Green Valley

316385

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Ons college heeft in de vergadering van 13 april jl. de verantwoordingsrapportages BAG, BGT, BRO 2020 vastgesteld. Deze rapportages zijn onderdeel van de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA) waarmee verantwoording aan de gemeenteraad wordt afgelegd over informatieveiligheid. Over de rapportages valt het volgende te zeggen: Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) Evenals vorig jaar is de deelscore voor het onderdeel actualiteit nog steeds onvoldoende. De overige scores zijn 100%. De terugval werd veroorzaakt door een ongewenste aanpassing in de software die in 2019 parten speelde. De behaalde score is derhalve geen afspiegeling van de werkelijkheid. Met een update is dit in februari 2020 hersteld en is de tijdigheidsscore bij het onderdeel actualiteit ook weer 100%. Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Wat afwijkend is ten opzichte van de verantwoording over 2019 is de tijdigheid. In 2019 was de tijdigheid laag door een groot aantal terugmeldingen van het Kadaster die niet tijdig opgelost zijn. Dit was een éénmalige terugval. Deze zijn in 2019 grotendeels opgelost en in 2020 inmiddels allemaal. De mutaties in de buitenruimte zijn tijdig ingemeten en verwerkt. Daar is de score nog steeds 100% net als vorig jaar.

Basisregistratie Ondergrond (BRO) In augustus 2020 zijn de 3 afzonderlijke gemeenten aangesloten als bronhouder voor de BRO. Er zijn nog geen gegevens opgevoerd in de BRO.

-0-0-0-0-0-

Verantwoordingsrapportages 2020 Zaak Green Valley

316385

Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) Bronhouder Gilze en Rijen Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Geen extra maatregelen.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit

Per kwartaal controle op bouw gereed, per kwartaal controle op terugmeldingen die lang open staan. BAG-BGT koppeling op de agenda zetten.

Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid

Per kwartaal controle op bouw gereed, per kwartaal controle op terugmeldingen die lang open staan. BAG-BGT koppeling op de agenda zetten.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

Per kwartaal controle op bouw gereed, per kwartaal controle op terugmeldingen die lang open staan. BAG-BGT koppeling op de agenda zetten.

Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie?

Antwoord

1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?

Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Twee BAG-beheerders, Masja Roselaar beheert Gilze en Rijen, Ad Lauwers beheert AlphenChaam en Baarle-Nassau en zij nemen ook waar voor elkaar. Herman van Eijsbergen heeft ook rechten, weet hoe het proces werkt en kan inspringen wanneer nodig.

2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden zodanig geregeld dat de kwaliteit van de BAG-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen. registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd? Toelichting op gegeven antwoord:

Vervanging kan direct inspringen en is ervaren in het BAG-beheer.

3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven?

Ja: De processen zijn op schrift gesteld

Toelichting op gegeven antwoord:

Processen zijn beschreven in programma Engage.

4. Worden de beschreven processen die invloed Ja: De processen die invloed hebben op de hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd? kwaliteit van de BAG worden nageleefd

Toelichting op gegeven antwoord:

De beschreven processen zijn door de BAG beheerders opgesteld en worden op dezelfde manier doorlopen. Ook zijn de andere processen die van invloed zijn op de BAG beschreven.

5. Worden de processen die invloed hebben op Ja de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? Toelichting op gegeven antwoord:

Procesbeschrijvingen worden continu bijgewerkt wanneer er zich veranderingen in het proces voordoen en minimaal 1 keer per jaar gecontroleerd.

6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd?

Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Het BAG en BGT objectenhandboek wordt hierin gevolgd.

7. Beschikt de gemeente over een actueel mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

In een verzamelmandaat staat BAG ook beschreven.

8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG?

Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Blijft een aandachtspunt om meldingen via toezicht te blijven ontvangen. Er wordt wel gebruik gemaakt van andere middelen om dit te verbeteren zoals mutatiesignalering en constateringen van de landmeter en de WOZtaxateur.

Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe Antwoord verplichte termijn doorgevoerd? 1. Neem de actualiteitspercentages voor het Het actualiteitspercentage ligt in alle maanden tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de van de ENSIA-periode op of boven 95% peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Toelichting op gegeven antwoord:

Het actualiteitspercentage ligt op 11 maanden hoger dan 98 %, 1 maand boven 97 %.

2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve Pandgeometrie ENSIA (VPE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet

Het VPE-percentage ligt in meer dan 2 maanden van de ENSIA-periode onder de 95%

ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies vervolgens ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Het werkproces ziet er op toe dat bij een gereedmelding binnen 4 werkdagen de landmeter het object heeft ingemeten. Hierdoor wordt de status 'pand in gebruik niet ingemeten' overgeslagen en wordt de status 'pand in gebruik' vermeld. Overigens wordt per maand gecontroleerd op bouw gereed vanuit de BAG.

3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek Het VOE-percentage ligt in meer dan 2 maanden ENSIA (VOE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 van de ENSIA-periode onder de 95% juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn in Onderzoek ENSIA (VOE). Kies ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

In de 2e helft van 2019 zijn nog een aantal onderzoeken afgerond en sinds 2020 ligt het percentage boven de 98%.

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen?

Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie

Toelichting op gegeven antwoord:

Meldingen van een vergunning worden binnen 4 dagen opgenomen.

2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Meldingen worden direct afgehandeld of in onderzoek gezet en gemeld aan melder.

3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op Ja de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend? Toelichting op gegeven antwoord:

Via terugmeldsysteem zelf of via persoonlijke mail.

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Dagelijks worden mutaties gedaan en doet het systeem de automatische controles.

Maandelijks wordt gecontroleerd op authenticiteit. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?

Antwoord

1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

In samenwerking met BGT en WOZ. Wekelijkse mutatiemeldingen via samenhangende registraties.

2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?

Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Geen.

3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties?

Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.

Toelichting op gegeven antwoord:

Afstemming vindt dagelijks plaats met BGT en BRP en wekelijks met WOZ.

4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief?

Ja: Alle in de registratie vermelde brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder.

Toelichting op gegeven antwoord:

In het zaaksysteem en in fysieke documenten.

Beheer en Bestuur Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Bronhouder Gilze en Rijen Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BGT te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Geen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit

Geen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Volledigheid

Geen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

Geen

Is de uitvoering van de Wet BGT structureel geborgd in de organisatie?

Antwoord

1. Is de voor het beheer van de BGT toegewezen Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BGT. waarborgen van de kwaliteit? Toelichting op gegeven antwoord:

Met de BGT-beheerder Robert Donks, is de formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BGT. Voor het signaleren van wijzigingen hebben we een contract met VGI support, zij karteren ook deze wijzigingen.

2. Is de vervanging voor het beheer van de BGT zodanig geregeld dat de kwaliteit van de registratie is gewaarborgd?

Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden BGT-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen.

Toelichting op gegeven antwoord:

Bij afwezigheid worden de werkzaamheden overgenomen door Guido Aarts.

3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT vastgelegd?

Ja: De processen zijn vastgelegd

Toelichting op gegeven antwoord:

De processen zijn vastgelegd in het programma Engage.

4. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT nageleefd?

Ja: De processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT worden nageleefd

Toelichting op gegeven antwoord:

Processen worden nageleefd aan de hand van het objectenhandboek BGT.

5. Worden de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BGT minimaal eenmaal jaarlijks geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Zodra zich wijzigingen voordoen in het proces worden deze vastgelegd in het programma Engage.

6. Wordt de geometrie van BGT objecten ingewonnen en verwerkt met de geldende geometrische nauwkeurigheidseisen?

Ja: Alle geometrie wordt ingewonnen en verwerkt met de geldende geometrische nauwkeurigheidseisen

Toelichting op gegeven antwoord:

Alle geometrie wordt ingewonnen en verwerkt met de geldende geometrische nauwkeurigheidseisen.

7. Zijn de bevoegdheden en taken van het, in de wet aangewezen, bestuursorgaan overgedragen aan de personen die door de bronhouder met de uitvoering zijn belast?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Dit is geregeld in het mandaatbesluit.

Wordt de actualiteit van de BGT in de procesvoering geborgd?

Antwoord

1. Wordt elke relevante wijziging in de (fysieke) werkelijkheid tijdig gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BGT?

Ja: Er zijn voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging tijdig wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BGT

Toelichting op gegeven antwoord:

Vanuit VTH komen meldingen bouw gereed, welke door de landmeter binnen een aantal weken ingemeten worden. De landmeter constateert zelf ook panden die gereed zijn en meet deze in. Jaarlijks wordt door een ingehuurde partij (VGI support) een mutatiesignalering gedaan waarvan de signaleringen door hen worden ingemeten en gekarteerd. Vanuit de BAG worden verleende bouwvergunningen 3 maandelijks gemonitord op mogelijk gereed zijn.

2. Worden alle terugmeldingen tijdig afgedaan?

Niet alle terugmeldingen worden tijdig afgedaan

Toelichting op gegeven antwoord:

Er staan nog een paar meldingen open en deze worden op korte termijn opgelost

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle in de fysieke werkelijkheid voorkomende BGT-objecten in de BGT vastgelegd?

Ja: Alle in de fysieke werkelijkheid voorkomende BGT-objecten worden in de BGT vastgelegd

Toelichting op gegeven antwoord:

Conform BGT objectenhandboek.

2. Worden alle terugmeldingen behandeld conform de voorschriften? (Hoofdstuk 6 Wet BGT)

Ja/Nee: niet in alle gevallen worden terugmeldingen conform de voorschriften behandeld

Toelichting op gegeven antwoord:

Nog een paar meldingen zijn uitzondering. Deze worden op korte termijn opgelost.

3. Wordt regelmatig gecontroleerd of de BGT volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Controle gebeurt dagelijks door meldingen van BAG en WOZ, VTH en landmeter, jaarlijks door mutatiesignalering.

Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?

Antwoord

1. Worden de attributen van de objecten in de Ja BGT juist opgevoerd?

Toelichting op gegeven antwoord:

Conform het BGT objectenhandboek.

2. Wordt regelmatig gecontroleerd of de Ja gegevens van de attributen van de objecten in de BGT overeenkomen met de feitelijke werkelijkheid? Toelichting op gegeven antwoord:

Conform het BGT objectenhandboek.

3. Heeft u de processen in beeld die mutaties veroorzaken en maakt u minimaal eens per twee jaar gebruik van een luchtfoto of andere methodieken om gemiste mutaties toch te signaleren en te verwerken?

Ja: De processen die mutaties veroorzaken zijn in beeld en er wordt minimaal eens per twee jaar gebruik gemaakt van een luchtfoto of andere methodieken om gemiste mutaties alsnog te signaleren en te verwerken

Toelichting op gegeven antwoord:

De processen staan vermeld in de procesbeschrijving.(Engage).

In de zelfevaluatie ENSIA BGT 2019 heeft u één of meer verbetermaatregelen aangekondigd.

Antwoord

1. In hoeverre zijn de aangekondigde verbetermaatregelen inmiddels gerealiseerd?

De verbetermaatregelen zijn grotendeels gerealiseerd

Toelichting op het gegeven antwoord:

Verbetering is op een andere manier uitgevoerd door per kwartaal een controle uit te voeren op panden die mogelijk gereed zijn en deze door de eigen landmeter te laten inmeten.

Beheer en Bestuur Basisregistratie Ondergrond (BRO) Bronhouder Gilze en Rijen 3.1 Borging processen Er zijn in het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 geen gegevens opgevoerd in de BRO.

3.2 Actualiteit Er zijn in het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 geen gegevens opgevoerd in de BRO.

3.3 Volledigheid Er zijn in het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 geen gegevens opgevoerd in de BRO.

3.4 Juistheid Er zijn in het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 geen gegevens opgevoerd in de BRO.