ap 13d bijlage verantwoordingsrapportage BAG 2020 Gilze en Rijen

Verantwoordingsrapportage 2020

Beheer en Bestuur Basisregistratie Adressen en Gebouwen Bronhouder Gilze en Rijen

Datum dagelijks bestuur vaststelling:

13 april 2021

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 1 van 18

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) 1.2 Gemeente als verantwoordelijke bronhouder BAG 1.3 Het belang van BAG 1.4 Leeswijzer

2. Bestuurlijke verantwoording 2.1 Overzichtsdiagram 2.2 Verbetermaatregelen

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen 3.2 Actualiteit 3.3 Volledigheid 3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 2 van 18

1.

Inleiding

1.1

Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG)

Vanaf 1 juli 2018 is de BAG basisregistratie, bestaande uit de adressenregistratie en de gebouwenregistratie. De BAG bevat gegevens van alle adressen en gebouwen in Nederland, zoals bouwjaar, oppervlakte, gebruiksdoel en locatie op de kaart. De BAG is onderdeel van het overheidsstelsel van basisregistraties. Gemeenten zijn bronhouders van de BAG. Zij zijn verantwoordelijk voor het opnemen van de gegevens in de BAG en voor de kwaliteit ervan. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening (BAGLV). Het Kadaster beheert de BAGLV en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. De BAG bevat informatie over: panden, verblijfsobjecten, standplaatsen, ligplaatsen, nummeraanduidingen, openbare ruimtes en woonplaatsen. De attributen die hierbij horen zijn onder andere naam, huisnummer, status, oppervlakte, geometrie, bouwjaar en gebruiksdoel. De BAG bevat deze gegevens van heel Nederland. Alle gemeenten stellen gegevens over adressen en gebouwen centraal beschikbaar via de Landelijke Voorziening BAG (LV BAG). Het Kadaster beheert de LV BAG en stelt de gegevens beschikbaar aan de diverse afnemers. Organisaties met een publieke taak, zoals ministeries, waterschappen, politiekorpsen en veiligheidsregio's zijn verplicht de authentieke gegevens uit de registraties te gebruiken.

1.2

Gemeente als verantwoordelijk bronhouder BAG

In de wet BAG zijn de taken en bevoegdheden van de betrokken partijen beschreven. Kwaliteitsborging is beschreven in de Regeling Zelfcontrole. Het college van burgemeester en wethouders is verantwoordelijk voor de uitvoering van de taken op grond van de Wet BAG. Deze rapportage is opgesteld op basis van de jaarlijkse zelfevaluatie zoals beschreven in de Regeling Zelfcontrole BAG om horizontaal verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad over de uitvoering van de Wet BAG en om verticaal verantwoording af te leggen aan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (DGBRW), als formeel toezichthouder.

1.3

Het belang van de BAG

De BAG is een belangrijk onderdeel van het stelsel van basisregistraties. In deze basisregistraties zijn de belangrijkste gegevens verzameld die de overheid nodig heeft om haar werk te doen. Denk bijvoorbeeld aan persoonsgegevens, namen en adressen van bedrijven en eigenaren van percelen, WOZ waarden. In verschillende wetten is de kwaliteit van deze gegevens gewaarborgd. Deze registraties zijn essentieel voor een goede dienstverlening van de overheid. Ze zijn van groot belang voor openbare orde en veiligheid, het toekennen van uitkeringen en vergunningen, belastingheffing, afvalinzameling en bestrijding van fraude.

1.4

Leeswijzer

Hoofdstuk 1 bevat algemene informatie over de BAG. Hoofdstuk 2 bevat belangrijke verantwoordingsinformatie van de bronhouder aan de toezichthouder. De bronhouder legt verantwoording af over beleid en bedrijfsvoering BAG. Tevens wordt een inzicht gegeven in de voorgenomen verbetermaatregelen en de wijze waarop deze zullen worden gerealiseerd. Hoofdstuk 3 bevat een uitdraai van de zelfevaluatie zoals deze voor 31 december 2020 is ingeleverd. Hierin wordt rubrieksgewijs per vraag de gemeentelijke beantwoording weergegeven.

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 3 van 18

2. Bestuurlijke verantwoording Bestuurlijke verantwoordingsparagraaf Vragenlijst zelfcontrole. Deze vragenlijst is door de BAG-beheerders van de ABG-gemeenten ingevuld en door onze contactpersoon voor informatiebeveiliging (CISO) gecontroleerd op volledigheid en doorgestuurd naar het ministerie van BZK. Vóór 1 mei van het opvolgende jaar moet er een volledige bestuur rapportage geüpload worden. Vandaar dit voorstel over de kwaliteit van de BAG. Eind 2020 hebben de BAG-beheerders van de ABG-gemeenten, Loon op Zand en Zundert contact gehad over elkaars processen en daar waar nodig maatregelen voorgesteld. Dit is in bijgaande vragenlijst opgenomen. Bijgaande vragenlijst bevat antwoorden op de volgende controlepunten: -borging proces -tijdigheid -volledigheid -juistheid -eventuele maatregelen naar aanleiding van bovenstaande controlepunten. Wat opvalt is het onderdeel tijdigheid. Daar is de deelscore gezakt naar 10 en het percentage naar 22%. De terugval werd veroorzaakt door een ongewenste aanpassing in de software die in 2019 parten speelde. De behaalde score is derhalve geen afspiegeling van de werkelijkheid. Met een update is dit in februari 2020 hersteld en is de tijdigheidsscore bij het onderdeel actualiteit ook weer 100%.

Sinds de ambtelijke fusie van 1 januari 2016 houden 2 BAG-beheerders zich fulltime bezig met het actueel houden van de BAG-registraties van Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Daarnaast is nog 1 collega in de gelegenheid bij te springen in geval van ziekte en vakantie. De meest voorkomende werkzaamheden zijn het verwerken van de BAG gegevens in de gemeentelijke systemen, het opstellen van huisnummerbesluiten en ambtelijke verklaringen, het doorgeven van terugmeldingen en het onderhouden van contacten met beheerders van andere basisregistraties zoals de BRP (personen), BRK (kadaster), BGT (grootschalige topografie), WOZ en BRO (ondergrond). Ook de publiekrechtelijke beperkingen in het kader van de Wet Kenbaarheid Publiekrechtelijke Beperkingen worden door de 2 BAG-medewerkers beheerd. Deze wet is 2020 vernieuwd. In 2019 zijn stappen gezet om de BAG-gegevens automatisch te laten koppelen met die van BGT en WOZ. Betrokken beheerders, softwareleveranciers en Equalit doen er alles aan om in 2021 werkende koppelingen te hebben. In 2018 heeft er een aanbesteding plaatsgevonden, Meten en Weten, georganiseerd door het Inkoopbureau West-Brabant. VGI-Support heeft sindsdien alle bestaande, niet geregistreerde objecten, in kaart gebracht. Gedacht moet worden aan bijv. schuurtjes in achtertuinen. Deze worden nu planmatig in de basisregistraties opgenomen.

Definitieve geometrie wordt voor het grootste deel gekarteerd uit de luchtfoto en aangezien die foto slechts éénmaal per jaar gemaakt wordt, kan het zijn dat objecten gemist worden. Onze eigen landmeter brengt deze objecten zoveel mogelijk in kaart en zorgt er zo voor dat we beschikken over een actueel kaartbeeld. Uiteraard zijn constateringen van collega’s, inwoners en andere partijen onmisbaar.

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 4 van 18

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN Gilze en Rijen

R.M. (René) Wiersema secretaris

D.A. (Derk) Alssema burgemeester

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 5 van 18

2.1

Overzichtsdiagram

Onderdeel

Waarde Gilze en Rijen

Maximale Score

Gemiddelde score in %

Deelscore Borging Proces

80

80

100 %

Deelscore Actualiteit

10

45

22 %

Deelscore Volledigheid

40

40

100 %

Deelscore Juistheid

40

40

100 %

Puntentotaal BAG lijst

170

205

83 %

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 6 van 18

Bovenstaande diagrammen dienen de deelscore en de totaalscore van de bronhouder te reflecteren.

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 7 van 18

2.2 Verbetermaatregelen Op basis van de uitgevoerde evaluatie van de BAG heeft ons college besloten de volgende verbetermaatregelen door te voeren: Welke maatregelen moeten er komend jaar worden uitgevoerd om de kwaliteit van de BAG te verbeteren?

Verbetermaatregelen

Verbetermaatregelen ten aanzien van Borging proces

Geen extra maatregelen.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Actualiteit

Per kwartaal controle op bouw gereed, per kwartaal controle op terugmeldingen die lang open staan. BAG-BGT koppeling op de agenda zetten.

Verbetermaatregelen ten aan zien van Volledigheid

Per kwartaal controle op bouw gereed, per kwartaal controle op terugmeldingen die lang open staan. BAG-BGT koppeling op de agenda zetten.

Verbetermaatregelen ten aanzien van Juistheid

Per kwartaal controle op bouw gereed, per kwartaal controle op terugmeldingen die lang open staan. BAG-BGT koppeling op de agenda zetten.

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 8 van 18

3. Zelfevaluatie 3.1 Borging processen

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 9 van 18

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de BAG is geborgd in de organisatie. Met onderstaande vragen wordt getoetst of de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd is in de organisatie. Dit moet blijken uit de beschikbare formatiecapaciteit, uit een adequate beschrijving van de administratie organisatie, uit bekendheid bij medewerkers met BAG-gerelateerde activiteiten en de bevoegdheid om deze activiteiten uit te voeren, uit het volgens wettelijke regels inmeten van definitieve geometrie en uit het kunnen overleggen van voor de BAG gebruikte brondocumenten. Is de uitvoering van de Wet BAG structureel geborgd in de organisatie?

Antwoord

1. Is de voor het beheer van de BAG toegewezen formatiecapaciteit voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit?

Ja: De formatiecapaciteit is voldoende voor het waarborgen van de kwaliteit van de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Twee BAG-beheerders, Masja Roselaar beheert Gilze en Rijen, Ad Lauwers beheert AlphenChaam en Baarle-Nassau en zij nemen ook waar voor elkaar. Herman van Eijsbergen heeft ook rechten, weet hoe het proces werkt en kan inspringen wanneer nodig.

2. Is de vervanging voor het beheer van de BAG Ja: Bij afwezigheid van een functionaris worden zodanig geregeld dat de kwaliteit van de BAG-gerelateerde activiteiten tijdig overgenomen. registratie (inclusief de tijdige verwerking van brondocumenten) is gewaarborgd? Toelichting op gegeven antwoord:

Vervanging kan direct inspringen en is ervaren in het BAG-beheer.

3. Zijn de processen die invloed hebben op de kwaliteit van de BAG beschreven?

Ja: De processen zijn op schrift gesteld

Toelichting op gegeven antwoord:

Processen zijn beschreven in programma Engage.

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 10 van 18

4. Worden de beschreven processen die invloed Ja: De processen die invloed hebben op de hebben op de kwaliteit van de BAG nageleefd? kwaliteit van de BAG worden nageleefd Toelichting op gegeven antwoord:

De beschreven processen zijn door de BAG beheerders opgesteld en worden op dezelfde manier doorlopen. Ook zijn de andere processen die van invloed zijn op de BAG beschreven.

5. Worden de processen die invloed hebben op Ja de kwaliteit van de BAG minimaal één keer per jaar geëvalueerd en waar nodig geactualiseerd? Toelichting op gegeven antwoord:

Procesbeschrijvingen worden continu bijgewerkt wanneer er zich veranderingen in het proces voordoen en minimaal 1 keer per jaar gecontroleerd.

6. Vindt het inmeten van definitieve geometrie plaats met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd?

Ja: Alle definitieve geometrie voor panden is ingewonnen met de geometrische kwaliteitseisen die hiervoor zijn geformuleerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Het BAG en BGT objectenhandboek wordt hierin gevolgd.

7. Beschikt de gemeente over een actueel mandaatbesluit waarin alle relevante taken en bevoegdheden uit de Wet BAG zijn belegd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

In een verzamelmandaat staat BAG ook beschreven.

8. Is het proces zo ingericht dat elke wijziging van de levenscyclus van een pand of verblijfsobject in het terrein tijdig wordt opgevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG?

Ja: Er worden voldoende beheersmaatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat een wijziging van een levenscyclus in het terrein wordt gevolgd door een bijbehorende mutatie in de BAG.

Toelichting op gegeven antwoord:

Blijft een aandachtspunt om meldingen via toezicht te blijven ontvangen. Er wordt wel gebruik gemaakt van andere middelen om dit te verbeteren zoals mutatiesignalering en constateringen van de landmeter en de WOZtaxateur.

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 11 van 18

3.2 Actualiteit

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 12 van 18

Bovenstaande diagrammen tonen hoe de bronhouder met het toetselement actualiteit in de organisatie is omgegaan. In de kwaliteitsmonitor is een trendanalyse opgesteld over de periode van 1 juli 2019 tot en met 30 juni 2020 voorafgaande aan het invullen van de evaluatie voor de verwerking van de brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumenten en de bijbehorende mutatiedatum. Worden mutaties in de BAG binnen de daartoe Antwoord verplichte termijn doorgevoerd? 1. Neem de actualiteitspercentages voor het Het actualiteitspercentage ligt in alle maanden tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de van de ENSIA-periode op of boven 95% peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij het thema Actualiteit. De toetsing heeft betrekking op de tijdige verwerking van brondocumenten in de registratie waarbij de brondocumentdatum en de bijbehorende mutatiedatum worden vergeleken. Toelichting op gegeven antwoord:

Het actualiteitspercentage ligt op 11 maanden hoger dan 98 %, 1 maand boven 97 %.

2. Neem de Verwerkingstermijn definitieve Het VPE-percentage ligt in meer dan 2 maanden Pandgeometrie ENSIA (VPE) voor het tijdvak 1 van de ENSIA-periode onder de 95% juli 2019 t/m 30 juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020) zoals deze in het BAG Kwaliteitsdashboard zijn opgenomen bij dit thema. Is de status van panden zes maanden na het verkrijgen van de status 'pand gereed (niet ingemeten)' veranderd in 'pand gereed' door opname van de definitieve pandgeometrie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn Pandgeometrie ENSIA (VPE). Kies vervolgens ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

Het werkproces ziet er op toe dat bij een gereedmelding binnen 4 werkdagen de landmeter het object heeft ingemeten. Hierdoor wordt de status 'pand in gebruik niet ingemeten' overgeslagen en wordt de status 'pand in gebruik' vermeld. Overigens wordt per maand gecontroleerd op bouw gereed vanuit de BAG.

3. Neem de Verwerkingstermijn in onderzoek Het VOE-percentage ligt in meer dan 2 maanden ENSIA (VOE) voor het tijdvak 1 juli 2019 t/m 30 van de ENSIA-periode onder de 95% juni 2020 (N.B. dat is de peildatumperiode in het KDB BAG: 1 augustus 2019 tot 1 juli 2020). Heeft de gemeente in het geval van het doen van onderzoek binnen een half jaar een beslissing genomen over het al dan niet wijzigen van de opgenomen gegevens in de registratie? Gebruik hiervoor het BAG Kwaliteitsdashboard en gebruik de Historiegrafiek, thema Verwerkingstermijn in Onderzoek ENSIA (VOE). Kies ‘Alle rapportages’. Toelichting op gegeven antwoord:

In de 2e helft van 2019 zijn nog een aantal onderzoeken afgerond en sinds 2020 ligt het

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 13 van 18

percentage boven de 98%.

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 14 van 18

3.3 Volledigheid

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 15 van 18

Worden alle objecten, die voldoen aan de objectdefinities en waarvan het bestaan bekend is, in de registratie opgenomen?

Antwoord

1. Worden alle BAG-relevante objecten waarvoor vergunningen zijn verleend in de registratie opgenomen?

Ja: Alle BAG-relevante objecten waarvoor (verbouw)vergunningen zijn verleend, worden verwerkt in de BAG-registratie

Toelichting op gegeven antwoord:

Meldingen van een vergunning worden binnen 4 dagen opgenomen.

2. Worden alle terugmeldingen/correctieverzoeken behandeld conform de voorschriften? (afhandeling binnen twee werkdagen óf binnen twee werkdagen het attribuut waarover gerede twijfel bestaat in onderzoek zetten)

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Meldingen worden direct afgehandeld of in onderzoek gezet en gemeld aan melder.

3. Wordt het resultaat van het onderzoek dat volgt op Ja de terugmelding gemeld aan degene die de terugmelding heeft gedaan/correctieverzoek ingediend? Toelichting op gegeven antwoord:

Via terugmeldsysteem zelf of via persoonlijke mail.

4. Wordt regelmatig gecontroleerd of de registratie volledig is?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

Dagelijks worden mutaties gedaan en doet het systeem de automatische controles. Maandelijks wordt gecontroleerd op authenticiteit.

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 16 van 18

3.4 Juistheid

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 17 van 18

Met onderstaande vragen is getoetst of op reguliere basis kwaliteitsbeheer wordt uitgevoerd over de juistheid van de gegevens. Dit moet blijken uit een periodieke controle naar de juistheid van de objectkenmerken, uit het doornemen en zo nodig corrigeren van uitval in het kwaliteitsdashboard, uit controle en afstemming met andere (basis)registraties, uit een eenduidige relatie tussen register en registratie en uit het opnemen van een wijziging in de levenscyclus van pand of verblijfsobject in de registratie. Wordt op reguliere basis kwaliteitsbeheer uitgevoerd naar de juistheid van de gegevens?

Antwoord

1. Wordt de juistheid van de objectkenmerken regelmatig gecontroleerd?

Ja

Toelichting op gegeven antwoord:

In samenwerking met BGT en WOZ. Wekelijkse mutatiemeldingen via samenhangende registraties.

2. Wordt de uitval die in het kwaliteitsdashboard wordt gesignaleerd maandelijks doorgenomen en indien nodig gecorrigeerd?

Ja: Maandelijks worden signaleren doorgenomen en waar nodig gecorrigeerd.

Toelichting op gegeven antwoord:

Geen.

3. Is er ten minste eenmaal per jaar controle en afstemming met andere (basis)registraties?

Ja: Minimaal eens per jaar wordt een controle uitgevoerd tussen de BAG en de gemeentelijke basisregistraties op fouten en inconsistenties.

Toelichting op gegeven antwoord:

Afstemming vindt dagelijks plaats met BGT en BRP en wekelijks met WOZ.

4. Zijn de in de BAG gebruikte brondocumenten terug te vinden in het fysieke en/of digitale archief?

Ja: Alle in de registratie vermelde brondocumenten zijn vindbaar in het fysieke en/of digitale archief van de bronhouder.

Toelichting op gegeven antwoord:

In het zaaksysteem en in fysieke documenten.

Rapportage BAG 2020 - Gilze en Rijen - Pagina 18 van 18