ap 13 verslag bijeenkomst verkenning samenwerking rkc AC-BN en GR - 9 december 2020

Verslag bijeenkomst – Verkenning samenwerking rekenkamercommissie Alphen-Chaam/BaarleNassau en Gilze en Rijen 9 december 2020 Aanwezig: mw. Didi Deckers (AC), dhr. Bjorn Kleiren (AC), dhr. François van de Velden (BN), dhr. Cees de Jong (BN), dhr. Jac Wouters (GR), dhr. Frits van Vugt (GR), mw. Jolanda Honcoop (AC) & dhr. Herman Veraart (BN), dhr. Joep Timmermans (GR) en mw. Sabine van Zuydam (voorzitter rkc) Opening Op de agenda staat het verkennen van de samenwerking tussen de rekenkamercommissies van Alphen-Chaam/Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. Na een kennismaking vind de bespreking plaats via drie stappen: redenen voor samenwerking, randvoorwaarden voor een goede samenwerking en een toekomstige rekenkamercommissie en het vervolg. Vooraf wordt opgemerkt en gedeeld dat het verkennen van de samenwerking ook het moment is om te kijken naar de invulling van de rekenkamercommissie, in het licht van de op handen zijnde wetswijziging “Versterking decentrale rekenkamers”. Deze wet ligt nu ter behandeling in de Tweede Kamer, maar houdt vermoedelijk in dat op termijn de rekenkamerfunctie wordt afgeschaft en raadsleden geen deel meer mogen uitmaken van de rekenkamer.1 Dat heeft gevolgen voor de huidige samenstelling van de rekenkamercommissies.

Redenen voor samenwerking Deelnemers wisselen uit wat zij als voordeel zien van het hebben van een gezamenlijke rekenkamercommissie voor de gemeenten Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen. -

-

De gemeenten werken al intensief samen in de ABG-organisatie. Er zit daarom veel overlap in de beleidsuitvoering. Dat was bijvoorbeeld ook zichtbaar bij recente onderzoeken van de rekenkamercommissie AC/BN naar dienstverlening en kwaliteit van raadsvoorstellen. Die waren ook voor GR relevant. Het biedt mogelijkheden om budgetten te bundelen, efficiënter samen te werken en meer slagkracht en diepgang te realiseren in de onderzoeken. Het biedt de mogelijkheid gemeenten met elkaar te vergelijken (te benchmarken): wat kan daarin van elkaar geleerd worden? Ook in bredere zin kan zo kennisdeling worden bevorderd.

Voorwaarden voor goede samenwerking en een toekomstige rekenkamer -

1

Gelijkwaardigheid: elk van de drie gemeenten heeft een gelijkwaardige rol en positie binnen de rekenkamer. Dat betekent onder meer: o Bij de keuze van onderwerpen heeft elke gemeente een even grote stem. Keuzes voor onderwerpen maakt de rekenkamercommissie, waarbij oog wordt gehouden voor de wensen en ideeën van elke gemeente. o In wat de rekenkamer aan resultaten oplevert, bijvoorbeeld qua rapporten, zijn alle drie de gemeenten goed geholpen. Onderzoeken zijn voor alle drie de gemeenten relevant en van toegevoegde waarde. o Elke gemeente draagt evenveel bij aan de rekenkamer in termen van budget en benodigde ondersteuning.

Hoewel dit nog niet geheel zeker is omdat het CDA een amendement heeft ingediend om de rekenkamerfunctie niet te schrappen, waarbij minimaal de helft van de leden van de rekenkamercommissie (inclusief voorzitter) geen lid is van de gemeenteraad.

-

-

-

-

-

Onafhankelijk: de rekenkamer is een onafhankelijk orgaan. Het maakt een eigen afweging in de te onderzoeken onderwerpen en de rekenkamer opereert onafhankelijk van elk van de drie gemeenten (raad en college). Die onafhankelijkheid helpt ook te waarborgen dat elke gemeente gelijk ‘bediend’ wordt. Verbinding van de raad: de rekenkamer staat in contact met elk van de drie gemeenteraden. Ze is nabij en benaderbaar. Hoewel de rekenkamer onafhankelijk tot haar onderzoeksprogramma en keuzes komt, is draagvlak binnen de gemeenteraden belangrijk. Dit betekent in ieder geval dat gemeenteraden worden meegenomen in de keuzes voor onderzoeksonderwerpen. o Vertrouwen van de raden in de rekenkamer is belangrijk. Vertrouwen dat de rekenkamer er voor alle drie de gemeenten is en dat zij met goede onderzoeken komt die hen vooruit helpt. Relevant onderzoek en oog houden voor doorwerking: de onderzoeken die de rekenkamer uitvoert moeten van toegevoegde waarde zijn voor de gemeenteraad en de gemeente als geheel. Met andere woorden: geen rapporten voor de bureaula produceren. Dat betekent iets in de keuze voor onderzoeksonderwerpen, maar ook om oog te houden voor de doorwerking van rekenkameronderzoek (na vaststelling door de raden wat ze met de resultaten willen doen).

De gemeenteraden zelf hebben daar een rol in, maar effectmetingen door de rekenkamer kunnen helpen om de gemeenteraden scherp te houden en handvatten te geven om bij te sturen. Continuïteit in de samenwerking: om als rekenkamer goed te kunnen functioneren en wat op te kunnen bouwen is continuïteit belangrijk. Dat zit in de samenstelling van de rekenkamer, maar bijvoorbeeld ook in het budget dat beschikbaar wordt gesteld aan de rekenkamer. Organisatie en ondersteuning van de rekenkamer: een samenwerking en rekenkamer kan alleen goed functioneren als de ondersteuning van de rekenkamer op orde is.

Enkele aandachtspunten die al de revue passeerden en die in het vervolg verdere uitwerking moeten krijgen zijn: -

Model en samenstelling van de rekenkamer: aantal leden, type leden etc. Werkwijze in contact richting de raad: op welke momenten is er contact met de gemeenteraad en welke werkwijzen worden daarin gehanteerd. Ondersteuning van de rekenkamer: op welke manier wordt het ambtelijk secretariaat van een gemeenschappelijke rekenkamer met drie gemeenten ingevuld en geborgd?

Vervolg -

-

-

-

Starten met pragmatische samenwerking waarbij twee interne leden van Gilze en Rijzen toegevoegd worden aan de bestaande rekenkamercommissie van Alphen-Chaam en BaarleNassau. In die samenwerking wordt er gestart met het uitvoeren van een gemeenschappelijk onderzoek. o Binnen de gemeente Gilze en Rijen wordt afgestemd welke twee leden zullen deelnemen aan de gezamenlijke rekenkamercommissie. Bovenstaande constructie vormt een overgangsconstructie. Parallel aan de samenwerking in het te starten onderzoek wordt de verdere invulling van de toekomstige gemeenschappelijke rekenkamer verder uitgewerkt. Ten behoeve van de overgangsperiode wordt de verordening op de rekenkamercommissie aangepast. De verordening van Alphen-Chaam en Baarle-Nassau wordt daarbij aangehouden, waaraan Gilze en Rijen wordt toegevoegd. De voorzitter van de rekenkamercommissie Alphen-Chaam en Baarle-Nassau stelt een shortlist op voor het te starten gemeenschappelijk onderzoek, met inachtneming van eventuele suggesties voor onderwerpen uit de rekenkamercommissie zelf. Daarnaast wordt via een

-

uitvraag aan de drie gemeenteraden om suggesties voor onderzoeksonderwerpen aan te dragen. Op basis van de shortlist en de aanvullingen/reacties daarop uit de gemeenteraden stelt de rekenkamercommissie het onderwerp vast (planning: januari). Vervolgens kan na uitwerking van de onderzoeksopzet met de uitvoering van het onderzoek worden gestart. Van dit overleg en de voorgestelde vervolgstappen wordt verslag uitgebracht binnen de gemeenten. Bijvoorbeeld in de presidia van Alphen-Chaam en Baarle-Nassau en de rekenkamercommissie van Gilze en Rijen (bestaande uit een vertegenwoordiging van elke fractie). Het verslag van deze vergadering, inclusief aangepaste verordening wordt in januari in de presidia besproken en kan vervolgens bij instemming in februari in de raden worden vastgesteld.