ap 12a memo inzake verbouwing CC De Boodschap tbv bibliotheek Theek 5

MEMO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

raadscommissie Samenleving

Van

college van burgemeester en wethouders

Onderwerp

voortgang realisatie nieuwe bibliotheek in CC De Boodschap

Datum

5 januari 2021

Zaak Green Valley

308554

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Met het bijgevoegde memo informeren wij u over de actuele stand van zaken m.b.t. de realisatie van de nieuwe bibliotheek in CC De Boodschap. Omdat CCGR bouwheer is voor de verbouwing en daarvoor een tandem vormt met Theek 5 hebben wij aan deze partijen gevraagd om een voortgangsmemo uit te werken. Op 23 december jl. hebben wij het bijgevoegde memo ontvangen namens Theek 5 en CCGR. In dit memo kunt u lezen wat de actuele stand van zaken is en welke voortgangsplanning daarbij in acht wordt genomen. Wij houden u van de uitkomsten op de hoogte. -0-0-0-0-0-

MEMO

Onderwerp

:

Verbouwing bibliotheek in De Boodschap

Aan

:

A. Zwarts, wethouder gemeente Gilze en Rijen

Van

:

Ingrid Langen, CCGR & Paul Adels, Theek 5

Datum

:

22 december 2020

Inleiding en context In december 2018 heeft de gemeenteraad ingestemd met het plan voor de verbouwing van de bibliotheek in cultureel centrum De Boodschap te Rijen. In 2019 is op basis van het projectplan een programma van eisen opgesteld voor enerzijds de verbouwing en anderzijds de realisatie van een vernieuwde bibliotheek. Begin 2020 is een aanbesteding gestart voor de verbouwing. Twee leveranciers hebben uiteindelijk een offerte ingediend. Beide offertes lagen aanzienlijk boven het beschikbare bouwbudget: ca. € 125.000 tot € 150.000 verschil. In onze memo d.d. 12 juni 2020 hebben wij u hiervan op de hoogte gebracht. Met deze memo informeren wij u over de acties die wij sindsdien hebben ondernomen, geven wij aan wat de huidige stand van zaken is en welke vervolgstappen wij voor de komende periode voor ons zien. Plan B Vanwege het grote verschil tussen beschikbaar budget en offertes hebben wij alternatieve mogelijkheden verkend om binnen De Boodschap tegen lagere kosten een nieuwe bibliotheek te realiseren. De enige mogelijkheid die min of meer aan de oorspronkelijke uitgangspunten voldeed, was het situeren van de bibliotheek in de huidige ruimte van de Seniorenvereniging Rijen (SVR). In deze optie – Plan B – hoefde de twee dragende muren tussen de huidige bibliotheek en de ruimten van CCGR niet verwijderd te worden.

Deze bouwkundige ingreep is erg kostbaar, omdat de constructie gesteund moet worden door nieuwe stalen kolommen te plaatsen op de fundering. Omdat een verhuizing naar de huidige ruimte van de bibliotheek mogelijk voor SVR ook een winsituatie zou kunnen opleveren, is dit scenario besproken door CCGR, SVR en Theek 5, telkens in aanwezigheid van een vertegenwoordiger van de gemeente. Dit bleek inderdaad het geval en gedrieën is in een drietal gesprekken onderzocht of Plan B voor iedereen tot een acceptabel plan uitgewerkt kon worden. Tijdens het proces bleek dat het aantal leden van SVR groeit en dat zij verwacht dat dit zich de komende tijd voort zal blijven zetten. Een nieuwe locatie zou voldoende ruimte moeten bieden om deze groei te faciliteren. De beschikbare ruimte in de huidige bibliotheek is qua vierkante meters gelijk aan de huidige ruimte van SVR. De bibliotheekruimte blijkt echter door haar vorm minder geschikt om alle huidige functies een plek te geven, laat staan dat zij geschikt is voor het faciliteren van de toekomstige groei van het aantal leden. Daarom is op verzoek van en samen met SVR verkend of er in de aangrenzende ruimten vierkante meters gevonden kunnen worden om SVR te kunnen huisvesten. De aangrenzende ruimte aan de ene kant betreft de bevoorradings-/opslagruimte t.b.v. CCGR.

Deze ruimte kan niet worden gebruikt, omdat deze een essentiële functie vervult in de bedrijfsvoering en logistiek van De Boodschap. Het benutten van de aangrenzende ruimte aan de andere kant bleek ook niet realiseerbaar. Deze ruimte heeft CCGR nodig om invulling te kunnen geven aan zijn maatschappelijke opdracht. Bovendien wordt deze ruimte begrensd door de eerder genoemde dragende muur; het doorbreken of verwijderen hiervan om de ruimte voor SVR geschikt te maken, zou dermate hoge kosten met zich meebrengen dat de

MEMO

hele operatie opnieuw boven het beschikbare budget zou uitkomen. Dit alles maakt dat op de begane grond geen mogelijkheid is gevonden om de door SVR gewenste extra vierkante meters te realiseren. Hiermee verviel dus de mogelijkheid om Plan B te realiseren tegen lagere kosten. Terug naar Plan A Na het doodlopen van Plan B hebben CCGR en Theek 5 opnieuw om tafel gezeten en de mogelijkheden verkend om besparingen te realiseren op het oorspronkelijke plan, zonder de uitgangspunten al te zeer geweld aan te doen. Er is vooral bekeken of er binnen de grote kostenposten besparingen gerealiseerd konden worden. De volgende besparingsmogelijkheden zijn daarbij benoemd: De dragende muur gedeeltelijk verwijderen (i.p.v. volledig). -

Warmtegordijn bij entree i.p.v. tourniquet: door een wijziging van de entree is het mogelijk om een warmtegordijn te plaatsen, waardoor een tourniquet niet langer noodzakelijk is.

-

Deur achterzijde niet vervangen: de nieuw gecreëerde uitgang in het oorspronkelijk plan vervalt door het op andere wijze gebruiken van de bestaande entree van de huidige bibliotheekruimte.

-

Goedkopere uitvoering voor vloer, plafond en verlichting; op deze wijze worden aanzienlijke kosten bespaard, waarbij steeds getracht wordt om de kwaliteit zo goed mogelijk te behouden.

-

Receptiebalie entree bekostigen met middelen gedoneerd door fondsen.

In november is een eerste, globale calculatie opgesteld o.b.v. de eerder ingediende offertes en aanvullende adviezen/opgaven van diverse leveranciers. Hieruit lijkt Plan A met de genoemde besparende maatregelen alsnog binnen het beschikbare budget gerealiseerd te kunnen worden. Hoe verder? Begin december is de bouwkundig projectleider gevraagd om een detailcalculatie op te stellen voor Plan A 2.0 (oftewel: de oorspronkelijke variant met daarin kostenbesparende maatregelen verwerkt). Deze calculatie levert hij in de derde week van januari 2021 op. Indien het nieuwe financiële plaatje inderdaad binnen het beschikbare budget past, wordt de uitvraag daarna uitgezet bij de leveranciers. Deze krijgen drie weken de tijd om te reageren met een nieuwe offerte (dus tot eind februari). Daarbij is als eis opgenomen dat het project gerealiseerd moet zijn vóór 31 augustus 2021. CCGR en bibliotheek Theek 5 kunnen dan het nieuwe seizoen van start in de vernieuwde bibliotheek in De Boodschap. Als tenminste één offerte passend is, wordt de opdracht tot uitvoering verstrekt. Volgende informatiemoment Eind februari moet bekend zijn of de uitvraag aan de leveranciers een passende offerte heeft opgeleverd. Direct daarna brengen wij u op de hoogte van de stand van zaken, het vervolgproces en de tijdsplanning. Deze kan dan in maart behandeld worden in de raadscommissie Samenleving.

Tot slot… In het totstandkomingsproces zijn wij een paar flinke hobbels tegengekomen, die voor ongewenste vertraging hebben gezorgd. Van de kant van CCGR en Theek 5 zetten wij alles op alles om de nieuwe bibliotheek in De Boodschap alsnog zo spoedig mogelijk te verwezenlijken. Zoals aangegeven, koersen wij aan op een heropening na de zomer van 2021. Indien er, nu of in een later stadium, vragen of opmerkingen zijn, neem dan vooral contact op met ons. Ingrid Langen & Paul Adels