ap 10 raadsvoorstel inzake vaststellen inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 ABG-organisatie

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering: Behandelend medewerker: Cluster: Afdeling

19 juli 2021 Rick Roovers

Agendapunt: Portefeuillehouder:

10 wethouder Vermorken

Inkoop Financiën & Control

Programma:

0

Voorstel tot vaststellen van het Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2021

1. Samenvatting Aanleiding: Het huidige Inkoop- en Aanbestedingsbeleid van de ABG-organisatie en drie ABG-gemeenten stamt uit 2017. Deze beleidsnota is inmiddels gedateerd en sluit niet meer aan op de actuele wet- en regelgeving. Daarnaast zien we steeds duidelijker de beweging dat inkoop niet een op zichzelf staand proces is. Het gaat niet uitsluitend om het verwerven van het Werk, de Levering of de Dienst, maar ook om het behalen van een breder rendement door bij te dragen aan de (integrale) bestuurlijke doelstellingen en ambities. Deze elementen zijn nadrukkelijk in het nieuwe beleid verwerkt. Bij de actualisatie is rekening gehouden met het verminderen van administratieve lasten voor zowel leveranciers als de ambtelijke organisatie. Gevraagde beslissing: de nota "Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 ABG-gemeenten" vast te stellen. Beoogd effect: Een professioneel Inkoop- en Aanbestedingsbeleid helpt ons om een doelmatig inkoper te zijn. Dat draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft ook zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten: onder meer door efficiënte en innovatieve oplossingen te stimuleren. Bovendien biedt het aanbestedingsbeleid mogelijkheden om in bredere zin een bijdrage te leveren aan gemeentelijke doelstellingen. 2.

Onderbouwing, aanpak, uitvoering In 2020 is door de gemeente Gilze en Rijen een artikel 213a onderzoek uitgevoerd naar aanbestedingen in haar gemeente. In het rapport staan negen aanbevelingen die als basis hebben gediend voor dit nieuwe beleid. Samengevat gaat het om: a) De verplichting tot betrokkenheid van een inkoopadviseur bij aanbestedingstrajecten; b) De borging van een sluitende interne controle op aanbestedingen (registratie, bevoegdheden, dossiervorming, rapportage); c) De aanpassing van de drempelbedragen voor nationaal openbare aanbestedingen; d) De zorg (vooral bij complexe en meerjarige aanbestedingen) voor een goede balans in de gunningscriteria en waakzaamheid op mogelijke neveneffecten van gunning op basis van laagste prijs; e) Het werken met raamcontracten (bijvoorbeeld met lokale ondernemers). Bij het opstellen van het Inkoop en Aanbestedingsbeleid hebben alle negen aanbevelingen een plaats gekregen. Het voorstel bevat ook zaken die zien op de uitvoering. Hoewel strikt formeel dit de bevoegdheid van het College raakt, willen we een integraal document aan uw raad aanbieden. RS21.00073 Zaaknummer: 318219

Ten opzichte van het voorgaande Inkoop- en Aanbestedingsbeleid (2017-2020) zijn de belangrijkste wijzigingen: 1. Een offensiever Inkoop- en Aanbestedingsbeleid wat kan leiden tot meer ruimte voor lokale ondernemers. Het offensieve karakter van het aanbestedingsbeleid komt tot uitdrukking in de verhoogde drempelbedragen (in rood de drempelbedragen conform Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2017-2020) en een motivatieverplichting: Drempelbedrag, exclusief BTW Te hanteren aanbestedingsvorm Leveringen en diensten • Tot € 70.000,• Enkelvoudig onderhands, indien > € (€ 25.000,-) 30.000,- met motivatie (*1) • Van € 70.000,- tot € 150.000,• Meervoudig onderhands, indien > € (€ 25.000,- tot € 125.000,-) 125.000,- met motivatie (*1) • Van € 150.000,- tot Europese drempel • Nationaal openbaar (*2) • Vanaf de Europese drempel • Europese Aanbesteding Werken • Tot € 150.000,• Enkelvoudig onderhands, indien > € (€ 25.000,-) 75.000,- met motivatie (*1) • Meervoudig onderhands, indien > € • Van € 150.000,- tot € 3.000.000,(€ 50.000,- tot € 1.000.000,-) 1.500.000,- met motivatie (*1) • Nationaal openbaar • Van € 3.000.000,- tot de Europese drempel • Vanaf de Europese drempel • Europese Aanbesteding Sociale- en specifieke diensten • Tot € 70.000,• Enkelvoudig onderhands, indien > € (€ 50.000,-) 30.000,- met motivatie (*1) • Van € 70.000,- tot € 350.000,• Meervoudig onderhands, indien > € (€ 50.000,-

tot € 350.000,-) 125.000,- met motivatie (*1) • Vanaf € 350.000,- tot de Europese • Nationaal Openbaar drempel • Vanaf de Europese drempel • Europese Aanbesteding Bovenstaande bedragen zijn afgeleid van de op dit moment geldende regelgeving, met name de vigerende Gids Proportionaliteit en de Europese drempelbedragen. Vanuit de regelgeving vindt periodiek een aanpassing plaats van de verschillende drempelbedragen. De bedragen in bovenstaande tabel worden in die gevallen aangepast aan de nieuwe regelgeving. (*1) Indien geen steekhoudende motivatie gegeven kan worden, kies dan de eerstvolgende 'hogere' aanbestedingsvorm. (*2) uitzondering hierop zijn de sociale- en specifieke diensten zoals vernoemd onder bijlage XIV van richtlijn 2014/24/EU. Zie hiervoor nader 3.10.

2

Door het verruimen van de drempelwaarden is het voor de gemeente (of ABG-organisatie) mogelijk om meer aanbestedingen via een meervoudig onderhandse uitvraag in de markt te zetten. Concreet betekent dit dat de gemeente bij de meervoudig onderhandse procedure altijd een lokale ondernemer (zie 1.3 begrippen en definities) uitnodigt (zie paragraaf 4.7). Zo krijgen lokale en regionale ondernemers meer kans om mee te dingen naar gemeentelijke opdrachten. Uitzondering hierop zijn opdrachten die dermate gespecialiseerd zijn dat op voorhand reeds duidelijk is dat er geen ondernemer in de regio te vinden is die de opdracht zonder een significant groter risico, conform de gestelde specificaties uit kan voeren. 2. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, waaronder o.a. Social Return on Investment (SROI), Duurzaamheid en Fairtrade, hebben een prominentere plaats gekregen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid (paragrafen 4.2 t/m 4.6). 3. Op verschillende plaatsen in het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn symbolen opgenomen. Deze symbolen duiden op specifieke, belangrijke informatie. Daarmee kunnen de aanbestedende vakafdelingen duidelijkere en betere afwegingen maken bij de verschillende aanbestedingen (zie als voorbeeld paragraaf 4.9). 4. Daarnaast zijn rollen, taken en bevoegdheden duidelijker verwoord (zie hoofdstuk 5). 3.

Alternatieven Het periodiek actualiseren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is noodzakelijk om aan de laatste wet- en regelgeving te voldoen. Daarnaast geeft een lokaal inkoop- en aanbestedingsbeleid duidelijkheid over hoe er lokaal wordt ingekocht (de aanbestedingswetgeving laat immers ruimte voor lokale inkleuring). Ook in het kader van de rechtmatigheidstoetsing heeft het inkoop- een aanbestedingsbeleid een functie (mede in het kader van de accountantscontrole). Ergo, het niet vaststellen van een lokaal inkoop- en aanbestedingsbeleid is geen optie. 4. Lasten, baten en dekking Investering: Aan het vaststellen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn geen kosten verbonden. Opleiding en training geschiedt door het Inkoopbureau West-Brabant die dit ‘om niet’ aanbieden. Eenmalige kosten: Het opstellen van het inkoopbeleid vallen onder de reguliere werkzaamheden van de ABGorganisatie en het Inkoopbureau Structurele kosten: Het nieuwe inkoopbeleid kent geen structurele kosten. Dekking: Niet van toepassing, zie bovenstaande. 5. Duurzaamheid De ABG-organisatie en ABG-gemeenten hebben zich als doel gesteld om zoveel als mogelijk duurzaam in te kopen. In het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid is doelstelling verwoord in de paragrafen 4.2 tot en met 4.6.

Bij het opstellen van programma’s van eisen of het opstellen van een aanbestedingsleidraad dienen onderwerpen als Fairtrade of Social Return on Investment dus steeds afgewogen te worden. Hierdoor leveren de ABG-organisatie en ABG-gemeenten een directe bijdrage (inzet inkoopkracht) aan een betere wereld. Maar ook indirect door het vervullen van een voorbeeldfunctie van de gemeente in het maatschappelijk verkeer. Ook marktpartijen pleiten in toenemende mate voor ambitieus duurzaam inkoopbeleid dat bijdraagt aan een versnelling en verdieping van de verduurzaming en innovatie.

3

6. Commissiebehandeling De commissiebehandeling heeft niet tot aanpassing van dit voorstel geleid. 7. Relatie ABG-Organisatie Het voorgestelde Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2021 is identiek voor de drie ABG-gemeenten en de ABG-organisatie. Deze harmonisatie is essentieel om op een doelmatige en rechtmatige manier aan te besteden vanuit de ABG-organisatie. 8. Risico’s De ABG-organisatie en ABG-gemeenten kiezen ervoor een offensieve, ondernemende aanbestedingsstrategie te hanteren. We nemen de ruimte om procedures te hanteren die volgens de Gids Proportionaliteit oranje tot de grens van rood zijn. Indien de opdrachtwaarde in het oranje valt, geldt echter wel een motivatieplicht. Deze motivatie moet vanuit de vakafdelingen wel worden nagekomen. De motivatie wordt ter instemming voorgelegd aan het college of het ABG-bestuur. Afstemming met de inkoopadviseur over de motivatie is verplicht. Daarmee wordt dit risico zoveel mogelijk afgedekt. 9. Vervolg Planning: Het inkoop- en aanbestedingsbeleid zal in werking treden op het moment dat alle 4 de entiteiten binnen de ABG-organisatie dit beleid hebben vastgesteld. Het nieuwe beleid geldt voor nieuwe inkoop- en aanbestedingstrajecten. Communicatie: Extern wordt in overleg met de afdeling Communicatie een persbericht opgesteld.

De strekking van dit bericht is dat met het nieuwe ABG-brede Inkoop- en Aanbestedingsbeleid er meer ruimte komt voor lokaal ondernemerschap en dat daarnaast de thema’s duurzaamheid en SROI een duidelijker plaats hebben gevonden in het beleid. We brengen het nieuwe Inkoop- en Aanbestedingsbeleid ook onder de aandacht van de lokale ondernemersverenigingen ten behoeve van hun leden.

BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN GILZE EN RIJEN

R.M. (René) Wiersema secretaris

D.A. (Derk) Alssema burgemeester

Bijlage(n): 1) Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2021

4

Agendapunt 10. Vergadering d.d. 19 juli 2021. DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN;

gezien het voorstel, genummerd RS21.00073, van het college van burgemeester en wethouders; besluit: de nota "Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2021 ABG-gemeenten" vast te stellen.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 19 juli 2021 DE RAAD VOORNOEMD, de griffier,

de voorzitter, D.A. Alssema

S. van Dijk