ap 10 raadsvoorstel inzake beschikbaar stellen krediet voor aanschaf audiovisuele apparatuur

RAADSVOORSTEL Raadsvergadering: Behandelend medewerker: Cluster: Afdeling

11 februari 2021 Pierre Kop

Agendapunt: Portefeuillehouder:

10 wethouder Vermorken

Gegevensmanagement Informatie, Innovatie & ICT

Programma:

0

Voorstel tot Het vaststellen van het programma van eisen. Het verstrekken van de opdracht tot vervanging van de audio- visuele apparatuur voor de raadsen commissievergaderingen. Krediet beschikbaar stellen van de gereserveerde middelen. Afwijken van de inkoop- en aanbestedingsprocedure van de gemeente Gilze en Rijen.

1. Samenvatting Aanleiding: De huidige geluidsinstallatie voor het weergeven en opnemen van de raads- en commissievergaderingen voldoet niet meer aan de huidige eisen. De gemeenteraad van Gilze en Rijen is van plan om de huidige installatie te vernieuwen en op de nieuwe installatie naast audio ook video live uit te gaan zenden. Voorwaarde hierbij is dat het democratisch besluitvormingsproces niet vastloopt. Om een snelle reactietijd te realiseren bij eventuele technische problemen aan de nieuwe installatie is het wenselijk een lokale ondernemer bij dit proces te betrekken. Gevraagde beslissing: Het vaststellen van het programma van eisen. Het verstrekken van de opdracht tot vervanging van de audio- visuele apparatuur voor de raads- en commissievergaderingen. Krediet beschikbaar stellen van de gereserveerde middelen. Afwijken van de inkoop- en aanbestedingsprocedure van de gemeente Gilze en Rijen. Beoogd effect: Een robuuste, goed werkende, eenvoudig te bedienen audio- en video installatie die voldoet aan de hedendaagse eisen. De installatie moet voorbereid zijn op toekomstige technologische ontwikkelingen en ook inzetbaar zijn voor andere bijeenkomsten. Geluid én beeld van de vergaderingen worden live uitgezonden via de lokale ondernemer.

De audio en videobeelden worden duurzaam digitaal toegankelijk opgeslagen in Notubiz en gedeeld via het politiek portaal waarbij de leverancier garant staat voor een snelle reactietijd.

RS21.00012 RS21.00012 Zaaknummer: 301207

2. Onderbouwing, aanpak, uitvoering Op basis van bovenstaand beoogd effect zijn na een interview met bestuurders de onderstaande eisen opgesteld • Discussieset met stemfunctie op tafel. • Camera wordt automatisch gericht op de spreker. • Geschikt voor minimaal 27 deelnemers; raadsleden (21), griffie (1), voorzitter (1) en college (4). • Aanpassingen voor het plaatsen mag, maar geen sloop of renovatie in de raadzaal. • Slimme oplossing waarbij beperkt personeelsinzet nodig is bij gebruik. • Integratie met vergaderen op afstand. • Beeld en geluid word ‘live’ ontsloten op internet via de lokale ondernemer. • Beeld en geluid word duurzaam gearchiveerd en blijft digitaal beschikbaar via Notubiz. • Betrokkenheid van een lokale ondernemer om een snelle reactietijd te realiseren. Uitgewerkt scenario De kaders (eisen) zijn in samenspraak met een externe adviseur, het shared service Equalit en het inkoopbureau uitgewerkt tot het bijgevoegde programma van eisen. Het scenario wat geadviseerd wordt betreft de vervanging van de huidige audio installatie aangevuld met video via een automatische beeldwisselaar. Het uitzenden van j live vergaderingen is volledig automatisch geregeld via de lokale leverancier. En een integratie met MS-teams voor (deels-) digitaal vergaderen wordt gerealiseerd.

Afwijken van inkoopbeleid De voorkeur gaat uit naar een leverancier die kennis van zaken heeft en die binnen 30 minuten aanwezig kan zijn om eventuele problemen/storingen op te lossen, zodat het democratische proces doorgang kan vinden. De beoogde leverancier heeft dat de afgelopen jaren waargemaakt. Voor de voorgenomen enkelvoudige aanbesteding dient afgeweken te worden van de inkoop- en aanbestedingsprocedure van de gemeente Gilze en Rijen. Met instemming van de raad is dit mogelijk en wordt toch voldaan aan de Europese richtlijnen. 3. Alternatieven In de voorverkenning van dit advies zijn drie scenario's onderzocht; de voorkeur van het presidium is uitgewerkt in een programma van eisen. De alternatieven zijn: • Alleen audio vervangen en het filmen van de vergaderingen laten verzorgen door een externe leverancier. Dit scenario is niet verder uitgewerkt i.v.m. te hoge structurele kosten voor inhuur van de externe partij. • Audio vervangen en video toevoegen gekoppeld aan “state of the art” hard- en software met alle mogelijke opties inzetbaar. Dit scenario is niet verder uitgewerkt i.v.m. te hoge investering, hoge structurele kosten voor beheer en onderhoud en lange doorlooptijd voor realisatie. 4. Lasten, baten en dekking Investering: De totale (eenmalige) investering voor de aanschaf van audio- visuele apparatuur komt neer op € 90.000,--.

Structurele kosten: Conform de nota waardering en afschrijving vaste activa schrijven we de investering af over een periode van 5 jaar. Dit betekent jaarlijkse afschrijvingslasten van € 18.000,--. Er is geen sprake van rentekosten aangezien de renteomslag 2021 0% is.

2

Naast de structurele afschrijvingslasten hebben we ook te maken met jaarlijkse onderhoudskosten van de apparatuur en abonnementskosten van software en streamen. Deze kosten bedragen € 10.000,-- per jaar. De totale jaarlijkse lasten komen hiermee uit op € 28.000,--. Dekking: In de begroting is een stelpost kapitaallasten opgenomen van jaarlijks € 16.000,--. Daarnaast is er structureel € 15.000,-- per jaar gereserveerd voor de kosten van onderhoud en een abonnement. De totaal gereserveerde middelen bedragen dus € 31.000,-- per jaar. Er is hiermee voldoende dekking om de jaarlijkse lasten van € 28.000,-- te dekken. 5. Duurzaamheid In het programma van eisen is opgenomen dat er maximaal aangesloten wordt op de bestaande hardware. Door de inzet van een lokale ondernemer wordt het aantal reisbewegingen geminimaliseerd. 6. Commissiebehandeling Dit voorstel is besproken in de presidiumvergadering d.d. 1 februari jl. 7. Relatie ABG-organisatie In de gemeenten Baarle-Nassau en Alphen-Chaam lopen parallel dezelfde trajecten voor vervanging van de bestaande apparatuur. In deze trajecten wordt dezelfde leverancier en hardware keuze voorgesteld. Dit om uitwisselbaarheid van apparatuur en inzetbaarheid van medewerkers van facilitaire zaken te maximaliseren. 8.

Risico's Niet vervangen betekent dat storingen van het audiosignaal toenemen; daarnaast is er geen structurele voorziening voor registratie, vastleggen en weergeven van de video. In gezamenlijkheid met de Equalit-gemeenten wordt in 2021 de bestuurlijke besluitvormingssoftware aanbesteed. Vastlegging en opslag van beeld en geluidmateriaal mag niet (software-) leverancier (platform) afhankelijk zijn. Dit wordt zo goed mogelijk gegarandeerd door het toepassen van de Gemma-architectuur en door gebruik te maken van standaard-koppelvlakken en/of open API’s. 9. Vervolg Planning: Voorstel raad Gunning opdracht Start installatie Oplevering In gebruik nemen

februari 2021 maart 2021 april 2021 begin juni 2021 raadsvergadering juni 2021

Communicatie: N.v.t. Presidium van de gemeenteraad van Gilze en Rijen, de griffier, de voorzitter, mr. J.W. Timmermans Bijlage:

D.A. Alssema

- programma van eisen aanschaf audiovisuele apparatuur

3

Agendapunt 10. Vergadering d.d. 11 februari 2021. DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN;

gezien het voorstel, genummerd RS21.00012, van het presidium van de raad; b e s l u i t: 1. een krediet ad € 90.000,-- beschikbaar te stellen voor de aanschaf van audiovisuele apparatuur in de raadzaal conform het voorgelegde programma van eisen; 2. de jaarlijkse kapitaallasten van het sub 1. vermelde bedrag en de jaarlijkse onderhouds- en abonnementskosten te dekken uit de stelposten de daarvoor zijn gereserveerd in de meerjarenbegroting; 3. af te wijken van de gemeentelijke inkoop- en aanbestedingsprocedure en in te stemmen met een enkelvoudige aanbesteding.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 11 februari 2021. DE RAAD VOORNOEMD, de griffier, de voorzitter,

mr. J.W. Timmermans

D.A. Alssema