ap 10 programma van eisen audiovisuele aanpassingen

Programma van eisen audiovisuele aanpassingen raadzaal gemeente Gilze en Rijen De gemeente Gilze en Rijen wil dat de raads- en commissievergaderingen voor een zo breed mogelijk publiek te beluisteren en bekijken zijn. Daarom wil ze haar vergaderingen voortaan ook live uitzenden. Dit is ook een hedendaagse manier om belangstellenden te betrekken bij en te informeren over de besluitvorming in Gilze en Rijen. De afgelopen periode was het door maatregelen rondom het coronavirus niet mogelijk om vergaderingen bij te wonen. De vergaderingen zijn live uitgezonden met behulp van een derde partij. In de toekomst wil de gemeente Gilze en Rijen haar vergaderingen altijd live uitzenden via een eigen, vaste installatie.

Omvang en opdracht De levering en installatie heeft betrekking op de raadzaal van het gemeentehuis van Gilze en Rijen. De levering en installatie omvat voornamelijk: 1. Vervanging van het bestaande draadloze discussiesysteem door een nieuw systeem en aanpassen bestaande installatie ten behoeve van nieuw systeem. 2. Leveren en installeren van apparatuur die het streamen van de raadsvergaderingen in beeld en geluid mogelijk maken. 3. Leveren en installeren van apparatuur voor het digitaal opnemen van vergaderingen in beeld en geluid. 4. Leveren van de audio- en videobestanden aan de softwareleverancier van bestuurlijke besluitvorming (momenteel NotuBiz) voor opslag, terugkijken/luisteren en archivering. 5. Koppelen aan bestaande presentatiemogelijkheden zoals de tv-schermen en beamer en uitbreiding presentatieschermen voor bestuurstafel. 6. Onderhoud en service.

Algemeen 1. 2. 3. 4.

Opdrachtnemer dient zoveel als mogelijk gebruik te maken van de aanwezige apparatuur tenzij anders aangegeven in het PVE. De nieuwe installatie dient donderdag 17 juni 2021 getest en operationeel te zijn. De installatie moet eenvoudig door eigen personeel van de gemeente (bodes) bediend kunnen worden Instructies over de werking en bediening horen bij deze opdracht.

Buiten de opdracht vallend 1. 2. 3.

Bouwkundige- en installatietechnische voorzieningen, voor zover die niet onderdeel zijn van de audiovisuele installaties. Netwerkconnectiviteit binnen het netwerk van de gemeente. Het streaming van vergaderingen; dit loopt via de softwareleverancier van de bestuurlijke besluitvorming (momenteel NotuBiz).

Nadere uitwerking vernieuwen draadloze discussiesysteem en aanpassen bestaande installatie De raadzaal in het gemeentehuis wordt gebruikt voor diverse gelegenheden. Dit kunnen zijn raadsvergaderingen, huwelijken, presentaties of het faciliteren van evenementen. Deze ruimte is reeds voorzien van een audiovisuele installatie, bestaande uit een geluidsinstallatie met discussiesysteem en presentatieschermen. Over de functionaliteit van de huidige installatie is men redelijk tevreden. Over de kwaliteit is men minder te spreken. De audioweergave van de installatie is storingsgevoelig en de verstaanbaarheid voor belangstellenden is niet overal even goed. In principe wordt altijd de aanwezige installatie gebruikt voor de ondersteuning van vergaderingen, presentaties of evenementen. De verschillende vergaderingen en andere gelegenheden zijn ieder volgens vaste opstellingen in principe altijd hetzelfde. 1

Zaak nr. 301207

Het dient mogelijk te zijn om de te leveren installatie in te zetten voor de ondersteuning van geluid bij evenementen. Deze installatie heeft meer power en is breder inzetbaar voor geluidsweergave tijdens bijvoorbeeld een nieuwjaarsreceptie. Het is nodig de vaste installatie van de raadzaal op de volgende punten aan te passen: 1. Vervanging van het huidige Bosch draadloze DCN discussiesysteem. 2. Verbetering van de verstaanbaarheid tijdens vergaderingen. 3. Aanpassingen ten behoeve van de bediening en de facilitering van evenementen. 4. Aanpassingen ten behoeve van het tijd- en plaats-onafhankelijk vergaderen en faciliteren van evenementen. 5. Aansluiten op de hardware van de leverancier van bestuurlijke besluitvorming (momenteel NotuBiz) voor opslag, terugkijken/luisteren en archivering.

Nadere uitwerking draadloze discussiesysteem 1.

Vervanging van het huidige Bosch draadloze DCN discussiesysteem 1.1. 28 draadloze microfoonposten, waarvan 1 inzetbaar als voorzitterspost 1.2. Centrale apparatuur, software en ontvanger 1.3. Transportkoffers inclusief laadstation voor de batterijen 2. De levering bevat tevens een oplossing voor de beheerder om de configuratie en de werking van het draadloze microfoonsysteem aan te passen. Hierbij moet onder andere, doch niet uitsluitend, worden gedacht aan de selectie en de werking van de voorzitterspost, het maximum aantal actieve microfoons en volumeregeling. 3. Identificatie van de sprekers (minimaal) naam, functie in de vergadering en (eventueel) politieke partij door aan te melden op de microfoonpost. 4. Digitale connectiviteit en identificatie tussen de draadloze discussieposten en het WAP (Wireless Acces Point) station. 5. Digitale stemfunctie waarbij vermelding van naam en politieke partij. 6. Stemresultaten te presenteren op diverse niveaus. 7. Stemresultaten worden via presentatieschermen zichtbaar gemaakt. 8. De discussieposten beschikken over een hoofdtelefoonaansluiting. 9. Bedrijfsduur van een microfoonpost op slechts één accu minimaal 10 uur. 10. Automatische camerabesturing bij activeren microfoonpost. 11. Audio-connectiviteit met de bestaande installatie. 12.

Degelijke, gemakkelijk verplaatsbare transportkoffers, voorzien van lades waarin alle los plaatsbare onderdelen (zoals de microfoonposten en accu’s, tezamen met de oplaadstations) netjes kunnen worden opgeborgen. Zo compact mogelijk. Als uitgangspunt dient de huidige plaats voor het opbergen en opladen van de transportkoffers. 13. Acculaders (voorzien van slechts één stekker) bevestigd aan de transportkoffers waarmee alle accu’s tegelijk kunnen worden opgeladen. 14. Opdrachtnemer levert en installeert deze nieuwe installatie in het bestaande systeem. 15. Opdrachtnemer borgt dat de kans op storingen tussen discussieposten en ontvanger minimaal is en niet leidt tot verstoringen van vergaderingen, door: 15.1. optimale positionering van de ontvanger in de zaal; 15.2. afstemming gebruik frequenties/kanalen met ICT organisatie SSC Equalit.

2

Zaak nr. 301207

Nadere uitwerking geluidsweergave Raads- of commissievergadering: 1. Spraakweergave deelnemers via de draadloze microfoonposten door middel van de ingebouwde speakers. 2. Weergave spraak- en geluid van presentaties voor publiek via nieuw te leveren luidsprekers waarbij goede verstaanbaarheid is in de gehele raadzaal is gewaarborgd. 3. Vervangen bestaande versterkers. 4. Zogenaamde rondzingen moet worden voorkomen. 5. Geluidsweergaves moeten storingsvrij zijn. 6. Alles moet tegelijkertijd kunnen functioneren tijdens alle type bijeenkomsten. 7. Output moet gelijktijdig met beeld gestreamd kunnen worden. 8. Geluid moet gelijktijdig met beeld opgenomen kunnen worden. 9. De bestaande losse draadloze handmicrofoons of head- reverse set moeten ook tijdens raads-of commissievergaderingen gebruikt kunnen worden. 10. Er moet geluid via een andere geluidsdrager (pc, usb, cd e.d.) afgespeeld kunnen worden 11. Apparatuur plaatsen in bestaande patchkast/av-rack. 12. Indien er grotere evenementen plaats vinden moet er extra apparatuur aangesloten kunnen worden.

Nadere uitwerking bediening en faciliteren evenementen 1. 2. 3.

Apparatuur moet eenvoudig door de bode responsive te bedienen zijn door middel van een mobiel device. Verschillende soorten vergaderingen en evenementen moeten daarop voorgeprogrammeerd zijn zodanig dat bode geen verdere apparatuur hoeft in te schakelen of te bedienen. Eventuele handmatige aanpassingen door bode moeten mogelijk zijn zonder dat voorgeprogrammeerde items veranderen

Nadere uitwerking streamen van vergaderingen in beeld en geluid Vergaderingen van de gemeenteraad en commissies moeten voor een breed publiek te bekijken en beluisteren zijn. Door het streamen van deze en eventueel andere vergaderingen of evenementen is dat mogelijk. Ook als men niet aanwezig kan zijn. Dit wil de gemeenteraad via een vaste installatie mogelijk maken waarbij met vaste vergaderopstellingen gewerkt wordt. 1. 2. 3.

4. 5. 6. 7.

8.

3

Camerasysteem moet worden aangestuurd door het discussiesysteem. Door activeren van discussiesysteem wordt de spreker in beeld gebracht. De raads- en commissievergaderingen vinden plaats door een vaste opstelling van het meubilair. Door middel van meerdere camera’s kunnen alle deelnemers goed en duidelijk in beeld gebracht. De in beeld zijnde spreker moet worden aangeduid met zijn of haar naam, functie, politieke partij en gemeentelogo. Verandering van commissie- en raadsleden moet door de opdrachtgever zelf eenvoudig aangepast kunnen worden. Camera brengt spreker duidelijk in beeld rekening houdend met de lichtomstandigheden in de raadzaal. Camerasysteem schakelt real time tussen verschillende deelnemers waarbij telkens een deelnemer in beeld is. Mogelijkheid tot het toevoegen van een of meerdere personen op afstand. Bijvoorbeeld iemand die deel wil nemen aan de vergadering via MS Teams. Het beeld en geluid van de deelnemer op afstand moet zichtbaar en hoorbaar zijn voor de aanwezigen bij de vergadering. Indien er afgeweken wordt van vaste vergaderopstellingen moet het mogelijk zijn om toch beeld en geluid van de vergadering weer te geven. Dit mag een totaal beeld overzicht zijn. Zaak nr. 301207

9.

Camerabeelden kunnen digitaal opgeslagen en uitgezonden worden en vervolgens ter archivering duurzaam aangeboden worden aan de leveranciersonafhankelijke partij. 10. Camerabeelden en geluid worden gelijktijdig gestreamd en digitaal opgeslagen worden er is geen sprak van vertraging. 11. Het aanleveren van de beelden met ondertiteling aan NotuBiz. 12. Bij een schorsing of besloten vergadering moet gegarandeerd worden dat er geen audio of video gestreamd wordt.

Nadere uitwerking digitale opslag en streamen vergaderingen Vergaderingen van de gemeenteraad en commissies moeten voor een breed publiek te bekijken en te beluisteren zijn. Door het streamen van deze en eventueel andere vergaderingen of evenementen is dat mogelijk. Ook als men niet aanwezig kan zijn. Daarnaast is het verplicht om deze vergaderingen te archiveren, zodat later teruggekeken of geluisterd kan worden welke besluiten zijn genomen en welke overwegingen er zijn geweest. 1. Van de vergaderingen dienen zowel het beeld als geluid digitaal opgenomen en langdurig duurzaam bewaard kunnen worden. 2. Het bewaren van beeld- en geluidsbestanden voor archivering, terugkijken/luisteren en duurzame opslag moet via de softwareleverancier van bestuurlijke besluitvorming (momenteel Notubiz). Eventuele tijdelijke opslag van beeld- en geluidsbestanden ter voorbereiding op de duurzame opslagvoorziening moet binnen wettelijke termijn aantoonbaar vernietigd te worden. De tijdelijke opslag van beeld- en geluidsbestanden en overige data dient te voldoen aan de AVG wetgeving. 3. De vergaderingen worden via opdrachtnemer gestreamd en daarmee zichtbaar voor een breed publiek 4. Terugkijken van de vergaderingen vindt plaats in de oplossing van de software leverancier bestuurlijke besluitvorming.

Nadere uitwerking in stand houden bestaande presentatiemiddelen Tijdens vergaderingen of evenementen kunnen presentaties worden gehouden of beelden worden gedeeld. Daarvoor zijn nu voorzieningen aangebracht. Deze moeten in stand blijven. 1. Bestaande presentatiemiddelen blijven behouden. 2. Bestaande presentatiemiddelen moeten worde gekoppeld aan nieuwe apparatuur en functionaliteiten. 3. Een deelnemer aan de vergadering van buitenaf via bijvoorbeeld MS Teams is zichtbaar en hoorbaar via de presentatiemiddelen. 4. Beelden van de vergadering zijn ook zichtbaar via de presentatiemiddelen. 5. Er dient een uitbreiding van presentatieschermen te komen zodat beelden ook voor de zogenaamde bestuurstafel zichtbaar zijn.

Nadere uitwerking onderhoud en service Er is niets vervelender dan een installatie die niet werkt als je die nodig hebt. Hoewel het altijd kan gebeuren dat een installatie uitvalt. Dan is snelle service gewenst zeker omdat anderen rekenen op het kunnen bijwonen op afstand van vergaderingen. Daarnaast komt het democratische proces in gevaar bij verstoringen. Opdrachtnemer levert de hieronder beschreven support voor een periode van minimaal 5 jaar. Preventieve support: 1. Opdrachtnemer verzorgt het periodieke onderhoud aan de installatie conform de specificaties van de fabrikant. 2. Daarnaast checkt opdrachtnemer 1x per jaar de volledige status van alle systemen, en reinigt daarbij alle filters van apparatuur en racks. 3. De kosten voor te vervangen onderdelen worden vooraf ter goedkeuring aan opdrachtgever voorgelegd. 4

Zaak nr. 301207

Correctief support: 4. Opdrachtnemer is binnen 5 minuten bereikbaar voor supportaanvragen op werkdagen tussen 09.00 en 22.00 uur. 5. Opdrachtnemer is ook buiten kantoortijd telefonisch bereikbaar. Zodat er ook ondersteuning kan worden gevraagd bij problemen tijdens raads- en commissievergaderingen. De raads- en commissievergaderingen vinden meestal plaats in de avonduren. 6. Indien een storing niet telefonisch kan worden opgelost, is opdrachtnemer uiterlijk binnen 30 minuten on-site aanwezig voor ondersteuning. 7. Opdrachtnemer zorgt er voordat de medewerkers die de storing komen oplossen deskundig zijn en kennis hebben van de apparatuur. 8. De kosten voor deze bereikbaarheid zijn inbegrepen in het jaarlijkse kostenoverzicht. 9. De kosten voor correctief onderhoud (reparaties) worden vooraf ter goedkeuring voorgelegd. De kosten voor vervangende onderdelen of de inzet van tijdelijke apparatuur worden op basis van marktconforme prijzen doorberekend; de kosten van de werkplaats of van technici on-site worden conform de geoffreerde uurtarieven in rekening gebracht. 10. Voorrijkosten kunnen NIET worden verrekend. 11. Opdrachtnemer is ter ondersteuning van het gebruik van de aangepaste installatie in de raadzaal aanwezig gedurende de eerste drie commissievergaderingen, de eerste twee raadsvergaderingen na ingebruikname, als ook bij het eerste grote evenement in de raadzaal. 12.

Opdrachtnemer evalueert na de ingebruikname onder meer alle ervaringen van opdrachtgever, het gebruik en de huidige instellingen met opdrachtgever en stelt de instellingen zo nodig kosteloos bij. Deze evaluatie vindt plaats binnen 1 tot 3 maanden afhankelijk van de mogelijkheden om ervaring op te doen met de verschillende type bijeenkomsten en evenementen. 13. Opdrachtgever evalueert 1x per jaar de ervaringen, de behandeling van de supportaanvragen en de kwaliteit van de dienstverlening met de opdrachtnemer. Tijdens deze evaluatie worden beoordeeld of opdrachtnemer zich gehouden heeft aan alle eisen omtrent preventieve en correctieve support.

5

Zaak nr. 301207