Agendapunt 6 terugblik cyclus

Agendapunt: 6. Terugblik afgelopen cyclus Onderwerp: Hoe gaan we om met het vooraf rondmailen en afstemmen van moties? Doel: Bespreken en kijken of we betere werkafspraken kunnen maken. Waar lopen we tegenaan? Richting de perspectiefnota mailen we ons met 7 partijen momenteel helemaal suf. Als de meeste fracties twee of meer conceptmoties indienen en iedereen gaat daar via de mail of WhatsApp op reageren, aanpassingen doorsturen en versies bijwerken, verdrinken we in de mailketens. Het is bijna niet meer te volgen wat nu de meest actuele versie is en wie er uiteindelijk precies medeindiener is. Dit gebeurt allemaal nog voordat de moties überhaupt officieel bij de griffie liggen. Inhoudelijk risico: debat hoort in de raadzaal Naast dat het logistiek onoverzichtelijk is, zit er ook een politieke kant aan. Door al het mailen vooraf worden moties soms zo vergaand gladgestreken dat ze vlekkeloos door de vergadering rollen. Het echte debat en de politieke weging verschuiven daardoor van de openbare raadszaal naar de inbox. Dat moeten we niet willen; besluitvorming hoort in de vergadering thuis, anders krijgt het al snel de schijn van achterkamertjespolitiek. Het voorproces moet gaan over praktische afstemming, niet over het vooraf dichttimmeren van het debat. Wat is het voorstel? Ik wil graag met jullie kijken hoe we dit proces kunnen aanpassen.

Mijn voorstel is om te stoppen met die eindeloze mailstromen en te kiezen voor één centrale, digitale plek (bijvoorbeeld een gedeelde Teams- of SharePoint-map per vergadercyclus). Hiervoor kunnen wellicht de mogelijkheden die Equalit biedt binnen de M365-omgeving ingezet worden. In de digitale omgeving kan elke fractie haar concepten klaarzetten. Andere partijen kunnen dan simpelweg zien wat er ligt en aangeven of ze mede-indiener willen worden. Eventuele aanpassingen of vragen kunnen ook in de moties zelf worden doorgevoerd met 'wijzigingen bijhouden' en 'opmerkingen', zodat ook transparant blijft wie welke feedback heeft gegeven. Zo houden we het technisch overzichtelijk, voorkomen we fouten met oude versies, en bewaren we de politieke discussie voor de raadsvergadering zelf. Ik realiseer me hierbij dat dit wel een proces is dat vraagt om een goede voorbereiding en een stuk 'digitale etiquette'. Pieter Laban