25-034 Monitor Inkoopbeleid

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

Gemeenteraad

Van

College van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder Scheifes

Onderwerp

Monitor Inkoop

Datum collegevergadering

24 juni 2025

Zaaknummer

1098163

RIB-Nummer

25-034

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Inleiding De gemeenteraad heeft in 2021 het aanbesteding- en inkoopbeleid vastgesteld. Dit beleid geldt ABG breed. Sindsdien werken wij volgens dit beleid waarin we speciaal aandacht hebben voor Social Return On Investment (SROI), duurzaamheid en stimuleren lokale en regionale economie. Tevens is er destijds afgesproken om in 2024 dit beleid te evalueren. In plaats van een evaluatie is toegezegd om een rapportage aan te bieden met de stand van zaken ten aanzien van de implementatie van het aanbesteding- en inkoopbeleid. Bij het voorgestelde beleid is destijds geen rekening gehouden met benodigde capaciteit en middelen voor de monitoring. Deze RIB heeft als doel op hoofdlijnen inzicht te geven in de werking en effectiviteit van het inkoopbeleid van de gemeente Gilze en Rijen op de drie prioritaire beleidsspeerpunten:  Duurzaamheid;  Social Return on Investment (SROI);  Stimulering van de lokale en regionale economie. 2. Inhoudelijk 2.1. Duurzaamheid De ambities ten aanzien van duurzaamheid krijgen in het proces van inkoop en aanbesteding een plaats door het toepassen van duurzaamheidseisen en duurzaamheidswensen. De gemeente zet stappen in het verduurzamen van haar inkooppraktijk.

Bevindingen:  Bij aanbestedingen boven de MVO-drempel worden duurzaamheidseisen regelmatig toegepast, waaronder CO₂-reductie, circulariteit en energiezuinig ontwerp.  De toepassing van deze criteria is mede afhankelijk van tijd, kennis en capaciteit binnen de organisatie. Voor kleinere inkopen (onder de MVO-drempel) blijkt de borging van duurzaamheid nog wisselend.  De inzet van de CO₂-prestatieladder en duurzame bouwrichtlijnen neemt toe.  Een centraal contractmanagementsysteem is in gebruik genomen om duurzaamheidseisen beter te kunnen volgen en evalueren.

Aanbevelingen:  Verplichte inzet van inkoopadvies bij alle aanbestedingen, ook onder de MVO-grens, met aandacht voor duurzaamheid.  Bestellingen laten verlopen via een centraal bestelsysteem ten behoeve van monitoring. 2.2. SROI De gemeente streeft erna om meer werkgelegenheid in de regio te creëren en met name de (arbeids-)participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt te bevorderen. Bevindingen:  Bij opdrachten boven de MVO-grens wordt waar mogelijk SROI toegepast. Zo zijn bij bijvoorbeeld het integraal groenonderhoud 20.000 arbeidsuren gerealiseerd voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt.  Beperkte toepasbaarheid van SROI bij specialistische opdrachten.  Geen eenduidig systeem om naleving en resultaten te monitoren. Aanbevelingen:  Gebruik van het centraal contractmanagementsysteem om monitoring te verbeteren  Trainingen om kennis over SROI te vergroten onder medewerkers. 2.3. Lokaal inkopen De gemeente streeft ernaar lokale ondernemers actief te betrekken bij inkoop. Dit draagt bij aan lokale werkgelegenheid en duurzame ketens. Bevindingen:  53% van de bestedingen in de periode 2021–2024 voldoet aan de definitie van ‘lokaal’ (regio Midden- en West-Brabant).  Samenwerking met lokale ondernemers wordt gewaardeerd.  Europese regelgeving beperkt mogelijkheden tot directe voorkeur voor lokale ondernemers.

 Lokale bedrijven ervaren soms drempels bij duurzaamheidseisen en SROI-verplichtingen. Aanbevelingen:  Blijf investeren in dialoog met lokale ondernemers en informatiebijeenkomsten.  Informeer hen actief over duurzame en sociale inkoopeisen om hun concurrentiekracht te versterken.  Blijf bij aanbestedingen aandacht besteden aan de balans tussen lokaal, duurzaam en sociaal inkopen. 3. Vervolg De gemeente Gilze en Rijen heeft aantoonbare stappen gezet in het realiseren van beleidsdoelen op duurzaamheid, SROI en lokale economie. Wel zien we dat deze punten soms op gespannen voet staan met elkaar (zie bijlage 2). Tegelijk zijn er verbeterpunten in monitoring, effectmeting, communicatie en training. Deze punten zitten niet zo zeer op het beleid zelf, maar op de uitvoering van het beleid. Daarom willen we ons in de uitvoering concentreren op verbeteracties, hierbij denken we aan:   

Themasessies inkoop in samenwerking met het inkoopbureau, met niet alleen aandacht voor aanbestedingsgrenzen, maar zeker gericht op de gemeentelijke speerpunten; Inkoop verwerken in het onboardingproces van nieuwe medewerkers; Aandacht voor volledigheid en kwaliteit van onze contractbeheermodule.

Deze verbeteracties worden ambtelijk betrokken bij de verdere (natuurlijke) doorontwikkeling van inkoop en de inkoopfunctie. Mochten hier extra investeringen voor noodzakelijk blijken, dan komen wij hier bij uw gemeenteraad op terug via de reguliere P&C producten.