25-001 Boardletter 2024 Gilze en Rijen

RAADSINFORMATIEBRIEF -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Aan

Gemeenteraad t.a.v. Auditcommissie

Van

College van burgemeester en wethouders

Portefeuillehouder

Wethouder Scheifes

Onderwerp

Boardletter 2024 Gilze en Rijen

Datum collegevergadering

7 januari 2025

Zaaknummer

1096216

RIB-Nummer

25-001

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------1. Inleiding In opdracht van de raad voert onze accountant BDO de verplichte controle op de jaarrekening uit. Als onderdeel hiervan heeft afgelopen periode de interimcontrole plaatsgevonden. Tijdens de interimcontrole ligt de focus op de beoordeling van de interne organisatie. 2. Inhoudelijk Het overall beeld is positief. Er is sprake van gestructureerde uitvoering en vastlegging van de interne controles. Volgens de accountant staan we hiermee klaar voor de komende rechtmatigheidsverantwoording. De accountant heeft naast een controlerende rol ook een adviserende rol. Vanuit die rol heeft de accountant ook een aantal aandachtspunten/adviezen gegeven voor de verdere verbetering van de bedrijfsvoering. 

Ontwikkelingen Rechtmatigheidsverantwoording Eind 2023 heeft de raad de financiële verordening vastgesteld. Op basis van de aangepaste Kadernota 2024 adviseert de accountant om de financiële verordening op onderdelen aan te passen. Het gaat m.n. om tijdigheid, materialiteit en acceptabele onrechtmatigheden. Duurzaamheidsverantwoording Het is niet ondenkbaar dat op termijn ook voor gemeenten een rapportageverplichting over de belangrijkste duurzaamheidsindicatoren volgt. In oktober 2024 is er vanuit de VNG een handreiking gemaakt waarin de wijze waarop lagere overheden invulling kunnen geven aan het aspect duurzaamheid. In 2025 wordt bezien in welke mate de ABG-organisatie hieraan invulling gaat geven.



Interne beheersing De accountant ziet verbetermogelijkheden in een overkoepelende

(fraude)risicoanalyse. Deze bevat ook potentiële (fraude)risico’s die de primaire processen of de jaarrekening niet direct raken.

De belangrijkste bevindingen en aandachtspunten vanuit IT-audit zijn gelijk aan vorig jaar en zien toe op gebruikers met superuser-rechten, het uitvoeren van een periodieke controle op toegang en juistheid van ingerichte autorisaties en het tijdig blokkeren van gebruikersaccounts van uit dienst getreden medewerkers. Gebruikers met superuser-rechten zijn inherent aan de omvang van onze organisatie. Voor de controle op autorisaties zijn we aan de slag met het bouwen van een dashboard en voor het tijdig blokkeren van gebruikersaccountants hebben we de procedure aangescherpt en gekoppeld aan AFAS. 1.3 Aandachtspunten  Het verbeteren van het voorspellend vermogen van de begroting. Ze wijzen hiervoor op de aanbevelingen uit het accountantsverslag 2023 d.d. 13 juni 2024. We blijven investeren in het budgetbeheer. Door gestructureerd en gedocumenteerd de kwaliteit van de prognoses te beoordelen aan de hand van realisatie, proberen we toekomstige prognoses te verbeteren of kunnen we eerder bijsturen.  De juiste ontvlechting van de reeds gemaakte voorbereidingskosten inzake Spoorzone Rijen is het belangrijkste aandachtspunt voor de Jaarstukken 2024 van Gilze en Rijen. Wij nemen deze aanbevelingen/adviezen over en gaan hier óók komend jaar weer voortvarend mee aan de slag. Daarmee hebben we het vertrouwen, dat we ook volgend jaar weer een positieve boardletter tegemoet kunnen zien. 3.

Procedureel In de auditcommissie van 14 januari zal de boardletter 2024 worden besproken. Onze accountant BDO zal dan een toelichting geven en eventuele vragen beantwoorden. Bijlage(n): Boardletter 2024 Gilze en Rijen